CC BY
51УДК 002
Салменкова М. В., к пед. н.
преподаватель Юстус А.В. студент 2 курса Шишева З.К. студент 2 курса
специальность: «Земельно-имущественные отношения» Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар СТАНОВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Аннотация: В статье говорится о современной системе документации и ее развитии; поднимается проблема развития данных ее систем в условиях современного, информационного общества. Существующая классификация систем документации не способна отвечать современным требованиям и нуждается в дальнейшей разработке плана унификации, стандартизации и терминологического обеспечения. Целью работы является: Становление и развитие системы документации.
Ключевые слова: Система, система документации, информация, документированная информация;
Salmenkova M. V.
Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Yustus A.V. Shisheva Z.K. 2nd year students, specialty: "Land and property relations" Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) FORMATION AND DEVELOPMENT OF THE DOCUMENTION
SYSTEM
Abstract: The article deals with the modern system of documentation and its development; the problem of development of these systems in the modern information society. Existing classification systems of documentation not able to meet modern requirements and needs in the further development of the plan of unification, standardization and terminological support. The aim of the work is: the Formation and development of the documentation system. The purpose of the work: Formation and development of the documentation system.
Keywords: system, systems documentation, information, document-based information;
Становление и развитие общества предполагает наличие Информационных связей, материальным воплощением которых является документированная информация (документ, совокупность документов, система документации). Информация, будучи по своей природе социальной, предопределяет социальную сущность документа. В силу этого изучение документа вне социальной среды и вне исторической эпохи, в которой он появился или использовался, невозможно. Вместе с тем документ, будучи продуктом общества и одним из показателей его развития, оказывает на данное общество обратное воздействие. Посредством документа и систем документации фиксируются общественные связи, упорядочивается общественная практика, формируется общественная память. Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются официальные, служебные или управленческие документы. Значимость таких документов обусловлена сферой их функционирования. Формируясь в недрах государственного аппарата, государственной власти и управления, они оказывают влияние на различные стороны жизнедеятельности общества. Обращение к данным документам позволяет реконструировать историю государства, государственного управления и администрирования. Однажды появившись, документы прошли длительный путь развития: от простейших форм - к сложным и многоуровневым системам, находящимся в постоянном развитии и взаимодействии. Современной система управленческой документация строится на отношениях иерархии и соподчинения; обладает признаками, присущими любой системе, т.е. деление на подсистемы и составляющие их элементы, взаимосвязь между ними и взаимообусловленность, относительная самостоятельность и автономность, наличие определенной внутренней организации (структуры), способность к
299
развитию и т. д. 299
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». В самом общем виде все многообразие таких систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).300 В литературе нет общепризнанной научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности. В силу этого однозначное отнесение документов к той или иной системе документации не всегда представляется возможным. С учетом данного обстоятельства документоведы используют эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Свидетельством тому является сама история возникновения и развития систем документации. Наиболее долговечными и универсальными
299 Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
300 ГОСТ Р.7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 2013. - С. 6
по мнению авторов, являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков функции документа остаются, как правило, неизменными. К функциональным системам
301
относятся: 301
- система организационно-распорядительной документации;
- система плановой документации;
- первичная учётная документация;
- отчётно-статистическая документация;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчётно-денежной документации;
- система статистической и ведомственной отчётности и др.
К функциональным примыкают комплексы систем документации, в которых находят отражение специфические функции деятельности организаций, учреждений, предприятий.
К ним относится:
- научная;
- техническая;
- медицинская;
- учебная и др. документация.
Отсутствие теории и определенной программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению системы классификаторов и унифицированной системе документации (УДС). Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена система подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров, до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. ГСДОУ включает в себя настоящие качества, основные положения, общесоюзные, отраслевые, республиканские, нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
По оценке специалистов, в управленческом процессе сложились и функционируют в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации.
Корпоративная система документации представляет собой
301 Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. - 1999. -№2. - С.
21.
совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в рамках отдельной корпорации (определенной отрасли хозяйства, ведомства, предпринимательской структуры), являясь составной частью ее инфраструктуры. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных.
В корпоративную систему документации, как правило, входят многочисленные документы из разных функциональных систем. К примеру, отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования включает организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, техническую и т. п. документацию. В результате получается, что функциональные системы на практике, в реальной действительности не функционируют в качестве самостоятельных, а всегда выступают составной частью корпоративных систем и являются, таким образом, межотраслевыми системами документации. Необходимо также отметить, что между самими функциональными системами документации нет жестких границ, так как отдельные виды и разновидности документов, доминирующие в той или иной системе, могут входить в состав других функциональных систем. Каждая из функциональных, либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документы подведомственных им организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Иначе говоря, для систем документации характерны взаимосвязь, взаимообусловленность, проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и, прежде всего, процессы управления, обслуживаемые этими системами.
