CC BY-NC-ND
189
Н.А. Храмцовская
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ЭПОХУ: МЫСЛИ О БУДУЩЕМ ПРОФЕССИИ
Статья посвящена вопросу о том, какими необходимыми в современных условиях знаниями и навыками должны владеть специалисты в области управления документами. На требования к профессиональной подготовке в первую очередь повлияли произошедшие за последние два-три года революционные изменения в законодательстве России, позволившие широко использовать в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы. В результате изменились потребности работодателей, которым сейчас все чаще нужны синтетические специалисты по управлению документами, владеющие технологиями работы с документами, имеющие технические знания и разбирающиеся в основах права.
Ключевые слова: делопроизводство, архивное дело, документацион-ное обеспечение управления, управление документами, электронные документы, электронные архивы, законодательство.
Основой любой профессии, и профессия специалиста в области управления документами не исключение, является профессиональный опыт человека, отраженный в созданных законодательных, нормативных и методических документах. И нам в этом плане есть чем гордиться.
Можно назвать несколько ключевых документов, которые стали основой становления российского делопроизводства:
•Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и служ-
© Храмцовская Н.А., 2014
бам документационного обеспечения управления. Утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 № 536;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Правила работы государственных и ведомственных архивов.
Все эти документы были разработаны специалистами-
документоведами, многие из которых были учениками Татьяны Вячеславовны Кузнецовой.
Это великое прошлое нашей профессии, которым нужно гордиться, которое нужно знать и от которого нужно сейчас уходить, просто потому, что эти документы были созданы в другую эпоху, для другого, чисто бумажного документооборота.
Что изменилось за последние 30 лет
Ключевым изменением, оказавшим основное влияние на практику управления документами и на судьбу самой профессии, стало изменение общественного строя. В стране появился огромный коммерческий сектор, который в настоящее время и создает основную массу документации в нашей стране.
Вхождение России в мировое капиталистическое сообщество привело к тому, что сейчас многие законодательные акты принимаются на основе европейского законодательства. Фактически была разрушена многолетняя изоляция, и сейчас приходится синхронизировать наши правила работы с документами с тем, что принято и используется в мире. После вступление в ВТО наша страна связана обязательствами не вводить никаких самостийных законов, создающих барьеры для торговли и предпринимательства.
Произошедшая в мире технологическая революция докатилась до нашей страны, и бумажный документ постепенно становится вымирающим видом, который, образно говоря, уже сейчас необходимо охранять и защищать в резервациях. Вопрос стоит не о том, чтобы автоматизировать работу с документами, изменяются деловые процессы, идет перераспределение функций в работе с документами - и информацией. Технические делопроизводственные
функции (создание, редактирование, согласование и т. д.) все чаще и чаще выполняются сотрудниками деловых подразделений. С трудом, но идет отказ от вертикальной системы движения документов. Все ярче в деловой деятельности проявляется принцип «Чего нет в компьютере, того не существует в природе». При этом на деле происходит переход к смешанному, а не чисто электронному документообороту.
В нашей стране произошла правовая революция. Впервые за несколько столетий стали серьезно пересматриваться основные принципы документирования деловой деятельности, как в государственном, так и коммерческом секторе1.
Темпы перемен не снижаются, и только за первую половину 2013 г. принят ряд законов, расширяющих сферу применения электронных документов.
Ведется существенная переработка Гражданского кодекса. Федеральный закон от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую, третью и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации, а также в отдельные законодательные акты Российской Федерации» ввел в Гражданский кодекс несколько новых статей, которые напрямую затрагивают вопросы управления документами и информацией. Введено новое понятие «юридически значимое сообщение», установлены требования к порядку оформления протоколов собраний, изменены правила выдачи доверенностей и порядок их использования.
Принят федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», положения которого для нашей страны означают начало эры электронного кадрового делопроизводства2.
Принят федеральный закон от 8 мая 2013 г. № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статью 1 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"», распространивший положения закона «Об обращениях граждан» на обращения юридических лиц, в том числе тех, которые осуществляют «публично значимые функции»3.
