CC BY-NC-ND
129
К.А. Скупенски
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ПОЛЬШЕ: СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ
В статье рассматриваются вопросы терминологии в области управления документами. Представлены тенденции развития образования в области документоведения и архивоведения в Польше. Кроме того, показаны основные направления и проблемы внедрения систем управления электронными документами в учреждениях и организациях Польши.
Ключевые слова: Польша, терминология, университетское образование, системы управления документацией.
Начиная обсуждение вопроса, прежде всего надо хотя бы кратко остановиться на применяемой в настоящее время терминологии, так как она позволяет понять современный уровень и перспективы развития профессиональной сферы.
Как известно, в российской практике главный термин «управление документацией» применяется наряду с такими понятиями, как «делопроизводство»1, «управление документами» и «документооборот». На польский язык термин «управление документацией» можно перевести как ««аге^аше ёокише^ас]^». Его семантический контекст создают, прежде всего, такие понятия, как «кап-се1апа», «Ыигошовс/ргаса Ыигоша» и «obieg ^кишеп16ш»2. Как и русский термин «управление документацией», его польский эквивалент следует рассматривать в контексте применения сходных понятий.
В словаре архивной терминологии 1974 г.3 мы не найдем понятия «^аге^аше ёокише^асщ», как и вообще слова <«аг7^7аше». Их отсутствие легко понять, если посмотреть на существующее в этом словаре разъяснение понятия «капсе!апа» (канцелярия):
© Скупенски К.А., 2014
канцелярия - это структурная единица, которая занимается приемом и отправкой писем данного учреждения, регистрацией, распределением, подготовкой и сохранением дел4. В более широком смысле «капсе1апа» может означать все организационные единицы (подразделения), которые создают дела; саму систему обработки документов («8уз1ешу капсе1агу|пе»)5, а также помещение канцелярии, бюро или секретариата. Таким образом, можно сказать, что термин «капсе1апа» более всего соответствует российскому понятию «делопроизводство». Словарь передает его как «Ьшгошовс»6.
Следует помнить, что польское архивоведение применяет принцип происхождения7, который говорит не только о неразрывной связи дел одной организации, но и о том, что формирование дел данной организации в историческом архиве должно соответствовать формированию этих дел у их создателя8. Таким образом, польское архивоведение неразрывно связано с процессом создания дел, который рассматривается как неотъемлемая часть процесса создания и сохранения архивных фондов. Этот подход в архивоведении был сформулирован профессором Гогданом Рышевским9.
Главной задачей польских архивистов является не только сохранение дел, но и их формирование, которое завершается созданием архивного фонда, содержащего все дела в том виде, в котором они были созданы в конкретной организации. Потому архивисты занимаются исследованием «капсе1агн» и того, что она «производит». В последние время делаются попытки замены термина «кап-се1апа» понятием «Ыигошовс»10, которое распространено в польских экономических науках и обозначает раздел науки об управлении. Это понятие шире понятия «капсе1апа» и означает все мероприятия, связанные с ведением офиса или же секретариата.
Как уже говорилось, в польских архивоведческих кругах по-прежнему широко распространено определение работы с документацией как канцелярской работы и соответственно использование термина «капсе1апа»и. И, видимо, нужно было бы говорить именно об этом термине. Однако с течением времени известные термины теряют свою монополию на определение смысла профессиональной деятельности. Значительно шире ее определяет понятие <«а-гс dzanie ^ките^асд ^окише^аш^», о котором сказано выше. В Польше оно получило распространение в 1970-х годах, когда начало использоваться как название архивоведческой специальности на исторических факультетах, а также появилось в некоторых учебниках по архивоведению12. В последние годы термин «zarz^dzaшe dokumentacj ^окише^аш^» получает все большее распространение, что соответствует тенденциям развития работы с документа-
цией. Поэтому важно уделить внимание современному периоду, а также рассмотреть перспективы развития в Польше того, что называется «управлением записями».
Следует начать с вопросов подготовки специалистов в сфере управления документами. Такие образовательные программы связаны с подготовкой архивоведов, которая в Польше традиционно ведется на исторических факультетах. В настоящее время два польских университета ведут подготовку специалистов по управлению документами в рамках самостоятельных направлений на уровнях бакалавриата и магистратуры. В 2006 г. в Университете Николая Коперника в Торуни было открыто направление подготовки «Архивоведение и управление документацией». Количество лекций по направлению в целом в программе бакалаврата составляет 1860 часов, а магистратуры - 840 часов.
