CC BY
218
Управленческий учет как эффективный инструмент управления бизнес-
процессами
Management accounting is an effective tool for managing business processes
Лялькова Евгения Евгеньевна, к.э.н., доцент Департамента «Учет, анализ и аудит», Финансового университета при Правительстве РФ,
8-909-620-30-70 E-mail: eelyalkova@fa.ru
Evgeniya Lyalkova, Ph.D. (Econ.), Assistant Professor Department "Accounting, analysis and audit" Financial University under the Government of the Russian Federation
Аннотация: В статье рассмотрены бизнес-процессы, операционная деятельность предприятия и основные методы повышения ее эффективности. Определены информационные источники для предоставления данных менеджменту организации с целью более качественного и грамотного управления. Были систематизированы многочисленные информационные потоки, поступающие менеджменту организаций, что отражено на наглядной схеме. Перечислены виды управленческих задач, решаемых менеджментом на основе данных управленческого учета: оперативные и стратегические. Использование системы управленческого учета предложено как один из действенных методов повышения эффективности операционной деятельности предприятия.
Abstract: The article considers the business proceses, operating activity of a company and the main methods of enhancing its effectiveness. The information sources of the data for better management are defined. . The numerous information flows to management are systematized and shown in the illustrative scheme. The operational and strategic types of management tasks being solved by the management on the basis of data of the management accounting are listed. The usage of the management accounting is suggested as one of the best methods of improving of the operating efficiency of the company.
Ключевые слова: менеджмент, бизнес-процесс, эффективность, операционная деятельность предприятия, информационные источники, управленческий учет, хозяйственная и финансовая самостоятельность.
Key words: management, business process, efficiency, operating activity of the company, information sources, management accounting, economic and financial independence.
Современная рыночная экономика построена на иной основе, чем существовавшая ранее система общественных отношений. В результате перестройки в России главной отличительной чертой экономики стали хозяйственная и финансовая самостоятельность организаций, проявляющаяся в их полном самофинансировании, в использовании внутренней политики ценообразования, в выработке собственной финансовой стратегии, определении рынков сбыта продукции (услуг), контрагентов и др., в управлении операционной деятельностью предприятия в целом.
Как известно, операционная деятельность предприятия представляет собой одну из областей его деятельности и подразумевает процессы производства и доставки до потребителя продуктов компании - закупки, производство, логистика и продажи, а также обеспечивающая деятельность организации. Таким образом, это совокупность трудовых и естественных процессов, в результате осуществления, которых создается продукция, и оказываются услуг. Эффективность операционной деятельности измеряется через соотношение объема и качества продукции к ресурсам, используемым для ее получения.
Операционная деятельность организации является предметом изучения операционного менеджмента, поэтому его определяют, в первую очередь, как деятельность по управлению процессами приобретения материалов и превращения их в готовый продукт и поставкой этого продукта покупателю. На сегодняшний день операционный менеджмент является отдельным предметом
изучения и заключается в эффективном управлении любыми операциями, что в последнее время становится все сложнее.
С одной стороны, появление и продолжающееся развитие большого количества прогрессивных технологий позволяет организациям принимать решения, которые должны привести к важным и далеко идущим положительным последствиям для компании.
С другой стороны, однако, колоссальные объемы информационных потоков и значительная многовариантность принимаемых решений на каждом этапе бизнесс-процесса может вызвать запутанность, принести негативные последствия для внутренней жизни организации, затронуть структуру операционной деятельности. Главным в этой ситуации выступает умение менеджмента организации эффективно и своевременно принимать управленческие решения в отношении операций любого характера. Тем самым, наиболее актуальным следует выделить подготовку для менеджмента релевантной информации и вариантов для принятия управленческих решений на основе сбора и анализа обоснованной, существенной, актуализированной информации.
Для понимания условий функционирования операционного менеджмента целесообразно обозначить ключевые явления в современной российской экономике:
1) нестабильность внешней среды организации:
2) необходимость увеличения скорости реакции организации на изменения внешней среды;
3) необходимость наличия в организации механизма действий по обеспечению выживаемости организации,
4) усиление конкуренции;
5) наличие кризисной экономической ситуации во многих отраслях промышленности.