Принят федеральный закон от 7 мая 2013 г. № 99-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных" и Федерального закона "О персональных данных"», внесший изменения в 14 федеральных законов по вопросам защиты персональных данных,
обработки персональных данных сотрудников организации и получения согласия на обработку персональных данных при передаче обработки третьим лицам.
Принят Федеральный закон от 28 июня 2013 г. № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям», внесший изменения в 22 федеральных закона. Этот закон расширил и уточнил права налоговых органов на получение информации и документов о финансовой деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц; изменил порядок регистрации юридических лиц; ужесточил требования к обеспечению сохранности документов при смене руководителя организации; расширил список контролирующих организацию лиц, которых можно привлечь к субсидиарной ответственности за необеспечение сохранности бухгалтерских документов.
Принят федеральный закон от 23 июля 2013 г. № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета объектов недвижимости», предусматривающий проведение государственной регистрации прав и ведение государственного кадастрового учета объектов недвижимости в электронном виде.
Во второй половине 2013 г. наиболее интересными и важными с точки зрения управления документами будут следующие ожидаемые изменения в законодательстве4:
- дальнейшее изменение Гражданского Кодекса;
- введение государственной электронной почты;
- легализация электронной продажи страховых полисов.
В условиях изменения правовых норм и все более широкого внедрения современных технологий и методов работы становятся востребованными специалисты по управлению документами, не просто обладающие хорошим кругозором и организаторскими способностями, но и способные быстро переобучаться и приспосабливаться к меняющимся условиям деловой деятельности.
Потребности работодателей
Сейчас работодателям нужны синтетические специалисты, владеющие технологиями работы с документами, имеющие технические знания, разбирающиеся в основах права. Это отмечают и наши зарубежные коллеги, причем основными требованиями к предста-
вителям нашей профессии являются уникальные и востребованные в современных условиях знания и умения в области управления документами, отличающие их и от ИТ-специалистов, и от юристов.
И такая изюминка, с моей точки зрения, в нашей профессии есть. Зачастую ею оказываются экспертиза ценности, установление и отслеживание сроков хранения документов, организация уничтожения документов, которые находятся в пограничной области между правом и технологиями5. ИТ-специалисты умеют реализо-вывать технологические решения, юристы, как правило, занимаются более важными вопросами деятельности организации и крайне редко обращают внимание на такие мелочи, как сроки хранения. Но без грамотного управления сроками хранения организация подвергается серьезным рискам. Не менее ценным для работодателя являются знания об обеспечении долговременной сохранности информации таким образом, чтобы обеспечить на протяжении всего срока хранения ее юридическую силу.
Все чаще и чаще работодателям требуются специалисты, выполняющие не техническую работу с документами, а управленческую, когда основной становится задача заставить коллектив организации выполнять управленческие политики в отношении документов.
Работодателю все больше нужны организаторы работы с документами в современных быстро меняющихся условиях смешанного документооборота, причем не «рядовые» и «сержанты», а «офицерский состав», который понимает, откуда возникают те или иные требования различного законодательства (бухгалтерского, налогового и т. д.), умеет работать со всей российской законодательно-нормативной базой, уточняя и проверяя требования, установленные в ней.
Поэтому вузы сейчас должны выпускать достаточно разносторонне подготовленных специалистов, управленцев, с очень хорошим кругозором, способных ориентироваться в любой ситуации, предлагать решения в условиях отсутствия надежных правовых и организационных ориентиров. Требуются сотрудники, которые готовы работать с любой информацией и любыми системами документации, на любых видах носителей, способные быстро и постоянно самообучаться.
Современный работодатель совершенно не понимает, почему работать с документами по-современному «не положено», и единственный способ убедить руководство - показать, как благодаря грамотному управлению документами снижаются риски финансо-
вых потерь и для организации, и для него лично. В таких случаях ссылка на устаревшие методические документы, как правило, результатов не дает.
