CC BY
160
Бухгалтер и закон
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, УДОСТОВЕРЯЮЩИХ ВРЕМЕННУЮ НЕТРУДОСПОСОБНОСТЬ
В. В. АВДЕЕВ, консультант по налогам и сборам
Ошибка, обнаруженная при заполнении документа, удостоверяющего временную нетрудоспособность застрахованного лица, которым является листок нетрудоспособности, может стать причиной того, что Фонд социального страхования РФ (ФСС РФ) откажет в возмещении суммы пособия по временной нетрудоспособности. Рассмотрим возможные ошибки в оформлении данного документа. которые могут быть допущены руководителем и медицинской организацией, выдавшей застрахованному лицу листок нетрудоспособности.
Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности застрахованное лицо должно представить работодателю листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по форме и в порядке, который установлен федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования. На это указывает п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N° 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от
26.04.2011 № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».
Порядок выдачи листка нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка
выдачи листков нетрудоспособности» (далее — Порядок № 624н).
Получив листок нетрудоспособности от застрахованного лица, работодатель должен проверить правильность его заполнения медицинской организацией, так как в случае обнаружения ФСС РФ ошибки фонд может не принять к зачету расходов на оплату пособия по временной нетрудоспособности.
Подтверждением сказанному служит подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования», в котором установлено, что ФСС РФ имеет право не принимать к зачету расходов на обязательное социальное страхование, в случае если данные расходы произведены страхователем (работодателем) с нарушением законодательства РФ.
Об этом свидетельствует и абз. 3 п. 18 Положения о ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации». Согласно этому документу расходы по государственному социальному страхованию, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами (в том числе не возмещенные страхователем суммы пособий по временной нетрудоспособности вследствие трудового увечья или профессионального заболевания, а также суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного
порядка листков нетрудоспособности), к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке.
Следует отметить, что сотрудники ФСС РФ при проверке заполнения реквизитов листка нетрудоспособности руководствуются Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденными постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам» (далее — Методические указания № 81) с учетом норм действующего законодательства.
Поэтому, чтобы работодатель смог проконтролировать правильность заполнения листка нетрудоспособности и в случае обнаружения ошибки вернуть его в медицинскую организацию для замены на дубликат листка, рассмотрим установленный ФСС РФ перечень возможных нарушений в оформлении листков нетрудоспособности.
Согласно п. 60 Методических указаний № 81 сотрудники ФСС РФ будут обращать внимание на возможные нарушения в оформлении листков нетрудоспособности:
не указано или неверно указано место работы. Напомним, что в строке «место работы — наименование организации» в силу п. 58 Порядка № 624н указывается полное или сокращенное наименование организации либо фамилия и инициалы работодателя — физического лица (с интервалом в одну ячейку).
На основании разъяснений ФСС РФ, изложенных в п. 6 письма от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 «О разъяснении отдельных положений Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от
29.06.2011 № 624н» (далее — Письмо № 14-0318/15-12956), при заполнении в листке нетрудоспособности строки «Место работы — наименование организации» указывается наименование организации (полное либо сокращенное), соответствующее ее учредительным документам.
Если в учредительных документах организации отсутствует сокращенное наименование либо если полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) содержит более 29 символов, то допустимо его произвольное
сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается.
Если в наименовании организации (обособленного подразделения) имеются кавычки, точки, запятые, номер, тире, то запрета на их указание в Порядке № 624н нет. Поэтому наличие этих знаков в листке нетрудоспособности не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельные ячейки бланка листка нетрудоспособности;
не указана причина нетрудоспособности. Отметим, что в строке «Причина нетрудоспособности» в первых двух клетках на основании п. 58 Порядка № 624н указывается соответствующий двухзначный код, например:
— 01 — заболевание;
— 02 — травма;
— 03 — карантин;
— 04 — несчастный случай на производстве или его последствия и так далее.
Вслед за двухзначным кодом указывается дополнительный трехзначный код, например:
— 017 — при лечении в специализированном санатории;
— 018 — при санаторно-курортном лечении в связи с несчастным случаем на производстве в период временной нетрудоспособности (до направления на медико-социальную экспертизу);
— 020 — при дополнительном отпуске по беременности и родам и так далее.
В случае изменения причины временной нетрудоспособности указывается соответствующий двухзначный код (из перечисленных).
