CC BY
84
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор Международный институт рынка (Россия, г. Самара)
Аннотация. Разработана процессная структура основных элементов организации. Описано назначение, роль, содержание и параметры процессов, протекающих в организации. Обосновано место подпроцессов и функциональных задач, составляющих структуру систем управления организациями. Представлены технологии управления на уровне операций и процедур.
Ключевые слова: процессы, подпроцессы, параметры, функциональные задачи управления, технологии управления.
Современный уровень исследований деятельности по организационному проектированию отличает переход от изучения принципов управления процессами экономических систем к определению теоретического фундамента управления процессами, определяющими социальное и экономическое развитие этих систем или их составных частей. В настоящее время в науке и практике управления экономическими системами типа «организация» разработаны и внедряются различные модели управления развитием, но отсутствует состав и содержание элементов процессов и их частей.
В рамках процессного подхода в настоящее время активно разрабатываются модели конструкции организации, позволяющие операционные процессы одной организации увязать с операционными процессами других организаций, отраслевой экономической системы или системно увязать относительно независимые процессы в границах одной экономической системы [1, 2].
Главная проблема, которая при этом должна решаться: выстраивание взаимодействия между процессами организации, если каждый из них включен в общую технологическую цепочку операционного цикла, но при этом самостоятельно создает добавленную стоимость и имеет связи с внешней средой.
Процесс - есть последовательная смена состояний какого-либо объекта, события или явления. Рассматривать такой процесс
возможно только тогда, когда возможно как-то разметить шкалу времени, к определенным точкам которой будут привязаны эти состояния процесса и, благодаря которой можно их различить. Управление процессом представляет собой деятельность по реализации управленческих воздействий на конкретный объект или на его составную часть для перехода этого объекта в другое состояние. В зависимости от объекта процессы имеют свои особенности, но все они призваны обеспечить эффективное выполнение деятельности системы управления организацией (СУО). Использование понятий «процесс управления финансами» или «процесс управления операциями» предполагает локализацию процессов в рамках СУО для удобства исследования и управления.
В соответствии с работой [3] для укрупненного определения содержания процессов экономических систем типа «организация» были выбраны - 4 параметра: основной вход, ресурсы, основная преобразующая функция, типичный ожидаемый выход. На уровне процесса производится описание укрупненных преобразований, включающее совокупность процедур или операций. Но эта совокупность имеет весьма обобщенный характер, но содержательно она определяет назначение и сущность самого процесса, охватывает направленность будущих операций и задает границы, деятельности процесса и его важнейших частей. Это описание может использоваться как ориентир для форми-
рования дальнейших действий и документов.
По работам автора [5, 6] в любой организации существует девять подпроцессов. К ним относятся управление стратегией, управление операциями, управление качеством, управление персоналом, управление финансами, управление инновациями, управление маркетингом, управление качеством, управление информацией, управление безопасностью жизнедеятельности. Приведем параметры нескольких процессов организации, которые представлены в табл. 1.
Однако процессами достаточно сложно управлять. Поэтому они представляются в виде составных частей - подпроцессов [13].
Подпроцессы - это составная часть любого процесса, имеющая локальный характер и выполняемая в определенное время закрепленными за ним специалистами и имеющая совокупность документов, которые используются как внутри процесса, так и вне его. Практика показала, что количество подпроцессов в рамках одного процесса в организации колеблется от 8 до 16.