Особенности текущего момента для профессии документоведа
В настоящее время идет переход к смешанному документообороту, а это означает, что специалисты ДОУ имеют в руках серьезный козырь, так как они хорошо знают, как работать с бумагой, и эти знания нельзя потерять, а можно и нужно использовать при работе и с электронными документами.
Технологическая революция привела к тому, что на наших глазах исчезли профессии, бывшие раньше неотъемлемой частью управления документами. Например, сейчас в большинстве организаций такой должности, как машинистка, просто нет.
Практика показывает, что самые «хлебные» руководящие должности все чаще занимают специалисты с техническим образованием, и на них трудно «пробиться» выпускникам делопроизвод-ческих вузов, часто не владеющим необходимыми знаниями и навыками на требуемом уровне.
Все это происходит не только в нашей стране, и не случайно на конгрессе Международного совета архивов в 2012 г. серьезно обсуждались вопросы подготовки современных кадров для делопроизводства и архивного дела. В докладе Карстена Уде (Karsten Uhde) из Архивной школы в Марбурге (Германия) «Выбор карьеры архивистами и специалистами по управлению информацией: Уроки, извлеченные из опыта трудоустройства выпускников» было отмечено, что «не существует такой универсальной концепции образования или трудоустройства, которая подходила бы всем юрисдик-циям и сообществам, поэтому для выпускников так важно иметь представление о той среде, в которой они хотели бы делать свою карьеру. Характер работы меняется, изменяются необходимые знания и навыки, поэтому и отношение тех, кто начинает свою трудовую жизнь, также должно меняться. Хорошо иметь разнообразие, но оно также бросает вызов тем, у кого традиционные представления о том, что является главным при работе в архивах и управлении информацией»6.
Рендольф Кан (Randolph Kahn), создатель и владелец консультационной фирмы Kahn Consulting (США), хорошо известный в мире как оратор, консультант и автор десятков завоевавших популярность книг, очень образно описал тех, кто приходит на смену нынешним делопроизводителям: «Она очень умна. Она - в первую очередь деловой человек, и во вторую - ИТ-специалист. Управле-
ние документами она унаследовала лишь по причине безвременной кончины Боба (у Кана - олицетворение «классического» специалиста ДОУ. - Н. Х.). Изучить управление документами ей будет нетрудно, и она привнесет свежий взгляд, не затуманенный идеями "старой школы" из прошлого этой отрасли. Для нее подходы типа "защитимого уничтожения" - способ очистить электронные Авгиевы конюшни и сэкономить своей компании миллионы, делая при этом менее обременительным исполнение требований о раскрытии данных в ходе судебных разбирательств и повышая рентабельность за счет того, что деловая деятельность становится "быстрее, лучше, дешевле". Она не допустит, чтобы "лучшее стало врагом хорошего" и помешало внедрению практичных решений. Говоря словами песни, "ее будущее так ярко, что ей приходится носить темные очки"»7.
Ситуация с квалификацией специалистов в области управления документацией в нашей стране очень хорошо видна по тем вопросам, которые я регулярно получаю от коллег. Эти вопросы демонстрируют их колоссальную «зашоренность», неумение пользоваться такими инструментами, как правовые базы, анализировать и использовать в работе судебную практику. Чаще всего они не хотят и не могут сами искать необходимую им информацию, а хотят получить готовый ответ «на блюдечке», да еще с учетом специфики работы их организации.
В то же время нужно по-прежнему изучать историю делопроизводства и архивного дела, но изучать, как мне кажется, несколько иначе, чем сейчас. Общество уже неоднократно переходило через новые технологии и с трудом к ним привыкало. Когда появились в России первые электронные документы? А ведь они появились в России в 1830 г. с появлением телеграфа, и тогда встали проблемы с обеспечением их целостности и аутентичности и т. д. И очень интересно изучать, как эти вопросы тогда решались.
