Swot-анализ при развертывании функции планирования в университете Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Бадеева Е.А.

SWOT - АНАЛИЗ ПРИ РАЗВЕРТЫВАНИИ ФУНКЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ В УНИВЕРСТЕТЕ

Важной функцией управления государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (ГОУ ВПО) является планирование, которое представляет собой процесс выбора целей и путей их достижения и включает этапы анализа, выбора и реализации плана развития. Процесс планирования в ГОУ ВПО можно представить следующими этапами.

1) Анализ внешней и внутренней среды. Исходным моментом для выработки плана развития ГОУ ВПО и его структурных подразделений является анализ внутренних резервов и ресурсов, а так же факторов, развития внешней среды, оказывающих существенное влияние на положение ОУ. Оцениваются все аспекты деятельности ОУ, выявляются его сильные и слабые стороны, позволяющие развивать качество образовательных услуг в рамках бюджетной и внебюджетной предпринимательской деятельности.

2) Формирование миссии ОУ, политики и целей в области качества. На втором этапе формируются или уточняются миссия ОУ, политика и определяются долгосрочные, среднесрочные и текущие цели в области качества ГОУ ВПО.

3) Формирование альтернативных стратегических планов. Этап характеризуется формированием, оценкой и выбором среди предложенных альтернативных планов развития ГОУ ВПО наиболее эффективного для последующей его реализации.

4) Разработка окончательного плана развития ОУ и его структурных подразделений. Проект стратегического плана развития рассматривается и утверждается на Ученом Совете ОУ.

Процесс планирования подчиняется циклу PDCA. Для результативного выполнения принятого плана осуществляется постоянный мониторинг. В случае отклонения от плана по объективным или субъективным причинам с помощью системы обратной связи разрабатываются корректирующие и предупреждающие действия. В зависимости от результатов анализа внешней и внутренней среды в план развития в любой момент времени могут вноситься соответствующие изменения, таким образом, процесс формирования плана развития является циклическим.

Одним из результативных механизмов для определения основных направлений планирования является SWOT - анализ, который позволяет получить ясную оценку сил ГОУ ВПО и ситуации на рынке образовательных услуг, и выявить ключевые факторы, влияющие на деятельность ОУ. При проведении данного анализа оцениваются факторы внутренней и внешней среды. К внутренней среде относятся сильные и слабые стороны ГОУ ВПО (Strengths and Weakness). К внешним факторам относятся возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества ГОУ ВПО на рынке образовательных услуг, и опасности (Threats), т. е. характеристики внешней среды, которые могут потенциально ухудшить положение на рынке.

SWOT-анализ, который иначе называют еще матрицей первичного стратегического анализа - это наиболее простой и доступный метод, позволяющий проинтегрировать различные аспекты внешней и внутренней среды и способный реально помочь в выборе оптимального плана развития. Однако изучение и практическое применение существующих методик проведения SWOT - анализа в деятельности ГОУ ВПО показал ряд существенных недостатков, присущих им. К их числу можно отнести то, что в разработанных методиках отсутствует детальный анализ внешней и внутренней среды, а критерии сравнения в методиках проведения SWOT - анализа объединены. Экспертам предлагается оценить показатели по шкале от +3 до -3. Рекомендации по выбору оценки означают следующее, к примеру, «...+3 - данное

направление является безусловным конкурентным преимуществом университета; 0 - для данного направления можно добиться и более высоких результатов; -3 - данное направление требует самого при-

стального внимания из-за существенных недоработок.».

Заполненные экспертами таблицы обрабатываются и «как бы» строится матрица SWOT - анализа. По результатам построенной матрицы можно наблюдать, что в графу «Возможности», которая относится к влияющей на деятельность ГОУ ВПО и его структурных подразделений внешней среды, попадают такие критерии как: «Возраст преподавательского состава, обладающего ключевыми компетенциями», «Адап-

тивность учебно-методических комплексов к требованиям рынка образовательных услуг», «Доля практической компоненты в учебном процессе и учебно-методических комплексах», несмотря на то, что эти показатели должны характеризовать внутреннюю компоненту деятельности ОУ. Полученные результаты ставят под сомнения правильность разработки опросной формы, и также выбранных критериев анализа.

