CC BY
256
УДК 338.482.22
Фисунова Д.И.
студент НИУ «БелГУ» Россия, Белгород Солодилова А. С. студент НИУ «БелГУ» Россия, Белгород
ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ СОБЫТИЙНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Аннотация: В данной статье рассмотрены особенности технологии организации событийных мероприятий с позиций различных авторов. Выделена структура организации событийного мероприятия, его основные этапы. Помимо этого, обозначены ключевые элементы событийного мероприятия.
Ключевые слова: организация событийных мероприятий, мероприятие, планирование, организация, программа мероприятия, команда проекта.
Fisunova D.I. student
Belgorod State University Russia, Belgorod Solodilova A.S. student
Belgorod State University Russia, Belgorod
EVENT ORGANIZATION TECHNOLOGY
Annotation: This article discusses the features of the technology of organizing event events from the standpoint of various authors. The structure of the organization of an event event, its main stages are highlighted. In addition, the key elements of the event are considered.
Key words: event organization, event, planning, organization, event program, project team.
Событийные мероприятия представляют собой комплексные, планируемые, организованные события, созданные для взаимодействия между субъектом PR и целевой аудиторией с целью достижения различных коммуникационных задач, связанных, в зависимости от
тематики, с продвижением бренда или товаров, формированием известности, имиджа, репутации, лояльности, идентификации и дифференциации на рынке [1].
Организация событийных мероприятий имеет сложную структуру. Кравчук Т.А. выделял 5 основных блоков организации событийного мероприятия, представленных на рисунке 1 [4].
Рис. 1. Структура организации событийного мероприятия
Из схемы видно, что блок целеполагания характеризуется следующим: перед началом организации мероприятия нужно определить целевую аудиторию, место проведения и выбрать предприятия, которые будут участвовать в мероприятии в качестве организаторов и спонсоров. На этапе содержательно-технологического блока, как правило, активизируется работа маркетинг и менеджмент команд, определяются средства массовой коммуникации, которые будут эффективны для реализуемого мероприятия.
Организационный блок: определяется вид мероприятия, которое будет отвечать требованиям блока номер 2, элементы технологического процесса создания событийного мероприятия, а также разрабатывается технология организации события. Реализация событийного мероприятия -это период его проведения, который может быть зависим от человеческих качеств. Критериально-оценочный блок - это определение количественных и качественных показателей мероприятия и их влияния на социально-
экономическое развитие региона. На данном этапе возможно проведение опросов, анкетирований, интервьюирований. Результативный блок - это подведение результатов мероприятия, на основании анализа критериально -оценочного блока.
Учитывая каждый вышеописанный блок, возможна организация эффективного и качественного событийного мероприятия. Однако, не все отечественные исследователи разделяют точку зрения Кравчука Т.К., например, Гуров С.А. выделяет также 5 блоков, но они имеют совершенно иную формулировку. Так, к его 5 блокам относятся: формирование творческой концепции, проведение анализа ситуации на рынке, планирование, реализация, подведение итогов и оценка результатов [3]. Можно заметить, что данная система является более простой и понятной для организаторов мероприятий, в особенности, если они не являются специалистами в данной области.
Первый блок включает формирование идеи, общей концепции мероприятия, определяется актуальность мероприятия и его уникальные черты, собирается команда проекта. Наибольшую важность представляет то, что каждый член команды должен выполнять определенные функции. В первую очередь следует выполнять те поручения, за которые он непосредственно несет ответственность, а затем поручения своих коллег, если им понадобится помощь.
После выполнения плана работ из первого блока следует приступить ко второму, который характеризуется проведением маркетинговых исследований выбранного рынка и определением целевой аудитории, её пожеланий и предпочтений, которые, в свою очередь, будут зависеть от возраста, пола, уровня заработной платы клиента.
Планирование является наиболее затратным по времени блоком. В ходе осуществления планирования устанавливаются цели событийного мероприятия, определяется желаемый результат от реализации проекта, проводится анализ необходимых ресурсов, поиск партнёров и поставщиков, составляется программа мероприятия и бюджет, а также разрабатываются маркетинговый план и календарный планы, определяются возможные риски и угрозы, которые при желании можно представить в форме SWOT-анализа.
На этапе реализации осуществляются следующие мероприятия: контроль над соблюдением календарного плана, программы и бюджета; гибкая корректировка плана действий, оперативный менеджмент; PR и маркетинг; работа с партнерами; работа с участниками; создание промежуточного финансового отчета о проведении мероприятия [2].
На последнем этапе осуществляется процесс подведения итогов мероприятия и оценивается результат. Составляются благодарственные письма, пресс-отчёты, проводятся опросы участников и посетителей, оценивается достигнут ли был ожидаемый результат, формируется
финансовый и организационный отчёты. На данном этапе можно выделить время на благодарственную речь организаторов или руководителей мероприятия, что позволит, в свою очередь, увеличить лояльность заказчиков.
Основными элементами событийного мероприятия являются: программа мероприятия, организация безопасности (обязателен инструктаж по безопасности), организация при необходимости кейтеринга и обслуживания, обеспечение мероприятия техническим оборудованием, обеспечение мероприятия персоналом, реклама и продвижение [3].
Таким образом, организация событийного мероприятия является многоступенчатым процессом, в ходе которого необходимо учитывать множество аспектов (от разработки цели мероприятия до поведения итогов мероприятия). При исключении какого-то блока организации событийного мероприятия возможно его некачественное проведение, так как каждый блок и элемент взаимосвязаны и дополняют друг друга.
Использованные источники:
1. Вершинкина А. А. Свадебный туризм // Туристско-рекреационный потенциал и особенности развития туризма и сервиса. 2021. С. 59-62.
2. Гуров С. А. География рок-фестивалей как ресурса событийного туризма // Дни науки КФУ им. В.И. Вернадского: сборник тезисов участников II научной конференции профессорско-преподавательского состава, аспирантов, студентов и молодых ученых. Симферополь, 2018. С. 13-15.
3. Гуров С. А., Евдокимов В. В. Событийный туризм: бизнес-модель фестиваля // Бизнес и дизайн ревю. 2017. Т. 1. № 4 (8). С. 2.
4. Кравчук Т. А., Савенкова Д. А. Структурно-функциональная модель организации событийных мероприятий в регионе // Международный научно-исследовательский журнал. 2019. №11 (53). С. 47-51.
