CC BY
41
ЗАГАЛЬНА ПЕДАГОГТКА
УДК: 378.14:006.3
В. А. БPУGВА, P. М. ТPIЩ
УДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ ОРГAHIЗAЦIÏ НАВЧАЛЬНОГО ПРОЦЕСУ У ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ УКРАШИ ВIДПОВIДHО ДО ВИМОГ МIЖHAРОДHОГО СТАНДАРТУ СЕРП ISO
9001:2009
У статтi розглянута актуальтсть удосконалення системи менеджменту оргатзацп навчального процесу у вищих навчальних закладах Украти вiдповiдно до мiжнародного стандарту серп ISO 9001:2009. Проведено аналiз переваг електронноï системи менеджменту документообку та недолтв паперовоï системи дтоведення. Запропоновано алгоритм концепцiï удосконалення системи оргатзацп навчального процесу щодо розробки автоматuзованоï системи документообку вiдповiдно мiжнародного стандарту серп ISO 9001:2009.
Ключовi слова: стандарт ISO 9001:2009, автоматизована система, менеджмент навчального процесу, концепщя.
В. А. БPУЕВА, P. М. ТPИЩ
УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА В ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ УКРАИНЫ В СООТВЕТСТВИИ С ТРЕБОВАНИЯМИ МЕЖДУНАРОДНОГО СТАНДАРТА
СЕРИИ ISO 9001:2009
В статье рассмотрена актуальность усовершенствования системы менеджмента организации учебного процесса в высших учебных заведениях в соответствии с международным стандартом серии ISO 9001:2009. Проведен анализ преимуществ электронной системы менеджмента документооборота и недостатков бумажной системы деловодства. Предложен алгоритм концепции усовершенствования системы организации учебного процесса в направлении разработки автоматизированной системы документооборота относительно с международным стандартом серии ISO 9001:2009.
Ключевык слова: стандарт ISO 9001:2009, автоматизированная система, менеджмент учебного процесса, концепция.
V. A. BRUYEVA, R. M. TRISH
IMPROVEMENT SYSTEM MANAGEMENT OF THE ORGANIZATION OF EDUCATIONAL PROCESS IN HIGHER EDUCATIONAL ESTABLISHMENTS OF UKRAINE IN CONFORMITY OF REQUIREMENTS OF THE INTERNATIONAL
STANDARD OF SERIES ISO 9001:2009
In the article examined the improvement of the management system of the educational organization process ISO 9001:2009 in the higher educational establishments. The analysis of advantages of the electronic system of management of circulation of documents and lacks of the paper system of management documents is conducted. The algorithm of conception of improvement of the system of organization of educational process is offered in the direction of development system of documents circulation in accordance of international standard to the series of ISO 9001:2009.
Keywords: ISO standard 9001:2009, automated system, management training process, concept.
Питання якосп шдготовки фахiвцiв - одне з ключових у OTCTeMi менеджменту вищого навчального закладу (ВНЗ). Законо]шрно, що воно перебувае у кол1 уваги багатьох вчених (Л. Гайнуллша, Ф. Гречнiкoва, Ю. Калашева, В. Колпакова, В. Кузьмшчова, I. Нiкулiна,
A. Одерiя, Л. Омеляновича, Д. Пашкова, О. Римсько!, Г. Скок, В. Сойфер, I. Сороки, I. Сороки,
B. Супрун, М. Поташника, Л. Федоряка та ш.). Аналiз наукових напрацювань сввдчить про те, що процес шдготовки фахiвцiв вищо! квалiфiкацil е центральним у рoбoтi будь якого ВНЗ. в1д того, наскiльки вiн буде яюсним, залежить майбутне не тшьки держави, а й iснування самого вузу [2, с. 17-33].
Яшсть пiдгoтoвки майбутнiх фахiвцiв безпосередньо пов'язана з ефективним функцioнуванням системи управлшня oрганiзацiею навчального процесу, яке, ввдповвдно, неможливе без наукових, концептуальних i методичних рiшень щодо пoстiйнoгo удосконалення ще! системи.
