CC BY
50УДК: 65.011.56 ББК: 65.9(4Рос)32-21
ТЕНДЕНЦИИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА
С. Г. Камшилов, А. С. Хорева
Челябинский государственный университет. Челябинск. Россия
В статье рассматриваются направления информатизации и автоматизации малого и среднего бизнеса. Приведена сравнительная характеристика по ряду современных программных продуктов, рассмотрены вопросы применения облачных технологий в бизнесе.
Ключевые слова: Автоматизация, информатизация, облачные технологии, малый и средний бизнес, бизнес-процессы.
Требования современной экономики таковы, что необходимость автоматизации операционной деятельности затрагивает не только крупный, но средний и малый бизнес. Существует миф, что автоматизация нужна крупному бизнесу, а небольшие предприятия могут обойтись и старыми методами. Зачастую, малые и средние предприятия отдают предпочтения лоскутной или так называемой локальной автоматизации. То есть, берётся какой-то один из рутинных бизнес-процессов и автоматизируется. В последующем можно автоматизировать остальные бизнес-процессы и перейти к полной автоматизации. К тому же, если предприятие растёт и развивается, то процесс автоматизации является неизбежным.
Часто предприятия, относящиеся к малому бизнесу, автоматизируют в первую очередь свои основные бизнес-процессы. Например, автоматизация продаж или механизмов взаимодействия с клиентами посредством системы CRM, [1]. Существует и второй вариант: автоматизация, так называемых, поддерживающих бизнес-процессов. То есть, автоматизация тех процессов, которые напрямую не влияют на увеличение доходов, но являются обязательными на любом предприятии. Например, бухгалтерский, управленческий учёт и ведение отчётности. В этом случае автоматизация проводится для сокращения затрат времени и денежных средств. Разница между данными вариантами автоматизации по отношению к бизнес-процессам отражена ниже, (табл. 1).
Таблица 1
Автоматизация основных и вспомогательных бизнес-процессов
Автоматизация основных бизнес-процессов Автоматизация вспомогательных бизнес-процессов
Повышение доходности и привлекательности бизнеса Выполнение обязательств перед государством и фискальными органами с наименьшими затратами
Привлечение и удержание клиентов, систематизация данных о них Систематизация данных
Повышение эффективности Сокращение временных и материальных затрат
Современный рынок программных продуктов предлагает большой выбор решений. Например, программное обеспечение (ПО) для использование в среде Internet и «локальное»:
- веб-программы, которые запускаются через браузер, для их использования необходим доступ в интернет;
- десктопные программы, которые непосредственно устанавливаются на компьютер и не нуждаются в интернете.
Стоит обратить внимание на компании, которые непосредственно предлагают решения для автоматизации. Большинство из них предлагают комплексные решения по автоматизации, а не, так называемые, локальные.
При выборе программных средств автоматизации малого и среднего бизнеса стоит обратить внимание также на многовариантность самих продуктов.
Первый вариант - это типовой или коробочный продукт. Этот тип является стандартным решением и его проще, и дешевле внедрить для малого бизнеса. Однако, стоить учитывать, что у данного типа есть недостаток. Такой, как сложность или полное исключение возможности доработки ПО под свои задачи. Этой проблемой также грешат и облачные технологии. То есть, программные продукты на-
Вестник факультета управления Челябинского государственного университета
писаны по одному стандарту, и, если у предприятия есть дополнительные задачи или пожелания по «облегчению» работы, то с таким «софтом» трудно что-либо сделать.
Второй вариант - разработка «на заказ» индивидуальных программных решений. Этот вариант будет учитывать особенности ведения предпринимательской деятельности конкретным хозяйствующим субъектом. Вместе с тем, стоимость подобных решений отличается от первого варианта в разы..
Третий вариант - это некая технологическая платформа (от ведущего вендора) с последующем подключением новых модулей от разных фирм-разработчиков программ. Дополнение (надстраивание архитектуры) производится по принципу «лучший в своём классе». Этот вариант можно отнести к универсальным. Однако, и здесь вопрос цены является неоднозначным по отношению к функционалу платформенного решения.
Таким образом, выбор варианта автоматизации бизнеса, покупки программных продуктов является многокритериальным. Стоимость автоматизации зависит от ряда факторов, таких как масштабность задач автоматизации; уровень программной группы, к которой относится этот продукт (типовая или индивидуальная); количество подключаемых рабочих мест; ресурсы необходимые для внедрения.
Стоимость автоматизации складывается из следующих составляющих:
- оплата за саму систему (либо аренда, если используются облачные технологии);
- затраты на настройку и обучение персонала;
- стоимость его сопровождения (обычно компании предлагает первый год обслуживания бесплатно, а в последующем определяется плата за год).
Помимо перечисленных выше прямых затрат, также есть непрямые затраты, к которым можно отнести время работников, задействованных в проекте.
Для автоматизации малого и среднего бизнеса существует множество программных продуктов, помогающих в той или иной степени автоматизировать их деятельность по вариантам один и два, рассмотренных ранее, (табл. 2).