Обратите внимание, что все коды и их расшифровка, которые может указать медицинская организация в строке «Причина нетрудоспособности», даны на оборотной стороне листка нетрудоспособности «Информация по заполнению бланка»;
листок нетрудоспособности выдан медицинской организацией, врачом, занимающимся частной медицинской практикой вне медицинской организации, не имеющими лицензии на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности. Согласно п. 2 Порядка № 624н выдача листков нетрудоспособности осуществляется лицами, имеющими в соответствии с законодательством РФ о лицензировании лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;
документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), без решения врачебной комиссии медицинской организации заменены на листок нетрудоспособности установленного в РФ образца. Следует напомнить, что выданный зарубежным медицинским учреждением документ, подтверждающий временную нетрудоспособность гражданина, после легализированного перевода, может быть заменен на листок нетрудоспособности установленного в РФ образца только по решению врачебной комиссии медицинской организации, на что указывает п. 7 Порядка № 624н.
В этом случае в графах «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» указываются фамилия, инициалы и должность лечащего врача, фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии. Такой вывод следует из п. 60 Порядка № 624н.
Обратите внимание, что при заполнении в листке нетрудоспособности строки «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» сначала указывается фамилия, затем через пробел в одну ячейку инициалы. На это указывает п. 5 Письма № 14-03-18/15-12956.
Если фамилия и инициалы врача (председателя врачебной комиссии) превышают отведенное количество ячеек первого ряда, то можно перенести окончание во второй ряд ячеек. В случае если отведенных ячеек все равно недостаточно для заполнения, возможно указание фамилии врача (председателя врачебной комиссии) без инициалов. Если же недостаточно ячеек для заполнения фамилии, возможно ее сокращение в пределах отведенных ячеек;
листок нетрудоспособности выдан или продлен лечащим врачом без решения врачебной комиссии на срок свыше 15 дней. В п. 11 Порядка № 624н установлено, что при амбулаторном лечении заболеваний (травм), отравлений и иных состояний, связанных с временной потерей гражданами трудоспособности, лечащий врач единолично выдает гражданам листки нетрудоспособности сроком до 15 календарных дней включительно. При сроках временной нетрудоспособности, превышающих 15 календарных дней, листок нетрудоспособности выдается и продлевается по решению врачебной комиссии, назначаемой руководителем медицинской организации;
листок нетрудоспособности выдан за прошедшее время без решения врачебной комиссии.
Согласно абз. 2 п. 14 Порядка № 624н выдача листка нетрудоспособности за прошедшее время может осуществляться в исключительных случаях по решению врачебной комиссии при обращении гражданина в медицинскую организацию или посещении его медицинским работником на дому. На основании п. 60 Порядка № 624н в этом случае в графах «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» указываются фамилия, инициалы и должность лечащего врача, фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии.
Обратите внимание, что в исключительных случаях при обращении гражданина в медицинскую организацию или посещении его медицинским работником на дому по решению врачебной комиссии листок нетрудоспособности может быть продлен за прошедшее время;
при выписке гражданина после стационарного лечения листок нетрудоспособности продлен после даты выписки из стационара на срок свыше 10 дней. В соответствии с п. 19 Порядка № 624н при выписке гражданина после стационарного лечения листок нетрудоспособности выдается в день выписки из стационара за весь период стационарного лечения. При продолжении временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности может быть продлен до 10 календарных дней;
при прерывистых сроках освобождения от работы листок нетрудоспособности выдан за каждый период освобождения от работы без решения врачебной комиссии. На основании п. 21 Порядка № 624н в отдельных случаях (сложные урологические, гинекологические, проктологические и другие исследования, манипуляции, процедуры) при амбулаторном лечении по прерывистому методу листок нетрудоспособности может быть выдан по решению врачебной комиссии на дни проведения соответствующего исследования (манипуляции, процедуры). В этих случаях в листке нетрудоспособности указываются календарные дни проведения исследований (манипуляций, процедур) и освобождение от работы производится на дни проведения исследований (манипуляций, процедур), а в графах «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» указываются фамилия, инициалы и должность лечащего врача, фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии;
листок нетрудоспособности выдан в клинике научно-исследовательских учреждений (институтов) курортологии, физиотерапии и
реабилитации, а не медицинским работником на основании решения врачебной комиссии при направлении гражданина на лечение в указанную клинику. Согласно п. 25 Порядка № 624н гражданам, направленным медицинскими организациями и органами управления здравоохранением субъектов РФ на лечение в клиники научно-исследовательских учреждений (институтов) курортологии, физиотерапии и реабилитации, листок нетрудоспособности выдается медицинским работником на основании решения врачебной комиссии на время лечения и проезда к месту лечения и обратно.
В силу п. 60 Порядка № 624н при направлении медицинской организацией гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации листок нетрудоспособности оформляется (открывается) и подписывается лечащим врачом медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации. В графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указываются дни пребывания в клинике научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.