В таких условиях становится объективным, что в данный период времени должна произойти модернизация и пересмотр ряда вопросов об эффективности
системы управления производством на предприятиях [3]. Появляется необходимость в совершенствовании системы менеджмента для создания еще более эффективной системы управления.
При этом, целью операционного менеджмента является формирование эффективной системы управления операциями в производстве. Он направлен на построение «управляемых» производственных систем, путем выполнения специфических действий и процедур с задачей получения рыночного результата деятельности фирмы.
Одним из основополагающих принципов операционного менеджмента является ориентация на потребителя по таким главным критериям как: качество продукции, обновление ассортимента и изменение объемов выпуска продукции. Важнейшим современным инструментом операционного менеджмента является исследование и анкетирование с целью выявления потребностей потребителя и разработки стратегии по удовлетворению их потребностей, для чего назначаются лица, ответственные за проведение исследований, которые впоследствии будут контролировать осуществление новых стратегий.
Залогом производственного успеха являются отношения между партнерами и поставщиками: организации должны быть уверены в своих поставщиках. Для этого проводится анализ финансовых контактов, потенциальных партнеров, текущего состояния их дел, а также выгод, которые возможных при сотрудничестве с ними. При работе с партнерами необходимо искать способы более рационального использования денежных средств для обеспечения товарам и услугам более широкие рыночные каналы.
Как известно, на современном предприятии реализуются такие функциональные процессы (функции), как планирование, организация, мотивация, координация, учет финансовых ресурсов, контроль за финансовым состоянием, анализ финансово-хозяйственной деятельности, оперативное регулирование финансов и контроль [6]. Но при этом, в настоящее время в основной массе информационных систем в полном объеме реализована лишь
функция по учету и отчетности. Функция планирования реализована лишь частично, она не охватывает все финансовые показатели организации, отсутствует взаимоувязка показателей между отдельно составленными планами, а также не осуществляется контроль за непревышением фактических расходов над плановыми назначениями, так как функция предварительного контроля отсутствует полностью. Анализ финансово-хозяйственной деятельности, как правило, осуществляется только по итогам года на основании форм годовой финансовой отчетности, вследствие чего отсутствует возможность в течение года принимать оперативные решения по регулированию финансов.
Для того чтобы добиться повышения эффективности, необходимо выявить и устранить потери ресурсов, возникающие ежедневно: неэффективное использование рабочего времени, оборудования, складских площадок, транспорта, потери сырья, материалов, энергии, продукции и др. Существует множество инструментов повышения эффективности:
• карты сбалансированных показателей,
• оптимизация организационной структуры,
• внедрение информационных технологий,
• мотивация и управление вовлеченностью персонала.
Внедрение этих инструментов дает точечные результаты и улучшает
ситуацию локально [5].
Разрозненные попытки повысить эффективность компании отдельными функциональными службами не так результативны, как единый интегрированный подход к повышению эффективности.
Поэтому, на наш взгляд, в основу решения задачи повышения операционной эффективности целесообразно заложить следующий принцип: используя системный подход, объединить все усилия по улучшениям, предпринимаемые в компании, и направить их на достижение одной цели -эффективности операционной деятельности предприятия. Таким действенным инструментом может выступить управленческий учет, как система,
интегрирующая в себе все информационные потоки организации и предлагающая менеджменту организации лишь релевантную информацию. Управленческий учет находится между процессом управления и учетом, связывая между собой менеджмент и бухгалтерские службы.
Сегодня управленческий учет можно назвать «азбукой и языком бизнеса». Многие управленческие решения в отношении хозяйствующего субъекта принимаются по результатам анализа данных его отчетности: решение о предоставлении кредита, о приобретении эмитированных им ценных бумаг и др. В этих условиях определяющими качественными характеристиками учета становятся его оперативность и углубленный аналитический подход к обработке и последующему анализу информации. Прежде всего, это относится к учету затрат на производство, оценке выполнения производственных программ, учету фактического объема производства, анализу достигнутых результатов. Поэтому, учет приобретает направленность в будущее [1].
