CC BY
157
Управление документооборотом в вузе на базе СУБД
Миронова Людмила Ивановна k. т. н., доцент кафедры гидравлики Строительного института Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, ул. Мира, 17, г. Екатеринбург, Россия, 620002, +7 (904) 384-66-77 mirmila@mail.ru
Кадыров Александр Сабирьянович аспирант кафедры гидравлики Строительного института Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, ул. Мира, 17, г. Екатеринбург, Россия, 620002, +7 (909) 006-97-09 alexander-kad@yandex. ru
Аннотация
В данной статье рассмотрены проблемы организации документооборота в высшем учебном заведении. Проанализированы некоторые участки документооборота, а также рассмотрены возможности оптимизации оборота документов с помощью процессного подхода. Рассмотрена разработка CRM системы, которая управляет документооборотом в некоторых участках вуза, а именно составление расписания. Работа системы основана на процессном подходе, учитывая взаимодействие технического персонала вуза с преподавателями, а также студентами. Поскольку это информационная система, в частности, рассмотрен механизм согласия и несогласия сотрудника с обработкой персональных данных в CRM системе.
This article deals with the problems of printing in higher education. Analyzed, some parts of documents, as well as the possibilities of optimizing the turnover of documents using a process approach. We consider the development of CRM system, which manages the workflow in some areas of the university, namely scheduling. The system is based on the process approach, taking into account the interaction between the technical staff of the university teachers and students. As an information system, in particular, the mechanism of agreement and disagreement with the employee processing of personal data in the CRM system.
Ключевые слова
CRM система, база данных, документооборот, образовательная деятельность, организационно-управленческий процесс, управление
CRM System, database, flow of documents, educational activities, organizational management process, management
Введение
В статье рассмотрен процесс информатизации образования с точки зрения автоматизации документооборота в вузе. Управление процессом делопроизводства, протекающим в вузе, относится к сфере образовательного менеджмента. Технической основой образовательного менеджмента в вузе является единая информационная система (ЕИС), позволяющая управлять всеми процессами, протекающими в нём. Одной из функций ЕИС является административно-информационное управление, в рамках которого ЕИС интегрирует средства ИТ поддержки и автоматизации управления образовательным учреждением. Целью статьи является рассмотрение
технологии разработки системы автоматизация делопроизводства на базе систем управления базами данных (СУБД). Анализ двух систем управления базами данных СУБД Microsoft Access и СУБД MySQL позволил выделить их достоинства и недостатки и отдать предпочтение последней, поскольку она способна обеспечивать работу в многопользовательском режиме, благодаря наличию клиент-серверного режима, что является одним из решающих факторов при автоматизации процесса документооборота в вузе. При проектировании базы данных использовалось специальное программное обеспечение MySQL Workbench, применение которого позволило ускорить рабочие процессы, а вопрос надежности хранения данных был решен благодаря хранению их на сервере, обладающем высокими техническими характеристиками и работающему при бесперебойном питании. Организация специализированного интерфейса показана на примере SQL- запросов к базе данных.
В рамках настоящего исследования описана технология разработки базы данных для автоматизации документооборота трех структурных подразделений Уральского института экономики, управления и права с использованием СУБД MySQL: приемная комиссия, отдел кадров, деканаты. В качестве примера в статье описана технология разработки интерфейса базы данных с использованием СУБД MySQL для одного подразделения вуза. Предлагаемый в статье подход может быть использован для совершенствования образовательного менеджмента на базе средств информационно-коммуникационных технологий в других образовательных учреждениях. Статья может представлять интерес для специалистов сферы информационных технологий, занимающихся разработкой средств информатизации в контексте развития информационно-образовательной среды образовательного учреждения.
Актуальность исследования
Одним из приоритетных направлений процесса информатизации современного общества является информатизация образования - внедрение средств новых информационных технологий в систему образования. Это дает возможность совершенствовать механизмы управления системой образования на основе использования автоматизированных банков данных научно-педагогической информации, информационно-методических материалов, организационно -управленческих ресурсов, а также коммуникационных сетей.
Управление образовательным учреждением на базе информационных технологий (ИТ) является ключевым механизмом, который позволит создать преимущества в конкурентной среде. В связи с этим основными мероприятиями в развитии информатизации становятся создание надежной и эффективной инфраструктуры, внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшение управляемости всего комплекса информационных ресурсов, а также обеспечение соответствия инфраструктуры стратегическим целям вуза [4].
В данной статье проведен анализ двух систем управления базами данных (СУБД) Microsoft Access и MySQL с целью использования одной из них для разработки базы данных для управления документооборотом в вузе (на примере подразделений Уральского института экономики, управления и права, г.Екатеринбург).