Да и сама шкала значений от +3 до -3 вводит в смущение экспертов: часть респондентов приводят

примеры (высказывания), что после 0 отсутствует всякая деятельность и уж тем более не могут быть отрицательные значения показателей. Если респондент укажет отрицательное значение, то это будет означать для него, что деятельность в ГОУ ВПО или его структурном подразделении (на кафедре, факультете или институте) в этом направлении отсутствует, поэтому многие эксперты останавливаются на выборе только положительных значений. Тем самым вносятся неточности в результат исследования.

Помимо этого, при проведении SWOT - анализа по предложенным методикам экспертам предлагается выбирать значения критериев, в которых они не компетентны или они вовсе не подлежат оценке, например, на оперативном уровне - на уровне кафедры, на тактическом уровне - на уровне факультетов или институтов. К их числу относятся критерии сравнения: «Гибкость ценовой политики образовательных услуг», «Рентабельность капитала» и «Платежеспособность потребителя».

Можно сделать вывод, что неверно заданы критерии для сравнения показателей, неадекватно составлена шкала для выбора показателей и соответственно SWOT - анализ проводится, опираясь на необоснованных предположениях. Подобный SWOT - анализ «не работает», не осуществляется направленность проведения исследования в ГОУ ВПО на требуемый результат: отсутствуют ценные рекомендации, необходимые руководству для разработки эффективного стратегического плана развития ГОУ ВПО, которые предполагалось получить по результатам анализа внешней и внутренней среды.

Во избежание указанных ошибок и извлечения максимум пользы из SWOT-анализа, необходимо выполнять следующие несложные правила. Для результативного проведения SWOT - анализа предлагается внести изменения в процедуру его выполнения. Необходимо тщательно определить сферу каждого SWOT-анализа. Для начала необходимо выбрать предмет оценки. Следует понять различия между элементами SWOT: силами, слабостями, возможностями и угрозами. Сильные и слабые стороны - это внутренние

черты компании, следовательно, ей подконтрольные. Возможности и угрозы связаны с характеристиками рыночной среды и неподвластны влиянию организации.

Нужно включать в анализ только наиболее относящиеся к делу преимущества и слабости. Преимущества и слабости должны быть проранжированы в соответствии с их важностью в глазах потребителей образовательных услуг и деятельности ГОУ ВПО покупателей. Необходимо быть объективным и использовать разностороннюю входную информацию, иначе говоря SWOT-анализ должен в как можно большей степени основываться на объективных фактах и данных исследований. Следует тщательно собрать всю необходимую информацию о ситуации на рынке образовательных услуг. Изучить записи и опросить кадро-

вый состав ОУ, как они оценивают деятельность ГОУ ВПО. Просмотреть специализированные журналы и ознакомиться с результатами маркетинговых исследований и пригласить внешнего консультанта (это может быть потребитель), который хорошо знаком с особенностями деятельности ОУ и рынка образовательных услуг.

Для осуществления SWOT-анализа необходимо сначала выбрать основные параметры, влияющие на развитие ситуации и/или успешность ГОУ ВПО на рынке образовательных услуг: ключевые факторы успеха,

основные возможности и угрозы. Не нужно забывать, что некоторые факторы могут быть как сильной стороной ОУ, так и слабой (например, корпоративная культура), а также включать опасности (например, наличие высококвалифицированного сотрудника - это сильная сторона учреждения, однако существует опасность, что он может уйти к конкурентам). Для этого предлагается использовать две опросные формы отдельно для анализа внутренней и внешней среды ГОУ ВПО (факультета/института/кафедры) , в которые будут включены наиболее важные показатели деятельности.

