CC BY
98
10 ♦-
Вестник СГСЭУ. 2020. № 2 (81) -♦
Maria Anatolyevna Danilova,
PhD in Sociology,
associate professor of the department of mathematics and information systems in digital economy, Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics
УДК 338
Мария Анатольевна Данилова,
кандидат социологических наук, доцент кафедры математики и информационных систем в цифровой экономике, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ СОВРЕМЕННОГО ОФИСА
В статье рассмотрены офисные автоматизированные технологии, используемые специалистами, секретарями, бухгалтерами, экономистами для повышения производительности труда. Приведены примеры типичных задач, которые решают работники офиса вне зависимости от специфики предприятия, описываются разные способы их решения. Показано, что цифровизация и новые информационные технологии, такие как OCR и RPA, открывают новые возможности для повышения производительности, сокращения издержек, улучшения качества обслуживания потребителей, а также возможности избавиться от монотонного, рутинного труда, что позволяет работнику максимально раскрыть и использовать профессиональный и творческий потенциал. Рассмотрены наиболее перспективные сферы для применения программных роботов. Сделан вывод о том, что внедрение программных роботов совместно с технологиями машинного зрения, распознавания текста OCR приближает современный офис к концепции «умного офиса».
Ключевые слова: автоматизация офиса, программный робот, технология оптического распознавания символов, искусственный интеллект.
DIGITAL TECHNOLOGY IN THE MODERN WORKPLACE
The article examines office automation technologies used by experts, office managers, accountants, and economists to improve their labor productivity. Examples of typical tasks that are faced by office workers regardless of the specifics of their business are given, and different ways of solving them are described. It is argued that digitalization and new information technologies, such as OCR and RPA, create new opportunities for increasing productivity, reducing costs, improving the quality of customer service, as well as enable employees to get rid of monotonous, routine work and maximize their professional and creative potential. The most promising areas for using software robots are considered. It is concluded that the introduction of software robots along with machine vision and OCR technologies brings the modern office closer to the concept of «smart office».
Keywords: office automation, software bot, optical character recognition technology, artificial intelligence.
За время существования человечество прошло несколько этапов, характеризовавшихся различиями в орудиях труда и самой его организации. Каждый новый этап ознаменовывался очередным шагом в технологической эволюции, кардинально изменявшим рынок труда. Общество продвигалось к все более совершенным формам, методам, технологиям, изобретениям. С каждым годом все больше становится людей, основной производственной функцией которых является генерирование, обработка и реализация информации. Орудием труда таких работников является компьютер и другая сложная вычислительная техника.
Руководители, специалисты, секретари, бухгалтеры, экономисты используют офисные автоматизированные технологии, повышающие производительность труда и дающие возможность справиться с возрастающим объемом работ.
Делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетности и ее анализ, поиск, ввод и обновление информации, обмен информацией между отделами офиса, взаимодействие с контрагентами осуществляется с помощью разнообразных прикладных программ. Современный офисный работник независимо от специфики предприятия ежедневно работает с текстовым и табличным процессорами, ищет информацию в интернете и справочно-правовых системах, обрабатывает
входящие письма и отвечает на них. Профессиональная специфика требует использования программных продуктов автоматизации учета, корпоративных информационных систем, систем управления класса CRM, ERP, WMS и других профессиональных прикладных программ.
Автоматизированная форма обработки информации в сравнении с ручной формой более эффективна, менее трудоемка, позволяет увеличить производительность труда. Современные программы содержат мощные средства для ускорения процесса работы. Например, функция слияния в среде текстового процессора позволяет быстро создать рассылки. Для того чтобы создать сообщения одинакового содержания списку адресатов, необходимо просто написать текст содержания, указать файл, где содержится таблица с именами, фамилиями или наименованиями контрагентов, указать место в документе, где будут находиться обращения к адресатам, и программа создаст сообщение для всех указанных контрагентов. Эти сообщения можно распечатать или отправить по электронной почте.
Часто офисные работники сталкиваются с необходимостью сравнения документов. Согласно исследованию компании ABBYY, 19% сотрудников решают эту задачу систематически, 40% - время от времени [4]. Сравнение документов, сверка договоров, поиск несоответствий между копиями от-
ISSN 1994-5094 ♦-
11 -♦
нимают много времени. В конечном итоге это ведет к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор.
Например, часто выполняются финансовые сверки. Построчная сверка вручную требует много времени, сосредоточенности, внимательности. Но даже внимательный сотрудник делает ошибки, последствия которых могут оказаться для бизнеса критичными. Нередко сверку нужно провести в сжатые сроки, что делает процесс еще более трудоемким.
Для ускорения процесса сверки данных двух таблиц можно использовать функции «Промежуточные итоги», «Сводные таблицы табличного процессора», встроенную функцию ВПР, специальные обработки учетных систем.