Таблица 1. П Параметры процессов организации
Наименование процесса Основной «вход» Ресурсы Основная преобразующая функция Типичный ожидаемый «выход»
Управление операциями Сырье, материалы, полуфабрикаты, покупатели и т.д. Оборудование, компьютеры, технологии, инструменты, работники Изготовление продукции, предоставление услуг Продукт/ услуга
Управление качеством Продукт /услуга, незавершенное производство или услуги Средства измерения, специалисты Измерение и оценка характеристик и свойств продукции/услуг Потребительские свойства продукции/ услуг
Управление финансами Денежные средства, ценные бумаги и др. Финансовые документы (кредитные, фондовые, страховые, валютные и т.д.) Распределение, привлечение и использование финансовых средств и ценных бумаг Показатели финансового состояния
Каждый процесс организации обеспечивает какую-то сторону её деятельности, без которой не обходятся все другие процессы и, конечно, главный процесс любой организации - операционная деятельность. Представим процесс управления операциями в виде совокупности, взаимосвязан-
ных между собой подпроцессов (рис. 1) [4].
Параметры нескольких подпроцессов процесса управления операциями организации в рамках СУО представлены в табл. 2.
Рис. 1. Модель процесса управления операциями Таблица 2. Параметры подпроцессов организации
Наименование подпроцесса Основной «вход» Ресурсы Основная преобразующая функция Типичный ожидаемый «выход»
Управление производственными мощностями Станки, оборудование, компьютеры, технологии, инструменты Методика определения потребности в основных фондах. База данных основных фондов Перемещение основных фондов. Изменение в базе данных основных фондов Оборудование. Здания. Инфраструктура
Управление поставкой ресурсов Сырье, материалы, полуфабрикаты, поставщики и т.д. Методика определения потребности и ресурсах. Состав поставщиков Перемещение сырья, материалов, полуфабрикатов от поставщиков к организации Ресурсы всех видов на складах и в сфере выполнения операций
Управление производственной программой Договора о поставке продукции/услуг потребителям Портфель заказов, оборудование, компьютеры, технологии, инструменты, работники Распределение портфеля заказов по подразделениям в соответствии с их специализацией План производства продукции по подразделениям в количественном измерении
Для управления подпроцессами необходимо раскрыть параметры входа, выхода и преобразующей функции. Это раскрытие возможно осуществить с помощью технологий, выполненных на различном уровне подробности [9, 10].
Технология для подпроцесса в целом выполняется на уровне операций, что позволяет рассмотреть все необходимые действия. При этом входная и выходная информация в рамках подпроцесса явно не
фигурируют. Отсутствие документов не позволяет построить схему документального обеспечения подпроцесса. Поэтому этот подход применяется тогда, когда такие требования к практическому выполнению технологии не предъявляются. Поэтому состав, содержание и инструменты выполнения операций отдается на усмотрение исполнителя.
Технологии на уровне операций являются достаточными для некоторых слож-
ных подпроцессов и отдельных фрагментов СУО. Такая технология, как правило, включает 4 этапа: подготовка, выполнение (проведение), заключительные операции, мониторинг [7].
Степень дробления операций устанавливается заранее. На этапе «Подготовка» определяются все необходимые действия, необходимые для последующего выполнения подпроцесса. При этом состав и структура документов оставляется на усмотрение самих исполнителей.
На этапе «Проведение» производится совокупность действий по реализации самого подпроцесса на предприятии. Ответ-
ственность за его реализацию несет исполнитель. Соблюдение всех правил выполнения операции должно быть прописано однозначно и четко.
На этапе «Заключительные операции» проявляются итоговые документы, под которые подстраиваются все другие, появляющиеся на предыдущих этапах.
Этап «Мониторинг» обеспечивает исследование достоинств и недостатков работы по данной технологии и введение корректуры, если это необходимо.
Фрагмент технологии реализации подпроцесса на уровне операций приводится для этапа «Подготовка» (рис. 2) [12].
Подготовка
Операция 1 — Операция 1 Операция 3 Операция 4
i [
Операция 8 4— Операция 7 Операция ö - Операция 5
i
■ * ш Операция N Операция N+1
Рис. 2. Технология реализации подпроцесса на уровне операций (фрагмент)
Технология управления операционной программой представлена на рис. 3.