«Управление документацией» на бакалавриате13 является одной с двух самостоятельных специальностей (вторая - «Архивоведение»). На втором году обучения студенты выбирают, по какой специальности они будут обучаться. Общая программа для обеих специальностей включает модули «Управление», «Основные проблемы управления в организации», «Управление документацией и информацией». Последний модуль включает в себя следующие предметы: управление архивами, основы управления документацией в учреждении, управление документацией в канцелярии, управление документацией в текущем архиве, управление сетевыми ресурсами.
Студенты, избравшие специальность «Управление документацией», изучают следующие предметы: «Основы статистики для управляющих документацией» (Podstawy Ла
^китеп1асЦ); «Общественные коммуникации в учреждении»; «Современные технологии в офисе и текущем архиве»; «Современные инструкции по организации и деятельности текущих архивов»; «Современные канцелярские инструкции»; «Селективный отбор и уничтожение документов в современных учреждениях»; «Техника в современном офисе и текущем архиве» и др.
В программе магистратуры в модуль «Управление» входит предмет «Современные проблемы управления в организации», а в модуль «Управление информацией и архивной информацией» -следующие предметы: «Современные проблемы управления документацией в учреждении», «Основные проблемы архивной информации», «Основные проблемы общественных коммуникаций и связей с общественностью в учреждении», «Архивоведение в работе управляющего документацией». Программа подготовки по спе-
циальности «Управление документацией» включает пять предметов: управление информацией, электронные системы управления документацией, элементы управления качеством документацион-ных процессов, управление актовой документацией, управление неактовой документацией.
Вторым университетом, который в 2012 г. открыл самостоятельное направление образования «Архивоведение и современное управление документами» (пока только на уровне бакалав-рата14), стал Университет Марии Кюри-Склодовской в Люблине. По замыслу разработчиков образовательной программы, она должна была называться «Архивоведение и Рекорд-менеджмент». Однако включение англоязычного понятия в название направления не получило разрешения.
Количество часов лекций по направлению - 1805. В модули, касающиеся управления документацией, в качестве обязательных предметов входят: «Информационные технологии» и «Законодательные основы работы с информацией и документацией», однако планируется включить еще следующие предметы: «Основы организации и управления», «Введение в науку об администрации», «Введение в науку об информации», «Основы системы власти современной Польши», «Информационные инструменты современного администрирования и управления», «Введение в науку о документе», «Элементы информационной политики и связей с общественностью».
Со второго года обучения в университете студенты выбирают одну из двух специальностей - «Архивоведение» и «Управление современной документацией». В рамках специальности «Управление современной документацией» изучаются следующие предметы: «Современный офис и Рекорд-менеджмент», «Методика работы в текущем архиве», «Электронная документация», «Электронные системы управления документацией и информацией», «Документация в современных организациях», «Общественная коммуникация и управление документацией», «Электронные системы управления текущим архивом».
С 2015 г. в Университете Люблина начнется набор в магистратуру, в рамках которой будет продолжено обучение по специальности «Управление документацией», которая наряду с другими включает «Архивоведение». Планируется расширить предложения по обучению в магистратуре для студентов других направлений.
В программу магистратуры предполагается включить следующие предметы: «Основные проблемы истории Польши и всемирной истории», «Бюрократические и небюрократические техно-
логии управления», «Оцифровка документации», «Современная техника коммуникации», «Организация работы бюро», «Прагматика канцелярских регламентов», «Базы данных в управлении», «Современные носители информации». Студенты, которые выберут специальность «Управление документацией», смогут получить 870 часов занятий.
В остальных высших учебных заведениях Польши, как правило, в рамках исторических направлений обучения открыты только архивоведческие специальности. Однако и в их названиях встречаются иногда слова «управление документацией», как, например, в Варшавском университете.
Конечно, на вопросы развития практики управления записями в Польше прежде всего должно быть обращено внимание властных учреждений - органов государственной власти и местного самоуправления. 18 января 2011 г. было издано распоряжение премьер-министра Польши «По делам канцелярских инструкций, номенклатур дел и инструкций по организации и деятельности архивов учреждений»15, адресованное государственной и территориальной администрации (органам местного самоуправления), а также обслуживающим их учреждениям. Три названных регламентирующих документа (инструкции и номенклатуры дел) явились приложениями к распоряжению. В соответствии с польской традицией в распоряжении говорится о «правилах и порядке выполнения с7уппова капсеЬгущусЬ (канцелярских действий)» и о «действиях с любой документацией». На самом деле речь идет о двух системах, каждая из которых рассматривается отдельно. В третьей главе инструкции для канцелярий говорится о традиционной системе канцелярской деятельности. Вторая глава посвящена системе электронного управления документами. В инструкции название этой системы представлено аббревиатурой Е2Б. Однако почти на трехстах страницах канцелярской инструкции, номенклатуры дел и архивной инструкции обозначение Е2Б (управление документацией) появляется лишь дважды.
