CC BY
142
УДК 65.0 (Q75.8)
КОГУТ Ю.О., аспірант,
Харківський національний автомобільно-дорожній університет СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТУ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ АТП
Анотація. Обґрунтовано місце системи менеджменту бізнес-процесів АТП в загальній системі менеджменту підприємства. Виділено підсистеми стратегічного менеджменту, менеджменту бізнес-процесів стратегічної спрямованості і поточної діяльності та менеджменту процесів функціонування підприємства. Сформовано систему менеджменту бізнес-процесів АТП, що, на відміну від існуючих, ґрунтується на системно-кібернетичному підході і є дворівневою ієрархічною структурою, в рамках якої визначені контури управління виділеними бізнес-процесами АТП та встановлено їх взаємозв’язок.
Ключові слова: система менеджменту, об’єкт менеджменту, суб’єкт менеджменту, бізнес-процес, ієрархічна система управління, контур управління.
KОGUT Y., Postgraduate,
Kharkiv National Automobile and Highway University
SYSTEM OF BUSINESS-PROCESSES MANAGEMENT AT MOTOR-TRANSPORT ENTERPRISE
Abstract. The place of the system of business-processes management at motor-transport enterprise in the general system of management of the enterprise has been substantiated. The subsystems of strategic management, business-processes management of strategic orientation and current activity, processes of enterprise functioning management have been marked out. The system of motor-transport enterprise business-processes management has been formed, which, unlike the existing ones, is based on the system-cybernetic approach and is the two-level hierarchical structure within whose framework the contours of the certain business-processes management at motor-transport enterprise have been determined and their interrelation has been established.
Key words: system of management, management object, management subject, business-process, hierarchical management system, management contour.
Постановка проблеми. Ефективність функціонування бізнес-процесів підприємства, рівень їх організованості та досягнення встановлених цілей забезпечується побудовою та реалізацією відповідної системи менеджменту. Система менеджменту є організованою динамічною системою, що характеризується взаємодією об’єкта менеджменту (керованої системи), суб’єкта менеджменту (керуючої системи) і виконавчих органів (виконавчої системи) за допомогою каналів управління і зворотного зв’язку.
Об’єктом у системі менеджменту бізнес-процесів АТП виступають бізнес-процеси. Суб’єктом - певний орган управління, що формує управлінські впливи для забезпечення досягнення високих результатів бізнес-процесів. Але виконані дослідження свідчать, що на підприємствах автомобільного транспорту менеджмент бізнес-процесів виконується фрагментарно, в міру необхідності. Окрім цього, нерозв’язаним залишається питання щодо формування системи менеджменту бізнес-процесів сучасних підприємств, обґрунтування її складу і структури.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. В сучасній літературі [1, 3 - 6, 8, 9, 11, 12] структурі та змісту системи менеджменту (управління) бізнес-процесів підприємств, у тому числі АТП, не приділяється належної уваги: побудова системи відбувається на основі різних підходів (цикл Шухарта-Демінга (РОСА), за функціями управління тощо), при цьому не уточнюється зміст відповідних функцій та робіт із менеджменту бізнес-процесів, їх взаємозв’язки.
У підручнику [1, с. 57, 58] дається узагальнена структура побудови системи менеджменту, орієнтованої на управління процесами, що включає такі елементи: підсистема стратегічного управління (включається в процес управління підприємством, власником якого є керівник); підсистема процесного управління (будується для мережі процесів підприємства); підсистема мотивації, орієнтована на поліпшення показників процесів (інтегрується в процеси).
При цьому в процесі управління керівник забезпечує виконання стратегічних цілей підприємства, які кількісно виражені набором показників і критеріїв їх досягнення. Показники досягнення стратегічних цілей підприємства деталізуються конкретними процесами, що охоплюють всю діяльність організації. Управління процесами здійснюється за циклом безперервного поліпшення РОСА (планування - впровадження - контроль - коригування). При цьому робота з удосконалення процесів супроводжується відповідною системою матеріальної мотивації.