Аналiз лiтературних джерел св1дчить, що нинi традицiйнi методи менеджменту трансформуються в якiснo нoвi досягнення управлшсько! науки. Одним iз значущих напрямк1в реформування управлiння ВНЗ е використання нових технoлoгiй менеджменту, наприклад, впровадження в навчальний процес автоматизованих систем i системи управл!ння як1стю на основ1 м1жшродного стандарту сери ISO 9001:2009, як устшно iнтегруються з перевiреними роками методами управлшня [6, с. 12-16].
На сьогодшшнш день, для того щоб ефективно управляти oрганiзацiею навчального процесу, ВНЗ необхвдно особливу увагу зосередити на oперативнoстi й oб'ективнoстi обробки iнфoрмацiйних i дoкументацiйних поток1в. Кр!м того, в будь-який момент йому потр16но доступ до шформацп про поточний стан справ установи, що в умовах дефщиту ресурсного фонду i жорстко! конкуренци на ринку освггшх послуг е довол1 складно.
Анал!зуючи вимоги стандарту сери ISO 9001:2009 стосовно нормативного забезпечення та сьогодшшнш обсяг документацп щодо оргашзацп навчального процесу в ВНЗ, ми зробили висновок, що традицшна модель навчального процесу вимагае велико! кшькосп докуменпв, а це призводить не тшьки до нерацюнальних витрат часового, трудового i матерiальнoгo ресурсу, а й до неминучих порушень систематичносп iнфoрмацiйних процеив, зокрема, м1ж навчально-методичним в1дд1лом (НМВ), деканатами i кафедрами, як основними учасниками навчального процесу. Все це загалом негативно ввдображаеться на об'ективносп як в ощнщ ефективнoстi управлiння oрганiзацiею навчального процесу, так i в тдготовщ майбутнього фахiвця [1, с. 2].
Студент е головним сегментом у систем! менеджменту оргашзацп навчального процесу i перехвдною ланкою м1ж пропозищями ВНЗ i попитом замовнишв на яшсний трудовий ресурс.
Вiдзначимo, що «виробничий цикл» п1дготовки е тривалим, а тому oцiнка результативнoстi освиньо! д1яльност1 з позицп гарантп компетентносп випускника вузу i наступно! в1дпов1дност1 оц1нки його роботодавцем - довол1 складне, проте найважливiше завдання ВНЗ.
Удосконалення системи менеджменту у ВНЗ з впровадженням у навчальний процес мiжнарoднoгo стандарту ISO 9001:2009 дозволить значною м1рою покращити як1сть п1дготовки фахiвцiв неввд'емно в1д швидкозм1нних потреб замовниюв. Документооб^ е не менш важливою ланкою в системi управлiння, оск1льки супроводжуе документи з моменту !х створення до завершення виконання поставлених завдань. Це вшображае факти яшсно! ощнки студентiв протягом усього навчального процесу.
Переважна 61льш1сть укра1нських освиньо-наукових установ дотепер вирiшуе завдання управлшського о6л1ку шляхом складання зведено! й анал^ично! зв1тност1 в MS Excel, MS Word, при цьому стикаючись з багаторазовим уведенням даних i природними труднощами у консолвдацп шформацп з1 складних управлiнських правил. Тому у ВНЗ особливо гостро постае ще одна проблема: автоматизащя управлшського о6л1ку.
Актуальнiсть дoслiдження цих питань зумовлена:
• неoбхiднiстю oптимiзувати витрати ресурив (матерiальнoгo, часового, трудового);
• необхвдшстю удосконалення механiзмiв системи документооб^у;
• вимогами часу переходу украшсько! системи вищо! осв1ти в1д радянських стандартiв до норм функцioнування европейських вуз1в;
• вимогами мiжнародного стандарту cepii ISO 9001:2009, щодо постiйного удосконалення системи менеджменту оргашзацп навчального процесу i вае! системи якосп;
• юнування особливо! системи пiдготовки бакалаврiв i магiстрiв, що включае так складов!: «вступ - навчання - ощнювання - видача диплом1в - розподш спещалюпв» тощо [2, с. 17].