Это наблюдение подтверждает то, что уже было сказано выше. Публичная администрация в Польше по-прежнему полагается на использование в управлении бумажной документации и на парадигму децентрализованной канцелярии, где каждый чиновник или работник офиса занимается канцелярской деятельностью.
Такую систему начали вводить в 1931 г., а полное распространение она получила в 1960-е годы. Основную часть канцелярских действий (создание писем, регистрация документов, их индексирование, формирование писем в дела, сохранение текущей докумен-
тации и др.) выполняют делопроизводители. При этом действует безжурнальная канцелярская система, которая означает, что документы не надо регистрировать в журнале. Для регистрации и формирования дел используется номенклатура дел, основанная на десятичной системе Джона Дьюи16. Эти правила действуют независимо от структуры учреждения, создающего так называемый канцелярский фонд.
Отказ от использования понятия «управление документацией» в традиционной системе, вероятно, объясняется двумя причинами. Первая - это укоренение парадигмы канцелярии в теоретической идее польских архивоведов. Вторая - это ситуация в сфере законодательной регламентации, при которой введение понятия «управление документацией» потребует корректировки многих правил и инструкций, прежде всего канцелярских. Кроме того, это затронуло бы многолетние привычки офисных практиков.
Введение в упомянутом распоряжении понятия «электронное управление документацией» возникло под влиянием развития информационных компьютерных технологий (ИКТ), а также формирования новых подходов к науке об управлении. Хотя надо отметить и то, что не упоминается понятие «электронная канцелярия», хотя с некоторых пор оно получило распространение среди теоретиков делопроизводства, а также практиков, работающих, в том числе в государственных учреждениях17.
Система Е2Б была определена как «телеинформационная система для электронного управления документацией, позволяющая проведение посредством ее канцелярских работ, документационно-го обеспечения, делопроизводства, а также сбора и создания электронных документов». При этом ясно видно, что намерением авторов распоряжения от 10 января 2011 г. был постепенный переход от традиционных систем управления документацией на Е2Б. У учреждений есть свободный выбор между двумя системами. Однако после решения перейти на Е^Б возможности возврата к традиционной системе уже нет.
Очевидно, что понятие «управление документацией» будет все больше использоваться в практике работы польской публичной администрации. Эта сфера будет вынуждена последовать примеру коммерческих фирм, производственных компаний и других частных коммерческих предприятий18, в которых сильно укоренилось понятие «управление документацией». Прежде всего, это связано с распространением категории управления знанием и информацией. Как известно, важной составляющей системы сбора и распространения знания являются документы и базы данных19. Системы
управления документами составляют ключевой элемент процедур сохранения знания и создания так называемой электронной памяти компании20.
Важная роль в распространении понятия «управление документацией» в Польше принадлежит также внедрению в сферу управления теории и практики Рекорд-менеджмента. Уже в 2006 г. Польский нормализационный комитет опубликовал части стандарта ISO 15489. Английский термин переведен там как «управление документами». Правда, это создало некоторую путаницу, потому что английское слово «document» переведено прямо как «документ»21.
Следует тоже отметить влияние ИКТ. Важным элементом информационных систем, применяемых в управлении, являются модули управления документами. В последние время среди специалистов появилось предложение, чтобы термин «Рекорд-менеджмент» был переведен на польский язык как «управление делами»22. Это является примером того, как ИКТ влияет на представление архивоведов об управлении документацией. Надо иметь в виду, что в настоящее время создаются все новые компоненты компьютерных систем, которые в целом можно определить как системы управления документами. Речь идет, конечно, об электронных документах. В состав таких систем могут быть включены: Digital Asset Management, Document Data Management, Document Management System, уже упомянутый ECM, Records Management, Electronic Management System, Content Management System, Information Lifecycle Management, а также Workflow Management System23. Сферы применения этих систем пересекаются друг с другом. Их создание и функционирование характеризуется огромной динамикой, типичной для развития ИКТ. Поэтому не следует ожидать скорой стабилизации ситуации с терминологией в сфере управления документацией.
