CC BY
44
Бухгалтер и компьютер
УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО ФОНДОВОЙ КАССЕ В ПРОГРАММЕ «БУХГАЛТЕРИЯ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ
ОРГАНИЗАЦИЙ»
К.В. СЕРГЕЕВА,
руководитель отдела разработки программ бюджетного учета
Фирма «1С»
Очень часто задают вопрос, как в программе о Бухгалтерия для бюджетных организации» организовать аналитику в фондовой кассе отдельно по деньгам и по бланкам, например, в фондовой кассе хранятся бланки трудовых книжек, талоны на бензин, путевки и т.д. Причем хотят видеть учет по бланкам в количественном выражении. Можно ли решить данную проблему?
В типовой конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных организаций» учет операций по фондовой кассе реализован в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н).
В соответствии с п. 116 данной Инструкции учет денежных документов (оплаченных талонов на бензин и масла, питание, билеты и т.п.) ведется на счете 132 «Денежные документы». Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются кас-совыми ордерами, на которых ставится штамп
«Фондовый». Аналитический учет денежных документов ведется по их видам на карточке ф. 292. Учет бланков строгой отчетности ведется в книге по учету бланков строгой отчетности ф. 448. Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам.
Организация аналитического и количественного учета денежных документов
В «Бухгалтерии для бюджетных организаций» счет 132 «Денежные документы» введен в план счетов как счет-группа с субсчетами по источникам финансирования. Аналитический учет ведется в разрезе соответствующих денежных документов (субконто! вида «Денежные документы»).
При необходимости по счету 132 можно установить ведение количественного учета. Для этого следует у каждого субсчета счета 132 проставить «+» в графе «Количество» (рис. 1). Изменение настройки субсчетов следует проводить непосредственно в
Рнс. I. Настройка количественного учета
1 ^ План счетов ИМИ 1—Ш1| II |||| ||
¿з аз ^ » к- Ь V
КОЛ 1 Наименование ГВап. ¡Коя. I Заб. Акт. №М0 (Ист.... |Счбконто1
7 1302 Аккредитивы ГШ А ГШ Денежн док.
т 1303 Аккредитивы ЦС и БП А ЦСиБП Денежн док
Щ 131 Лммипфомжые чековые КНИЖКИ А А Денежн док.
т 131.1 1 Лимит^»ва>*«>*е чгкееые книжки 5ЮД А 4 Л Бюджет Денежн док.
т 131 2 ] Л мммпфоеанные чог.оеые книжки П Д А 4/2 ПД Денежн дог.
X 131.3 Лимитированные чековые книжки ЦС и А 4/3 ЦСиБП Денежн док.
132 Денежные документы А Денежн. док.
1 1321 Денежн»« документы БЮДЖЕ Т ♦ А Бюджет Денежн док.
1322 I Денежные документы П Д • А ПД Денежн док
1323 ¡Дене*>в>« документы 11С и БП • А НС и БП Денежн док
щ 133 [Средстве в гуш А
¿1 1 —Л л!
с««,,»»»™
Печать 1 Отчет 1 Субноиго | Закрыть
Денежные документы
Аккредитивы !,*. 1 Бланки трудовых кжжек 1*1 Лимитированные чековые книжк £] Путевки СЗ Талоны на масла СЗ Т алоны на бензин (.*~1 Талоны на питание
Закрыть |
Рис. 2. Веление списка денежных документов
режиме работы «Предприятие» (не в конфигураторе).
Для ведения списка видов денежных документов предназначен справочник «Денежные документы», который входит в группу «Денежные средства» («Справочники» - «Денежные средства» - «Денежные документы»).
Справочник используется для ведения аналитического учета по тем счетам, по которым установлено ведение аналитического учета в разрезе видов денежных документов (130, 131, 132).
В справочник заносятся такие виды денежных документов, как аккредитивы, талоны на бензин и масла, талоны на питание, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, бланки трудовых книжек и т.п.