Слід зазначити, що при такому підході до побудови системи менеджменту, орієнтованої на процеси, по-перше, основна увага приділяється системі стратегічного управління як домінуючій, при цьому система процесного управління є похідною, що створюється для забезпечення досягнення стратегічних цілей підприємства; подруге, не визначається суб’єкт (орган управління) в системі процес-
ного управління; по-третє, не обґрунтовано виділення підсистеми мотивації, оскільки мотивація є однією з функцій управління і виступає складовою як системи стратегічного управління, так і системи процесного управління.
Виявлені недоліки певною мірою можуть бути усунені при використанні підходу до менеджменту процесів, запропонованого авторами [6, 9], які в системі управління підприємством виділяють «контур управління процесом, що розкладається, як мінімум, на дворівневе управління: стратегічне управління всією організацією з боку вищого керівництва; оперативне управління процесами організації з боку власників процесу» [6, с. 100]. При цьому автори зазначають, що система процесного управління реалізується за допомогою визначених функцій (планування, організація, контроль, координація, мотивація). З уточненням, що функція «мотивація» входить до складу діяльності менеджера як частина управління ресурсами.
Відповідно до [5, 6, 9, 11, 12] безпосередньо менеджмент процесу відбувається за циклом PDCA. «Власник процесу в ході управління планує (Plan) розподіл ресурсів для досягнення поставлених цілей процесу. Хід виконання (Do) процесу керівниками власник перевіряє (Check) по інформації, що поступає з контрольних точок. Власник процесу здійснює оперативне управління процесом (активно втручаючись у хід процесу - Act), змінюючи запланований розподіл ресурсів, плани, терміни і вимоги до результатів процесу відповідно до зміни ситуації» [6, с. 99].
Використання даного підходу до менеджменту процесів ускладнюється такими причинами: по-перше, не уточнюється зміст функцій управління процесом; по-друге, цикл Шухарта-Демінга реалізує тільки один принцип управління - по відхиленню, тобто коригування відбувається тільки тоді, коли заплановані результати не одержані на стадії виконання, що виявлено при перевірці результату, і не передбачає наявності попереджувальних заходів, що полягають в аналізі умов для можливості продовження виконання запланованих кроків.
У підручнику [8] функції управління в системі менеджменту організацією на основі процесно-орієнтованого підходу реалізуються так званими менеджмент-процесами, що виступають керуючою підсистемою. Як керована підсистема виступають бізнес-процеси організації.
При цьому автори акцентують увагу на необхідності виділення менеджмент-процесів, які забезпечують виживання, конкурентоспроможність і розвиток організації (стратегічне управління) та процесів управління поточною діяльністю [8, с. 134].
В свою чергу до ключових менеджмент-процесів виживання, конкурентоспроможності розвитку належать: визначення прав власності, формування місії компанії, визначення напряму розвитку організаційної культури, постановка стратегічних цілей і завдань організації, стратегічне планування, визначення бізнес-процесів, формування організаційної структури.
Менеджмент-процеси поточної діяльності [8, с. 153] визначаються за типовою структурою і являють собою стандартний ланцюжок управлінського циклу, що формується за основними функціями управління: планування, організація, мотивація, облік, контроль, регулювання.
Отже, представлена модель системи менеджменту організації на основі процесно-орієнтованого підходу повною мірою не розкриває сутність менеджменту бізнес-процесів, оскільки основна увага приділяється реалізації менеджмент-процесів виживання, конкурентоспроможності і розвитку, а склад, зміст та взаємопов’язаність зазначених функцій управління поточною діяльністю (бізнес-процесами) взагалі не визначається.
Невирішені складові загальної проблеми. Проведений аналіз існуючих підходів до формування системи менеджменту бізнес-процесів дозволяє зробити такі висновки: по-перше, акцентування уваги авторів на реалізації менеджменту бізнес-процесів як одного зі стратегічних напрямків діяльності підприємства; по-друге, виділення різних підходів до реалізації менеджменту бізнес-процесів не завжди достатньо обґрунтовано (не визначається склад системи менеджменту бізнес-процесів, потребує уточнення її зміст шляхом обґрунтування функцій менеджменту бізнес-процесів та встановлення їх взаємозв’язку тощо).
