CC BY
11
УДК 651
Дугинец А.С. студент 2 курса
специальность: « Земельно-имущественные отношения» научный руководитель: Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель
Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
Аннотация: Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей. Целью работы является; Сравнительный анализ автоматизированных систем.
Ключевые слова; Анализ, автоматизированные системы, система управления,
Duginets A.S.
2nd year student, specialty: "Land and property relations» Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Scientific supervisor- Salmenkova M. V.
Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) COMPARATIVE ANALYSIS OF AUTOMATED SYSTEMS
Abstract: the management System requires the organization and maintenance of efficient document flow, which should be presented as a formalized business process. In this case, any document (electronic or paper) is the main instrument of formalization of business interaction between departments of enterprises and organization of external relations.
The purpose of the work is; Comparative analysis of automated systems.
Automation in a broad sense refers to the use of automatic devices that work on the program of human substitutes.
Keywords; Analysis, automated systems, control system.
Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизации системы делопроизводства и документооборота (АС ДОУ) подразумевает возможность использования информации из базы данных,
уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. 121
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политиче-ской жизни общества. Качество информации определяет качество управле-ния, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор-ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
В свою очередь документированная информация - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель. 122
В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.
Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.
Основной критерий анализа автоматизированных систем документационного обеспечения управления - их функциональная полнота. Большинство предлагаемых на российском рынке автоматизированных систем имеют приемлемую функциональную полноту. Поэтому на первый план при проведении исследования выходят другие характеристики АС ДОУ.
1. Обеспечение системой приемлемых эксплуатационных характеристик, параметров программной реализации, достаточной функциональной полноты решения задач делопроизводства и архивного хранения документов;
2. Поддержка системой российской технологии ведения делопроизводства, ориентированной на сопровождение и обеспечение централизованного контроля документов специализированными службами делопроизводства;
3. Обеспечение системой сопровождения документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
121 Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.
122 Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
4. наличие возможности настройки системы на новые организационные структуры при проведении реформирования государственных органов, организаций и предприятий, коммерческих компаний.
5. Наличие возможности настройки системы на новые организационные структуры при проведении реформирования государственных органов, организаций и предприятий, коммерческих компаний.
Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации. 123
Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы в данной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач.
Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно -распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не только реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.
Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:
1. разработка оригинальной системы автоматизации;
2. инсталляция типовой системы автоматизации;
3. настройка инструментальных средств автоматизации.
В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации.
Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов,
123 Салменкова М.В. Актуальность и практическая значимость правовой информации // Форум молодых ученых. 2017. № 11 (15). С. 847-852. РИНЦ
хранящихся в системе. 124
Атоматизированная система научно-технической информации (НТИ), задачами которой являются своевременное выявление, учет, выборка и представление пользователям всех документов, рефератов или адресов, которые соответствуют направлению деятельности организации и запросам руководителей и специалистов.
Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации. Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.
В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.
Таким образом, принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений.
Использованные источники:
1. Жеребенкова А.В., Документооборот на предприятии /А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб и доп., 2011. - 384 с.
2. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
3. Салменкова М.В. Актуальность и практическая значимость правовой информации // Форум молодых ученых. 2017. № 11 (15). С. 847-852. РИНЦ
4. Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
124 Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.