Нет сомнений, что в результате воздействия указанных выше факторов управление документацией (записями) в Польше, независимо от вопросов терминологии, будет продолжать развиваться в качестве важной части управления, как в государственных, так и в частных организациях. Несмотря на некоторое отставание, это, конечно, связано с тенденциями мирового развития.
Примечания
1 Делопроизводство [Электронный ресурс] // Wikipedia. URL: http:// ru.wikipedia.org/wiki/Делопроизводство.
2 Этот термин не совсем точно совпадает со значением слова «документооборот».
3 Polski Slownik Archiwalny. Warszawa, 1974. В качестве российских эквивалентов помещено: «делопроизводство», «канцелярия», «секретариат».
4 Там же. С. 40.
5 Там же. С. 80: канцелярская система - методы регистрации, нуть ведения документов и формирования дел. Российский эквивалент - система «делопроизводства».
6 Wielki slownik rosyjsko-polski. Warszawa, 1980. Т. 1. S. 233.
7 Напр.: Schellenberg T. R. Archival Principles of Arrangement (American Archivist. 1961. Vol. 24. № 1. P. 14) [Электронный ресурс] // The Society of American Archivists. URL: http://archivists.metapress.com/content/ l330351406231083/.
8 Polski Slownik Archiwalny. S. 89-90.
9 Ryszewski B. Problemy i metody badawcze archiwistyki. Torun, 1985. S. 83-90.
10 RobótkaH. Wspólczesna biurowosc. Zagadnienia ogólne. Torun, 2010. S. 16-24. Помещенное там определение акцентирует внимание на перемещение информации в виде документации.
11 Krystek H. Organizacja pracy kancelaryjnej (obiegu informacji) // Vademecum kancelaryjno-archiwalne / Pod red. K. Stryjkowskiego. Poznan, 2006. S. 25-61. В следующем издании один из разделов имеет заглавие «Управление документацией, канцелярская работа и ее организация»: Stryjkow-ski K. Vademecum kancelaryjno-archiwalne / Pod red. K. Stryjkowski. Poznan, 2011.
12 Zajçcia nosily nazwç "Zarz^dzanie dokumentaj wspólczesn^", co bylo tez rozu-miane jako "zarz^dzanie dokumentaj przedarchiwaln^": Biernat Cz. Problemy archiwistyki wspólczesnej. Warszawa, 1977. S. 87 n.
13 Program studiów [Электронный ресурс] Il Instytut Historii i Archiwistyki UMK URL: http:llwww.historia.umk.pllimageslprogram_studiowl2012_13lpel-neIPS_2012-13_AZD-I.pdf.
14 Plan studiów obowi^zuj^cy od roku akademickiego 2012I2013 [Электронный ресурс] II Zaklad Historii Powszechnej Sredniowiecznej
URL: http:lleuropamedievalis.umcs.lublin.pllinstlsiatkilairm-plan.pdf
15 Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 [Электронный ресурс] II Kancelaria Sejmu RP. URL: http:llisap.sejm.gov. plIDetailsServlet?id=WDU20110140067.
16 Stryjkowski K. Vademecum kancelaryjno-archiwalne. Poznan, 2011. С. 3375. Автор определяет управление документацией с учетом распоряжения от 18.01.2011 г.
17 e-Kancelaria [Электронный ресурс] // Ministerstwo Finansów. URL: http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/kontakt/e-kancelaria.
18 Скупенски К. Влияние информационно-коммуникационных технологий на развитие бюрократии в современной Польше // Документ. Архив.
История. Современность. Мат-лы IV Междунар. научно-практ. конф., посвященной 20-летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете, Екатеринбург, 1-4 ноября 2012 г. Екатеринбург, 2012. С. 45-49.
19 Zarz^dzanie wiedz^ / D. Jemielniak, A.K. Kozminski. Warszawa, 2008. S. 207212.
20 Trajer J., PaszekA., Iwan S. Zarz^dzanie wiedz% Warszawa, 2012. С. 64-66.
21 Skupienski K. Pytania o definicje dokumentu, kancelarii i archiwum w "epoce bez papieru" - artykul zlozony do druku w materialach VI Powszechnego Zjazd Archiwistów Polskich (Wroclaw: 5-7.09.2012).
22 Bottger H.-B., KufelM. Systemy zarz^dzania zasobami informacyjnymi. Entreprise Content Management. Lublin, 2012. S. 25-42.
23 DziembalaM. Systemy Workflow w podejsciu procesowym do organizacji [Электронный ресурс] // Systemy Wspomagania Organizacji. URL: http://www.swo. ae.katowice.pl/_pdf/261.pdf.