Формування цілей статті. Мета статті полягає у визначенні місця системи менеджменту бізнес-процесів у загальній системі менеджменту автотранспортного підприємства та формуванні її структури.
Виклад основного матеріалу дослідження. Основою визначення місця системи менеджменту бізнес-процесів є склад процесів підприємства. Запропонована автором класифікація процесів під-
приємства передбачає їх поділ на процеси функціонування та управління підприємством і бізнес-процеси. При цьому доведено, що бізнес-процесом АТП є процес надання транспортної послуги, який складається з супутніх процесів, пов’язаних із формуванням послуги, процесу надання послуг та супутніх процесів, пов’язаних із наданням додаткових послуг. В свою чергу, процеси функціонування та управління підприємством класифікуються на процеси забезпечення функціонування та управління підприємством в цілому та окремими бізнес-процесами.
До процесів забезпечення функціонування підприємства належать такі процеси обслуговування, як опалення приміщень, забезпечення підприємства електроенергією, водопостачання, ремонт пасивної частини основних виробничих фондів, транспортне обслуговування підприємства, збереження та видача товарно-матеріальних цінностей тощо. Процесами забезпечення функціонування біз-нес-процесів є технічне обслуговування і ремонт рухомого складу, підігрів автомобілів, збереження, облік і видача палива, проведення медичного огляду водіїв перед виїздом на лінію тощо.
Отже, управління підприємством в цілому здійснюється на рівні підсистеми стратегічного менеджменту, управління окремими бізнес-процесами - на рівні підсистеми менеджменту бізнес-процесів, управління процесами функціонування підприємства - на рівні підсистем менеджменту, що забезпечують функціонування підприємства в цілому та окремих бізнес-процесів.
Метою стратегічного менеджменту є визначення майбутнього бізнесу підприємства, формування його стратегічного бачення та напряму розвитку; перетворення стратегічного сценарію і місії на цілі і задачі їх досягнення; розробка стратегії та її реалізація; аналіз рівня досягнення поставлених цілей та стратегії, розгляд нових напрямків розвитку [13, с. 550]. В свою чергу, менеджмент бізнес-процесів підприємства складається з двох аспектів: менеджмент процесів стратегічної спрямованості та менеджмент процесів поточної діяльності.
Так, на основі стратегії підприємства формуються цілі підсистеми менеджменту бізнес-процесів, визначаються ключові бізнес-процеси для досягнення даних цілей, розподіляються ресурси на реалізацію бізнес-процесів тощо. Менеджмент бізнес-процесів поточної діяльності полягає в організації управління бізнес-процесами
так, щоб максимально задовольнити зовнішнього споживача підприємства при досягненні високих показників ефективності і результативності бізнес-процесів (оперативне планування, організація функціонування бізнес-процесів, аналіз основних показників їх оцінки, внесення запобіжних та коригувальних дій, доведення рішень до виконавців тощо).
Отже, можна визначити такі підсистеми менеджменту підприємства: підсистема стратегічного менеджменту, підсистема менеджменту бізнес-процесів стратегічної спрямованості, підсистема менеджменту бізнес-процесів поточної діяльності, підсистема менеджменту процесів, що забезпечують функціонування підприємства в цілому та підсистема менеджменту процесів, що забезпечують функціонування бізнес-процесів (рис. 1).
Система менеджменту підприємства
Рис. 1. Місце підсистеми менеджменту бізнес-процесів у загальній системі менеджменту підприємства
На основі обґрунтування місця підсистеми менеджменту біз-нес-процесів у загальній системі менеджменту підприємства необхідно визначити її структуру. Перш за все слід зазначити, що підсистема менеджменту бізнес-процесів є складною та повною системою. «Складна система - система, що складається з великої кількості взаємопов’язаних та взаємодіючих між собою елементів,
кожен з яких може бути представлений у вигляді системи (підсистеми)» [7, с. 32].