Теоретические основы проектирования баз данных
В соответствии с типизацией электронных изданий учебного назначения, проведенной Роберт И.В. [7], одной из функций их является ведение делопроизводства в учебном заведении. Управление процессом делопроизводства, протекающим в вузе, относится к сфере образовательного менеджмента [4, 5, 8]. Под образовательным менеджментом вуза понимается целенаправленная организация мероприятий, способствующих обеспечению качества образовательной деятельности путем рациональной организации процессов, включая управление образованием и эффективное использование кадрового потенциала, развитие технико-технологической базы [1, 2, 3, 6, 9, 10].
Технической основой образовательного менеджмента в вузе является единая информационная система (ЕИС), позволяющая управлять всеми процессами, протекающими в вузе (административное управление и управленческий учет, финансы, управление учебным процессом, управление информационными ресурсами, собственно образовательный процесс, научные исследования и т.п.). ЕИС вуза - это надежная и эффективная инфраструктура, обеспечивающая внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшающая управляемость всего комплекса информационных ресурсов вуза [4].
Для качественного и результативного функционирования ЕИС важно определить состав категорий пользователей, который зависит от функций ЕИС. Традиционно к функциям ЕИС относят: функцию электронного обучения (ЕИС предназначена в основном для реализации процессов электронного обучения), функцию административно-информационного управления (ЕИС интегрирует средства ИТ поддержки и автоматизации управления образовательным учреждением), информационно-справочная функцию (ЕИС выступает в качестве открытой информационной системы, ориентированной на пользователей, интересы которых связаны с образованием).
Поскольку целью исследования является разработка на основе СУБД системы автоматизация делопроизводства в некоторых подразделениях Уральского института экономики, управления и права, выбор которых ограничен объемом статьи, был проведен анализ материалов по базам данных.
База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Иными словами, база данных — это хранилище данных. Без системы управления базами данных (СУБД) сами по себе базы данных не представляют интереса. СУБД - это совокупность языковых и программных средств, которая обеспечивает доступ к данным, позволяет их создавать, менять и удалять, обеспечивает безопасность данных. Другими словами, СУБД - это система, позволяющая создавать базы данных и манипулировать информацией, хранящейся в них. Доступ к данным СУБД осуществляется посредством специального языка SQL.
SQL - язык структурированных запросов, основной задачей которого является предоставление простого способа считывания и записи информации в базу данных [11].
Для создания системы автоматизации документооборота были проанализированы две крупные СУБД Microsoft Access и MySQL с целью выявлениях их преимуществ и недостатков.
СУБД Microsoft Access
Microsoft Access - система управления базами данных, которая включена фирмой Microsoft в состав профессиональной редакции Microsoft Office. СУБД Access занимает одно из ведущих мест среди систем для проектирования, создания и обработки баз данных.
СУБД Access проста в изучении и эксплуатации, как следствие доступна для широкого числа пользователей, снабжена обширными средствами по созданию отчетов различной степени сложности, создаваемых на основе таблиц различных форматов. Как правило, Access используется для создания личных баз данных, не имеющих коммерческого распространения.
Данная СУБД является реляционной, представляет набор взаимосвязанных двухмерных таблиц (отношений). Она используется для создания и обработки локальных баз данных или в качестве клиентских приложений с доступом к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle. СУБД имеет единую технологию создания и использования баз данных, форм, запросов и отчетов. В ней имеется возможность совместной работы с другими внешними источниками данных (базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронные таблицы Excel, текстовые файлы). При этом средства разработки приложений пользователя могут использоваться для работы с другими СУБД (например, MS SQL Server, Oracle), выполняя роль интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД.
В таблице 1 приведены возможные типы данных, которые поддерживает СУБД Microsoft Accesss [12].
В СУБД Access имеется достаточно много различных мастеров, конструкторов и построителей, полная русификация СУБД Access (включая имена полей и свойств), простота в работе.
Таблица 1
Типы данных СУБД Microsoft Accesss_
Тип Описание
Текстовый Применяется для хранения строк, длина у которых не превышает 255 символов (например, ФИО сотрудника, название товара, адрес и т.д.).
Поле MEMO Используется для хранения многострочного форматированного текста (также сохраняются все параметры шрифта). Применяется для хранения, например характеристики сотрудника, описание состава продукта.
Числовой Используется для хранения различных типов чисел, как целых, так и вещественных.
Денежный Применяется для хранения денежных значений. В теории это тот же числовой тип, только отсутствует возможность задания размерности поля.
Счетчик Используется для описания поля, которое заданно как первичный ключ. В поле этого типа для каждой новой записи генерируется уникальное число формата «Длинное целое».
Дата/время Применяется для хранения значений календарных дат и времени. С помощью «Формат поля» можно задать вид отображения дат и времени. По умолчанию используется «Краткий формат даты».
Логический используется для хранения всего двух логических значений «Истина/Ложь».
этот тип данных появился начиная с версии Access 2007. Поле с типом «Вложение» позволяет добавлять файлы (документы, рисунки и другие). Размер одного добавляемого файла не должен превышать 256 Мб, а суммарно не более 2 Гб на одну строку._
У данной СУБД нет возможности создания приложения в виде исполняемого файла и одновременной непосредственной работой с несколькими базами из окна базы. Отсутствует собственный языка программирования (используется язык программирования Visual Basic). База данных и все ее объекты (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули) хранятся в одном файле.