нин! абсолютно очевидно, що при веденш класичного паперового документообiгу в закладах виникають наступш проблеми:
- високий рiвень невиробничих витрат робочого часу на обробку документацiйних процеав;
- значнi витрати трудового ресурсу на обслуговування документацiйних операцiй;
- високий рiвень матерiальних витрат на документацшне забезпечення;
- накопичення докуменпв, призначення та джерело виникнення яких невiдоме;
- неминуча втрата докуменпв та шформацп;
- дублювання документацшних та iнформацiйних процес1в;
- ввдсутшсть можливосп вiдновлення юторп роботи з документами тощо [5, с. 84-92].
Таких проблем можна було б назвати ще багато. Нам видаеться, що !х розгляд
достатньою м!рою охоплюе масштаби перетворень, як потр!бно буде провести в освггнш системi Укра!ни для реально! iнтеграцi! нашо! держави в европейською спшьнотою. При цьому звертаемо увагу на те, що виршення багатьох питань перебувае не тшьки в сферах економiчнiй та законодавчiй, а й передуем у менталiтетi людей, яш, з одного боку, керуються уявленням радянсько! епохи, а з шшого - повинш координувати назрiлi сучаснi реформи. Тим не менше, багато внутршшх проблем можливо виршити самостiйно на р!вш ефективного управлiння органiзацiею навчального процесу у вуз!.
Багато програм ниш устшно функцiонуе в ВНЗ, як дозволяють в автоматизованому режимi формувати детальне навчальне навантаження, робоч^ навчальнi плани i розклад занять та ш. Серед ввдомих автоматизованих систем роботи з документами ввдзначимо популярш БОСС - Референт, Docs Vision, DocFlow тощо. 1снуюч! системи, звюно, не е унiверсальними i !х використання у конкретних галузях потребуе значного програмного доопрацювання та адаптаци до реальностi поставлених завдань. Проте аналiз !хшх можливостей дае змогу визначити параметри характеристики процеив автоматизованого ведения документообiгу та шдив!дуальну концепцiю розробки в конкретному вуз!.
Система електронного документообiгу (СЕД) дозволить:
• ращонально оптимiзувати i використовувати вс види ресурсiв;
• тдвищити ефектившсть управлшня документацшними та шформацшними процессами;
• удосконалити мехашзм ощнювання студенпв та тдвищити р!вень знань пращвнишв вузу щодо ведення документацп;
• здшснити централ!зоване збершання велико! кшькосп р!зномаштних докуменпв;
• захистити документа ввд несанкцюнованого доступу;
• опташзувати шформацшш потоки;
• тдвищити оргашзацшну та виконавчу дисципл!ну;
• систематизувати дшоведення та документообш, отже, удосконалити систему обл!ку та контролю вс!е! документацп з навчального процессу [3, с. 45; 4, с. 22-26].
Розумшня вказаних факпв дае змогу переглянути модель менеджменту оргашзацп навчального процесу у вуз! шляхом удосконалення через автоматизащю вс!х процеив. У зв'язку з цим пропонуемо концепщю удосконалення оргашзацп навчального процесу щодо розробки автоматизовано! системи документооб!гу у ВНЗ, яка складаеться з таких еташв:
• анал!з документацшних i шформацшних процеив в систем! менеджменту оргашзацп навчального процесу;
• систематизащя документацшних i шформацшних процеив;
• розрахунок та анал!з економ!чного ефекту використання ресурсного фонду ВНЗ при класичнш систем! дшоведення;
• анал!з об'ективносп яюсних показнишв усшшносп студенпв;
• визначення життевого циклу вс!х докуменпв;
• визначення маштабносп апарату документацшного забеспечення;
• чiткiший територiальний розподш документацiйних i iнформацiйних операцiй;
• аналiз однотиповостi маршруту i складу техшчних операцiй для масових категорш докуменпв;
• визначення оптимально! карти маршруту щодо перемiщення документацiйних та шформацшних потоков;
• регулювання мехашзму оборотного зв'язку мiж учасниками навчального процесу.
