CC BY
65
New university
Economics & Law 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: НОВЫЕ ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ И ПОВЫШЕНИЮ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТИ
УДК 658.7
К.Б. Герасимов* *
ТЕХНОЛОГИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПОСТАВКИ РЕСУРСОВ
Поставка ресурсов играет важнейшую роль в деятельности любых организаций, которая исторически рассматривалась, как важная для успеха фирмы, но её проработка была не очень результативной. В работе представлена модель поставки ресурсов современной организации. Подробно рассмотрены все этапы модели поставки ресурсов на уровне технологии их реализации.
Данный способ представления этапов модели позволяет наиболее быстро обучить менеджеров инструментарию управления поставкой ресурсов.
Ключевые слова: организация, бизнес-процесс, поставка ресурсов, закупки, модель, технология.
Любое образование в сфере бизнеса не может считаться полноценным, если специалист не знаком с современными методами управления поставок ресурсов [1]. Каждая организация производит какую-либо продукцию или услуги, и для того, чтобы в будущем обеспечить максимальную эффективность этого процесса, необходимо постоянно знакомиться с новейшими достижениями в этой области. Кроме того, в наши дни любая организация ожидает от выпускника бизнес школы самых разносторонних знаний в данной сфере.
Хотя долгое время это относилось преимущественно к производственному сектору экономики, в последние годы операционный менеджмент приобретает равноценное значение и в сервисных отраслях, причем как в государственных, так и в частных [1]. Обновление бизнес процессов входит в понятие операционного менеджмента.
Структура закупок должна иметь режим наибольшего благоприятствования в пределах предприятия. Существует ряд внутренних условий, при которых снабжение функционирует максимально эффективно. В первую очередь, речь идет о своевременности поступления информации о необходимости закупки того или иного вида ресурсов. Данный вопрос имеет несколько аспектов, совокупное решение которых дает требуемый результат.
© Герасимов К.Б., 2015.
DOI: 10.15350/2221-7347.2015.4
* Герасимов Кирилл Борисович - кандидат экономических наук, доцент кафедры социальных систем и права, Самарский государственный аэрокосмический университет имени академика С.П. Королёва (национальный исследовательский университет) .
21
Новый университет
Экономика и право 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Современные методы управления подразумевают наличие на предприятии программного обеспечения, позволяющего связать воедино через локальную компьютерную сеть информацию о деятельности всех служб [2]. Допуск к определенным сегментам информации определяется руководством компании на основании конкретных функций той или иной структуры. При этом связь не всегда может быть двусторонней [3].
Основой работы организации по закупкам является модель поставок (рис. 1).
Рис. 1. Модель поставки ресурсов
Вся последующая работа с поставщиком проводится именно в соответствии с данной моделью. Кроме того, эта модель, является основанием для отдела поставок, при проведении той или иной операции. Информация, которая содержится в модели, проходит утверждение руководителя заявляющей службы, а также соответствующего директора. Это необходимо потому, что рядовой работник не всегда имеет полное представление о текущей или прогнозируемой ситуации, и его решение не всегда может оказаться правильным. Таким образом, только одно нововведение на одном участке ведет к изменениям и нововведениям по всему технологическому процессу. При этом каждый новый материал или инструмент требует анализа ситуации и усилий для организации поставок, максимально приемлемых во всех отношениях, и роль структуры закупки в этом процессе является ведущей [4].
Бизнес-процесс - краткое, точное, доступное и понятное описание какого либо вида деятельности организации, важнейший инструмент при рассмотрении большого количества различных ситуаций, позволяющий выбрать наиболее перспективные решения и определить средства для их достижения [5].
Бизнес-процесс определяет порядок принятия решения о заказе, закупке, доставке и оприходовании ресурсов и учету их в процессе торговли.
Бизнес-процесс осуществляется только на основании документов. Все нормативные документы по бизнес-процессу формируются и учитываются в базе данных программы учета деятельности направления. Сформированные документы проверяются и подписываются всеми определенными данным бизнес-процессом должностными лицами в соответствии с конкретной операцией (поступления, перемещения или отпуска ресурсов). Сформированные в результате осуществления бизнес-процесса документы исправлению не подлежат. Документы с исправлениями являются недействительными и не допускаются к исполнению [6].
