CC BY
21УДК 651.2
Д.А. Николашина
ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Данная статья посвящена техническим средствам обработки и хранения документов. Рассмотрены следующие средства обработки: адресовальные машины, маркировальные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы-машины, фальцевальные машины, брошюровальные машины и др. А также средства хранения документов: картотеки нескольких видов (вертикальные, горизонтальные, вращающиеся, элеваторные).
Ключевые слова: технические средства управления, адресовальные машины, маркировальные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы-машины, фальцевальные машины, брошюровальные машины.
Техника - общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.
Основными задачами техники является:
- Создание материальных и культурных ценностей;
- Производство, преобразование и передача различных видов энергии;
- Сбор, обработка и передача информации;
- Создание и использование различных средств передвижения;
- Поддержание обороноспособности
Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д.
Дополнительно технику можно разделить на производственную, например: станки, инструменты, средства измерения и т.д.; и непроизводственную: бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга. [1]
Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и супер-ЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.
Средства обработки документов
Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы-машины используются для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка.
© Николашина Д.А., 2016.
Научный руководитель: Якубова Лала Алиевна - кандидат исторических наук, доцент кафедры до-кументоведения и всеобщей истории, Нижневартовский государственный университет, Россия.
ISSN 2223-4047
Вестник магистратуры. 2016. № 4(55). Т.1.
Фальцевальные машины - устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др.
Брошюровальные машины - устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок.
Листоподборочные машины (коллаторы) - автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и т.п. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
Листоукладочные машины - вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.
Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и
др.
Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.
Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли или брикетов.
Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
Средства хранения документов
При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:
- удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
- удобство и простота поиска документов;
- минимальный размер занимаемой площади;
- невысокая стоимость.
Средства хранения документов - это прежде всего, папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.
Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные в систематизированном порядке.
Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно.
В плоских картотеках карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих, и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.
Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток: относительная трудность поиска карт.
Вращающиеся картотеки - это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.
Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.
Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. На центральное информационное поле перфокарты, сво-
бодное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. [2]
Следовательно, без техники процесс работы был бы невозможен. Средства обработки документов помогают нам создать сам документ, вывести на печать, отредактировать. А средства хранения - создают благоприятные условия и местоположения документов.
Библиографический список
1.Гасов В. М., Технические средства ввода-вывода графической информации Москва: Высшая школа, 1990
2.Кудряева В.А. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2002.
НИКОЛАШИНА ДАРЬЯ АЛЕКСЕЕВНА - студент, Нижневартовский государственный университет.