Проведенный анализ позволил выделить такие достоинства Microsoft Access, как простота, гибкость, русификация, наличие разнообразных мастеров и конструкторов, надежность работы.
Среди недостатков пользователи отмечают слабые средства защиты и восстановления информации, ограничения на объем информации, отсутствие собственного языка программирования, низкую скорость при работе с большими объемами информации.
Кроме этого в ходе изучения СУБД Microsoft Access обнаружились следующие ограничения: размер файла базы данных (с расширением *.mdb) составляет 2 Гб за вычетом места, необходимого системным объектам; число хранимых объектов в базе данных может достигать 32768; количество одновременно работающих пользователей не должно превышать 255; максимальный размер таблицы - 2 Гб; максимальное количество полей в таблице 255; максимальное количество индексов в таблице 32; максимальное число символов в записи (не считая системных объектов) 2000; максимальное количество таблиц в запросе 32.
Access рекомендуется использовать для разработки простых приложений и персональных баз данных с ограниченным объемом (несколько сотен тысяч записей) информации для небольших предприятий [13].
СУБД MySQL
MySQL — это самая распространенная полноценная серверная СУБД. MySQL очень функциональная, свободно распространяемая СУБД, успешно работающая с различными сайтами и веб-приложениями.
Несмотря на то, что в данной СУБД не реализован весь SQL-функционал, MySQL имеет довольно много инструментов для разработки приложений. В таблице 2 представлены типы данных, которые поддерживает СУБД MySQL.
Таблица 2
Типы данных СУБД MySQL_
Тип Описание
TINYINT Очень малые целочисленные значения
SMALLINT Малые целочисленные значения
MEDIUMINT Средние целочисленные значения
INT, INTEGER Стандартные целочисленные значения
BIGINT Большие целочисленные значения
FLOAT Маленькие значения с плавающей точкой
DOUBLE, DOUBLE PRECISION REAL Стандартные значения с плавающей точкой
DECIMAL NUMERIC Распакованное значение с плавающей точкой
DATE Дата
DATETIME Дата и время в одном значении
TIMESTAMP Временная отметка timestamp
TIME Время
YEAR Год
CHAR Строковое значение фиксированной длины
VARCHAR Строковое значение переменной длины
TINYBLOB, TINYTEXT Значение типа BLOB или TEXT, 255 (2Л8 - 1) символов (максимальная длина)
BLOB, TEXT Значение типа BLOB или TEXT, 65535 (2Л16 - 1) символов (максимальная длина)
MEDIUMBLOB, Значение типа BLOB или TEXT, 16777215 (2Л24 - 1)
MEDIUMTEXT символов (максимальная длина)
LONGBLOB, LONGTEXT Значение типа BLOB или TEXT, 4294967296 (2Л32 -1) символов (максимальная длина)
ENUM Перечисление
SET Множество
Анализ MySQL позволил выделить такие её преимущества, как простоту в работе (установка MySQL не вызывает затруднений), наличие дополнительных приложений, возможность без затруднений работать с БД, наличие богатого функционала - MySQL поддерживает большинство функционала SQL, безопасность -наличие большого количества функций, обеспечивающих безопасность, которые поддерживаются по умолчанию, масштабируемость - MySQL легко работает с большими объемами данных и легко масштабируется, упрощение некоторых стандартов, что позволяет MySQL значительно увеличить скорость обработки информации.
К числу недостатков MySQL следует отнести: наличие некоторых ограничений на функционал в MySQL, который бывает необходим в особо требовательных приложениях; проблемы с надежностью, которые имеют место из-за некоторых способов обработки данных MySQL (связи, транзакции, аудиты); медленную разработку приложений в MySQL, о чем свидетельствуют негативные отзывы.
Однако, не смотря на наличие указанных недостатков, существуют ситуации, когда использование СУБД MySQL весьма целесообразно. Данную систему управления базами данных следует использовать при распределённых операциях, так как эта система сочетает в себе продвинутый функционал и свободный доступ к исходному коду. Обладая высоким уровнем безопасности, MySQL включает в себя простые и в то же время достойные способы защиты доступа к данным.
Данную систему стоит использовать при разработке веб-сайтов и веб-приложений. Большинство сайтов и он-лайн приложений уверенно работают с MySQL, несмотря на наличие некоторых ограничений.
При разработке индивидуальных решений также целесообразно использовать MySQL, так как её широкий функционал и гибкая настройка позволят легко справиться с поставленными задачами.
Проведенный анализ двух СУБД Microsoft Access и MySQL позволил сделать выбор в пользу последней. Главным аргументом этого выбора стал тот факт, что она способна обеспечивать работу в многопользовательском режиме, обеспечиваемом наличием клиент-серверного режима, что является одним из решающих факторов при автоматизации процесса документооборота в вузе.