В типовой конфигурации справочник реализован двухуровневым. На первом уровне денежные документы объединены в группы по видам. На втором уровне следует вводить конкретные документы или партии документов одного вида.
Втиповой конфигурации справочник поставляется заполненным — в виде групп в него введены наиболее часто используемые виды денежных документов (рис. 2).
Разумеется, пользователь может дополнять справочник - вводить новые группы (виды денежных документов) и элементы (конкретные документы или партии по определенной стоимости, номерам, сериям), удалять неиспользуемые группы.
Ввод нового элемента производится в окне «Денежные документы»: надо подтвердить предлагаемый программой код нового элемента, ввести наименование вида. Кроме того, дополнительно можно указать цену, серию и номер.
Вводить новый и редактировать элемент можно в списке или в диалоге. Для редактирования в диалоге следует выбрать пункт «Редактировать в диалоге» в меню «Действия» главного меню программы.
В реквизите «Цена» указывается стоимость учетной единицы (бланка или книжки).
В реквизитах «Серия» и «Номер» можно указывать конкретные значения или диапазон - с такого-то по такой-то номер (серию) - в зависимости от учетной единицы и порядка учета, принятого в учреждении (рис. 3).
| м1 Денежные документы НЙИ1
&Ш'знч«?«а5? 1 ш & V |
Щ
Ч
53
60000
оооооз
000010
000007
000002 000005
000006
000001
000012
«и
Наименование
Тапоны на бензин
Талоны АИ-80 по 20 л
Талоны АИ -80 по 5 л
ТалоныАИ-92по10 л
Талоны АИ-92 по 20 л
ТалоныАИ92по5 л
Талоны АИ-95 по 10 л
Талоны АИ-95 по 20 л
Талоны АИ-95 по 5 л
Т алоны Д/Т по 5 л
21
Серия- Б43/446635 номер с 456 по 556
Денежные документы:Талоны на бензин Талоны . . Н063
а
(000008 Цена Серия.
Номер: •
|Талоны АИ-92 по 5 л | 49 50 [В]
|Б43/446635
|с 456 по 558 Закрыть |
Рис. 3. Ввод информации о денежном документе
Оформление и регистрация движения денежных документов
В «Бухгалтерии для бюджетных организаций» работа с денежными документами ведется в журнале «Фондовая касса» (рис. 4).
Поступление и расход денежных документов оформляются и регистрируются документами «Приходный кассовый ордер (фондовый)» и «Расходный кассовый ордер (фондовый)».
Нумерация этих документов независима от нумерации документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», применяемых для регистрации наличных денежных средств.
Порядок заполнения реквизитов документов по операциям с денежными документами аналогичен заполнению кассовых ордеров по операциям с наличными денежными средствами. Указываются основной и корреспондирующий счета, данные о лице, которому выдаются или от которого получены денежные документы, сумма, основание, перечисляются прилагаемые документы.
1Й Касс* (♦о.щиьоя) (01.01.2003-31.12.2004|
я <« £ fetife $ м Л ш % w а №
QS13
1Д*™ ПДокчмект iHo... Расход Корр. счет Gr кого полечено м ли кому в +1
10.022003 Прих-ора (Фопаовый) $ 15 33240 I 160.1 КолмквлкннАА
ш 10 02.2003 При*, ора (Фондовый £ 78160 j 1601 КолькалкинАА
Щ л. 10.022003 Прмсора (Фомаоеый) | 17 _1,465.501 1 160.1 КдльиалкинАА
1002.2003 Пр«« ОрД (ФОНДОВЫЙ) у 879 30] 1S01 Коль«алкинАА
а 1002.2003 Pöc*. оад (Фо*шопый) | 29 24.403 14 160.1 Мандрмко Наталья Аиатсльае»«»
Л 10 02.2003 Расх.ора.(Фоиао*ый) 1 30 4.61062 1601 Манармко Наталья Анатопьвенз
Л 3 10022003 Pacxopa(<K»i(io8bä) f 22.945.46 160.1 Мамйршо Наталья Аьатоп&ее^э
10 022003 Расх.ора(4о«аовь»*| S 32 5.423 23 ieai Манарм».о Наталья Анятоль«ма
ш 10012003 Раск.ора |фоловьви) 1 4.185 47 1SÜ1 Манармко Наталья Анатольевна jrJ
Коммытармй Закрыть
Отчеты
Проводки
Рис. 4. Журнал «»Фондовая касса»
В качестве основного счета выбирается субсчет счета 132 (в зависимости от источника финансирования). Если по выбранному субсчету счета 132 установлено ведение количественного учета, то помимо суммы надо указать и количество денежных документов.