Вместе с тем, особое место учетной функции управления уже в 19 веке отметил известный английский экономист Анри Файоль. Он назвал учетную функцию управления «... органом зрения предприятия», подчеркивая при этом, что «... хорошее счетоводство - простое и ясное, дающее точное представление о работе предприятия и ее условиях, - является могущественным средством управления».
Для принятия эффективных оперативных решений менеджерам и руководителям предприятий необходима достоверная информация как о производственном, так и финансовом положении предприятия. При этом, необходима реализация основных функций: 1) координация управленческих процессов по достижению целей предприятия; 2) информационная поддержка процесса принятия решений на разных уровнях управления (в т.ч. организация эффективной информационной системы на предприятии).
Основой конкурентоспособности организаций на современном этапе стала отлаженная система информационного обеспечения управления деятельностью, в рамках которой, как правило, функционируют три вида учета:
финансовый, налоговый и управленческий. Каждый из них ориентирован на полное и своевременное обеспечение соответствующей информацией определенного сегмента пользователей, преследующего специфические цели: финансовый учет - своевременно обеспечить заинтересованных внешних пользователей внешней финансовой отчетностью для оценки финансового состояния организации; налоговый учет - правильно и в соответствии с установленными сроками рассчитаться с бюджетом и внебюджетными фондами, снизив при этом налоговое бремя организации; управленческий учет - обеспечить информационную поддержку менеджеров организации.
В экономическую жизнь страны управленческий учёт вошёл вместе с возникновением и ростом предприятий, ориентированных на рынок. В конкурентной среде от правильных, адекватных этой среде управленческих решений зависит зачастую не только процветание бизнеса, но и само его существование [2]. Под воздействием объективных факторов, обусловленных новыми технологиями, государственным регулированием и ростом предприятий, усложняется структура бизнеса, возникает потребность в одновременном развитии многих направлений деятельности, в формировании значительного количества структурных подразделений (отделов, служб) как на уровне отдельных юридических лиц, так и на уровне холдингов.
Учетная информация должна служить необходимой основой для осуществления процессов прогнозирования, планирования, нормирования, анализа и контроля, т.е. выступать важным средством принятия эффективных управленческих решений. Такая информация должна, прежде всего, быть систематизированной, то есть выстроенной системой информационного обеспечения управления деятельностью хозяйствующего субъекта.
где
потоки информации, используемой данным видом учета;
потоки информации для учета последствий принятых управленческих
решений;
использование принципов ведения учета и составления отчетности;
поток информации для принятия управленческих решений.
Рис. 1. Система информационного обеспечения управления деятельностью хозяйствующего субъекта Выгодной особенностью управленческого учета как метода повышения эффективности операционной деятельности предприятия является тот факт, что он взаимосвязан со всеми видами учета и может интегрировать в себе информационные потоки всех других видов учета.
Как видно из рис. 1, сплошная стрелка ( -► ) отражает поток данных,
предназначенных для менеджмента организации при принятии управленческих решений. В этом случае система управленческого учета предоставляет полную информацию, интегрированную и из всех учетных подсистем, находящихся в информационном поле организации.
Управление предприятием основано не только на таких функциях, как, например, планирование, организация, регулирование и стимулирование производства, но и на учетной функции, которую и выполняет система
бухгалтерского учета. С этой позиции учет выступает в качестве одного из важнейших элементов современной системы управления организаций любого профиля. На этапе переходного периода система учета столкнулась с ситуацией, когда информационные потребности внутренних пользователей оказались выше, детальнее и разнообразнее, чем существовавшая информационная база [2].
Управленческая информация представляет собой совокупность сведений, данных, результатов наблюдений об изучаемом хозяйствующем субъекте, действиях и влияющей на исследуемый субъект внешней среде для принятия своевременных и адекватных управленческих решений, а также те данные, которые устраняют неопределенность, вносят ясность в исследуемые явления. Информация является фундаментом, основой всей цепочки процесса подготовки, выбора, принятия и реализации различных управленческих решений.