В современном вузе информационные потоки, связанные с документооборотом, значительно увеличились. Большие массивы данных должны быть одновременно доступны множеству сотрудников. Поэтому вариант с возможностью многопользовательской работы наилучшим образом отвечает задачам
исследования. Очевидны преимущества централизованного хранения данных, которые состоят в следующем:
- упрощается и ускоряется обработка данных, не требуется их актуализация на разных компьютерах, эти функции выполняет сервер и программное обеспечение;
- вместо большого количества компьютеров пользователей в более надежной защите информации нуждается только одна машина (сервер);
- обработка данных перекладывается с пользовательских персональных компьютеров на сервер, что влечет сокращение расходов на оборудование для пользователей.
Практическая часть
В процессе документооборота современного вуза происходит хранение и обработка больших объемов информации, работа с которыми требует их постоянной систематизации, извлечения, корректировки и удаления. При этом работа с данными ведется не одним структурным подразделением. В структуре Уральского института экономики, управления и права имеются следующие подразделения: библиотека; бухгалтерия; отдел кадров; деканаты; приемная комиссия; аспирантура; компьютерная служба; центр управления качеством образования, лицензирования, аккредитации и мониторинга.
При проектировании базы данных не ставилась цель автоматизировать документооборот во всех структурных подразделениях. В рамках настоящего исследования были рассмотрены три структуры вуза: приемная комиссия; отдел кадров; деканаты.
Для проектирования базы данных использовалось специальное программное обеспечение MySQL Workbench. Данный инструмент позволяет визуально проектировать схемы баз данных. Основные преимущества MySQL Workbench следующие: продукт позволяет наглядно представить модель базы данных в графическом виде; продукт обладает наглядным и функциональным механизмом установки связей между таблицами, в том числе «многие ко многим» с созданием таблицы связей; наличие Reverse Engineering позволяет восстанавливать структуры таблиц из уже существующей БД на сервере, связи необходимо устанавливать вручную; наличие удобного редактора SQL-запросов, позволяет сразу же отправлять их серверу и получать ответ в виде таблицы; имеется возможность редактирования данных в таблице в визуальном режиме.
Благодаря функционалу MySQL Workbench появилась возможность построить наглядную графическую модель базы данных.
На рисунке 1 представлена спроектированная модель для Уральского института экономики, управления и права.
3 subjects
Ч> name VARCHAR(60) j chair id INT
chairs т
1 id INT О name VARCHAR(50) > faculty id INT
□ faculties
■ name VARCHAR(50) > institution INT
3 teachers t
/id INT
0 fiistjiame VARCHAR(50)
0 last_name VARCHAR(50) 3 positions T
0 patronymic VARCHAR(50) /id INT
> year of birth DATE Oname VARCHAR(50)
i address VARCHAR(50)
> position id INT
■i chair id INT
►
Oname VARCHAR(50) V address VARCHAR(50)
J specialties т
-id INT 3 students
Oname VARCHAR(45) /id INT
• 0 fiiBtjiame VARCHAR(50)
> last name VARCHAR(50)
1 0 patronymic VARCHAR(50)
i Oyear of birth DATE
0 address VARCHAR(50)
3) teams 1 I 0 num6er_record_Dool< VARCHAR(45)
/id INT 1 •i team id INT
Oname VARCHAR(45) 1 1
-K > taculty Jd INT
j specialty _id INT
Odate_ start DATETIME
> date.end DATETIME
Рис. 1. проектированная модель базы данных Уральского института экономики, управления и права
Поскольку рассматривается процесс автоматизации трех вышеназванных структурных подразделений, можно выделить ключевые таблицы, назначить каждой из них первичный ключ и установить связи между ними. Проанализируем спроектированную графическую модель, состоящую из девяти таблиц, в которых хранятся конкретные данные (табл. 3).
Таблица 3
Список таблиц хранящихся в базе данных_
Таблица Назначение
institutions хранится название и адрес института
Faculties хранится список факультетов института
Chairs хранится список кафедр института
Subjects хранится список дисциплин
Teachers хранится список преподавателей института
Positions хранится список должностей преподавателей
Specialties хранится перечень направлений подготовки
Teams хранится список групп института
Students хранится список студентов института
В таблице 4 представлены поля, хранящиеся в каждой из таблиц.
Таблица 4
Список таблиц и хранимые в них поля_
Таблица Поля
Institutions id — первичный ключ; name — наименование института; address — адрес института.
Faculties id — первичный ключ; name — наименование факультета; institution id — внешний ключ на id института.
Chairs id — первичный ключ; name — наименование кафедры; faculty_id — внешний ключ на id факультета.
Subjects id — первичный ключ; name — наименование предмета; chair id — внешний ключ на id кафедры.
Teachers id — первичный ключ; first_name — имя; last_name — фамилия; patronymic — отчество; year_of_birth — дата рождения; address — адрес; position — должность; chair id — внешний ключ на id кафедры.