Отметим, что при соответствующих медицинских показаниях листок нетрудоспособности продлевается лечащим врачом указанных клиник, санаторно-курортных учреждений (п. 25 Порядка № 624н);
листок нетрудоспособности продлен на срок свыше 10 мес. (в отдельных случаях: травмы, состояния после реконструктивных операций, туберкулеза — свыше 12 мес.). Необходимо отметить, что по решению врачебной комиссии при благоприятном клиническом и трудовом прогнозе листок нетрудоспособности может быть выдан в установленном порядке до дня восстановления трудоспособности, но на срок не более 10 мес., а в отдельных случаях (травмы, состояния после реконструктивных операций, туберкулез) — на срок не более 12 мес., с периодичностью продления по решению врачебной комиссии не реже чем через 15 календарных дней. На это указывает абз. 3 п. 13 Порядка № 624н.
При этом не позднее 10 мес. с даты начала временной нетрудоспособности при состоянии
после травм и реконструктивных операций и не позднее 12 мес. при лечении туберкулеза в случае благоприятного клинического и трудового прогноза по заключению врачебной комиссии гражданин, имеющий стойкое ограничение жизнедеятельности и трудоспособности, нуждающийся в социальной защите, направляется на медико-социальную экспертизу либо выписывается к занятию трудовой деятельностью. Об этом сказано в п. 27 Порядка № 624н.
При направлении на медико-социальную экспертизу в листке нетрудоспособности указываются соответствующие даты в строках (п. 59 Порядка № 624н):
— «Дата направления в бюро медико-социальной экспертизы: □ □ -□ □ - □□□□ »;
— «Дата регистрации документов в бюро медико-социальной экспертизы: □ □ - □ □ - □ □ □ □ »;
— «Освидетельствован в бюро медико-социальной экспертизы: □ □ - □ □ - □ □ □ □ ».
Если в результате освидетельствования в учреждении медико-социальной экспертизы лицу установлена либо изменена группа инвалидности, то в строке «Установлена / изменена группа инвалидности □ » арабскими цифрами указывается группа инвалидности (1, 2, 3).
В поле «Подпись руководителя бюро МСЭ» ставится подпись руководителя бюро медико-социальной экспертизы;
листок нетрудоспособности продлен после даты регистрации документов учреждением медико-социальной экспертизы при установлении инвалидности. В соответствии с п. 28 Порядка № 624н при установлении инвалидности срок временной нетрудоспособности завершается датой, непосредственно предшествующей дню регистрации документов в учреждении медико-социальной экспертизы. Порядок заполнения листка нетрудоспособности соответствует перечисленному порядку (п. 59 Порядка № 624н);
листок нетрудоспособности продлен на срок более 24 календарных дней при направлении больных на долечивание в специализированные санаторно-курортные учреждения непосредственно после стационарного лечения по решению врачебной комиссии специализированного санаторно-курортного учреждения. На основании п. 31 Порядка № 624н при направлении больных на долечивание в специализированные санаторнокурортные учреждения, расположенные на территории РФ, непосредственно после стационарного
лечения листок нетрудоспособности продлевается медицинским работником по решению врачебной комиссии специализированного санаторно-курортного учреждения на весь период долечивания, но не более чем на 24 календарных дня.
В листке нетрудоспособности в строке «Иное» ставится код 37 «в случае направления на долечивание непосредственно после стационарного лечения» (пп. 60, 61 Порядка № 624н). В таблице «Освобождение от работы» в графе «С какого числа» указывается дата начала лечения.
Дальнейшее оформление листка нетрудоспособности осуществляется лечащим врачом санаторно-курортного учреждения (отделения): в строке «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санатории, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается срок пребывания в санаторно-курортном учреждении (отделении);
листок нетрудоспособности выдан медицинским работником по уходу за больным членом семьи старше 15 лет — при амбулаторном лечении на срок более 3 дней или по решению врачебной комиссии на срок более 7 дней. Пунктом 35 Порядка № 624н установлено, что листок нетрудоспособности выдается по уходу за больным членом семьи старше 15 лет: при амбулаторном лечении на срок до 3 дней, по решению врачебной комиссии — до
7 дней по каждому случаю заболевания;
листок нетрудоспособности выдан на срок свыше 15 дней по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет — при амбулаторном лечении или совместном пребывании одного из членов семьи (опекуна) с ребенком в стационарном лечебнопрофилактическом учреждении. На основании п. 35 Порядка № 624н листок нетрудоспособности выдается по уходу за больным ребенком в возрасте от 7 до 15 лет — при амбулаторном лечении или совместном пребывании одного из членов семьи (опекуна, попечителя, иного родственника) с ребенком в стационарном лечебно-профилактическом учреждении на срок до 15 дней по каждому случаю заболевания, если по заключению врачебной комиссии не требуется большего срока.