Предоставление информации менеджерам организации, на основе которой они могут обоснованно принимать решения, направленные на повышение эффективности и производительности текущих операций, а, в конечном итоге, — на собственный капитал организации, — это сфера управленческого учета. Таким образом, управленческий учет предназначен для решения внутренних задач управления организацией и формируется ею самостоятельно. Информация, генерируемая в системе управленческого учета, регламентируется только потребностями менеджеров и может быть представлена как в денежном, так и в натуральном выражении.
В системе управленческого учета требования к информации, с одной стороны, более либеральны: допускается большая свобода при ее формировании - возможность использования неколичественной, незадокументированной, неучетной информации, примерных прогнозных оценок. Вместе с тем, в системе управленческого учета требования выше с точки зрения качества и детализации, глубины предоставляемой информации. Здесь нельзя ограничиться только количественными, финансовыми данными,
необходимо выполнение особых требований к качеству используемой информации. Методы управленческого учета позволяют получить информацию, охватывающую деятельность предприятия более широко и детально, чем информация, содержащаяся в финансовой отчетности. Поэтому для внутреннего управления необходима информационная система, отличная от той, которая используется в учете, регулируемом законодательно.
Управленческий учет сопровождает и поддерживает процесс управления на всех стадиях бизнес-процесса. Бизнес-процесс - это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчиваются созданием продукта, необходимого клиенту. Таким образом, выходом или результатом выполнения бизнес-процесса всегда являются информация, услуги или товары, востребованные клиентом. При этом бизнес-процесс может иметь несколько выходов (Хаммер).
К таким «вложенным процессам» можно отнести все элементы управленческого учета:
• планирование (стратегическое, тактическое, операционное);
• собственно учет;
• управленческую отчетность;
• управленческий контроль;
• управленческий анализ.
Как видно из рисунка 2, все выделенные элементы находятся в тесной взаимосвязи. Нарушение функционирования одного из них влечет за собой сбой гармоничной системы управления организацией.
Так как деятельность организации осуществляется в соответствии с плановыми решениями, первым элементом управленческого учета является планирование. В экономическом лексиконе нашей страны данное понятие появилось достаточно давно и дало название целой экономической системе -плановой экономике. «Планирование» тесно связано с современным термином бюджетирование, возникшим в бухгалтерской терминологии с началом реформ 90-х годов.
Стратегическое
Определение целей
Анализ Контроль
м- -ч-
Рис. 2 - Взаимосвязь элементов управленческого учета В целом, бюджетирование - это система краткосрочного планирования, а также внутрифирменного, корпоративного управления организацией по центрам ответственности и/или сегментам бизнеса с помощью определенных финансовых инструментов, называемых бюджетами, позволяющих анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес-процессами.
По нашему мнению, бюджетирование является составляющей планирования. Многие современные методы бюджетирования основаны на традиционных способах планирования. Процесс планирования, в отличие от бюджетирования, включает в себя не только решение текущих, тактических задач, но также определяет и стратегию организации. Таким образом, можно заключить, что бюджетирование является низшим уровнем планирования в организации.
В управленческом сегментарном учете аккумулируется не только финансовая, но и нефинансовая информация о результатах деятельности сегментов, используются качественные показатели. Второе отличие состоит в том, что затраты и результаты определяются в отношении деятельности
сегментов, критерии формирования которых избираются организацией самостоятельно, а не опираясь на принципы их выделения, описанные в ПБУ 12/2010. Третьей отличительной чертой является то, что сегментарный учет следует рассматривать не столько как учетный процесс, сколько как «поведенческую» технологию, поскольку в нем существенна организационная и мотивационная психология.
Таким образом, управленческий сегментарный учет можно определить как систему сбора, отражения и обобщения информации о деятельности отдельных структурных подразделений (сегментов) организации. Основной его особенностью является то, что в подразделениях (сегментах), определенных организацией самостоятельно на основе собственных критериев, помимо финансовой, учитывается также и нефинансовая информация, присущая управленческому учету.