Все официальные документы по бизнес процессу (запросы, заявки, задания, договора) хранятся в отделе снабжения в отдельных папках. Информация, необходимая для работы отдела снабжения (нормы расхода, остатки на складе сырья, база данных поставщиков) формируется и хранится в базе данных отдела снабжения.
22
New university
Economics & Law 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Ответственность за своевременность, правильность оформления и использование документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность данных, содержащихся в документах, несут участники бизнес процесса, создавшие и подписавшие данные документы. В случае возникновения отклонений от бизнес-процесса участники сообщают об этом руководителю направления.
Целью бизнес процесса «Обеспечение ресурсами» является закупка ресурсов необходимых для функционирования организации (рис. 2).
Основной бизнес 1 ■процесс организации
Информация внешняя ь Ооеспечение ресурсами Ресурсы „
Информация внутренняя __ Отчетность ►
Денежные средства
k i к
Персонал фирмы Инфраструктура
Рис. 2. Модель бизнес процесса обеспечения ресурсами
Рассмотрим основные составляющие бизнес процесса по поставкам ресурсов и формирование заявки поставщику. Основная цель бизнес процесса согласование заявки на ресурсы с поставщиками и формирование бюджета расхода материалов и бюджета закупок материалов (рис. 3).
Закупка ресурсов. Основная цель бизнес процесса закупка, доставка ресурсов на склад фирмы и контроль взаиморасчетов с поставщиками (рис. 4).
Бизнес-процесс
Персонал отдела закупок
Рис. 3. Модель бизнес-процесса формирования заявки
Приемка, хранение, отгрузка и учет ресурсов. Основной целью бизнес процесса является приемка ресурсов от поставщика, хранение и отгрузка со склада сырья и учет.
Рассмотрим подробнее технологии этапов модели бизнес-процесса поставки ресурсов.
Определение потребности в поставке основных материалов. Потребность в поставках основных материалов определяется, исходя из заявки отдела сбыта и существующих постоянных продаж материалов.
Заявка предоставляется в отдел снабжения по форме и в сроки, определяющие документом «Этапы формирования плана-заказа на месяц». План продаж материалов предоставляется отделом сбыта.
23
Новый университет
Экономика и право 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Рис. 4. Модель бизнес-процесса закупки ресурсов
На основании полученных данных, менеджер по основным материалам, производит расчет ассортимента и количества необходимых материалов в базе данных отдела снабжения (рис. 5). Он предоставляет расчет начальнику отдела снабжения в формате, предусмотренной базой данных отдела снабжения (в стоимостном и количественном выражении).
Рис. 5. Технология определения потребности
На основании предоставленных расчетов, формируется запрос на поставку основных материалов по заказу.
Поиск и выбор поставщиков материалов и комплектующих. Цель этапа: создание базы данных по поставщикам материалов (рис. 6).
Необходимость поиска новых поставщиков возникает в следующих случаях:
- отсутствие расширенной базы данных потенциальных поставщиков по каким-либо потребляемым материалам;
- прекращение работы с существующими поставщиками по причине отказа с их стороны или при желании изменить условия работы до неприемлемых;
- появление новых видов потребляемых материалов.
Работа по поиску поставщиков ведется менеджерами по распоряжению начальника отдела, который задает требования по глубине поиска [7].
Для поиска поставщиков применяют следующие операции:
- существующие поставщики («поставщики выбранные ранее»);
- бывшие поставщики;
- информационно-аналитическая работа по различным источникам информации.
24
New university
Economics & Law 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Рис. 6. Технология поиска поставщиков
Поиск поставщиков идет следующим способом:
- переговоры с поставщиками (постоянными) и определение, есть ли у них в наличие сырье, по каким ценам и какие условия они могут предложить;
- переговоры с резервными поставщиками, и выясняется их предложение;
- нахождение новых поставщиков через СМИ и интернет, если их предложение заинтересовывает, то начинается обсуждение условий, на которых будет поставляться сырье.
Результаты поиска поставщиков заносятся в список потенциальных поставщиков по видам материалов. Список потенциальных поставщиков хранится у начальника отдела. Данный список должен пополняться в текущем режиме дополнительной информацией по условиям работы с потенциальными поставщиками.
3. Рассылка запросов на поставку. Цель этапа: получение более подробной информации по условиям работы с потенциальными поставщиками. Работа выполняется менеджером отдела снабжения по распоряжению начальника отдела и включает в себя действия, которые изображены на рис. 7.