В свою чергу, підсистема менеджменту бізнес-процесів належить до складних систем за такими ознаками: система допускає розбивку на підсистеми, вивчати кожну з яких можна самостійно; система функціонує за умов суттєвої невизначеності і впливу середовища на неї, обумовлює випадковий характер зміни її показників; система обирає цілеспрямований вибір своєї поведінки.
Повнота системи виражається в поєднанні та взаємо-пов’язаності її підсистем для формування кінцевого результату. Мета повної системи визначає її призначення, для досягнення якого організуються всі її підсистеми, властивості і зв’язки. Так, призначенням підсистеми менеджменту бізнес-процесів є формування певних управлінських впливів на бізнес-процеси підприємства за допомогою каналів управління і зворотного зв’язку для досягнення високих результатів бізнес-процесів та задоволення потреб зовнішніх споживачів.
Отже, на основі системного і кібернетичного підходу представлено підсистему менеджменту бізнес-процесів АТП, по-перше, як сукупність керуючої і керованої систем, оскільки у загальній теорії систем доведено, що більшість систем можуть бути декомпоновані на базові уявлення про підсистеми для зниження невизначеності складної системи і формування вимог до системи, по-друге, у вигляді дворівневої ієрархічної системи, по-третє, виділяючи контури управління визначеними бізнес-процесами.
«Ієрархічні системи управління - це системи довільної структури (економічні, технічні, соціальні, біологічні) і призначення, що мають багаторівневу структуру в організаційному, функціональному або якомусь іншому плані» [10, с. 312].
Всім ієрархічним системам притаманні такі особливості [10, с. 312]: вертикальна декомпозиція або багаторівнева ієрархія; пріоритет дій верхнього рівня або підпорядкованість дій нижніх рівнів рішенням, що приймаються на верхньому рівні; залежність рішень, що приймаються на верхніх рівнях, від результатів, одержаних на нижніх рівнях, тобто наявність зворотних зв’язків у системі.
Уявлення підсистеми менеджменту бізнес-процесів у вигляді ієрархічної системи обумовлено такими перевагами даних систем: свобода локальних дій у рамках накладених обмежень; можливість
доцільного сполучення локальних критеріїв функціонування окремих підсистем і глобального критерію оптимальності системи в цілому; можливості стиснутого, агрегованого подання актуальної інформації про результати управління, що надходить каналами зворотного зв’язку; взаємодія між підсистемами на основі прямих і зворотних зв’язків, що реалізуються як горизонтально, так і вертикально.
Дворівнева система управління утворена (п+2)-ма основними підсистемами [10, с. 315]:
(1) розміщеною на верхньому рівні управляючою підсистемою або координатором С0, який генерує координуючі сигнали у, (і=1, ..., п), адресовані;
(2) п нижче розміщеним управляючим підсистемам Сі (і=1, ., п), які виробляють сигнали зворотного зв’язку ші (і = 1, ..., п), що надходять на вхід координатора, а також управляючі впливи ть призначені для управління;
(3) процесом Р, зв’язок якого із зовнішнім середовищем здійснюється через вхід Х та вихід У, а обмін інформацією щодо результатів діяльності відбувається каналами зворотного зв’язку 2і.
Так, у системі менеджменту бізнес-процесів у ролі координатора С0 виступає підсистема менеджменту бізнес-процесів АТП, що передбачає загальний менеджмент бізнес-процесів підприємства. Другий рівень керуючої системи складається з підсистем менеджменту окремими бізнес-процесами, що виділяються за певними ознаками (вид вантажу, клієнти, вид перевезень тощо). Як процес (об’єкт менеджменту) виступають бізнес-процеси АТП, які, в свою чергу, декомпоновані на супутні процеси, пов’язані з формуванням послуги, процес перевезень, супутні процеси, пов’язані з наданням додаткових послуг. Отже, доцільно виділити підсистеми менеджменту визначеними видами процесів підприємства Су для більш чіткого розуміння та спрощення механізму управління і координації за умови, що виділені підсистеми є взаємопов’язаними і функціонування однієї підсистеми менеджменту впливає на реалізацію наступної.