• декомпозитивний доступ до документацп з можливiстю ранжування вих документацiйних та iнформацiйних операцiй;
• прагнення до одноразового виконання документацшних операцiй;
• постiйний поточний контроль якосп обробки документацi!;
• оцшка управлiнсько!, виконавчо! i контролюючо! функцп в системi дiловедення та оргашзацп навчального процесу.
Якщо розглянути бшьш детально змiст пункпв ISO 9001:2009, то передбачаеться, що за умови вдосконалення менеджменту якостi шляхом залучення стандарту можливо забезпечити ефективне функцюнування основних навчальних процесш, як1 наведент в таблицi 1 [1, с. 2-13].
Таблиця 1
Особливосmi удосконалення системи менеджменту оргашзацп навчального процесу у ВНЗ вiдповiдно до мiжнародного стандарту ISO 9001:2009
№ п/п Пункт стандарту Змют стандарту Заходи удосконалення системи органiзацi! навчального процесу у ВНЗ
1. 2. 3. 4.
1. 4. Система управлшня яшстю. Оргашзащя повинна задокументувати, впровадити i шдтримувати систему управ-лiння як1стю i постiйно покращувати !! резу льтатив нiсть. 1. Розробка документовано! процедури органiзацi! навчального процесу (системи стандартш). 2. Формування критерi!в i шкали оцiнювання навчальних процеив. 3. Контроль, аналiз, ощнка системи оргашзацп навчального процесу.
2. 4.2. Вимоги до документацп. Документацiя системи управлiння яшстю повинна мютити: • документально оформлю-ну полiтику i цiлi в сферi якостi; • керiвництво з якостц • документи, необхiднi для забезпечення планування, функцiонування i контролю процеив тощо. 1. Удосконалення оформлення задокументовано! полиики. 2. Удосконалення оргашзаци i виконання «задокументовано! методики». 3. Опташзащя ресурсiв на обслуговування системи органiзацi!' навчального процесу. 4. Контроль за ввдповвдшстю докуменлв по навчальному процесi з залученням протоколiв тощо.
3. 4.2.2. Настанова з якосп. Органiзацiя повинна розробити й актуалiзувати керiвництво з якосп. 1. Удосконалення стратепчного плану щодо оргашзаци навчального процесу. 2. Детальний опис змiсту основних процесiв навчального процесу зпдно з процесним тдходу на всiх рiвнях структурних шдроздшш ВНЗ. 3. Систематизацiя та шформатизащя всiх навчальних процесiв в хронолопчнш послiдовностi. 4.Формування обов'язк1в i
Продовження таблиц 1
4
повноважень уих сшвробинишв, причетних до системи управлшия як1стю навчального процесу.
5. Оргашзащя забезпечення ресурсним фондом ефективного функщонувания системи управлiння навчального процесу.
6. Контроль за реалiзацieю ефективного функцiонування системи навчального процесу.
4.
4.2.4.
Управлшня протоколами.
Треба розробляти й
актуалiзувати протоколи для представления доказiв
ввдповвдносп вимогам i результативносп системи
управлiния як1стю.
1. Розробка задокументовано! методики управлiння протоколами, в якш встановлено правила !х щентифшащя, зберiгаиня, захист, доступ та термш зберiгання та вилучення документа щодо управлiння якосп оргашзащ! навчального процесу.
2. Використання автоматизованих систем управлiння даними.
3. Перевiрки органами освiти, опитувания студенпв, роботодавцiв, рейтинг викладачiв, факультетiв i роботодавцiв, рейтинги викладачiв факультетiв, кафедр, даш про ввдв^вания занять тощо.
4. Удосконаления процедури ведения протоколiв._
5.
5. Обов'язки керiвництва.
