CC BY
29
Вестник «öp.fiey»-kst
Н.П. Соболенке,
кандидат педагогических наук, профессор кафедры документоведения и издательского дела ЧГАКИ, заслуженный работник Высшей
школы РФ, заслуженный работник культуры Республики Башкортостан.
в; s
m
о
Рч
w О
i—
О §
ш tS
Рч
о
ш t-
Д. Т. Дюсибаева,
начальник отдела библиотечной работы филилалаАО «НЦПК «врлеу» ИПК ПР по Костанайской области, магистр библиотечно-информационных ресурсов, аспирант кафедры документоведения и издательского дела Челябинской государственного академии культуры и искусств
УЧЕТ ДОКУМЕНТНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕКИ: ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ
Ацдатпа
Клтапхана корындагы турл1 электронды ба-сылымдарды: олардьщ жчктелуш, тольщтырылуын, есепке алу ерекшелтн, сондай-ак; пайдаланудьщ тшмдипгш багалау карастырылады: öcipece бипм беру саласы бойынша кашьщтан пайдалануга бола-тын электронды ресурстарга ерекше назар аударыла-ды.
Аннотация
В статье рассматриваются вопросы технологии учета всего разнообразия документов, поступающих в фонд библиотеки (печатных, аудиовизуальных, электронных и др.).
Annotation
Questions of technology recording different documents that entered the library found (printed, audiovisual, electronical and other issues).
Негиг'1 свздер: электронды басылымдар, óí.iím беру саласындагы электронды ресурстар, Kimanxa-на цоры, цорды тольщтыру, цордыц eceóiH журггзу, ютапханалыц цызмет кврсету, контент, пайдаланудьщ imiiMOi.miii багалау, статистика.
Ключевые слова: библиотечныьi фонд, учет документов, сохранность фондов, едитщы учета, автоматизированный учет документов, электронные документы.
Keywords: library found, documents ' recording, founds ' safety, recording of units, automatical recording of documents, electronic document.
Фонды библиотек - это часть общенационального культурного наследия, исторический источник и информационный ресурс страны. Между тем тысячи документов теряются в библиотеках в процессе хранения и использования. Ситуация усугубляется с активизацией процессов старения и разрушения бумажных и иных носителей информации. Как материальный объект библиотечные фонды обладают значительной стоимостью, исчисляемой в сотнях миллиардов рублей в масштабах страны.
Сегодня перед библиотеками как никогда остро стоит двойная задача: с одной стороны, предоставить читателям возможность широкого доступа к библиотечным фондам, а с другой - обеспечить сохранность этих фондов. Оказание пользователям библиотеки
Вестник «Орлеу»-!^
большинства услуг возможно только благодаря использованию наличного документного фонда. Формирование документного фонда относится к основным направлениям деятельности библиотеки. Одним из процессов, составляющих цикл формирования фонда, является учет. Это - единый непрерывный процесс, начинающийся с момента поступления документа в библиотеку и продолжающийся на протяжении всего периода нахождения в ней этого документа. Правильно организованный учет обеспечивает предоставление информации о величине и составе фонда, помогает планированию и отчетности, в том числе и финансовой. В условиях бурного развития информационных технологий, позволяющих создавать различные печатные и электронные ресурсы, остро встает вопрос о технологии учета всего разнообразия документов, поступающих в фонд библиотеки (аудиовизуальных, электронных и др.).
Учет документного фонда базируется на регистрации каждого отдельного документа, входящего в состав библиотечного фонда, присвоении им инвентарных номеров. Разнообразие видов документов, поступающих в фонда. Требует совершенствования и введения новых форм индивидуального и суммарного учета. В этих формах должен быть определенный обязательный набор реквизитов, позволяющих идентифицировать документ. Для библиотек должны быть предоставлены возможности использования, кроме обязательных, еще и дополнительных реквизитов, отражающих специфику конкретной библиотеки. При этом не должна нарушаться унификация и преемственность технологии учета, ее форм и реквизитов. Автоматизированная система учета фондов библиотек, используемая библиотеками, по своим реквизитам не должна отличаться от традиционной системы.
Базовыми единицами учета документов приняты и закреплены нормативными актами - экземпляр и название. Учет документов в экземплярах дает количественную характеристику фонда, позволяет выявить его движение за определенный период времени. Учет фонда в названиях позволяет
более полно определить информативную и содержательную ценность фонда, при условии сопоставления данных с издательской и иной продукцией за определенный период времени. В экземплярах как обобщающей единице учета подсчитываются не только традиционные книжные издания, но и единицы хранения рукописных материалов, рулоны микрофильмов, микрофиш, бобины, слайды, документы, выполненные рельефно - точечным (брайлевским) шрифтом, все виды электронных документов и т.д. Экземпляр признан как некая условная физическая единица, необходимая для унифицированного учета. «Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.»