У сотрудников юридических, финансовых отделов, бухгалтеров, менеджеров, секретарей, администраторов часто возникает потребность в сравнении разных версий документов. Необходимо сверять старую и новую версии документа, представленные в разных форматах. Согласно исследованию компании ABBYY [4], чаще всего сравнивают: бумажный документ с электронной копией (78%), разные версии документов в текстовом формате (61%), документ Microsoft Office с файлом в формате PDF (55%), электронный документ с отсканированным изображением (37%). Договор обычно размещается на нескольких страницах, поэтому такая работа занимает много времени.
Сравнение текстовых документов можно осуществить с помощью встроенных инструментов Microsoft Office. В тестовом процессоре новых версий для этого есть функция «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование». Программа определяет такие изменения, как добавление, удаление текста, изменение форматирования. В результате сравнения выдается список изменений, но он, как правило, такой большой, что очень сложно в нем найти действительно значимые элементы. Такая проверка не решает проблему трудоемкости и длительности сравнения документов. Сравнивать документы разных форматов вообще нельзя.
Для решения этой проблемы может быть использовано комплексное решение ScanDifFinder SDK, разработанное компанией ABBYY, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), которая позволяет преобразовывать отсканированные документы, PDF-файлы или фото с цифровой камеры в редактируемые форматы с возможностью поиска. Этот инструмент позволяет быстро находить значимые отличия в содержании двух документов, независимо от формата [8]. Для сравнения необходимо загрузить оба документа в окно программы, настроить параметры (язык, дополнительные функции поиска), и система выполнит сравнение и выдаст результат проверки.
Рассмотренные примеры автоматизации действий работников офиса показывают, что информационные технологии постепенно уменьшают трудоемкость процесса и превращают труд человека в набор простых, однообразных, часто повторя-
ющихся операций. Работа сотрудников офиса все больше становится монотонной, рутинной.
При постоянном выполнении одних и тех же действий с течением времени работник сначала теряет интерес к работе, затем ему становится скучно ее выполнять, в конце концов рутинная работа приводит к потере производительности труда [7]. Монотонная, рутинная работа за компьютером является одной из причин так называемого офисного синдрома. Офисным синдромом называют сложный комплекс симптомов, включающий в себя нарушения, которые проявляются в различных органах и системах и развивающийся у офисных служащих в связи с воздействием на них вредных факторов окружающей рабочей среды [2]. Нарушения возникают как в физическом, так и психологическом состоянии работника.
Современные информационные технологии могут помочь частично решить эту проблему. Речь идет о новой форме интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов - технологии Robotic process automation (RPA). Ее главная особенность состоит в том, что программный робот взаимодействует с информационными системами предприятия через пользовательский интерфейс, имитируя действия человека [11]. Это технология автоматизации работы пользователей, которая основана на имитации действий человека при его работе с различными компьютерными системами, приложениями, источниками информации. В связи с такой особенностью RPA, во-первых, идеально подходит для автоматизации регулярных и монотонных задач, которые неизбежно вынуждены выполнять очень многие категории пользователей; во-вторых, имитируя взаимодействие человека с приложением, она не требует радикальных изменений в текущих процессах и дорогостоящих доработок в действующих корпоративных системах [3].
Программный робот имитирует действия, которые человек совершает мышкой или клавиатурой, например как будто делает двойной щелчок по ярлыку, который запускает учетную программу, далее с клавиатуры вводит логин и пароль, щелкает раздел, в котором создаются отчеты, щелкает форму необходимого отчета, экспортирует данные в Excel, выполняет сортировку, создает сводную таблицу, отправляет файл списку адресатов и т.д.
Термин «Robotic process automation» был введен в 2012 г. благодаря компании Blue Prism, которая занималась автоматизацией сервисов управления офисными операциями. Массово внедрять RPA в западных компаниях начали примерно с 2015 г. В России внедрение RPA началось на два-три года позже, но очень быстрыми темпами. В 2017 г. программные роботы применяли 22% банков, в 2018 г. - уже 61%. В банковской сфере наиболее активно роботизируются функции операционного блока, финансовых подразделений, бухгалтерии и обслуживания клиентов. По оценкам, один робот заменяет примерно 10 сотрудников в телекоммуникационной отрасти, до четырех - в банках и одного - в металлургии [9].
12 ♦-
Вестник СГСЭУ. 2020. № 2 (81) -♦
Использование технологии RPA позволяет ускорить исполнение работ и переналадки в случае изменения производственного процесса, обслуживать больше клиентов и повысить доходность бизнеса, не увеличивая количества сотрудников. Согласно результатам опроса HFS Research [10], многие компании, внедрившие RPA-технологии, получили ощутимую выгоду и конкурентные преимущества.