Таблица 2
Сравнение программных продуктов для автоматизации операционной деятельности малого и сред-
него бизнеса (таблица составлена по материалам источников [2-5])
Компания Название ПО Решаемые задачи Стоимость ПО/Аренда Недостатки Достоинства
1С БИТ. СЯМ 3 .0 Управление продажами; 40 000 руб. Основная поставка без ограничения количества рабочих мест - громоздкий интерфейс и запутанный функционал; -сложность доработки; - чрезмерное количество возможных надстроек; - отсутствие некоторых ключевых составляющих (часть из них уже решена) -управление взаимоотношением клиентом и управление торговлей находятся в одной программе, что позволяет упрощать оформление сделок; - поддержка мобильных приложений; -удобство управления сделками; - большое количество специалистов 1С на рынке, что позволит избежать трудностей в её поддержке.
Управление маркетингом;
Анализ продаж и инвестиций в маркетинг;
Обслуживание и ведение клиентов
1С 1С: Бухгалтерия. Базовая Готовое решение для ведения бухгалтерского и налогового учета, УСН и ЕНВД; 3300 за одну лицензию -невозможность использовать программу в сети; -доступен только файловый режим работы; -предустано вленные настройки нельзя изменить (изменить можно только в следующих версиях) - бесплатная поддержка через интернет; -одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь; - не поддерживается ведение учета нескольких учреждений в одной информационной базе;
Учет по нескольким организациям в отдельных ин-формационн ых базах
1С 1С: ЗУП Базовая Значительно упрощает самые трудоемкие расчеты (больничных, отпусков) 4600 за одну лицензию -невозможность использовать программу в сети; -доступен только файловый режим работы; - предустанов ленные настройки нельзя изменить (изменить можно только в следующих версиях) - бесплатная поддержка через интернет; -одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь; - не поддерживается ведение учета нескольких учреждений в одной информационной базе; -оперативное отражение изменений законодательства и форм отчетности.
Реализованы все варианты начислений заработной платы
Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени и заработной платы
Управление аттестациями и инструктажами персонала
Мега-план CRM- системы: клиенты и продажи - Общение в ком- пании - Обмен докумен- тами - Контроль задач и сроков - Отчеты - База клиентов - Управление продажами 490 руб/в месяц на одного пользователя -медленно работает интерфейс; -удобство поиска задач на среднем уровне; - работает везде где есть интернет; - не требует установки. - возможно бесплатное использование Мегаплан Стартер, с ограничением до 10 пользователей
1С-Би- трикс 24 Битрикс 24 Есть вариант бесплатного тарифа, либо 3 варианта аренды, различаются не только по стоимости но и по пред- лага емому функционалу - сложен в освоении, иногда необходим консультант; - отсутствие возможности работать с услугами; - не доработанное мобильное приложение; -часто «падает». - мгновенный поиск по всем накопленным «знаниям»; - все возможности доступны с мобильных устройств; -учёт рабочего времени (можно разбить отдельно для каждого сотрудника); -формирование отчёта и постановка задач; -рабочая соцсеть.
ООО «Лог-некс» Мой склад - Управление торговлей, складской учет, производство и финансы; - Работа с клиентами и поставщиками (CRM); - Автоматизация розничной торговли; - Бухгалтерия и печать всех необходимых документов. Арендная плата зависит от выбранных задач для решения, варьируется от 1000 до 6900 руб. есть бесплатный вариант. -невозможность тонкой настройки под себя - не вполне удобные тарифы - слабая служба под- держки - слабое приложение на Android - медленно происходит развитие продукта, т.е. функции востребованные пользователями подолгу находятся в разработке и не реализуются. - доступ к базе 24/7 -работа с любого устройства -интеграция в 1С; -объединение в единую базу; - интуитивно понятный интерфейс.
Вестник факультета управления Челябинского государственного университета
Как видно из таблицы, решения для малого бизнеса не ограничиваются только автоматизаций бухгалтерского отчёта. Они охватывают и другие бизнес-процессы в организации.
Помимо десктопных программ также возможно применение средств, использующих сторонние серверы для хранения и обработки данных. Часть из них можно использовать бесплатно, соблюдая ряд условий, либо делать взносы арендной платы и получать больший спектр решаемых задач.
Нельзя не отметить и применение для автоматизации управления малого и среднего бизнеса облачных технологий (табл. 3). Это, как правило, хранение, обработка данных и их передача.