Найвище керiвництвоповинно представити докази виконания сво!х обов'язк1в щодо розробки i впровадження системи управлiния як1стю i постшно удосконалювати 11_
1. Оргашзащя роботи ВНЗ на основi стратепчного планувания.
2. Органiзацiя оперативно! роботи на основi дворiчних планiв.
3. Створення координацiйно! комiсi! з якосп.
резу льтатив нiсть.
4. Систематизований розгляд питань стану i полiпшения системи менеджменту органiзацi! навчального процесу на вченш рад ВНЗ, деканатах, заседаниях кафедр.
5. Автоматизоване шформу-вання про яюсть п1дготовки студента, ввдгуки споживач^в щодо ступеня !х задоволення, пропозицц персоналу та ш.
6.
5.2.
Орieнтацiя на замовника.
Для шдвищения задоволення потреб замовнишв найвище керiвництво повинно
забезпечити визначения i виконання !х вимог.
1. Оргатзаця заходв «круглих столов», «дтв вщчинених дверей», «ярмарюв професш», конференцiй тощо.
2. Систематизований мон1торинг потреб ! очiкувань вс1х замовнишв ВНЗ (у форм! електронного анкетувания, опитувания за участю студентiв, випускиишв, роботодавщв, органiв контролю тощо).
1
2
3
Продовження таблиц 1
1 2 3 4
7. 5.6. Анал1з з боку кер1вництва Найвище керiвництво повинно iз заплано-ваною перiодичнiстю аналiзувати дшчу в органiзацi! систему управлiння якосп для забезпечення !! постiйно! ввдповвдносп. 1. Автоматизований аналв функцюну-вання системи органзавд навчального процесу. 2. Оформлення звтв вщповьдального за систему оргашзаци навчального процесу: результати внутршшх i зовшшшх скарг ayдитiв; результати бенчмаркин-гу; результати коригу-вальних дiй; звiти aнaлiзy ринку; зви про р1вень задоволення замовнишв тощо.
8. 6. Управлшня ресурсами. 6.1. Забезпечення ресурсами. Органiзацiя повинна визначити i забезпечити наявшсть ресурсiв, необхiдних для впровадження i актуалiзацi! системи управлiння яшстю i постшно вдосконалювати 1! результатившсть. 1. Анaлiз ресурсного забезпечення системи управлшня оргашзацп навчального процесу. 2. Автоматизоване удосконалення компетентносп професорсько-викладацького складу, допомiжного персоналу, керiвного складу ВНЗ (анкетування,опитування, звiти замовниками i керiвництвом ВНЗ). 3. Опташзащя ресyрсiв шляхом автоматизованих систем. 4. Удосконалення плану опташзацп i контролю з використання ресyрсiв в системi навчального процесу.
9. 8.3. Управлшня неввдповвдною продукщею. Органiзацiя повинна забезпечити iдентифiкацiю продукци, яка не вiдповiдаe встановленим вимогам i керування нею з метою усунення !! непередбачуваного використання або поставки. 1. Автоматизований aнaлiз невщ-повадно! продукци (невiдповiднiсть знань, ум1нь, навичок студентв встановленим вимогам, невiдповiд-нiсть нормативно! документацп з навчального процесу, невщповщшсть персоналу ВНЗ вимогам навчальних програм, невiдповiднiсть мaтерiaльноï бази вимогам навчальним планам тощо). 2. Встановлення дiй стосовно повод-ження з невiдповiдною продyкцieю (положення про оргашзащю навчального процесу у ВНЗ, квaлiфiкaцiйнi вимоги до персоналу, шструкци тощо). 3. Систематизований контроль за невiдповiдною продyкцieю. 4. Коригувальш дiï i постiйне удосконалення продукци.
