CC BY
57
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022
УДК 347.1
Гундерич Галина Альбертовна, кандидат технических наук, доцент кафедры уголовного процесса, криминалистики и участия прокурора в уголовном судопроизводстве Крымского юридического института (филиала) Университета прокуратуры Российской Федерации, г. Симферополь, Россия
e-mail: gunderich@mail.ru
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Аннотация: в статье рассматриваются актуальные вопросы формирования системы электронного правительства и нормативного регулирования электронного документооборота, архивного хранения электронных документов, использования технологии блокчейн для решения проблем сохранения тайны личной жизни граждан. Анализируются перспективы внедрения в Российской Федерации государственной программы «Информационное общество» и подпрограммы «Информационное государство», роль Росархива в процессе цифровой трансформации в архивной сфере и проблемы, возникающие при принятии электронных документов в архивы. А также наличие несомненного роста уровня цифровизации в Российской Федерации и возможности перевода всех государственных услуг в электронный вид в 2021-2025 годах.
Ключевые слова: архивы, законодательство, облачные хранилища, электронное правительство, электронные документы, электронный документооборот.
ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT
Gunderich Galina Albertovna, Candidate of Technical Sciences, Associate Professor of the Department of State and Legal Disciplines of the Crimean Institute of Law (branch) of the University of the Prosecutor's Office of the Russian
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022 Federation, Simferopol, Republic of Crimea, Russian Federation.
e-mail: gunderich@mail.ru
Abstract: The article deals with the topical issues regarding formation of electronic government system and electronic document management statutory regulation, e-document archival storage, blockchain technology use for handling the problems of people's private life protection. The prospects of implementing the state programme "Information Society" and the sub-programme "Information State" in the Russian Federation are analysed, along with the role of the Federal Archival Agency of Russia in digital transformation of the archival sector, as well as the problems arising upon entering electronic documents in archives. The apparent increase in the digitalisation level in the Russian Federation is considered, including the possibility of digitisation of all state services in 2021-2025.
Keywords: archives, legislation, cloud storage, electronic government, electronic documents, electronic document management.
Вопросы создания электронных документов, их долговременного хранения, а также - управления массивами электронных документов в архивной сфере выходят на первое место. Сегодня идет активное внедрение системы электронного правительства и связанного с этим управления электронных документов. До сегодня в отечественной историографии еще не проводилось сравнительных исследований по проблемам нормативного регулирования цифровизации документооборота и системы электронного правительства, связанных с особенностями хранения электронных документов. Поставленные вопросы имеют выраженное практическое значение в контексте реализации Российской Федерации государственной программы «Информационное общество» и подпрограммы «Информационное государство», перспективы перевода всех государственных услуг в электронный вид в 2021-2025 годах [1].
При реализации концепции Электронного правительства предполагает переход на электронный документооборот и, как следствие, передачу/прием
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022 электронных документов в архивы. Решение этой проблемы непосредственно связано с созданием законодательной базы, касающейся организационных вопросов взаимодействия различных государственных структур (их функций, полномочий, подчиненности и т.д.) и вопросов создания, использования электронного документооборота, в том числе электронных архивных документов, и содержащейся в них информации. Подход к решению этих вопросов неоднозначный: правительства ряда стран выступают за полный переход на электронный документооборот, исключающий создание документов на бумажной основе, другие высказывают мнение о сохранении бумажных оригиналов наиболее важных документов государственных структур. Различна и степень цифровизации документационных процессов.
Переход на электронный документооборот предполагает, что архивы готовы не только к принятию на хранение электронных документов, которые будут поступать к ним из организаций, но и к обеспечению их сохранности и использованию.
Большие данные становятся ключевым компонентом транзакций и процессов принятия решений, в связи с чем архивистам все чаще приходится участвовать в управлении ими, учитывая не только технические, но и этические аспекты больших данных, каждый из которых требует особого рассмотрения. При обеспечении сохранности электронного документооборота необходимо сочетание технических знаний с критическим подходом к большим данным и документам, которые они создают.
