CC BY
40
УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
С. Н. ПОЛЕНОВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры »Бухгалтерский учет» Финансовой академии при Правительстве РФ
Денежными являются документы, приобретенные организацией для конкретных целей, хранящиеся в кассе и планируемые к использованию через определенное время. Они удостоверяют право юридического лица, переданное физическому лицу, на получение определенной услуги, стоимость которой указана в самом денежном документе. Видами денежных документов являются приобретенные организацией почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников и членов их семей, талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта и др.
Используемые в организациях денежные документы могут быть документарными и бездокументарными. Документарными являются документы на бумажных носителях или в пластиковом исполнении. Наиболее часто приобретаемыми денежными документами в пластиковом исполнении являются карты экспресс-оплаты (скретч-карты), выполненные из пластика или высококачественного картона, защищенного ламинатом или лаком. Они используются для оплаты мобильной связи, междугородних и международных переговоров, доступа в Интернет, одновременного доступа в Интернет и обеспечения телефонной связи, ¡р-телефонии и др.
В качестве бездокументарных денежных документов выступают электронные билеты на пассажирский железнодорожный транспорт (маршрут/ квитанции электронного пассажирского билета) и электронные авиабилеты.
Денежные документы могут быть проданы сотрудникам организации (путевки на лечение и отдых сотрудников и членов их семей), возвращены продавцу (авиа- и железнодорожные билеты), переданы работникам организации под отчет (талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта,
карты экспресс-оплаты). В большинстве случаев до момента их использования денежные документы не подлежат включению в состав расходов организации или списанию за счет других источников.
Особенностью учета денежных документов является возможность их приобретения по одной цене, а возврата продавцу по сниженным ценам (авиа- и железнодорожных билетов, приобретенных безналичным путем, санаторно-курортных путевок на лечение и отдых сотрудников и членов их семей и др.). Тогда разница между первоначальной ценой приобретения (номинальной стоимостью) денежного документа и суммой возврата продавцу в соответствии с нормами п. 14.2. ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33 (в ред. от 27.11.2006 № 156н), являющаяся неустойкой за нарушение условий договора возмездного оказания услуг, признается прочими расходами. Неустойка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, признанной организацией, и учитывается на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»:
Д-тсч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет2 «Прочие расходы»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
На сумму неустойки в связи с возвратом авиа-или железнодорожных билетов в документарном и электронном виде, приобретенных подотчетными лицами, кредитуется счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Поскольку при сдаче проездных документов они остаются у перевозчика, основанием для учета неустойки являются объяснительная записка подотчетного лица с указанием суммы, полученной при возврате денежных документов по сниженным ценам, и причины возврата выданного проездного документа, а также приказ руководителя организации об отмене командировки сотрудника.
Денежные документы хранятся в кассе организации. Первичные учетные документы, на основании которых ведется учет их движения, разрабатываются в самой организаций, а форма их утверждается в приказе руководителя об учетной политике. Обязательными реквизитами, которые должны содержаться в таких первичных документах по нормам ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 0. 11.2006 № 183-ФЭ), являются:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц. Операции поступления и выдачи денежных
документов могут быть оформлены также первичными учетными документами, предназначенными для учета движения денежных средств в кассе, — приходными кассовыми ордерами (формы № КО-1) и расходными кассовыми ордерами (формы № КО-2), по данным которых составляется отчет о движении денежных документов. В случае многочисленных операций с денежными документами организация может вести книгу учета движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета.
Синтетический учет денежных документов организуется на счете «Касса», субсчет «Денежные документы». Он предназначен для отражения операций движения денежных документов в кассе организации в аналитическом разрезе по их видам. Исключение составляют приобретенные подотчетными лицами авиа- и железнодорожные билеты в документарном и электронном виде. В учете организации до составления авансового отчета они не отражаются, а после его составления прикладываются в качестве оправдательных расходных документов.
Приобретенные сотрудниками электронные билеты должны быть приложены к авансовому отчету в соответствии с условиями, изложенными в письме Минфина России от 11.10.2007 № 03-0306/1/717:
• маршрут/квитанция электронного железнодорожного пассажирского билета и багажная квитанция — на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции;
• распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон.
Рассмотрим особенности бухгалтерского учета денежных документов, наиболее часто приобретаемых коммерческими организациями: санаторно-курортных путевок на лечение и отдых сотрудников и членов их семей, проездных билетов (единых и на отдельные виды транспорта), талонов на нефтепродукты.