Такой подход допустим для малых и средних организаций, когда присутствует дефицит специалистов и времени. При этом не требуется формировать и представлять какие-либо документы другим организациям или даже своим подразделениям, а тем более оставлять их в архив.
Практика управленческой деятельности показала, что и подпроцессом управлять напрямую достаточно сложно. Поэтому необходимость разбивать подпроцесс на более мелкие составные части возникает тогда, когда требуется представлять документы. Та-
кими частями оказались задачи управления, выделенные по функциональному принципу [14].
Функциональная задача управления (ФЗУ) - это совокупность действий по выполнению одной функции управления в рамках данного подпроцесса. Например, планирование поставки ресурсов, организация операционной программы, учет операционных мощностей и т.д. При этом в рамках ФЗУ реализуется совокупность процедур, который представляет себе законченный комплекс действий, выполняемый в определенное время конкретным специалистом.
Подготовка
Получение данных о величине портфеля заказов » Корректировка с учетом возможных сезонных колебании » Соотношение количества ресурсов и операционных мощностей с объемом портфеля заказов
+
Получение данных о сроках выполнения портфеля заказов * Получение информации о количестве продукции, которую необходимо произвести 4 Анализ ситуации: прн необходимости возможно арендовать нлн купить недостающие ресурсы нлн операционные мощности
i _
Получение информации о плановых показателях производства продукции в едн-
н и i IV впеменн
Выполнение
Заключительные операции
Рис. 3. Технология управления операционной программой
Любой управленческий подпроцесс может быть реализован на основе ФЗУ, которые последовательно выполняют все функции управленческого цикла. Переход от реализации одной функции к другой также выполняется с помощью принятия управленческих решений. При этом все
необходимые действия решения ФЗУ выполняются в виде процедур.
Технологию на уровне процедур выполняется для того, чтобы детально представить преобразование информационного процесса, который ограничен небольшой замкнутой частью пространства в рамках подпроцесса [9, 10].
Входная информация обеспечивает жизнедеятельность любой части процесса, в т. ч. ФЗУ, и получение заданных результатов. При этом информация должна обладать определенными свойствами, содержанием и формой. Кроме того, важно качество информации. Большинство информации поступает из ФЗУ других процессов. В рамках организации нет ни одного процесса или его части, который бы рабо-
Проектирование технологии решения ФЗУ - работа кропотливая и тонкая, требующая внимания, квалификации и опыта. Задание выходной информации в виде документа обуславливает подбор процедур для определения входной информации и проектирования водного документа. При этом производится учет нескольких параметров информации: объем данных, её размещение, время выполнения, уровень её достоверности и полноты.
Существуют типовые процедуры, которые включаются практически во все решения ФЗУ: сбор данных, изучение данных и качества предыдущих решений ФЗУ. Большинство процедур технологии решения ФЗУ связана с применением методического инструментария [11]. Цикличность совокупности некоторых процедур в рамках ФЗУ связана с необходимость либо повтора решений или с необходимостью выдаче нескольких вариантов решений. Несмотря на затраты времени и других средств реализации приобретается бесценный опыт и ориентация на конкретные экономические результаты.
Использование ЭВМ позволяет сохранить время специалистов для интеллектуальной деятельности. Названия процедур должны быть упрощены и стилизованы для быстрого восприятия их сущности и содержания [8].
тал сам на себя, поэтому все процессы взаимосвязаны.
Выходная информация обеспечивается преобразованием входной информацией, которая должна соответствовать требованиям других ФЗУ. Эти требования определяются заранее и учитываются в каждом входном документе. Технология решения ФЗУ на уровне процедур в общем виде представлена в табл. 3.
Для установления взаимосвязи документов в рамках ФЗУ строится граф их взаимодействия. При нахождении разрывов, тупиковых документов или другие недостатки производится исследование их появления. Производятся соответствующие изменения. Иногда это приводит к замене форм и содержания документов. Одновременно выполняются изменения и в технологиях решения ФЗУ. В заключение производится перестроение информационных связей между всеми ФЗУ в рамках одного подпроцесса.