Следует отметить, что по каждому виду денежных документов нужно оформлять отдельный ордер. Поэтому в шапке документа выбирают вид денежного документа (рис. 5).
В качестве корреспондирующего счета в зависимости от оформляемой операции указываются соответствующие субсчета счетов:
091,101,110,111,115,178-при приобретении денежных документов:
Приходный кассовый ордер (Фоиаиоый) • 15
¡г а * в? . а ^
ма
Заголовок I Tai ли» | Приходный кассовый ордер №
от |l0.022003 Ы ФОНДОВЫЙ
I аннулирован
основной |132.1
В на денежного i-—--
tywewra (Талоны АИ-92 по 10 л
ПодразЙ^помив.
Q Коррх>>[1601 Q ФКР |СИ 04/515/075ДЙ2 У елевое [ ГП
МЫМ1АМ11Й ' ' *
осн.
Щ ^МИелемне[г
ара*
Щ
Принято от |Самохин Алексанар Алексеевич
13
Основание. | Талоны АИ-92 по 10 л 4 ил Приложение |
Cyr.w^a: , Количество
392 40 [DJ 400 [g]
Итого по ордеру 392.4
Комментарий: ___Печать
0К
Закрыть
Рис. 5. Ввод информации о денежных документах в ПКО
Q Приходный кассовый ордер (фондовый) • 15
Щ : с, а Чс & % f, у\ а Ъ?
Заголовок Таблица Приходный кассовый ордер М*
¥ ОТ |10.02 2003 [п] ФОНДОВЫЙ Счет основной j 132.1 [777] Корр.счет |1в01 [I] фкр 10104/515/075/092 Q
Кол-во»4
Разница »0 Разница »0
Ы ¡ЭКР Субконто! кор.счета Субконто2 кор. счета СубконтоЗ кор.счета Количество Сумма *|
110340 Самокин Александр Алексеев 0104/515/075/092 4.00 332.40
Комментарий: |
Печать I 0К
Закрыть
Расшифровка Очистить
Рис. 6. Ввод информации о денежных документах в ПКО
160 - при выдаче в подотчет денежных документов;
160 - при возврате неиспользованных денежных документов подотчетными лицами;
120 - при реализация бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, путевок и т.п.
В табличной части документов указываются стоимость и количество поступивших (выбывших) талонов (рис. 6). Количество денежных документов указывается, если по счету 132 (по субсчету счета 132) установлено ведение количественного учета.
Заполненный правильно документ можно распечатать (рис. 7).
Если по счету 132 установлено ведение количественного учета, то
I ФОНДОВЫЙ I
Умиф»и».1рова»»м»й форма Н» КО-1 У» »ер* дека поемно» л«ние* Госюмстэгл Росс их 01 18.08 88 г. N188
НИИ "ВодоприОор*
Форме по ОКУД поОКПО
ОРПИИ13МКЛ
Коды
0310001
02250385
струиурмо* подаэтдввечм*
приходный кассовый ордер
Но«нр омутмта Дат« соси» л синя
15 10.02.2003
Примято от Основание
С«шохии Александр Аяексеевич
Талоны АИ-42 по 10 п, в колич. 4
Сумма Трисм девяносю два рувпд 40 кппенк
0 том члепе
Приложение'
Крсли. Суши, руб (0Л •Сол чм«»<хо м»М>-«1ММ
юл туриоге пол-р»л«я«мкя (срреспои-«ируюцми е<м 1 субсч«! (ОД зизттусжо п> учен
132.1 5 160.1 0000000025. 0104/515С75 /092 392-40
НИИ "Водоприбор*
оргаюоацрл
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру N5 15 от 10 Февраля 2003 г.