Следует отметить, что во время проверки сотрудники ФСС РФ также обращают внимание на следующие вопросы:
— записи медицинских работников в листке нетрудоспособности. Они выполняются печатными заглавными буквами черными чернилами с исполь-
зованием глеевой, капиллярной или перьевой ручки либо с применением печатающих устройств, при этом записи проставляются в специально отведенных ячейках, начиная с первой ячейки;
— печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы. Оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. Некоторыми медицинскими организациями (психиатрическими, наркологическими организациями, центрами по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы при оформлении листков нетрудоспособности специальные печати или штампы без указания профиля организации.
Обратите внимание, что печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности. На это указывает п. 56 Порядка № 624н. Однако в абз. 5 п. 17 Письма № 14-03-18/15-12956 сказано: если все же оттиск названных печатей попадает на информационное поле и при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются, то это не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий.
Заметим, что в абз. 5 п. 17 Письма № 14-03-18/1512956 также сказано, что если в листке нетрудоспособности имеются технические недочеты, такие как заполнение полей бланка прописными буквами, указание слов «врач» или «лечащий врач», проставление пробелов между инициалами врача и тому подобные, и если при этом все записи в листке читаются, то данные недочеты также не являются основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий;
— отсутствие исправлений в листке нетрудоспособности. Связано это с тем, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него медицинской организацией должен быть выдан дубликат листка нетрудоспособности.
При обнаружении какого-либо из названных нарушений в оформлении листков нетрудоспособности сотрудники ФСС РФ могут предпринять согласно п. 61 Методических указаний № 81 одно из следующих действий:
— вынести решение о непринятии к зачету расходов на основании акта проверки;
— разрешить организации устранить это нарушение, обратившись в лечебно-профилактическое учреждение, выдавшее данный листок с ошибками;
— принять меры воздействия (в пределах своей компетенции) на лечебное учреждение, которое выдало такой листок нетрудоспособности.
Раздел «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности, как установлено п. 64 Порядка № 624н, оформляется работодателем с учетом требований, указанных в пп. 65—67 Порядка № 624н.
При заполнении названного раздела работодатель может допустить ошибки, которые также могут стать причиной отказа ФСС РФ в возмещении организации суммы пособия по временной нетрудоспособности, выплаченной застрахованному лицу.
Поэтому, оформляя листок нетрудоспособности, прежде всего необходимо обратить внимание на то, что данные, указанные в строке «Причитается пособие за период» в ячейках «с [_] [_] - [_] [_] -[_] [_] [_] [_]» «по [_] [_] - [_] [_] - [_] [_] [_] [_]», должны совпадать с датами, указанными в таблице «Освобождение от работы» раздела «Заполняется врачом медицинской организации», а также с данными табеля учета рабочего времени.
Кроме того, следует обратить внимание на наличие:
— в листке нетрудоспособности подписей руководителя подразделения организации или руководителя организации — в случае если организация не имеет подразделений, а также главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы) организации (подразделения организации). Если у работодателя — физического лица отсутствуют указанные должности, то проставляется его подпись.
Обратите внимание, что подписание листка нетрудоспособности может быть делегировано руководителем организации другим лицам на основании доверенности. В этом случае согласно разъяснениям ФСС РФ, изложенным в п. 12 Письма № 14-03-18/15-12956, в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. При этом указания реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется;
— отдельного листка с расчетом пособия по временной нетрудоспособности, который должен быть приложен к листку нетрудоспособности (п. 67 Порядка № 624н). Отметим, что, поскольку определенной формы для составления расчета пособия по временной нетрудоспособности нет, указанный расчет оформляется в произвольном порядке.
Если при заполнении раздела «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности были допущены ошибки, то их необходимо исправить. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (для работодателя — физического лица печать проставляется при ее наличии).
Обратите внимание, что исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства не допускается, на это указывает п. 65 Порядка № 624н.
Список литературы
1. О разъяснении отдельных положений Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от
29.06.2011 № 624н: письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.
2. О Фонде социального страхования Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 12.02.1994 № 101.
3. Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
4. Об основах обязательного социального страхования: Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ.
5. Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам: постановление ФСС РФ от 07.04.2008 № 81.
6. Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности: приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
7. Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности: приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.