Positions id — первичный ключ; name — наименование должности;
Specialties id — первичный ключ специальности; name — наименование специальности;
Teams id — первичный ключ группы; name — наименование группы; faculty_id — внешний ключ на id факультета specialty_id — внешний ключ на id специальности; date_start — дата начала обучения группы; date end — дата окончания обучения группы;
Students id — первичный ключ (зачетной книги); first_name — имя; last_name — фамилия; patronymic — отчество; year_of_birth — дата рождения; address — адрес; group id — внешний ключ на id группы.
Рассмотрим понятия «первичный ключ» и «внешний ключ», представленные в таблице 4.
Первичный ключ (англ. primary key) — в реляционной модели данных один из потенциальных ключей отношения, выбранный в качестве основного ключа (или ключа по умолчанию) [14].
Внешний ключ (англ. foreign key) — это столбец или сочетание столбцов, которое применяется для принудительного установления связи между данными в двух таблицах [15].
Таким образом, все таблицы связаны между собой. У всех таблиц, за исключением таблицы students, поле id формируется автоматически (автоинкрементно), то есть, добавляется значение на один больше предыдущего и никогда не повторяется. В таблице students за основу первичного ключа взят номер зачетной книжки.
Еще ещё одна важная особенность, которую нельзя игнорировать, это тип связи, а именно, связь «один-ко-многим». При данном типе связи запись из одной таблицы связывается с несколькими записями другой таблицы, но записи из второй таблице связываются только с одной из записей первой таблицы. Примером являются таблицы «teachers» и «positions» [16], изображенные на рисунке 2.
3 leachers
id INT
0-first name VARCHAR(SO) O last name VARCHAR(50) opatronymic VARCHAR(5ih) O year of_blrth DATE O address VARC H AR (SO) position id INT chair id INT
Рис. 2. Связь «один-ко-многим» на примере таблиц «teachers» и «positions»
Данный тип связи присущ, например, преподавателю института, который имеет одну должность (например, доцент), но при этом должность доцент может относиться ко многим преподавателям. Следует заметить, что все таблицы спроектированной модели, представленные на рисунке 1, связаны между собой типом связи — «один-ко-многим».
Когда построена графическая модель базы данных трех структурных подразделений, её необходимо разместить на сервере, что позволит осуществлять SQL-запросы к базе данных, и разработать специальный интерфейс для заполнения, удаления, изменения данных, а также получения отчетов по различным критериям. Для размещения базы данных на сервере не нужно создавать таблицы с помощью специализированных запросов, это сделает MySQL Workbench. Он установит связь с сервером и структура базы данных с помощью специального скрипта «зеркалируется» на сервере. Следующим шагом необходимо составить SQL запросы для управления данными и разработать интерфейс для автоматизации разных участков работы в структурных подразделениях, что позволит хранить данные упорядоченно, а также сэкономит ресурсы в рассматриваемых областях.
Под ресурсами подразумевается основной и главный ресурс в современном обществе — временной ресурс. Автоматизация различных областей подразумевает ускорение рабочих процессов, а также надежность хранения данных. Вопрос надежности хранения данных решен, поскольку они хранятся на сервере, обладающем высокими техническими характеристиками и работающем при бесперебойном питании.
Ускорение процесса обработки данных достигается, с одной стороны, благодаря тому, что она осуществляется на сервере. С другой стороны ускорить процесс обработки данных может комфортный, наглядный и «дружественный» интерфейс пользователя. Если не будет разработан правильно спроектированный интерфейс, пользователь не сможет быстро работать с базой данных, так как на каждый запрос к базе данных ему придется формировать специализированные SQL -запросы для получения, редактирования, удаления данных.
SQL — «язык структурированных запросов» — формальный непроцедурный язык программирования, применяемый для создания, модификации и управления данными в произвольной реляционной базе данных, управляемой соответствующей системой управления базами данных (СУБД) [17].
В рамках исследования был создан специализированный интерфейс. Далее будет рассмотрена его работа непосредственно на SQL- запросах к базе данных.
В базе данных существует девять таблиц, подробное описание которых представлено выше. Самой основной таблицей является таблица institutions, которая хранит в себе название и адрес института. То, как это представлено в специализированном интерфейсе, изображено на рисунке 3.
**.*о Билайн ^ 1:04 С. (f> "11 %
Органи Орган изация
Факуль тэты
Кафед
Пред м УИЭУиП
Должн Луначарского 194
Препо давате
Специа льност
Группы
Студен ты
^Сохранит^
Рис. 3. Интерфейс для заполнения информации об институте
На рисунке 3 имеется два специальных поля. Одно поле содержит название института, другое - адрес. Третий элемент — это кнопка «Сохранить», по нажатию на которую исполнится специальный запрос к базе данных. Запрос заполняется данными из обозначенных полей, далее данные записываются в базу данных. Запрос к базе данных выглядит следующим образом:
INSERT IGNORE INTO institutions VALUES (NULL, 'УИЭУиП', 'Луначарского 194')
За внесение данных в базу данных отвечает команда INSERT. Таким образом, в таблицу institutions сохраняются данные из полей «УИЭУиП» и «Луначарского 194».