Г^эинято от Самохин Александр Алексеевич
Основ ение. Талоны АИ-92 по 10 л. в колич. 4
Сумма •392руб 4 Окоп
Триста дев яносто два рубля 40 колее«
В том числе
10 Февраля 2003 г.
МП (II темпа)
Главный бухгалтер
Рнс. 7. Печатная форма фондового ПКО
Рис. 8. Проводки к фондовому ПКО
МНЯ Ъо^приШ'
Проводки по документу Прих.орд.(фондовый) N9 15 от 10 Февраля 2003 г. I Юф15®С<змохин Александр Алексеевич
№ п>л Номер МО Дебет Кредит Валила Кол оо | Вал. сумма] Сумма
Сче1 Субконю Сче> Субконто КУРС Содержание проводки
1 0Л 132.1 Талоны АИ-92 по Юл 160.1 Самохин Александр Алексеевич 400 392 40
0104/515/075ДЙ2 ПОф15; Талоны АИ-92по Юл. в Ч0ЛЦЧ 4
при проведении документов по фондовой кассе в проводках будет отражаться движение денежных документов как в суммовом, так и в количественном выражении (рис. 8).
Составление регистров учета
Зарегистрированные в программе фондовые ордера будут отражаться в журнале регистрации при-
ходных и расходных кассовых документов (отчет «Журнал регистрации кассовых ордеров», в настройке параметров вывода отчета которого переключатель установлен в положение «Фондовый», рис. 9).
Движение денежных документов будет отражаться в карточке ф. 292 «Карточка учета средств и расчетов» (отчет «Форма 292» из группы отчетов «Многографные карточки», (рис. 10), а также в книге по учету бланков строгой отчетности ф. 448 (од-
Рис. 9. Журнал регистрации кассовых ордеров «фондовый»
3 Журнал регистрации кассовых ордеров за Февраль 2003 г. * (¿1 . ).'. ИВЕ
Обмовжь Нас 1ройка I
фоцдРРЫе орд«?»
Приходный докумеш (>«ма, руб. КОП. Примечание Расходный документ Сумма, руо. кпл. Примечание
да1а номер да!а номер
1 2 3 4 5 6 7 8
10.02.2003 15 392-40 Самохин Александр Алексеевич. Тапомн АИ-92 по 10 л. • юлич 4 10.022003 30 4.61062 Мандрино Наталье Анатогъевна Выдапо под отчет Тало№1 АИ-92по10 л. в колич. 48 —
10 02.2003 16 781-60 Свмохин Александр Алексеевич: Талоны АИ-95по20п4 вт 10.022003 22.945-46 Мандржо Наталья Анатольевна Выдано под отчет: Талоны АИ-95 по 20
1 л. в колич 104
10022003 17 1.465-50 Самохин Александр Алексеевич: Талоны АИ-95 по 10 л 15 шт 10.02 2003 32 5.423-23 Мяндрико Наталья Анатольевна Выдано под отчет Талоны АИ-95 по 10 л. в колич. 52
1002-2603 18 879-30 Самохин Александр Алексеевич: Таланы АИ-95 по 5 л 18 вт 10.022003 33 4.185-47 Мандрико Натв1ья Анатольевна Выдано под отчет Талоны АИ-95 по 5
л. в колич. 80 ч
«I I
3 Карючко цчсга средств и расчвгоь (Форма 292) |Февраль 2003 г.) " №ПЕЗ
Уивривчл лршххм М*4И01арс*»э фмиамоо» Рооомисяои 0«дсраци»" о! 30.12 30 Ю 107м 1