Поставлена задача може бути розв’язана шляхом виділення контурів управління. «Контур управління - замкнута сукупність елементів системи управління. В контурі управління кожний елемент системи впливає на наступний і отримує, в свою чергу, вплив
від попереднього. Вплив здійснюється по інформаційних каналах. Система управління може містити в собі один або декілька контурів управління» [2, с. 399].
Кількість управляючих контурів визначається множиною задач управління в системі, яка досліджується, а зв’язки між контурами відбивають взаємозв’язки процесів управління. Кожен контур подається набором взаємопов’язаних елементів, функціонування яких пов’язане з реалізацією алгоритму розв’язку задачі управління одним із аспектів функціонування керованої системи.
Так, об’єкт (£у) у системі менеджменту бізнес-процесів АТП поданий сукупністю взаємопов’язаних процесів ^іу). Тоді супутні процеси, пов’язані з формуванням послуг (£1у), процес перевезень (£2у) та супутні процеси, пов’язані з наданням додаткових послуг, (£3у) мають відношення зв’язку, що характеризується виразом
де ц (Sly, S2y, S3y) - відношення зв’язку між супутніми процесами, пов’язаними з формуванням послуг (Sly), процесом перевезень (S2y) та супутніми процесами, пов’язаними з наданням додаткових послуг як підсистем керованої системи менеджменту бізнес-процесів.
Із кожним процесом асоціюється задача менеджменту DiM. Множина задач менеджменту кожним окремим бізнес-процесом і зв’язків між ними описується графом
Для кожної задачі задається алгоритм або набір алгоритмів її розв’язку {АіМ}, кожен з яких має взаємопов’язану сукупність функцій менеджменту ¥іМ = {/у], І = 1,..., «■. Кожна сукупність функцій утворює контур управління ОіМ, де послідовність виконання функцій та їх внутрішньоконтурні зв’язки вважаються заданими. Зв’язки між контурами (міжконтурні зв’язки) здійснюються між функціями /, котрі задані у кожному контурі.
Система менеджменту бізнес-процесів АТП представлена на рис. 2.
Sy = <{Sly, S2y,S3y}, ц (Sly, S2y, S3y)>,
(1)
G = <{D1M D2M, D3M}, Ц (D1M, D2M, D3m)>.
(2)
118
Економіка транспортного комплексу, вип. 17, 2011
Взаємодія між виділеними підсистемами системи менеджменту бізнес-процесів АТП здійснюється в такий спосіб. Підсистема менеджменту бізнес-процесів Со реалізує директивну функцію до прийняття рішень підсистемами Сь С2, С3: на основі прогнозування стану навколишнього середовища і майбутньої поведінки системи менеджменту (скорочення невизначеності ситуації) встановлює функцію якості менеджменту, визначає форму взаємозв’язку елементів С1, С2, С3 або спосіб координації (вибір алгоритмів і правил) і вибирає координаційні зміни у1, у2, у3; після одержання інформації про результати каналами зворотного зв’язку ш1, ш2, ш3, коригує, регулює діяльність підсистем менеджменту, реалізовуючи спонукальну функцію, щоб досягти мети системи якнайкраще. Така взаємодія має характер вертикальної.
Горизонтальна взаємодія відбувається між підсистемами С1, С2, С3, що виступає в формі прямого і зворотного зв’язку. Як прямі зв’язки виступають інформаційні впливи однієї підсистеми на іншу для досягнення кінцевої мети системи менеджменту в цілому. Зворотні зв’язки несуть інформацію про результати такої взаємодії.