Опросные формы раздаются экспертам, обладающих ключевыми компетенциями в рассматриваемых в них вопросах, которые оценивают выбранные факторы. Ориентиром для оценки работы ГОУ ВПО по критериям должны служить ожидания потребителей и достижения конкурентов на региональном рынке образовательных услуг. Респондент, после того как он сделал соответствующую запись, должен дать обоснование своей оценки. Помимо этого предлагается при проведении SWOT - анализа определить значимость каждого выявленного фактора, то есть необходимо экспертам их проранжировать по степени важности. В опросную форму SWOT - анализа необходимо внести графу, в которой эксперты будут проставлять в числовом значении коэффициент их информированности по предложенным вопросам в следующем порядке: 1 - «компетентен по данному вопросу»; 0,5 - «частично информирован по данному вопросу»; 0 - «информацией по данному вопросу не владею». Результаты анализа внутренней и внешней среды, проведенного рабочими группами, позволят построить SWOT - матрицу (таблица 1 и 2), в которой сильные и слабые стороны будут относится к внутренней среде ГОУ ВПО, а возможности и угрозы - к внешней. Результаты анализа будут представлены с учетом коэффициента компетентности респондентов и значимости критериев.

Таблица 1- Матрица SWOT - анализа

S - Strengths / Сильные стороны W - Weaknesses / Слабые стороны

O - Opportunities / Возможности T - Threats / Угрозы

Таблица 2 - Элемент SWOT - анализа структурного подразделения (кафедры) ГОУ ВПО

S - Strengths / Сильные стороны W - Weaknesses / Слабые стороны

Авторитет, репутация в регионе Наличие грантов, НИР и хоздоговоров

Востребованность выпускников Уровень внедрения новых методов обучения

Высокая квалификация ППС Устаревшие технологии и оборудование

O - Opportunities / Возможности T - Threats / Угрозы

Востребованность образовательных услуг Изменение образовательной политики

Конкурентные позиции на рынке Демографическая ситуация в стране и регионе

Появление новых технологий обучения Ожесточение конкуренции

Методология применения SWOT-анализа предполагает последующий алгоритм действий. Следующим этапом анализа должна быть оценка возможностей и угроз с помощью метода позиционирования [1, с. 5О-

53].

После того как конкретный список слабых и сильных сторон организации, а также угроз и возможностей составлен, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица SWOT комплексной оценки возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон, которая имеет следующий вид (таблица 3) . На каждом из полученных полей необходимо рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке поведения организации [2, с. 64-65].

Таблица 3 - Комплексная оценка возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон

Возможности Угрозы

1. 1.

2. 2.

Сильные

стороны

1. Поле «СИВ» Поле «СИУ»

2. сила и возможности сила и угрозы

Слабые

стороны

1. Поле «СЛВ» Поле «СЛУ»

2. слабости и возмож- слабости и угрозы

ности

Особенно важна SWOT комплексная оценка возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон для выработки правильных стратегических действий. С учетом выявленных возможностей и угроз выделяются основные взаимно влияющие группы «Возможности - сильные/слабые стороны» «Угрозы - сильные/слабые стороны» и составляется соответствующая матрица.

Осуществляется разбивка выявленных возможностей и угроз на три группы по приоритетности, необходимости концентрации усилий и средств и тщательности мониторинга. На основании SWOT-анализа необходимо составить матрицы возможностей и угроз приведенные на таблицах 4 и 5 [2, с. 65-67].

Таблица 4 - Матрица возможностей

Вероятность использования возможностей Влияние

сильное (С) умеренное (У) малое (М)

высокая (В) Поле ВС Поле ВУ Поле ВМ

средняя (С) Поле СС Поле СУ Поле СМ

низкая (Н) Поле НС Поле НУ Поле НМ

Таблица 5 - Матрица угроз

Вероятность влияния угроз Влияние

разрушение (Р) критическое состояние (К) тяжелое состояние (Т) «легкие ушибы» (Л)

высокая (В) Поле ВР Поле ВК Поле ВТ Поле ВЛ

средняя (С) Поле СР Поле СК Поле СТ Поле СЛ

| низкая (Н)_______________| Поле НР_________| Поле НК_____________| Поле НТ___________| Поле НЛ____________|

Из таблицы 4 видно, что возможности, попадающие на поля ВС, ВУ и СС, необходимо обязательно использовать. То же касается и угроз, попавших на поля ВР, ВК и СР таблицы 5, которые требуют обязательного устранения [1, с. 52].