Таким образом, проверяется обязательность присутствия всех выбранных ФЗУ, так как у нее есть все необходимые параметры для физического существования: информация, процедуры и методическое обеспечение. Иногда проявляются разночтения наименования информации и состава признаков и показателей, пропуск каких-либо действий или приемов, недопустимое включение нескольких действий в одну операцию или неадекватное наименование процедур и т.д. Возникает необходимость соответствующих корректировок и изменений.
На параметры технологий решения некоторых ФЗУ могут повлиять смежные (пограничные) ФЗУ другого подпроцесса, которые получают или получают информацию извне. При этом следует рассмотреть источники появления входной ин-
Таблица 3. Технология решения ФЗУ на уровне процедур
Входная информация Процедуры решения Выходная информация
Документ Вх1 Документ Вх2 Документ ВхМ Процедура 1 Процедура 2 Процедура N Документ Вх1 Документ Вх2 Документ ВхN
формации в решениях смежных ФЗУ, а принять необходимые решения в структуре создаваемой СУО. Рассмотрим технологию решения ФЗУ «Планирование операционной программы», выполняемой в
рамках подпроцесса управления операционной программой для детального описания процедур, входных и выходных документов (табл. 4).
Таблица 4. Технология ФЗУ «Планирование операционной программы»
Входные документы Процедуры решения задачи Выходные документы
Номенклатура производства предметных единиц по подразделениям организации План выпуска предметных единиц в организации Портфель заказов организации Конструкторская документация по предметным единицам Нормативная документация по технологическому циклу изготовления предметных единиц 1. Получение задания для формирования желаемого состояния операционного процесса организации к моменту выполнения заказа по выпуску отдельных предметных единиц 2. Разделение процесса выполнения задания на несколько этапов 3. Изучение материалов входной информации 4. Анализ нормативной документации технологического цикла изготовления предметных единиц для составления перечня подразделений, в которых они будут производиться 5. Согласование перечня подразделений, в которых будут производиться предметные единицы 6. Утверждение перечня подразделений, в которых будут производиться предметные единицы 7. Подписание и утверждение приказа руководства по перечню подразделений, занятых в производстве предметных единиц 8. Доведение приказа по перечню подразделений, занятых в производстве предметных единиц, до конкретных исполнителей 9. Разделение всего количества предметных единиц плана выпуска на основании приказа по перечню подразделений, занятых в производстве 10. Согласование объема производства предметных единиц по подразделениям организации 11. Утверждение объема производства предметных единиц по подразделениям организации 12. Подписание и утверждение приказа по планируемому объему производства предметных единиц по подразделениям организации 13. Доведение приказа по планируемому объему производства предметных единиц до подразделений, занятых в производстве и до конкретных исполнителей 14. Изучение портфеля заказов с определением сроков выпуска предметных единиц подразделениями организации 15. Согласование сроков выпуска предметных единиц на уровне подразделений организации 16. Утверждение сроков выпуска предметных единиц на уровне подразделений организации 17. Подписание и утверждение приказа по срокам выпуска предметных единиц для подразделений организации 18. Доведение приказа по срокам выпуска предметных единиц в подразделениях до конкретных исполнителей Приказ по перечню подразделений, занятых в производстве предметных единиц Приказ по запланированному объему производства предметных единиц для подразделений Приказ по срокам выпуска предметных единиц для подразделений
Данная ФЗУ занимает центральное место в процессе управления операциями организации, поскольку благодаря ей разрабатывается подробный пошаговый план реализации операционной программы, выявляются и уточняются ресурсы организации, исполнители, сроки выполнения заказа. Неадекватное планирование может привести к сбоям в реализации операционных графиков и заданий, связанных с программой. Особое внимание при описании технологии ФЗУ «Планирование операционной программы» уделяется разработке документации по технологическому циклу изготовления предметных единиц, в которой строго и последовательно определяется состав подразделений, участвующих в операционном процессе, а также документации, на основании которой строится схема разузлования каждой предметной единицы.