Рис. 7. Технология рассылки запросов на поставку
25
Новый университет
Экономика и право 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Рассмотрим эти этапы:
- сбор информации (включает в себя сбор всех документов по поставщикам);
- анализ и обработка информации (сортировка на основных и вспомогательных поставщиков);
- составление макета запроса на возможную поставку (за образец берется заявка на закупку материалов);
- согласование макета запроса с начальником отдела (получение визы);
- оформление запроса (стандартный бланк заявки на закупку);
- рассылка запросов на возможную поставку потенциальным поставщикам (факс, электронная почта, почта);
- получение ответов на запросы;
- регистрация произведенных действий в виде дополнительной информации в списке потенциальных поставщиков ресурсов [8].
4. Выбор поставщиков. Цель этапа: проведение выбора поставщиков из списка потенциальных поставщиков на основании уточненных их данных.
Условие надежности поставок материалов предполагает наличие дублирования поставщиков по всем видам материалов.
Выбор поставщиков осуществляет начальника отдела снабжения и согласовывает его с руководителем направления по поставщикам, доля которых в общем, товарообороте занимает до двух третьих.
Поставщики, выбранные должны быть выделены в списке потенциальных поставщиков с отметкой «поставщик выбранный». Отношения с выбранными поставщиками должны быть зафиксированы каким-либо договором (письменным или устным).
Основные параметры устного договора (цены, отсрочки платежей, максимальная величина задолженности, форма оплаты) должны быть, затем отмечены в письменном варианте. Список потенциальных поставщиков хранится у начальника отдела. Технология этого этапа схематично изображена на рис. 8.
Рис. 8. Технология выбора поставщиков
Проблема, которая возникает при работе с новыми поставщиками. Главное правило во взаимоотношениях с незнакомыми партнерами - оплата по факту поставки, т.е. никакие доверительные отношения не должны присутствовать, только по истечении определенного времени, когда фирма проведет несколько покупок ресурсов, можно делать предоплату за сырьё.
После поиска поставщиков идет распределение закупок по неделям, на это влияют следующие причины [9]:
- потребности фирмы;
- возможности поставщиков;
- доставка сырья;
- финансовые ресурсы.
26
New university
Economics & Law 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Оформление и рассылка запроса на поставку поставщикам. Заявка на закупку материалов поступает к менеджерам для оформления и рассылки запросов выбранным поставщикам ресурсов.
Заявка оформляется на бланке организации в виде письма с указанием даты и других параметров поставки ресурсов. Оформленная заявка проверяется начальником отдела, подписывается руководителем направления, и менеджер по поставкам отправляет заявку поставщику. Менеджер обязан получить от поставщика официальный ответ с указанием ассортимента, количества, цен, и сроков поставки.
В случае отказа поставки части заказываемой продукции основным поставщиком, запрос делается поставщикам-дублерам (из списка базы данных поставщиков) до полного выполнения заявки. Процесс согласования запроса, формирование заявки и ее отправка происходят по аналогичной технологии. Все заявки фиксируются в папке «Исходящие документы».
6. Формирование бюджета закупок ресурсов. После согласования и рассылки всех заказов, необходимых для выполнения плана-заявки заказов, начальник направления формирует бюджет закупки ресурсов (рис. 9). Это делается с помощью информации, предоставленной от отделов сбыта и снабжения.
Рис. 9. Технология формирования бюджета закупки ресурсов
В бюджете представляется прогноз основных форм финансовой отчетности, как правило, укрупнено, в соответствии с требованиями международных стандартов, обязательно в прогнозируемых ценах, т.е. в ценах, выраженных в денежных единицах приемлемых для организации, соответствующих покупательной способности каждого периода осуществления поставок ресурсов [5].
На основе формирования бюджета осуществляется прогнозирование финансовоэкономического состояния предприятия по проекту закупки ресурсов - финансовая оценка поставок ресурсов. Этап заканчивается определением критического объема продаж и запасов финансовой прочности.
Закупка ресурсов. Закупка товаров является важнейшим этапом коммерческой деятельности торговых организаций. От того, насколько успешно выполнены коммерческие операции, связанные с закупкой товаров, зависит эффективность деятельности организации, а также бесперебойность поставок продукции потребителям. Этот этап схематично изображен на рис. 10.
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов [10].