Также, в процессе выполнения SWOT-анализа рекомендуется составлять профиль среды, т.е. таблицу, в которой должны быть отмечены факторы среды, оказывающие или способные оказать существенное влияние на ситуацию в ОУ. Затем для каждого фактора определяется его важность для сферы образования, влияние на ГОУ ВПО, направление данного влияния и подсчитывается совокупная степень воздействия по каждому фактору и в целом. Вспомогательная матрица SWOT-анализа - профиль среды представлена в таблице 6 [2, с. 65-67].

Таблица 6 - Профиль среды

Фактор среды Важность для отрасли, A Влияние на организацию, B Направление влияния, C Степень важности D=A*B*C

Эта фаза позволяет сделать стратегические выводы из проделанного анализа, точно структурировать проблемы и задачи, стоящие перед ОУ и найти пути их решения с учетом имеющихся и предполагаемых ресурсов. Именно эта фаза анализа определяет стратегические цели развития. Заключительным этапом становится формулировка основных стратегических направлений с учетом их важности. План формулируется на основании результатов приведенных матриц. Стратегические возможности и угрозы, которые требуют концентрации всех необходимых ресурсов для их реализации и соответствующие угрозы, требующие повышенного внимания и тщательного постоянного мониторинга, относятся к самой приоритетной части. Они должны находиться под постоянным контролем высшего руководства ГОУ ВПО. Полученные результаты формулируются в стратегию ОУ, ее цели и задачи.

Вышеперечисленные матрицы составляются на основе качественных экспертных оценок. Для более глубокого анализа предлагается использовать усложненные матрицы SWOT - анализа, которые позволяют произвести более точный анализ на основе количественных показателей с учетом степени важности факторов и их оценок (таблица).

С учетом вышесказанного предлагается следующая методика SWOT-анализа ГОУ ВПО, которая должна включать этапы:

1) формирование из числа руководства ГОУ ВПО группы управления SWOT-анализом;

2) формулирование группой управления SWOT-анализом совместно с уполномоченными по качеству структурных подразделений факторов сильных и слабых сторон, благоприятных возможностей и угроз;

3) подбор экспертов и формирование экспертных групп из числа сотрудников университета и уполномоченных по качеству для проведения SWOT-анализа ГОУ ВПО и его структурных подразделений;

4) определение экспертами степени важности сильных и слабых сторон, благоприятных возможностей и угроз ГОУ ВПО с точки зрения их значимости относительно своего мнения, проставляя значения в интервале от 1 (менее важно - низкий уровень важности) до 10 (абсолютно важно - максимальный уровень важности). Т.е. самому маловажному показателю присваивается номер 1, следующему по важности - 2 и т.д. (самый важный показатель получает последний номер, самый незначительный - первый), при этом эксперт может присваивать одинаковую важность для нескольких факторов;

5) ранжирование (оценка) экспертами факторов по 10-и балльной шкале (таблица 7):

Таблица 7 - Рекомендации по выбору оценки

Шкала значений оценки показателей

Поле минимального значения показателя Поле среднего значения показателя Поле максимального значение показателя

ГО \—і г- LO 8 9 1 о

данный фактор не является важным для деятельности ГОУ ВПО данный фактор является менее важным для деятельности ГОУ ВПО и его подразделений данный фактор является, безусловно, важным для деятельности ГОУ ВПО

6) каждый фактор умножается на коэффициент компетентности (если таковые имеются) соответствующего эксперта: 1 - «компетентен по данному вопросу»; 0,5 - «частично информирован по данному во-

просу»; 0 - «информацией по данному вопросу не владею»;

7) член группы управления SWOT-анализом совместно с уполномоченными по качеству структурных подразделений ГОУ ВПО определяют ранги по каждому фактору сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для каждого эксперта по формуле (пример для S - Strengths / Сильные стороны):

S = рр°°-------к

К>»°»)

где Si - первый фактор сильных сторон, р - степень важности первого фактора,° - оценка по 10-и балльной шкале, k - коэффициент компетентности эксперта, n - количество факторов сильных сторон,

Для определения рангов слабых сторон (W), возможностей (О) и угроз (T) ГОУ ВПО используются аналогичные формулы, при этом сумма рангов равна 1 (таблица 8 и 9);

8) группа управления совместно с уполномоченными по качеству для сильных и слабых сторон, возможностей и угроз ГОУ ВПО, используя метод парных сравнений, трансформирует ранжировку каждого фактора всех экспертов в итоговую матрицу SWOT-анализа ГОУ ВПО или его структурных подразделений.