Развитие систем документации развивается в двух направлениях.
В первом направлении происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение от неё и развитие самостоятельных систем. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества.
Во втором направлении, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции разных типов документации, относящихся к разным системам, их приспособления для комплексной обработки.
Появление новых видов документов заставило специалистов по новому взглянуть на сложившуюся систему управленческой документации. На развитие современной системы управленческой документации влияют следующие факторы:
- вступление в силу новых нормативно-правовых актов;
- развитие социально-экономической сферы государства (рост частного сектора экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции и т.п.);
- внедрение в практику работы с документами стандартов ИСО;
- автоматизация делопроизводства.
Ключевую роль на развитие всей системы управленческой документации оказало вступление в силу новых законодательных актов. После принятия Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О
302
техническом регулировании»302 в управленческой практике стал широко использоваться такой вид документа, как «регламент», забытый в советский период делопроизводства, который можно отнести к организационно-правовой функциональной системе. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 21.07.2014) оказал влияние на развитие кадровой документации. Согласно данному правовому акту, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта данных (п. 1, ст. 6 ФЗ о персональных данных); обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных (ст. 9). «Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме
303
электронного документа, подписанного электронной подписью». 303
Согласие на обработку персональных данных должно включать в себя следующие сведения:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
4) цель обработки персональных данных;
5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
302 Федерального закона от 27.12.2002 № 184- ФЗ «О техническом регулировании» (ред. 23.06.2014). -http://www.consultant.ru
303 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152- ФЗ «О персональных данных» (ред. от 21.07.2014). -http://www.consultant.ru
8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
9) подпись субъекта персональных данных
Изменение и развитие социально-экономической сферы государства оказало существенное влияние на систему управленческой документации (функциональной и корпоративной). Так, большой интерес для многих субъектов экономической деятельности сегодня представляет тендерная документация. Современная тендерная документация - это подборка документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. В состав тендерных документов входят приглашение к участию в торгах, заявки на участие в торгах, гарантийное обязательство, финансовое положение организации, извещения победителя торгов и приглашение его для проведения переговоров, и т. д. К числу новых видов документов можно отнести реестр, который выступает в качестве книги для регистрации дел, документов, имущества и т. п. Существенное влияние на современные системы документации оказало также использование электронных документов. Развитие технологий обработки информации, сети Интернет, систем автоматизирующих управление документами, явилось мощным фактором использования документов в электронном виде. Значение использования электронных документов в системе документационного обеспечения управления возросло в связи с реализацией двух федеральных целевых программ «Электронная Россия» (2002 - 2010 гг.) и «Информационное общество» (2011- 2020 гг.). Работа с электронными документами является основой для организации электронного документооборота на предприятиях и в организациях. Внедрение и использование технологий электронного делопроизводства и документооборота ставит задачи законодательного регулирования применения электронных документов, его сохранности, закрепления требований к идентифицирующим реквизитам электронного документа. Самое последнее определение термина «электронный документ» приводится в последней редакции (от 21.07.2014 г.) ФЗ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014), которое гласит: «Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
304
системах».304
Важность точного определения понятия «электронный документ» и
304 Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите
информации» (ред. от 21.07.2014). -http://www.consultant.ru
набора его характеристик возросла в связи с реализацией в России системы электронных государственных и муниципальных услуг, а также с развитием Единой системы межведомственного электронного взаимодействия. К сожалению, в нашей стране пока не принят специальный закон, регулирующий сферу создания и использования электронных документов, хотя подобные законы действуют в Белоруссии, Латвии, и др.
Таким образом, вся система документации представляет собой сложную многоуровневую структуру. Системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают, и находятся в постоянном развитии.
Использованные источники:
1. ГОСТ Р.7.0.8. -2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 2013. - С. 6
2. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. - 1999. -№2. - С. 21.
3. Федерального закона от 27.12.2002 № 184- ФЗ «О техническом регулировании» (ред. 23.06.2014). - http://www.consultant.ru
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152- ФЗ «О персональных данных» (ред. от 21.07.2014). - http://www.consultant.ru
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014). -http://www.consultant.ru
6. Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