Резюмируя сказанное, отметим, что технологии управления - это наиболее близкий к практике раздел управленческой науки. Очевидно, что для успешного выполнения описания технологий управления необходимо самому побыть не один
год в шкуре управленца. Это, во-первых. А, во-вторых, все время надо стремиться писать технологии управления коротко, понятно и последовательно. Наилучшим способом это возможно выполнить в виде рисунка или таблицы, что подробно рассмотрено в работе [9]. Технологизация процессов управления и их частей повышает профессионализм управленца и позволяет управлять коллективами специалистов, передавать свои компетентность и опыт другим.
Технологии управления являются важнейшей частью науки управления и являются проводниками теории и методологии в практической деятельности управленцев и наоборот, управленческая практика через должна технологии существенно обогащать теорию и методологию управления [8].
Таким образом, правильное описание параметров процессов и их составных частей позволяет адекватно ориентироваться в составе и содержании управленческой деятельности независимо от сложности исследуемых или выполняемых операций или процедур.
Библиографический список
1. Герасимов Б.Н. О структуре и функциях управления экономическими системами типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2010. - №4. - С. 4-13.
2. Герасимов Б.Н. Исследование роли и места менеджмента в управленческой деятельности организации // Вестник Самарского государственного экономического университета. - 2016. - №1 (135). - С. 55-60.
3. Герасимов Б.Н. Основы российского менеджмента: Методология менеджмента. Самара: СМИУ, 2008. 172 с.
4. Герасимов К.Б. Разработка универсальной системы управления операциями предприятия // Вестник Московского финансово-юридического университета. - 2011. - № 3. -С. 125-134.
5. Герасимов Б.Н. О моделировании технологии совершенствования корпоративного управления компанией // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2007. - №2. - С. 9095.
6. Герасимов Б.Н., Морозов В.В., Яковлева Н.Г. Системы управления: понятие, структура, исследование. Самара: СГАУ, 2002. 128 с.
7. Герасимов Б.Н. Корпоративное управление. Самара: СФ МГПУ, 2008. 374 с.
8. Герасимов Б.Н., Яковлева Н.Г. Профессионализм управленцев: структура, оценка, развитие. СПб., 2003. 273 с.
9. Герасимов Б.Н. Основы российского менеджмента: Технологии менеджмента. ч. 2: учеб. пособие. Самара: СГАУ, МИР, 2006. 228 с.
10. Герасимов Б.Н., Чумак В.Г. Социальные технологии в управлении. - Самара: Изд-во СамНЦ РАН, 2014. 396 с.
11. Герасимов Б.Н., Морозов В.В. Интенсивные технологии обучения предпринимательству и менеджменту. М.: МГУП, 1998. 148 с.
12. Герасимов К.Б. Инструментарий технологизации системы управления процессами организации // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. - 2013. - № 5 (31). - С. 122-130.
13. Герасимов К.Б. Разработка модели развития системы управления процессами организации // Экономика и современный менеджмент: теория и практика. - 2013. - № 31. - С. 105-117.
14. Герасимов К.Б. Система управления продажами промышленного предприятия // Экономические науки. 2008. - № 46. - С. 269-272.
STRUCTURE AND CONTENT OF THE PROCESSES OF THE ORGANIZATION
B.N. Gerasimov, doctor of economic sciences, professor International market institute (Russia, Samara)
Abstract. There it is worked out the processional structure of the main elements of the оrganization. It is described the purpose, the role, the content and parameters of the processes taking place in the organization. It is stated the place of subprocesses and functional tasks making the structure of the system of control of the organization. There are given the technologies of control at the level of operations and procedures.
Keywords: processes, subprocesses, parameters, functional managerial tasks, technologies of control.