КАРТОЧКА № Коды _1
учета средстп и расчетов Форме 292 поОКУД 0504604
за Февраль 2003 г. Дате 0110312003
1центрагооованная бухгалтерия) Государстве*»«» учреждение "Ведомственная охрана М»*1истерствв финансов Российской Федерац>»Г ПООКГЮ 02250385
1 Единица измерения руб лоОКЕИ 383
Наименование счете. субсчета Денежные документы (Денежные документы БЮДЖЕТ) Номер 13£1
1 : Дснежн. док.:Талоны но бензин
Дата Номеомю Содержание слеродо« Корр счет Дебет Кредит -л-
Остаток
Дебет Кредит
1 2 3 4 5 6 7 в
Остаток не 0102 03 26.3,77205
I Кол-во 1845.000
0302.2003 ил 1>мх орд (фондовый) 0 П/ОфЭ Внесен ос тате* подот^тньш средств Талоны А Талоны АИ-95 по 10 л Мандоико Нвта/ьа Анатольевна 0104615Ю75Л92 Кол-во 160.1 4,982 70 51 000 268,754 75 1896 000
0302.2003 в,1 Прих орд (Фондовый) 10 ГЮф10 Внесен остаток подотчетных средств Талогы Талоны АИ-95 по 5 л Мандрино Натальи Анатольевна 0104615/075Л92 Кол-во 160.1 2,833 30 271 ^88 05
58 000 1954 000
0302 2003 1/1 Прих орд (фондовый) 11 ПЮФ11 Внесен остаток 1801 98100 272,56905
«I I >1 .:
Рис. 10. Отчет «Форма 292»
ссршмас 1
НаямвгО! —# формы строгой ртчатхости Тапо^маСдкз^/Тапсхы ЛИ 95гю5п__Кодфяэдм | МВООИОШВ1 ""I
Дета ОТ ЮЛ> ПОЙ\-*СИО ИЛ1 «ому отпуадно Основ»«« (иаммечо|-»««те документа. иолер м дата) ГЪойД Расход Оствто*
чмспа МОСА1 год «оп*. •■«ест во С«** й номер блата {•»ладиаа) сушм «01М- чество сесмя и номер блажа <в*л*дыва) сумма. Р'.Л «С.И»-4СТЮ сумма
1 2 э * 5 6 * е в »0 11 12 13
3 2 2003 Мшцдоэ Натмья Анвт<и%в»мв Г\«лс ард 1фо»-до»им,110 (03022003? 58 2ЯПЗО 58 24.033,30
3 2 2003 Самохмм Алвсш-др Р«* орд4фон»о»мй) 24 (03 02.2003) 3.04352 20,3397а
ю 2 2003 С«мо*мп Александр Алексеевич ГЪмизрд.) фондовый) 18 {1002ДХ01 10 870 30 2' .869.00
10 2 2003 М*1Д|>«о »Иная»« АНЯТСКМ*»!* Рее * ярд ХфанДо» ым) 33 оаоглюэ) 60 4.186 47 17,683 61
14 2 2003 Мвидраю натагья Ал«ГСГ» Расх ерд ХФоцовыи) 38 (14 О? 200) 50 2/И5.92 15.067 65
20 2 2003 М»«цяаи> Нетал»,« Рве* ордХФ"«о»овй1 (20 022003) 64 3.34« 38 П.719-Л
27 2 2003 Мамдр*о Нвта*»« ЖивТО«Ы>»Мв Расд ордДФон»о»ьЛ) 47 (27 02 2003) 200 10.480 67 1.25554
Зв 2 7003 Не •К'*-« Алатольвама Пэкд орд (фондов*«) 23 (2802-20СЗ) 44 2,376 00 3.631 Ы
Рис. 11. Отчет «Форма 448»
ноименный отчет из группы отчетов «Отчеты по кассе», рис. 11).
В настройке параметров формирования указанных отчетов следует указать счет 132 или конкретный субсчет счета 132.
Отчеты можно формировать как по всем видам денежных документов, так и по конкретному документу в последнем случае следует указать конкретный виддокумента.