Санаторно-курортные путевки на лечение и отдых, путевки в дома отдыха, детские оздоровительные лагеря приобретаются для предоставления своим сотрудникам и членам их семей полностью за счет средств организации, за счет средств организации и собственных средств работников или только за счет средств работников. Организация может приобретать такие путевки, используя средства Фонда социального страхования РФ или относя расходы на их приобретение в состав прочих расходов организации на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
Аналитический учет приобретенных и выданных санаторно-курортных путевок организуется в книге учета путевок, форму и содержание которой организация разрабатывает самостоятельно и утверждает в учетной политике организации. В приходной части книги учета путевок следует отражать дату приобретения путевки, ее номер, наименование и номер первичного учетного документа на оприходование путевок, принятого в организации и являющегося основанием для соответствующей записи в книге, наименование организации, от которой получены путевки, наименование и месторасположение санаторно-курортного учреждения, срок путевки и ее стоимость.
Расходная часть книги должна содержать сведения, характеризующие операции по выдаче денежных документов: дату выдачи путевки сотруднику; фамилию, имя, отчество получившего; должность и место работы сотрудника. В книге учета путевок также обязательно указывается стоимость путевки и дата обратного талона к ней. Работник, получивший путевку, ставит свою подпись в соответствующей графе книги.
Учет приобретенных путевок организуется по фактическим затратам. Согласно п. 23 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н), оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку. Путевки санаторно-курортных, оздоровительных организаций, организаций
отдыха и оздоровления детей не облагаются НДС по нормам п. 18 ст. 149 НК РФ.
Пример 1. Коммерческая организация через посредника приобрела для сотрудников десять санаторно-курортных путевок номинальной стоимостью 13 000руб. каждая. Посреднику организация уплатила 1% от номинальной стоимости путевки. Сумма НДС за услуги посреднической организации составила 2340руб. (13 000руб. х 10 х 10% х 18%).
Путевки приобретены за счет средств Фонда социального страхования РФ, оприходованы в кассу организации и выданыработникам.
Представим записи на счетах бухгалтерского учета по приобретению и выдаче санаторно-курортных путевок.
1. Перечислено за санаторно-курортные путевки посреднической организации 133 640руб. (13 000руб. х 10х 101 % +2340руб.):
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т сч. 51 «Расчетные счета».
2. Получены от посреднической организации и оприходованы в кассе санаторно-курортные путевки по фактическим затратам — 131 300 руб. (13 ООО руб. х 10 х 101 %):
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
3. Налог на добавленную стоимость за посреднические услуги по приобретению санаторно-курортных путевок составил — 2340руб.:
Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
4. Произведен зачет НДС по оказанию посреднических услуг — 2 340руб.:
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»
К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
5. Выданы путевки работникам организации — 131300руб.:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
6. Списаны фактические затраты на приобретение санаторно-курортных путевок за счет средств социального страхования — 131300руб.:
Д-т сч. 69 «Расчеты по страхованию и обеспечению», субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию»
К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Проездные билеты, приобретаемые организациями для своих сотрудников, могут быть двух видов:
• проездные билеты, используемые работниками организации, для проезда общественным транспортом до места работы и обратно, характер их работы не связан с постоянными разъездами;
• проездные билеты для проезда в транспортных средствах общего пользования для сотрудников, выполняющих служебные обязанности, имеющие разъездной характер. Приобретенные проездные билеты для транспорта общего пользования независимо от назначения поездок не облагаются НДС по нормам п. 7 ст. 149 НК РФ.
Стоимость проездных билетов для работников, характер работы которых не связан с постоянными разъездами, не относится к расходам по обычным видам деятельности. Они в соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн (в ред. от27.11.2006 № 156н), не связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такие расходы уменьшают общий финансовый результат организации и списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»:
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
Фактические затраты на приобретение проездных билетов для сотрудников, выполнение обязанностей которых непосредственно связано с разъездами (курьеров, экспедиторов, менеджеров по продажам, почтальонов и др.), включаются в себестоимость продукции, работ, услуг, товаров с отнесением на счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 25 «Общепроизводственные расходы» и др.
Пример 2. Организация, занимающаяся производственной деятельностью, обеспечивая курьеров заводоуправления проездными билетами, 29.04.2008 через подотчетное лицо приобрела у городского автотранспортного предприятия пять проездных билетов на май по цене 1 800руб. за каждый. 30.04.2008 эти проездные билеты были выданы соответствующим сотрудникам. 23.05.2008 один из курьеров уволился, сдав проездной билет в кассу организации. 24.05.2008 проездной билет из кассы был выдан новому работнику, принятому на должность курьера заводоуправления.