Проблемы передачи цифровых документов в Национальный архив сводятся к тому, что методы, применяемые к бумажным документам с точки зрения экспертизы ценности, отбора, передачи, анализа содержания документов на конфиденциальность, защиты персональных данных, недостаточны для электронных документов. А новые методы еще в стадии разработки. Возрастают риски, связанные с использованием, хранением и обменом конфиденциальной информацией в цифровой среде, что может привести к серьезным нарушениям соответствующих норм.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022
Для обоснования новой информационной системы Федеральное архивное агентство (Росархив) предложило внести дополнения в ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [2], которые включены в настоящее время в готовящийся законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и/или материальных дубликатов документов». Данный законопроект предполагает также включение понятия «электронный архивный документ» и определение сроков их хранения.
К концу 2023 года Росархив планирует: достигнуть «продвинутого» уровня цифровой зрелости по государственной услуге «Организация информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»; обеспечить онлайн-доступ к справочно-поисковым средствам; внедрить элементы искусственного интеллекта для поиска необходимой пользователям ретроспективной архивной информации; перевести в полном объеме используемые Росархивом информационные системы на отечественное программное обеспечение и организовать их размещение в Государственной единой облачной платформе.
Но нерешенными для архивов по-прежнему остаются вопросы, связанные с передачей им электронных документов из организаций на долговременное и постоянное хранение. Так, в 2017 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) подготовил проект Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов [3; с. 7]. Документоведы обращают внимание на необходимость внесения изменений в нормативно-правовые акты Российской Федерации, в том числе относящиеся к сфере электронного документооборота [4, с. 37]. Одной из важных задач является определение
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022 обязательного состава метаданных, передаваемых из системы электронного документооборота в систему архивного хранения, что позволит достигнуть информационной совместимости системы оперативного делопроизводства с системой архивного хранения для поддержания непрерывности жизненного цикла документов.
Существующая в настоящее время практика работы большинства архивов с электронным документооборотом связана, главным образом, с оцифровкой документов на бумажной основе, о чем свидетельствует и анализ опыта региональных архивов. Лишь немногие архивы принимают на хранение именно электронный документооборот, т.е. документы, изначально созданные в электронном виде. Наиболее комплексный подход в работе с электронным документооборотом существует в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ), который в настоящее время осуществляет как:
• прием документов из архива организации при предварительной методической и организационной поддержке;
• прием документов по специальному решению Росархива;
• прием документов личного происхождения.
В связи с необходимостью долговременного хранения электронного документооборота задачи архивов усложняются, им необходимо создать доверенную среду, обеспечить для ее функционирования непрерывность, информационную безопасность, поддерживать и обновлять комплекс программно-технических средств, обеспечивающих процесс миграции и конвертирования электронного документооборота. Однако это не означает, что решение названных задач надо возлагать на IT-специалистов, которые в силу своей специфики сводят процесс хранения документов к архивированию электронного документооборота в информационной системе, не разделяя оперативное и архивное хранение документов. Вопрос долговременного хранения электронного документооборота нуждается, прежде всего, в теоретическом осмыслении специалистами как в сфере управления документами, так и в архивном деле.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 4 (39) 2022
Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации и Клуб ИТ-директоров 4CIO, при обсуждении на круглом столе вопросов цифровой трансформации в России подводя итоги, пришли в выводу, что с каждым годом уровень цифровизации процессов по всем отраслям увеличивается. Так эксперты прогнозируют существенный рост уровня цифровизации и перевод всех государственных услуг в электронный вид к 2025 году.
Список литературы и источников:
1. Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество»: постановление Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 (с изм. На // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/499091768 (дата обращения: 07.05.2022)
2. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 08.12.2020) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/901912288 (дата обращения: 01.05.2022)
3. Куняев Н.Н. Проблемы формирования архивов электронных документов в Российской Федерации // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 4. С. 19.
4. Хаимов В.З., Тюрин В.В. К вопросу о развитии электронного документооборота и архивов электронных документов в свете исполнения национальных планов и программ на период до 2024 года // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 3. С. 37.