После того, как данные об организации внесены в базу данных, можно внести остальные данные в специально предназначенные для этого таблицы.
В структуре каждого института имеются факультеты, для которых создана специальная таблица faculties. Чтобы просмотреть данные о факультетах, необходимо создать запрос на выборку данных из соответствующей таблицы. Этот запрос выглядит следующим образом:
SELECTfaculties.id, faculties.name, institutions.name
FROM faculties, institutions
WHERE institutions.id = institutionid
Для выборки данных используется команда SELECT, далее указывается, какие поля необходимо вывести, а именно, первичный ключ факультета «faculties.id», наименование факультета «faculties.name», наименование института «institutions.name». После того, как поля для вывода данных перечислены, указываются таблицы, из которых будет осуществляться выборка данных, посредством команды FROM. В этой команде необходимо перечислить таблицы «faculties» и «institutions», из которых будут отображаться данные. Завершающим этапом в данном запросе является установление соответствия первичных и внешних ключей. Это обеспечивается благодаря установлению связи «один ко многим» между таблицей institutions и таблицей faculties. Таким образом, первичные и внешние ключи
будут соответствовать друг другу. Другими словами, факультет будет соответствовать институту.
Каждый раз вводить данный запрос весьма затруднительно, поэтому внешний вид интерфейса для данного запроса представлен на рисунке 4.
• •••О Билайн 1:07 <§> 11 % I Н
зация Справочник
Фа куль Факультет ИТ
Кафед
Предм Факультет права
Должн
Препо давате Факультет экономики
Специа
Рис. 4. Справочник факультетов в режиме просмотра
На рисунке 4 имеется пиктограмма «+», нажатие на которую ведет к добавлению на экране дополнительного факультета. Рассмотрим данный экран на
рисунке 5.
^ Сохранить^ I
Рис. 5. Добавление дополнительного факультета
На рисунке 5 помимо поля для заполнения названия факультета имеется две кнопки «Сохранить» и «Удалить», нажатие на которые выполнит специальный запрос к базе данных.
Кнопка «Сохранить» выполнит запрос на добавление новой записи в базе данных, который выглядит следующим образом:
INSERT IGNORE INTO faculties (name, institution id)
SELECT 'Факультет экономики', institutions.id
FROM institutions WHERE name='УИЭУиП'
Данный запрос добавит данные в таблицу faculties посредством команды INSERT (в круглых скобках перечислены поля, в которые необходимо добавить данные (name, institutions)). Чтобы добавить данные в поле name, необходимо просто указать наименование факультета «Факультет ИТ». Далее необходимо указать внешний ключ «institutions.id». Для этого необходимо сделать подзапрос к базе данных, чтобы получить первичный ключ института, где хранится имя института «УИЭУиП». Для того, чтобы запрос отработал верно, необходимо указать таблицу институтов «institutions», в которой хранится первичный ключ. Указание таблицы происходит с помощью команды FROM.
Данные о факультетах можно также и удалить из базы данных. Это делается посредством нажатия на кнопку «Удалить» (рис.5). В момент нажатия происходит запрос к базе данных:
DELETE FROM faculties WHERE name='Факультет ИТ'
За удаление данных отвечает команда DELETE. Далее по аналогии необходимо указать, из какой таблицы необходимо удалить данные, в данном случае это таблица faculties. Но чтобы не удалить все данные, обязательно необходимо задать условие с помощью команды WHERE. В данном примере условием является «факультет ИТ». Благодаря данному запросу «факультет ИТ» удалится из таблицы faculties.
Были рассмотрены запросы к базе данных для работы с таблицей faculties. Согласно рисунку 1 не рассмотрена еще большая часть таблиц, к которым необходимо составить запросы.
Все запросы по структуре аналогичны приведенному выше примеру запросов к таблице faculties. Ограниченный объем статьи не позволяет рассмотреть запросы к остальным таблицам и разработанный для них интерфейс. В рамках исследования были рассмотрены пункты меню «Кафедры», «Предметы», «Должности», «Специальности», «Группы».
Расчет себестоимости сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе
Разработанная база данных является информационной основой для сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе. Рассмотрим методику расчета его себестоимости. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- вычислить стоимость машинного часа и стоимость работы программиста;
- определить себестоимость разрабатываемого сервиса.
Рассмотрим данные шаги более детально. В таблице 5 представлены данные для расчета себестоимости сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе.
Таблица 5.
Исходные данные для расчета себестоимости сервиса автоматизации _процесса составления расписания в вузе__
Наименование показателя Единицы измерения Обозначение Значение
Норма амортизации компьютера % я. 15
Стоимость компьютера Руб. С. 40000
Стоимость 1 кВт электроэнергии Руб. С. 3,3
Мощность компьютера кВт/ч М, 0,25
Ставка программиста Руб. е., 80000
Норма отчислений на дополнительную заработную плату % 30
Фонд рабочего времени в год Час 2000
Стоимость машинного часа работы рассчитывается по формуле:
< .. Ам. С.