10. 8.5. Полшшення Органiзацiя повинна постiйно удосконалювати результатив-нiсть системи управлiння якосп, впроваджуючи полiтику, визначаючи цiлi в сферi якосл, використовуючи результати аудипв, аналiз даних, проводячи корегуючи дi! i попереджувальш дi!, а також аналiз з боку керiвництва. Оргашзащя i здшснення внyтрiшнiх та зовшшшх аудипв перевiрки якостi оргашзацп системи менеджменту навчального процесу компетентними фaхiвцями.
Продовження таблиц 1.
1. 2. 3. 4.
11. 8.5.2. Коригувальш ДО. Оргатзащя повинна виконувати до для усунення причин нев1дповвдност1 з метою припинення !х повторення. 1. Розробка заход1в щодо усунення нев1дповвдност1 продукцп (удосконалення: робочих плашв, графтв навчання, критерпв ощнки, плану тдвищення квал1ф1кац11 викладацького складу, плану документацшного забезпечення тощо).
На нашу думку, не можна стверджувати, що запропонована концепщя не мае недолтв i буде одразу ефективною, оск1льки потр1бно пройти ще не один техшчний етап безпосередньо! розробки ще! програми i випробування !! протягом одного навчального року (осшльки основна частина навчальних процес1в здшснюеться за такий термш).
Разом з тим е переконання в тому, що запропонована концепщя з розробки автоматизовано! системи менеджменту навчального процесу е першим кроком в напрямку безпосередньо розробки програми i надал1 дозволить виконати наступш завдання:
• тдвищити якють тдготовки докуменпв;
• прискорити обмш шформащею м1ж учасниками навчального процесу;
• повшстю забезпечити виконання роздшв стандарту ISO 9001:2009 щодо управлшня документами та записами, управлшня протоколами, управлшню не в1дпов1дною продукщею, анал1зу з1 сторони кер1вництва, управлшня ресурсами, задоволення замовника тощо;
• тдтримати виконання регламенпв сшвроб1тниками в рамках етатв навчального процесу;
• забезпечити засоби для контролю з боку кершництва за функцюнуванням вс1е! системи управлшня яшстю в академп;
• ввдмовитися ввд зайво! внутршньо! документаци i цим опташзувати !! кшьшсть i виключити дублювання шформацшних процес1в тощо [3, с. 10-18].
Загалом розробка под1бно! програми ввдображае наявний структурний зсув, перехвд на вищий стушнь абстрактного ввдображення: документ, що був рашше винятково прерогативою людини, тепер втрачае суб'ектив1зм, стае безособовим, в деякш м1р1 таким, що не залежить ввд вол1 i сввдомосп суб'екпв. Документ перестае сприйматися людиною, вш повинен ввдповвдати жорстким детермшованим стандартам машинного штерфейсу i в жодному раз1 не порушувати стандарпв вищо! осв1ти. А ч1тке розумшня i виконання персоналом ВНЗ вимог стандарту дасть змогу створити ефективну систему управлшня, що забезпечить високу яшсть тдготовки студенпв i тдвищить р1вень задоволення ус1х защкавлених сторш.
Л1ТЕРАТУРА
1. ДСТУ ISO 9001:2009. Система управлшня яюстю. Основш положення та словник. (ISO 9000:2000): ДСТУ ISO 9000:2001. - К.: Держстандарт Укра!ни, 2001. - 33 с.
2. Вгткш Л. М. Мюце Укра!ни у свгговш та европейськш якоста. / Л. М. Ытюн // Стандартизацш, сертифкащя, яюсть. - 2002. - № 3 (18). - С. 43-49.
3. Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л. М. Гайдукова // Секретарское дело. - 2006. - № 10. - С. 17-22.
4. Гарр П. Что требует бизнес и что дает вуз / П. Гарр, З. Кеменейд // Стандарты и качество. - 2001. -№ 10. - С. 74-77.
5. Комова М. В. Дшоводство: навчальний поибник / М. В. Комова/ - Льв1в: Тр1ада плюс, 2006. - 22 с.
6. Красавин А. С. Секретарь и документооборот / А. С. Красавин // Справочник секретаря и офис -менеджера. - 2003. - № 4. - С. 8-13.