Таблица 3
Сравнительная характеристика «Облаков»
Критерии Box.net Dropbox.com GoogleDrive Яндекс.Диск SkyDrive
Объем 5GB 2GB 5 GB 10 GB 7 GB
(бесплат-
ный)
Расширяе- Да (толь- Да (специаль- Да (при оплате) Да Нет
мость ко при оплате) ные условия) - При покупке; - При использование сертификата;
Стоимость Платно Платно 50 GB Дополнитель- 10 GB - 30 рублей ме- За дополни-
25 GB за 532 р., 100 ный объем: 133 сяц или 300 рублей год; тельные 20, 50
- 532 р. GB - за 1065 р. р. в месяц за 25 100 GB - 150 рублей и 100 GB нуж-
в мес., GB, 266 р. за 100 месяц или 1500 рублей но заплатить
50 GB - GB и 2663 за 1 год; соответственно
1065 р. в TB 1 TB - 900 рублей ме- 533 р., 1332 р.,
мес. сяц или 9000 рублей год. 2664 в год
Удобство Да Да Да Да Да
Доступ-ность Да Да Да Да Да
Защищен- Да Да Да Да Да
ность
Функцио- Да Да Да Да Да
нальность
Резервные Нет Да Да Да Да
копии файлов
на сервере
Приложе-ния Да Да Да Да Да
для мобиль-
ных ОС
Поддержи- Win- Linux, Win- Windows, Mac, Windows, Mac OS X Windows Mac
ваемые ОС dows, dows, Mac OS, Chrome OS и Lion, Linux, Android, OS X Lion, iOS,
Mac, iOS, Android, Android iOS Windows Phone
Linux, Blackberry,
iOS, An- Bada
droid
Достоинст-ва Тесная Простота, под- Максимальная Интеграция с почтой 7 GB бес-
инте- держка всех интеграция и другими сервисами платно, тесная
грация с Outlook типов файлов и возможность с сервисами Google/Android. Яндекса интеграция с MicrosoftOffice
(для сочетания раз- Функция поис-
платных личных плат- ка, позволяющая
версий) форм находить данные в файлах PDF или в сканированных документах
Недостатки Ориен- Небольшой Файлы Microsoft Нет возможности соз- Нет официаль-
тация на объем дис- Office можно дания документов ной поддержки
бизнес- кового про- только про- Linux, Android
пользо- странства, сматривать для
вателей предлагаемый редактирования
бесплатно. необходима кон-
вертация
На основе данных, отражённых в таблицах 2 и 3, можно заметить некую тенденцию изменения направлений автоматизации, поскольку сегодня есть возможность для малого и среднего бизнеса уйти от привычных десктопных программ в «онлайн» за счёт облачных технологий (модели информационного аутсорсинга SaaS, IaaS, [1]). Также нельзя не отметить тот факт, что большинство из представленных программных продуктов имеют поддержку распространённых версий мобильных систем. Это позволяет работникам не тратить время на заполнение документов «от руки» при выездном характере работы, и при возращении заносить данные на установленные компьютеры, а сразу, на месте, зайти в приложение гаджета, выбрать интересующий раздел и внести те или иные изменения.
Отметим, что в статье сделан обзор далеко не полного перечня программ, которые могут использовать средние и малые предприятия. Рынок ПО настолько широк, что каждый хозяйствующий субъект может выбрать для себя то решение, которое действительно необходимо в достижении своих целей.
Список литературы
1. Оценка уровня комплексной автоматизации бизнес-процессов на производстве: Отчёт по НИР. Руков. Камшилов, С.Г. (Исполнители Камшилов, С. Г., Прохорова, Л. В.) - Челябинск: ФГБОУ ВПО «ЧелГУ», 2014 г.
2. Официальный сайт компании «1С», [Е-ресурс]. URL: http://www.1c.ru/
3. Битрикс24: сервис автоматизации и оптимизации бизнес процессов, [Е- ресурс]. URL: https:// www.bitrix24.ru/
4. «Мегаплан» - системы автоматизации бизнеса, [Е-ресурс]. URL: www.megaplan.ru
5. «МойСклад» - интернет-сервис для торговли и склада, [Е- ресурс]. URL: http://www.moysklad.ru/
Сведения об авторах
Камшилов Сергей Геннадьевич - кандидат технических наук, доцент кафедры менеджмента Челябинского Государственного Университета, город Челябинск, Российская Федерация. manager@csu.ru
Хорева Алёна Сергеевна - магистрант факультета управления, кафедры менеджмента Челябинского Государственного Университета, город Челябинск, Российская Федерация. manager@csu.ru
TRENDS IN INFORMATION AND AUTOMATION OF SMALL AND MEDIUM BUSINESS
S. Kamshilov, A. Horeva
Chelyabinsk State University. Chelyabinsk. Russia.
This article discusses the changes in information and automation of small and medium-sized businesses. The comparative characteristic of some types of software for automating and considered the application of cloud technologies in business.
Keywords: Automation, information, cloud computing, small and medium enterprises, business processes.
References
1. Assessing the level complex automation business processes in manufacturing: Report on research work. Supervisor Kamshilov, S.G. (Performers Kamshilov, S.G., Prohorova, L.V.) - Chelyabinsk: FSBE IHE«CSU», 2014
2. «1С» Company official Site, [Е-source]. URL: http://www.1c.ru/
3. Service of automation and optimization business processes [Е- source]. URL: https://www.bitrix24.ru/
4. «Мегаплан» - business automation systems [Е-source] URL: www.megaplan.ru
5. «МойСклад» - Internet service for trade and store, [Е- source]. URL: http://www.moysklad.ru