где Смч - стоимость машинного часа работы, руб; Амк - амортизация компьютера за 1 м/ч, руб; Сэл - стоимость электроэнергии за 1 ч работы, руб.
Амортизация компьютера за 1 м/ч вычисляется по следующей формуле:
где <",: - стоимость компьютера, руб;
На - норма амортизации компьютера;
Ф - фонд рабочего времени в год, ч.
Следовательно, амортизация компьютера за 1 м/ч равна:
40000-15% . .
Ам =-= 3 руб.
к 2000-100°%
Стоимость электроэнергии за 1 час работы вычисляется по следующей формуле:
Сэл Мк ' Скв >
где Мк - мощность компьютера, кВт/ч;
Скв - стоимость 1 кВт электроэнергии, руб.
Сэл = 0,25 ■ 3,3 = 0,825 руб.
Используя полученные значения, рассчитывается стоимость 1 машинного часа (м/ч):
С м/ч = 3 + 0,825 = 3,825 руб.
В таблице 6 представлены временные затраты на разработку сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе.
Таблица 6.
Временные затраты на разработку сервиса автоматизации процесса
Наименование этапов работ Время выполнения
Разработка программного продукта 544 часа
Тестирование и исправление ошибок 120 часов
Опытная эксплуатация 160 часов
Доработка программы по результатам эксплуатации 160 часов
Разработка документации 160 часов
Всего: 1144 часа
Следует заметить, что при разработке программного продукта учитывается разработка в часах как серверной, так и клиентской части, что составило 544 часа. При этом на разработку экрана авторизации пользователя затрачивается 80 часов, на разработку справочника организаций тратится 6 часов, на разработку справочника кафедр вуза потрачено 16 часов, на разработку справочника учебных дисциплин затрачено 16 часов, на разработку справочника индексов блоков учебного плана (В1, В2, и т.д.) затрачено 16 часов, на разработку модуля учебных планов (хранение и отображение данных) - 160 часов, на разработку модуля составления расписания - 120 часов, на разработку экрана (вычитанных/оставшихся часов), экран отчета - 120 часов. Затраты на оплату труда программиста:
' Стр=Злр-{1 + Отч)-Т^
где Зпр - зарплата программиста за час, руб.; Отч - отчисления с зарплаты, %; Тн- время написания программы, ч.
Заработная плата программиста за час определяется по следующей формуле:
где Стпр - ставка программиста, руб;
Фвм - фонд рабочего времени в месяц, ч.
Зпр = 80000 / 160 = 500 руб.
Дополнительная заработная плата определяется по формуле:
¡..11 .
100%
где Зпр - заработная плата программиста, руб.;
Ндоп - норма отчислений на дополнительную зарплату.
500-30%
Здоп =-= 150руб.
100%
Общая зарплата вычисляется по следующей формуле:
Зобщ Зпр + Здоп
где Зобщ - зарплата общая, руб.
Зобщ = 500 + 150 = 650 руб.
Отчисления в Пенсионный фонд России (ПФ, 22% от Зобщ), в Фонд социального страхования (ФСС, 2,9%1 от Зобщ ) и в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС, 5,1% от З общ), что в сумме составит 30%, вычислялись по формуле:
Отч = Офсс + Оффомс + Опф
где Офсс - отчисления в ФСС, руб.;
омс - отчисления в ФФОМС, руб.; - отчисления в ПФ, руб.
п 13% - Зобщ Отч,^ =-—
100%
13% • 650
Отчп =-= 84,5
13 100°%
Затраты на оплату труда программиста рассчитываются по формуле:
Стр = (Зобщ + ОтЧ13) • Ра3работка, в Часах
Таким образом, получим следующий результат оплаты труда программиста:
Стр = (650 + 84,5) • 1144 = 840268руб. Себестоимость сервиса расписания вычисляется по следующей формуле:
где См/ч - стоимость машинного часа работы, руб.;
Тп - время разработки сервиса автоматизации расписания, ч; Стр - затраты на оплату труда, руб.
Спр = 3,825 • 1144+ 840268= 844643,8руб.
В расчеты включены разработка как серверной части на языке программирования PHP, так и клиентской части как мобильного приложения, работающего в операционной системе iOS от Apple.
Для расчета экономической эффективности разрабатываемого сервиса необходимо рассчитать затраты при ручном вводе информации в каждый отдельный документ для всех групп студентов и сравнить полученные данные с данными, которые получаются при использовании сервиса для автоматизации процесса составления расписания.
В настоящий момент это не представляется возможным, так как разработка сервиса находится в стадии завершения. После проведения этапа опытной эксплуатации, который неизбежно повлечет корректировку некоторых модулей разрабатываемого сервиса, и его последующего внедрения в организационно-управленческий процесс вуза можно будет рассчитать срок окупаемости сервиса и осуществить расчет его экономической эффективности.