Грамотно проведенный анализ позволит наметить пути совершенствования деятельности конкретных подразделений ОУ, например, в кадровой политике, при управлении ресурсами, при принятии управленческих решений на оперативном уровне - на уровне кафедр, на тактическом уровне - факультетов (институтов) и стратегическом уровне - в рамках ГОУ ВПО.

По итогам SWOT - анализа должен быть составлен план дальнейших действий, направленных на устранение слабых сторон, извлечение выгоды из возможностей и уменьшение влияния опасностей. В стратегическом плане должны быть отражены основные виды работ, исполнители, сроки выполнения и бюджетная смета расходов.

Реализация данных предложений позволит повысить результативность проведения SWOT-анализа и дальнейшее использование его результатов. SWOT-анализ ГОУ ВПО и его структурных подразделений, если правильно проведен, помогает ответить на вопросы о степени использования ОУ внутренних сильных сторон при реализации стратегического плана развития? Являются ли слабости ОУ его уязвимыми местами в конкуренции и/или они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства? Какие слабости требуют корректировки, исходя из стратегических соображений и удержания конкурентных позиций на рынке образовательных услуг? Какие благоприятные возможности дают

реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам? На какие угрозы внешней среды должны обращать свое внимание руководство ОУ, и какие стратегические корректирующие и предупреждающие действия должны найти свое отражение при разработке нового плана развития ГОУ ВПО и его структурных подразделений?

Таблица 8 - Матрица SWOT - анализа

S - Strengths / Сильные стороны

№ пп. Сильные стороны Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг

1 О Р\ 1 s 1 12-1(Pns °ns )

2

n

Итого 1

O - Opportunities / Возможности

№ пп. Возможности Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценкапо 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг

1 о -P '°o Pno °no

2

n

Итого 1

W - Weaknesses / Слабые стороны

№ пп. Слабые стороны Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг

1 W - P P • ° г nw nw

2

n

Итого 1

T - Threats / Угрозы

№ пп. Угрозы Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг

1 Jl _ p1t * °1t Pnt * °nt

2

n

Итого 1

Таблица 9 - Элемент матрицы SWOT - анализа сильных сторон ГОУ ВПО

№ пп. Сильные стороны ГОУ ВПО Степень важности Оценка Коэффициент компетентности эксперта Взвешенная оценка в баллах Ранг

1 Авторитет, репутация в экономике региона 8 9 1 72 0,23

2 Элементы системы качества на всех уровнях 5 6 5 0 15 0,09

3 Востребованность выпускников субъектами реального сектора экономики региона 10 5 1 50 0,16

4 Качество образовательного процесса 8 7 1 56 0 СО

5 Способность персонала оперативно работать в условиях рынка образовательных услуг 4 9 1 36 0,11

6 Развитые источники финансирования 10 7 0 0 0,23

Итого 314 1

После проведения SWOT-анализа руководство ГОУ ВПО и его структурных подразделений будет более четко представлять преимущества и недостатки своей деятельности, а также ситуацию на рынке образовательных услуг, что позволит разработать оптимальный план развития, максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы, пользуясь предоставленными региональным рынком образовательных услуг возможностями. А правильно и вовремя принятые стратегические решения играют ключевую роль в успешной деятельности ГОУ ВПО, что, в конечном счете, оказывает решающее влияние на его конкурентоспособность в регионе.

Литература

1. Акмаева Р.И. Стратегическое планирование и стратегический менеджмент: Учеб. Пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 208 с.: ил.

2. Виханский О.С. Стратегическое управление: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Эконо-мистъ, 2005. - 296 с.: ил.

3. SWOT-анализ // Методы менеджмента качества. - №6. - 2006. - с. 54.