По оценке аналитиков Gartner, объем рынка RPA в 2018 г. составил 846 млн долл., что на 63% больше, чем в 2017 г., а к 2024 г. он достигнет 2,4 млрд долл.
Программные роботы могут выполнять простые, повторяющиеся действия вместо сотрудника, а также использоваться совместно с технологиями машинного зрения, распознавания текста OCR, что дает возможность усложнить задачи, решаемые программными роботами. Например, программный робот может сортировать входящие электронные и бумажные документы по их содержимому, распределяя их в нужный департамент, проверять правильность заполнения стандартных форм. В «Альфа-банке» внедрен робот, который умеет из входящей почты с запросами клиентов определять письма четырех типов («открытие дополнительных счетов», «закрытие счетов», «актуализация данных», «смена тарифов») и выполнять операции согласно типу. Роботизация операционных процессов в «Альфа-банке» позволила сэкономить около 20 млн руб. [6].
Технология RPA успешно применяется для повышения эффективности проверок и учета кассовых операций. В компании «Билайн» программный робот проверяет поступление инкассированных денежных средств в банк, выявляет недостачи, проверяет поступления платежей по банковским картам, выявляет ошибки, проверяет соответствие сумм кассовых операций по данным налоговой инспекции, своевременно информирует участников процесса о найденных расхождениях и контролирует их устранение. До внедрения RPA-системы эти операции выполнял 101 сотрудник бухгалтерии [5]. Роботы позволили не только исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, но и снизить трудозатраты на рутинные операции на 60%, скорость выполнения которых при этом увеличилась на 30%.
По словам руководителя направления роботизации и заказной разработки компании Softline Станислава Маслова, рынок RPA-систем в России растет в среднем на 30-50% ежегодно [6]. Внедрение RPA вначале происходило главным образом на крупных коммерческих предприятиях, таких как «Первая грузовая компания», «Росэнергоатом», «Московская биржа», «Сургутнефтегаз», «Банк Россия». Но после включения первой RPA-
платформы в реестр отечественного программного обеспечения появился спрос на RPA-решения в госсекторе. В 2019 г. RPA-проекты реализовались в Департаменте информационных технологий Москвы и Префектуре ЮВАО города Москвы, в начале 2020 г. «Почта России» и компания Automation Anywhere приступили к созданию комплекса интеллектуальной роботизации и автоматизации бизнес-процессов [1].
Наиболее перспективными для применения программных роботов являются сферы, где вручную происходит сбор статистики, формирование отчетов и заполнение форм данными. Под роботизацию подходят процессы кадрового делопроизводства, бухгалтерии, финансов, логистики - везде, где люди взаимодействуют с информационными системами.
Программные роботы могут освободить от рутинных операций, оставляя сотрудникам интересные и креативные задачи. Это позволит работнику максимально раскрыть и использовать профессиональный и творческий потенциал. Таким образом, современные информационные технологии приближают работу в офисе к концепции «умного» офиса, которая подразумевает максимально комфортные условия для работы, позволяющие добиваться большей эффективности от работников.
1. «Почта России» приступила к созданию комплекса интеллектуальной роботизации. URL: https://cnews.ru/news/ line/2020-02-19_pochta_rossii_pristupila.
2. Данилов А.Б., Курганова Ю.М. Офисный синдром // Русский медицинский журнал. 2011. № 30. С. 1902.
3. Какие бизнес-процессы можно роботизировать. URL: https://zen.yandex.ru/media/tadviser/robot-vmesto-cheloveka-pochemu-biznesu-vajno-vnedriat-rpa-tadetali-5c0f6a5944c73 500ae93ae92.
4. Обзор программы для сравнения документов ABBYY Comparator: найди десять отличий. URL: https://3dnews. ru/913681.
5. Российский бизнес заменяет людей роботами. URL: https://www.vedomosti.ru/technology/articles/2018/08/15/ 778186-zamenyaet-lyudei-robotami.
6. Российский рынок RPA-систем. URL: http://www. tadviser.ru/index.php.
7. Рутинная работа. URL: https://delatdelo.com/organizaci-ya-biznesa/rutinnaya-rabota.html.
8. Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY. URL: https://www.kp.ru/guide/ obrabotka-dokumentov.html.
9. Цифровой экономике - цифровые сотрудники. URL: https://www.computerworld.ru/articles/Tsifrovoy-ekonomike--tsifrovye-sotrudniki.
10. Insights From Early BPO Adopters of Robotic Process Automation. URL: https://www.hfsresearch.com/pointsofview/ insights-early-bpo-adopters-robotic-process-automation.
11. RPA 2019: роботы становятся «сотрудниками». URL: https://www.computerworld.ru/articles/RPA-2019-roboty-stanovyatsya-sotrudnikami.