Электронные документы, поступающие в библиотеку, можно разделить на четыре категории: «документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы.»
Сетевые локальные документы, т.е. электронные (цифровые ) библиотека библиотека формирует сама, включая их в состав библиотечного фонда. К инсталлированным документам относятся базы данных таких компаний как «Консультант+», «Гарант», «Кодекс», которые устанавливаются на отдельных компьютерах и к ним обеспечивается доступ пользователей.
Приобретая подписку на лицензион-
т
о
Рч РЧ
О в; х
1-4
о §
к
Рч
о
Вестник «Qp.fiey»-kst
в; s
m
о
Ü Рч
w О
u
О §
ш Е-
S
Рч
о
ш Е-
ные электронные ресурсы, библиотеки дают возможность пользователю познакомиться с ними в помещении библиотеки и по поисковым системам. Это финансовые затраты и библиотека должна показать на что были потрачены деньги и зафиксировать это вну-трибиблиотечным учетом, хотя она получила только доступ к этим информационным ресурсам, а не владение ими. Иными словами, библиотека учитывает не только совокупность документов, хранящихся в фонде, но и те документы к которым она обеспечивает пользователям доступ.
Для электронных документов единицами учета, также являются экземпляр и название, что позволяет их суммировать с фондом на других материальных носителях.
Библиотечный фонд как материальный объект обладает значительной стоимостью, поэтому подлежит не только библиотечному, но и государственному бухгалтерскому учету. К сожалению, внутрибиблиотечный и бухгалтерский учеты фонда библиотек развивались как две параллельные и независимые системы. Необходимо сближение этих видов учета как по форме, так и по содержанию. Объектами учета библиотечных фондов являются все поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы (независимо от их вида и материальной основы). Для них обязателен суммарный и индивидуальный учет. Особое внимание библиотеки должны уделить оформлению поступающих и выбывающих документов. Каждое поступление в фонд должно быть документировано, зафиксировано в формах суммарного учета и передано в бухгалтерию. Для выбывающих документов лучше использовать единую форму акта, идентичную с бухгалтерской. Причины исключения документов из фонда библиотеки также должны быть едиными и во вну-трибиблиотечном и в бухгалтерском учетах (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность). Исходя из причины документ может быть утилизирован библиотекой, передан в пункт приема вторсырья, продан, передан в обменный фонд или безвозмездно в другую библиотеку.
Основными формами учета фонда (в «Порядке учета документов, входящих в
состав библиотечного документа» №1077 от 8 октября 2012 термин формы заменен на регистры, как обобщающий термин для обозначения всех форм индивидуального и суммарного учета фонда) являются книги индивидуального и суммарного учета библиотечного фонда, общепринятые на сегодня в библиотеках.
Изменения, происходящие с документными фондами библиотек, требую изменений и в технологии учета, приближения ее к современным требования формирования фондов библиотек, которые представляют собой объекты культурного наследия, особо ценное движимое имущество и информационный ресурс.
ЛИТЕРАТУРА:
1. Приказ Министерства культуры РФ от 08.10.2012 №1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции России 14.05.2013 №28390). - Режим доступа: http://www.rg.ru. 2013/05/22/ fond-dok.html
2. Менеджмент формирования и учета библиотечных фондов: современный подход: практическое пособие /под науч. ред. С.В.Митрофановой, Н.З.Стародубовой. -М.: Литера, 2012. -304с.
3. Хахалева Н.И. От «Инструкции об учете библиотечного фонда» к «Порядку учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» // Университетская книга, 2013. №9. С.52-55
4. Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 18 июля 2003 года N 508 «Об утверждении Инструкции о формировании фонда библиотеки государственной организации образования Республики Казахстан». - Режим доступа: http://www.unesco.kz/ cgi-bin/library?e=d-000-00---0HRCru-akalru%2cHRCru-01 -0-0-0prompt-10—4-—-0-ll-l-ru-50—20-about—00031-001-1-0utfZz-8-00&cl=CL2.3&d=HASH01d0ee09-eee56df067el31f3.1>=l (Дата обращения: 4.08.2014).
3(5)72014