Вертикальна взаємодія також характерна для взаємозв’язку певної підсистеми менеджменту бізнес-процесів та відповідних контурів управління. Кожна керуюча підсистема Сі здійснює відповідний управлінський вплив уіСу- на підсистему менеджменту окремих процесів у контурах управління ОіМ. Інформація про результати управління в кожному контурі надходить в підсистему Сі у вигляді зворотного зв’язку ші(у Горизонтальна взаємодія підсистем в контурах управління відбувається між функціями управління /іМ. В кожному контурі управління, в свою чергу, також існують управлінські сигнали двох видів (вертикальна взаємодія): координуючі ті (управлінські впливи на об’єкт менеджменту) та інформаційні 2і (сигнали зворотного зв’язку), що надходять від об’єкта менеджменту.
Висновки. Визначено місце підсистеми менеджменту бізнес-процесів у загальній системі менеджменту підприємства: підпорядкованість підсистемі стратегічного менеджменту; двосторонній зв’язок підсистем менеджменту бізнес-процесів стратегічної спрямованості та менеджменту процесів поточної діяльності. Сформовано систему менеджменту бізнес-процесів АТП, що, на відміну від існуючих, ґрунтується на системно-кібернетичному підході і являє собою дворівневу ієрархічну структуру, в рамках якої визначені
контури управління виділеними бізнес-процесами АТП та встановлено їх взаємозв’язок. Подальшого дослідження потребує питання щодо обґрунтування змісту системи менеджменту бізнес-процесів та визначення основних функцій управління ними.
Література
1. Абдикеев Н. М. Реинжиниринг бизнес-процессов / Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Ильдеменов, А. Д. Киселев. - М. : Изд-во Эскмо, 2005. -592 с.
2. Большой экономический словарь / под ред. А. Н. Азрилияна. - 5-е изд., перераб. и доп. - М. : Институт новой экономики, 2002. - 1280 с.
3. Веретенцев Д. В. Система процессного управления организацией: предпосылки возникновения, этапы формирования и типичные ошибки при внедрении / Д. В. Веретенцев, А. А. Дзюба // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - № 1. - С. 12-18.
4. Довбня С. Б. Управління на основі моделювання бізнес-процесів: сутність, етапи та переваги / С. Б. Довбня, О. О. Письменна // Вісник ЖДТУ. -2005. - № 1 (31). - С.40 - 48.
5. Системи управління якістю. Вимоги: ДСТУ ІБО 9001:2001. - На зміну ДСТУ ІБО 9001:95, ДСТУ ІБО 9002:95, ДСТУ ІБО 9003:95. - К. : Держ-споживстандарт України, 2001. - 13 с.
6. Елиферов В. Г. Бизнес-процессы: регламентация и управление : учеб. / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. - М. : ИНФРА - М, 2004. - 319 с.
7. Мухин В. И. Исследование систем управления : учеб. / В. И. Мухин. - М. : Экзамен, 2002. - 384 с.
8. Новак В. О. Інформаційні системи в менеджменті : підруч. / В. О. Новак, В. В. Матвєєв, В. П. Бондар, М. О. Карпенко. - 2-е вид. - К. : Каравела, 2010. - 536 с.
9. Основы формирования сети процессов на фирме [Электронный ресурс] / В.Г. Елиферов // Режим доступа: http://www.big.spb.ru/publications
10. Пономаренко Л. А. Основи економічної кібернетики : підруч. / Л. А. Пономаренко. - К. : Київ. нац. торг.-екон. ун-т, 2002. - 432 с.
11. Тупкало В. Н. Процессный подход к управлению: от деклараций стандарта ІБО 9001:2000 к методологическим основам теории процессного управления / В. Н. Тупкало, С. В. Тупкало // Системи управління, навігації та зв’язку. - 2007. - Вип. 4. - С. 114 - 118.
12. Управление процессами [Электронный ресурс] / Ю. В. Васильков // Режим доступа: http://www.klubok.net/article2279.html
13. Шегда А. В. Менеджмент : підруч. / А. В. Шегда. - К. : Знання, 2004. - 687 с.
Рецензент: О. М. Криворучко, докт. екон. наук, проф., ХНАДУ.
Стаття надійшла до редакції 25. 02. 11 р.