Представим записи на счетах бухгалтерского учета по операциям движения проездных билетов. 29. 04.2008:
1. Выданы денежные средства подотчетному лицу на приобретение проездных билетов — 9 000руб.:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации».
2. Приобретены и оприходованы в кассу организации пять проездных билетов — 9000руб. (1800руб. х 5):
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 30.04.2008:
1. Выданы проездные билеты курьерам заводоуправления — 9 000руб.:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
23.05.2008:
1. Возвращен проездной билет увольняющимся сотрудником организации — 1 800руб.:
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 24.05.2008:
1. Выдан проездной билет новому работнику, принятому на должность курьера заводоуправления — 1800руб.:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
31.05.2008:
1. Списана стоимость использованных проездных билетов, выданных курьерам заводоуправления, за май 2008г. — 9 000руб.:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственныерасходы» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Многие организации, имея собственные грузовые и легковые автотранспортные средства, производят их заправку и уход на основе заключенных с нефтебазами договорами купли-продажи нефтепродуктов. Автозаправочные станции заправляют транспортные средства на основе талонов на нефтепродукты, предоставляемых продавцом по договорам. Талоны на бензин группируются по маркам и количеству топлива. Полученные талоны приходуются в кассу организации-покупателя, отражаются в книге учета движения денежных документов и выдаются материально ответственному лицу (заведующему гаражом, старшему механику, механику, бригадиру водителей и др.).
Материально ответственное лицо ведет регистрацию полученных и выданных водителям авто-
транспортных средств талонов в книге учета талонов на нефтепродукты, открываемой на год. Она может быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью организации. Второй экземпляр книги должен быть отрывным, заполняемым под копирку. По окончании месяца он передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными документами.
В книге учета талонов на нефтепродукты указывают дату получения и выдачи талонов, наименование и номер документов, на основе которых материально ответственным лицом получены талоны из кассы и определен расход топлива (путевых листов) по фамилиям водителей, а также количество полученных, выданных и израсходованных талонов (по номиналу в литрах). По окончании месяца подсчитывается итоговое количество полученных материально ответственным лицом талонов, с учетом остатка неизрасходованного топлива на начало месяца, его расхода по данным путевых листов и выводится остаток топлива, числящегося за материально ответственным лицом.
Переданный в бухгалтерию второй экземпляр книги учета талонов на нефтепродукты проверяется по данным приходных и расходных документов и используется для списания нефтепродуктов на счета производственных затрат или издержки обращения.
Пример 3. В апреле 2008г. по договору купли-продажи и на основе перечисленного аванса в сумме 21000руб. организация получила от нефтебазы талоны на бензин номиналом Юл в количестве 100 штук и передала их под отчет материально ответственному лицу — заведующему гаражом. В соответствии с отчетом организации за апрель 2008г., представленным нефтебазе, был выписан счет-фактура на бензин по талонам на сумму 20 886руб., в том числе НДС — 3 186руб. (20 886руб. х 18 %: 118%).
Представим учетные записи по приобретению и списанию талонов на бензин, приобретенных у нефтебазы.
1. Перечислен нефтебазе аванс на получение талонов на бензин — 21 000руб.:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»
К-т сч. 51 «Расчетные счета».
2. Получены от нефтебазы и оприходованы талоны на бензин — 17 700 руб. (20 886 руб. — 3 186 руб.):
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3. Сумма НДС по полученному бензину — 3186руб.:
Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость
по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на
добавленную стоимость по приобретенным матери-алъно-производственным запасам»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
4. Зачтен уплаченный нефтебазе аванс за поступившее топливо — 20 886 руб.:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные».
5. Выданы материально ответственному лицу талоны на бензин — 17 700 руб.:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
б.Залит бензин в баки автотранспортных средств организации — 17 700 руб.:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсчет 3«Топливо»
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
7. Возмещен из бюджета НДС по полученным талонам на бензин — 3 186руб.:
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»
К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на
добавленную стоимость по приобретенным матери-ально-производственнымзапасам».
8. Списан израсходованный бензин — 17 700руб.:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственныерасходы»
К-т сч. 10 «Материалы», субсчет 3«Топливо».
Литература
1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006 № 183-ФЭ).
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н).
3. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ10/99: приказ Минфина России ot06.05.1999 № ЗЗн (в ред. от27.11.2006 № 165н).
4. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № 32н (в ред. от27.11.2006 № 165н).
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000№ 94н (вред, от 18.09.2006№ 115н).
6. Письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717.
* * *