1 Обновленные данные за 2015 год: http://www.moedelo.org/journal/funds/
Анализ и оценка разработки
Созданная база данных, являющаяся информационной основой разрабатываемого сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе как мобильного приложения, позволяет рассматривать запросы на добавление, удаление и выборку данных. Так, добавлять данные о предметах и кафедрах может структурное подразделение «Деканаты», добавлять данные о должностях и преподавателях — структурное подразделение «Отдел кадров», добавлять данные о студентах, группах и специальностях — структурное подразделение «Приемная комиссия». Структура и интерфейс созданной базы данных позволяет распараллеливать работу, связанную с документооборотом, между структурными подразделениями. При этом обеспечивается надежность данных, поскольку они сосредоточены на сервере, что способствует ускорению процесса документооборота подразделений и повышает качество их работы.
Основные выводы
Описан технологический процесс разработки сервиса автоматизации документооборота в вузе как мобильного приложения, являющийся ступенью процесса информатизации, позволяющий улучшить управляемость корпоративными данными и процессами в условиях функционирования Единой информационной системы (ЕИС) института. Наличие полной ЕИС вуза даст возможность управлять знаниями, что позволит развивать инновации, улучшать восприимчивость персонала (быстрее решать возникающие проблемы), увеличивать производительность труда (сокращать время поиска нужного решения в управлении и объем выполненных работ в учебном процессе), развивать компетентность персонала.
Управление документооборотом в вузе на базе предложенного решения требует перехода к такому состоянию ЕИС вуза, при котором пользователи получают доступ к необходимой, актуальной, полной, корректной и непротиворечивой информации, а сами ИТ-решения так вплетены в основные деловые процессы вуза, что персонал и студенты уже не смогут обходиться без сервисов, предоставляемых информационной средой. При этом должностные обязанности выполняются персоналом с большей эффективностью, а качество обучения студентов повышается, что делает инвестиции в ИТ экономически оправданными.
Реализация предлагаемого подхода направлена на совершенствование образовательного менеджмента на базе информационно-образовательной среды вуза, под которой понимается совокупность целенаправленно создаваемых условий взаимодействия всех категорий пользователей и интерактивных программных ресурсов (образовательных, управленческих, информационных, воспитательных) ЕИС на базе сетевых технологий, программных и технических средств, предоставляющих единые технологические средства информационного обеспечения студентов, педагогов, родителей, администрацию учебных заведений и общественность.
Литература
1. Асаул А.Н., Капаров Б.М. Управление высшим учебным заведением в условиях инновационной экономики // СПб., «Гуманистика», 2007.
2. Зернов В. Высшее образование как ресурс инновационного развития России // Высшее образование в России. - 2008. - № 1.
3. Качалина Л.Н. Конкурентоспособный менеджмент // М.: Эксмо, 2006.
4. Крюков В. В., Шахгельдян К.И. Корпоративная информационная среда вуза // Владивосток : Дальнаука, 2007.
5. Левшина В. В., Бука Э.С. Формирование системы менеджмента качества вуза : монография // СибГТУ. -Красноярск, 2004.
6. Пономарев Н.Л., Смирнов Б.М. Образовательные инновации. Государственная политика и управление // М.: «Академия», 2007.
7. Роберт И. В. Теория и методика информатизации образования (психолого-педагогический и технологический аспекты) // М. : ИИО РАО, 2008.
8. Селезнева Н. А. Качество высшего образования как объект системного исследования: лекция-доклад // Исследовательский центр проблем качества подготовки специалистов. - 6-е изд., стереотип. - М., 2006.
9. Степкина Е. Что такое «предпринимательская деятельность» вуза? // Высшее образование в России.-2007.-№ 2.
10. Титов В., Ендовицкий Д. Направления взаимодействия вузов и бизнес-сообщества // Высшее образование в России.-2007.-№7.
11. Базы данных - Урок 1. Понятие базы данных [Электрон. ресурс] . — 2014. — Режим доступа: http://www.site-do.ru/db/db1.php
12. Типы данных в Access 2010 [Электрон. ресурс] . — 2013. — Режим доступа: http://www.programm-school.ru/data_type_access2010. html
13. Основные возможности и ограничения СУБД Access [Электрон. ресурс] . — 2014. — Режим доступа: http://lektsii.net/1-105897.html
14. Первичный ключ [Электронный ресурс]. — 2015. — Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Первичный_ключ
15. Ограничения FOREIGN KEY [Электронный ресурс]. — 2015. — Режим доступа: https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ms175464(v=sql.105).aspx
16. Внесение данных в таблицу [Электронный ресурс]. — 2014. — Режим доступа: https://support.office.com/m-ru/artide/Руководство-по-связям-между-таблицами-8a027791 -b8a3 -4a32-aa99-e06c4e272c45
17. SQL [Электронный ресурс]. — 2014. — Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/SQL