Третьим элементом управленческого учета является отчетность как заключительный этап любой системы учета. Именно отчетность служит основанием для принятия управленческих решений, контроля деятельности центров ответственности, объективной оценки качества работы возглавляющих их менеджеров. Существует вариант отдельного составления отчетности снабженческо-заготовительной, производственной и коммерческо-сбытовой деятельности. Сегментарная отчетность - это отчетность, сформированная по центрам ответственности бизнеса организации. Управленческая отчетность помогает в работе руководителям любого уровня, будь то администрация, менеджеры или руководители структурных подразделений.
В конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации, поскольку этот элемент управленческого учета нацелен, в первую очередь, на повышение эффективности предпринимательской деятельности.
Управленческий контроль представляет собой механизм, направляющий деятельность организации на выполнение заданий, ранее установленных и
определенных политикой руководства фирмы, и позволяющий выявлять и устранять возникающие отклонения посредством обратной связи с подразделениями. Важнейшей составляющей управленческого контроля является выработка критериев оценки деятельности сегментов бизнеса, мотивирующих их к принятию адекватных управленческих решений. При этом адекватными следует считать также воздействия на объект управления, экономические и социальные последствия которых выгодны не только менеджеру данного уровня управления, но и организации в целом. Управленческий контроль не включает в себя функции других элементов системы управленческого учета, а взаимодействует с ними, оказывая при этом активное влияние на эффективность их применения.
Элементы управленческого учета, рассмотренные выше, тесно связаны с управленческим анализом. Отличительными чертами этого элемента системы управленческого учета являются нацеленность на будущие результаты, обеспечение максимального использования имеющихся ресурсов, исследование результативности процессов производства, снабжения, сбыта, маркетинга, эффективности управления оборотным капиталом, состояния учетной системы и налогового планирования, инвестиционной политики и выявление в конечном итоге факторов, тормозящих производство.
В связи с тем, что в основе планирования и контроля лежит анализ прошлой финансовой и нефинансовой информации, а на базе проведенного впоследствии исследования можно констатировать результативность деятельности организации и планировать дальнейшее развитие, делаем вывод, что эти три процесса тесно взаимосвязаны.
Все вышеперечисленные элементы управленческого учета не могут функционировать без организационной составляющей и текущего технического обеспечения.
Таким образом, на базе информации управленческого учета решаются практические все задачи, связанные с управлением предприятием, с
операционным менеджментом. В частности, такие задачи можно разделить на две большие группы:
Оперативные задачи:
• Определение точки безубыточности;
• Планирование ассортимента продукции (товаров), подлежащей реализации;
• Определение структуры выпуска продукции с учетом лимитирующего фактора;
• Отказ от заказа или привлечение дополнительных заказов;
• Принятие решений по ценообразованию. Задачи перспективного характера:
• Об инвестировании;
• О реструктуризации бизнеса;
• О целесообразности освоения новых видов продукции.
Как известно, прибыльность бизнеса напрямую зависит от качества принятых управленческих решений, касающихся ценовой политики, организации производства, объемов реализации продукции. Например, с помощью системы управленческого учета можно получить ответы на такие вопросы, как:
- Какой объем продаж необходим для выхода на самоокупаемость?
- Сколько нужно продать, чтобы достичь запланированного уровня прибыли?
- Как скажется на прибыли изменение уровня переменных и постоянных затрат?
- Какую прибыль можно ожидать при определенном уровне реализации?
- Какой должна быть минимальная цена на продукцию при заданном объеме выпуска, чтобы избежать убытков?
- Что станет с прибылью и минимальным для безубыточности объемом производства, если изменить ассортимент продукции?
На большинство этих вопросов можно ответить с помощью использования
методов системы управленческого учета и управления затратами, которые включают в себя:
• мониторинг динамики и структуры затрат предприятия;
• понимание факторов и закономерностей их изменения;
• выявление возможностей для экономии средств;
• разработка и принятие мер для улучшения структуры затрат.
Процесс управления затратами состоит из двух этапов: измерение и анализ
затрат, контроль и снижение затрат.