На наш взгляд, достаточно компактным и в то же время очень наглядным является отчет «Форма 283» из группы отчетов «Многографные карточки». Однако следует отметить, что в нем предусмотрен
вывод только суммовых данных (без указания количества, рис. 12).
В отчете приводятся отдельно операции по приходу, отдельно по расходу, с подведением итогов по дебету и кредиту, а также остатки на начало и конец выбранного периода. Его можно формировать с различной детализацией - по датам, операциям, проводкам.
Разумеется, по счету 132, по субконто «Денежные документы» можно формировать любые стандартные отчеты (Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета, Анализ субконто и т.п.).
Таким образом, в программе «Бухгалтерия для
3 Форме 283 Дет:*И доя. | Февраль 2003 г .| *
Учэетдо»« (це»«трцпооеа»*«вй Оухпцттериа) НИИ *Водо«т»^ор*
Струатурмои тддолггмч«* _
Мммемы амие с.>бо.ега
многографная карточка
эа Февраль 2СЮЗ г.
? А'»»«д измарает
Дйн**мы0 документы 6ЮА _
Форш» 201 по ОКУД
_ поОКПО
_ поКСЯ
_ Номер
НСМЯр 1ЯЦТПЧ1. -
по ОКЕ И
КС'АЫ
01 ЮЗ 1300:
±5±
юмге гии Мемсои№ъ»*« орд 611 Солержэ»«« Д<л«т субсчете 13? 1
Аато помер Талоны АИ-80 по 10 я Тепомм АИ40 по 20 л Талон*« А И-92 по Юл Таго«« АИ.В2 по 20 л Талоны АИ-95 по 10 л Так»«* АИ-95 по 30 я Тяпогш А И-95 поб я Талоны Д/Т г 20 п
1 2 Э 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Остом по добегу счеи 132.1 на 01.0?.?901 г. Э237-00 19200-00 121022-09 26736-95 71636-74 21200-00 736-
2 03 02 2003 ал ПА>{г9 ЕУ^се" ос та го« подоп«егмш средсг* Тале»*. А 4882-70
3 СО 02 2003 8 л ПОс-10 8»«есен ос гатои подотчетных средета Тцлоиа* 2КО-ЭО
4 03022003 8Л П/ОфП ЕИесемостетом поАОгиетнмх средст! Тело« 381-00
в 03 02.2003 8Л ПЮСЧ 2 В«хо1 ос тете* подотчет»«« среде!» Тало** 340*00
6 03 022003 ал П/0Ф13 Внесен остаток подотчетны* гредст« Талоны 57Ю-00
1 10 02 2003 8Л ГТОф14 . Телоиы АИ-82 по 20 л 4 ■ т 784-80 -
8 10 02 2003 8Л ГКМИб Талоны АИ-92 по 10 я. • •опт 4 Э0>40
9 10022003 ел Г1ЮФ16 Талоны АИ-96 по 20 л 4 я» 781«60
10 1002300Э ел ГЮф17 Талоны АИ-95по10я15 ет 1485«50
Рис. 12. Отчет «Форма 283»
бюджетных организаций» предусмотрено ведение учета движения денежных документов как в суммовом, так и в количественном выражении с составлением всех необходимых первичных документов и регистров учета.
Подробнее об оформлении расчетов по фондовой кассе, например о порядке учета талонов на ГСМ, можно прочитать в книге «Бухгалтерия для бюджетных организаций в вопросах и ответах», М.: ООО «1С-Паблишинг».
ИНСТИТУТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ И ПОДГОТОВКИ ФИНАНСОВЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ
Всероссийская конференция
25-29«
мая
Москва,
ГК «Даниловская»
НОВОЕ
в валютном и таможенном
т
законодательстве в 2004 году
Роте граним и получение доно.шшедыиж информации: (095) 681 8622, 775 2225 iic-hi.hI. шГо^фГь.ги
I ниш а»« .V. 21Ш »2 ■ С ершфнкл! НН1..У «шикМ»« I