Классическая управленческая документация в настоящее время - хлипкая кормовая база. Есть другие отрасли, где вопросы грамотного управления документами вообще не решены и где сейчас идет серьезное финансирование на развитие информационных технологий. Как показывает практика, специалистов-документоведов там практически нет. И таких отраслей немало.
Отсутствие необходимой законодательной и нормативной базы не снимает полноты ответственности со специалистов в области управления информацией. Да, нормативная база недостаточная, но действовать нужно уже сегодня. Работа должна быть прежде всего нацелена на задачу защиты интересов организации.
В существующей ситуации вузам, готовящим специалистов в области управления документацией и информацией, в первую очередь требуется взаимодействие с потенциальными работодателями, для того чтобы постоянно отслеживать, какие специалисты им нужны. Возможно, следует взять на вооружение систему подготовки специалистов, которая уже прошла многолетнюю апробацию в технических вузах нашей страны. Обучение по каждому из направлений определяет будущий работодатель. Но для этого необходимо точное знание рынка труда по специальности и возможность изменения программы обучения.
Скорость изменений только нарастает. Все будет быстро меняться - технологии, право - еще не менее десяти лет. Поэтому не нужно строить иллюзий, что мы сейчас придумаем что-то новое, и все будут жить «долго и счастливо». В сегодняшней ситуации необходима быстрая перестройка всех знаний и навыков, и именно этому необходимо учить в первую очередь. Например, в настоящее время выпускники должны владеть ключевыми проблемами использования электронных подписей. Здесь масса нюансов, и технических, и правовых, и знание этих нюансов - очень весомый козырь в борьбе за перспективные должности.
Примечания
1 Храмцовская Н.А. Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 12. С. 22-32; Она же. Новые изменения в «блоке» информационных законов: электронные документы продолжают движение вперед // Там же. 2010. № 10. С. 30-37; Она же. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле // Секретарь-референт. 2010. № 12. С. 17-22; Она же. Российское законодательство в области информатизации и управления документацией в 2010-2012 годах: масштабные реформы последних лет // Информационный портал НААР. URL: http:// naar.ru/articles/detail/popular/Rossijskoe-zakonodatelstvo-v-oblasti-informatizacii-i-upravlenija-dokumentaciej/ (дата обращения: 03.08.2013).
2 Храмцовская Н.А. В России наступает эра электронного кадрового делопроизводства // Секретарь-референт. 2013. № 6. С. 63-67.
3 Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. 2013. № 19. Ст. 2307.
4 Храмцовская Н.А. Российское законодательство в области информатизации и управления документацией в 2013 году: что нас ожидает в ближайшее время // Информационный портал НААР. URL: http://naar.ru/articles/detail/popular/Rossijskoe-zakonodatelstvo-v-oblasti-informatizacii-i-upravlenija-dokumentaciej-chto-nas-ozhidaet-v-blizhajshee-vremja/ (дата обращения: 03.08.2013).
5 Храмцовская Н.А. Установление сроков хранения: проблемы и подходы к решению // Секретарь-референт. 2007. № 11; Она же. Разработка отечественных перечней документов с указанием сроков хранения: проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 12. С. 4-16; Она же. Установление сроков хранения документов: государственный и корпоративный подходы // Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч.-практ. конф., 21-22 окт. 2008 г., г. Москва / Ро-сархив, ВНИИДАД. М., 2009. С. 241-246; Она же. Практика установления сроков хранения документов законодательными и иными нормативными актами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 9. С. 12-24.
6 Uhde K, Hoy M. Career choices for archivists and information managers: Lessons learned from graduate experiences // International Council on Archives Congress. URL: http://ica2012.ica.org/files/pdf/Full%20papers%20 upload/ica12Final00224.pdf (дата обращения: 03.08.2013).
7 Kahn R. Don't shoot the messenger-Records management, as we know it, is dead // Are You Kidding Me? URL: http://areyoukiddingme.kahncon-sultinginc.com/2013/03/dont-shoot-messenger-records-management.html (дата обращения: 03.08.2013).