Основными методами закупок являются: оптовые закупки у известных поставщиков; регулярные закупки мелкими партиями, в т.ч. в розничной торговле; закупки по мере необходимости в ресурсах.
У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.
27
Новый университет
Экономика и право 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Подготовка к переговорам
Определение Подготовка Согласование места и Выбор
темы материалов по времени проведения способа
теме проведения
Договоренность о встрече
Создание необходимой обстановки
Контроль ситуации во время переговоров
Ведение переговоров
Акцент на
преимущества нашего подхода
Вопрос/ответ
Внесение корректив в свою позицию
Поиск компромисса
I
Уточнение деталей
X
Документальное оформление результатов
1 г
Заключение договора
Организация учета материальных ценностей на складе
Доставка Приемка и оприходование
ресурсов ресурсов
Рис. 10. Технология закупки ресурсов
В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на оформление заказа; транспортировку, страхование и упаковку; складирование; обработку; оплату персонала, связанного с закупками. Сравнив затраты по каждому материалу с затратами на закупку и рыночной ценой, можно принять верное решение.
Анализ исполнения бюджета закупок материалов. После окончания срока исполнения бюджета закупок материалов, начальник отдела снабжения производит анализ его исполнения.
Анализ заключается в сравнении планового бюджета и исполненного с указанием причин невыполнения статей бюджета. Корректировка планового бюджета происходит в течение всего времени исполнения данного бюджета, по мере необходимости.
Таким образом, модель поставки ресурсов прописывает все действия необходимые для успешной деятельности отдела снабжения, а, следовательно и фирмы в целом.
Эффективное управление поставками ресурсов для нужд организации представляет собой последовательность взаимосвязанных и сплоченных действий, начиная с выявления потребностей фирмы и заканчивая оперативной поставкой ресурсов потребителю. Знание технологии поставок, следование ей и выполнение каждой ее стадии при осуществлении деятельности торговой организации является залогом ее прибыльности и процветания. В связи с этим нельзя недооценивать значимости правильного выполнения каждого этапа.
28
New university
Economics & Law 2015. № 4 (50)
ISSN 2221-7347
Библиографический список
[1] Чейз Р.Б., Эквилайн Н.Дж., Якобс Р.Ф. Производственный и операционный менеджмент: пер. с англ. - М.: Вильямс, 2007. - 1169 с.
[2] Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Производственный менеджмент: процессы, структура, система. - Самара: САГМУ, 2014. - 272 с.
[3] Герасимов Б.Н. Основы теории российского менеджмента. - Самара: Изд-во «Самарский муниципальный институт управления», 2009. - 171 с.
[4] Герасимов Б.Н. Основы российского менеджмента: методология менеджмента. - Самара: Изд-во «Самарский муниципальный институт управления», 2008. - 171 с.
[5] Кильдеева Р.А. Составление бизнес-плана предприятия. Теория и практика. - Петропавловск-Камчатский: КамчатГТУ, 2005. - 150 с.
[6] Ермолина Л.В. Процессно-ориентированный менеджмент в процессе управления предприятием // Основы экономики, управления и права. 2013. № 4 (10). - С. 64-66.
[7] Горшкова Л.А. Методология формирования аналитического инструментария организации управления: дис. ... докт. экон. наук. Нижний Новгород: НГУ, 2003. - 392 с.
[8] Герасимов К.Б. Инструментарий технологизации системы управления процессами организации // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2013. - № 5 (31). - С. 122-130.
[9] Сорочайкин А.Н. Методические особенности экономической диагностики качества и эффективности информационно-знаниевых процессов промышленного предприятия // Основы экономики, управления и права. - 2012. - № 5 (5). - С. 75-78.
[10] Маркова Ж.А. Особенности применения методов экономико-математического моделирования в логистической системе закупочной деятельности строительных организаций // Вестник Самарского государственного экономического университета. - 2009. - № 8 (58). - С. 53-58.
kkk
UDC 658.7
K.B. Gerasimov
TECHNOLOGY BUSINESS PROCESS DELIVERY OF RESOURCES
Supply of resources plays a crucial role in any organization that has historically been viewed as important to the success of the company, but its study was not very effective. The paper presents a model of resource supply modern organization. Detail all the stages delivery model at the level of technology resources to implement them. This way of representing the stages of the model allows the fastest train managers Management Instrumentation supply of resources.
Keywords: organization, business process, supply of resources, procurement, model, technology.
29