Именно управленческий учет позволяет оценивать эффективность работы организации и выработку рекомендаций по управлению. Данные управленческого играют решающую роль в разработке важнейших вопросов конкурентной политики предприятия, используются управляющими для совершенствования технологии и организации производства, для создания механизма достижения максимальной прибыли.
Результаты системы управленческого учета необходимы руководству предприятия для принятия им правильных управленческих решений. С помощью управленческого учета возможно определить резервы, обеспечить объективную оценку состояния резервов производства и степени их использования, дефицит или убыток ресурсов, объективную потребность в их увеличении или прирост производства на имеющихся ресурсах.
На базе информации, полученной в системе управленческого учета можно разработать варианты путей мобилизации резервов, возможности их ресурсного и финансового обеспечения. Управленческий учет использует весь комплекс экономической информации, носит внутренний и оперативный характер, поэтому имеет возможность реально оценить состояние дел в организации, исследовать структуру себестоимости выпущенной и реализованной продукции и отдельных ее видов, состав коммерческих и управленческих расходов, позволяет с особой тщательностью изучить характер ответственности должностных лиц за полученные отклонения.
Многие управленческие решения в отношении хозяйствующего субъекта принимаются по результатам анализа данных его внешней финансовой отчетности. К таким решениям можно отнести, например, решение о предоставлении кредита, о приобретении эмитированных им ценных бумаг и др.
Большинство же решений принимается на основании анализа данных внутренней и оперативной отчетности. К ним относятся решения о ценообразовании, количестве выпускаемой продукции, ассортиментной линейке, о целесообразности собственного производства или использовании полуфабрикатов сторонних организаций, о приоритете дальнейших инвестиций в активы того или иного подразделения и многие другие.
Информация, предоставляемая в управленческой отчетности необходима, в первую очередь, для принятия тактических управленческих решений, и оперативного управления, то есть внутренним пользователями информации управленческого учета. В этих целях информация должна быть определенным образом систематизирована, то есть необходимо создать выстроенную систему информационного обеспечения управления деятельностью хозяйствующего субъекта, обеспечивающую процессы сбора, хранения, обработки, передачи всех видов информации (как финансовой, так и нефинансовой) во взаимосвязанных системах учетного комплекса предприятия.
Вышеизложенное позволяет заключить: в современных условиях между отдельными элементами системы информационного обеспечения управления деятельностью организации возможно существование тесной взаимосвязи. В процессе управления организацией используется огромный массив информации, сконцентрированный в системе управленческого учета, что позволяет использовать его как метод повышения эффективности операционной деятельности организации.
Управленческий учет - это эффективный инструмент операционного менеджмента. Если цель менеджмента - это достижение целей компании через планирование, организацию, управление и контроль использования ее ресурсов,
то цель управленческого учета - это информационная и консультационная поддержка менеджмента в процессах планирования, организации, управления и контроля использования этих ресурсов. Поскольку система управленческого учета дает важные фундаментальные данные о деятельности предприятия, необходимо использовать его как основной инструмент операционного менеджмента.
Библиографический список
1. Вахрушина М.А. Парадигма бухгалтерского учета и отчетности в условиях глобальной экономики: проблемы России и пути их решения. международный бухгалтерский учет. 2014. № 25. с. 38-46.
2. Вахрушина М.А., Лялькова Е.Е. Учетная политика в системе управленческого учета: методика формирования, практика применения. монография. - м.: Экономистъ, 2008. - 205 с.
3. Непочатая А.Ю. Операционный менеджмент в системе управления предприятия. актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. 2016. № 3-7. с. 105-108.
4. Сидорова М.И., Гордеева Е.И. Управленческий учет и менеджмент: вопросы кросс-функционального взаимодействия международный бухгалтерский учет. 2014. № 35. с. 2-15.
5. Трифонов П.В. Развитие подходов к формированию информационной системы управления в операционном менеджменте, монография, издательский дом "научная библиотека" (Москва), 2015 г.
6. Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер, Лиза Хершман ; пер. с англ. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 356 с. - (библиотека «Коммерсантъ»).
