CC BY
98
3. Назаренко А.Л. Проблемы оптимизации понимания и преподавания языка для специальных целей. М., 2000.
4. Тер-Минасова С.Г. Синтагматика функциональных стилей и оптимизация преподавания иностранных языков. М., 1986.
5. Тер-Минасова С.Г. Язык как зеркало культуры. М., 1999.
6. Троянская Е.С. Лингвостилистическая основа отбора учебных текстов для обучения чтению научной литературы //Функциональные стили и преподавание иностранных языков. М., 1982.
7. Хан И.А. Роль и место современной англоязычной литературы в курсе английского языка. ELT News and Views, Issue 2(5). 1998. June.
8. Хан ИА. Политкорректность материалов. Критерии отбора при планировании курса. ELT News and Views. 2003. Issue 3(28).
9. Шестопероеа Л.А. Новый тип учебника английского языка для специальных целей//Языки в современном мире. М., 2001.
10. Яковлева Е.Б. Язык для специальных целей: теория и практика //Новейшие методы преподавания иностранных языков. М., 1991.
11. Akhmanova O., Idzelis R.F. What is the English we use? M., 1979.
12. Reuben C. Building Bridges.// Language for the International Scientist. CILT,1994.
13. Sheldon S. Nothing Lasts Forever. Penguin Books, 1992.
14. Walter C. and Swan M. The New Cambridge English Course. Cambridge Publishers, 2000.
О.ИОВЧАРЕНКО, канд. техн. наук, доцент каф. МиИ ТИУиЭ,
А.И. БОГДАНЕНКО.
СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОБУЧЕНИЯ ПРИНЦИПАМ И МЕТОДАМ РАБОТЫ С СИСТЕМАМИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В данной работе рассмотрены проблемы и пути Даются рекомендации по использованию современ-их преодоления при внедрении систем электронно- ных информационных технологий для повышения го документооборота (СЭД) в учебный процесс. эффективности обучения работы с СЭД.
Системы электронного документооборота, информационные технологии, обучающие системы.
В настоящее время одним из основных условий перехода к инновационной экономике является наличие квалифицированных специалистов, владеющих современными информационными технологиями и умеющих ориентироваться в современном информационном обществе.
Сегодня все больше предприятий (в том числе и в Ростовской области) переходит на использование сис-тем электронного документооборота (СЭД). Специфика использования подобных систем такова, что они автоматизируют деятельность не только делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий и др.), но и всех сотрудников организации, работающих с документами. А это значит, что внедрение таких систем на предприятии обязывает большое количество должностных лиц уметь работать с безбумажным документооборотом.
В связи с этим актуальна задача подготовки специалистов современного уровня, знающих информационные технологии и владеющих, кроме профессиональных знаний (экономических, юридических и др.), основами работы с системами электронного документооборота.
Но, к сожалению, не так много вузов (например, в Ростовской области только 9) готовят таких специалистов. Многие молодые специалисты начинают изучать электронный документооборот, только придя на работу. Актуальность освоения электронного документооборота «со студенческой скамьи» подчеркива-
ет тот факт, что сегодня многие работодатели не хотят принимать на работу специалистов (экономистов, менеджеров и др.), не знающих основ работы с СЭД.
Поскольку в дальнейшем с развитием инновационной экономики и рынка информационных технологий потребность в таких специалистах будет только расти, то важна задача подготовки студентов с учетом требований и пожеланий работодателей. Это, несомненно, поднимет рейтинг вузов и послужит гарантией для молодых людей получить интересную и хорошо оплачиваемую работу.
При внедрении дисциплин, связанных с изучением систем электронного документооборота, как и при внедрении этих систем, на предприятиях возникает ряд проблем. Первые проблемы возникают еще на этапе внедрения СЭД в учебный процесс. К сожалению, ИГ-специалисты, в чьи функции входит установка, настройка и поддержание СЭД, не знают в достаточной степени основ документооборота. Поэтому на этом этапе (создание структуры предприятия, определение пользователей системы, создание справочников и др.) необходимо привлечение специалистов, хорошо знающих как информационные технологии, так и документационное обеспечение управления (ДОУ).
Следующая проблема связана с тем, что наличие специальных дисциплин, включающих изучение сис -тем электронного документооборота, при подготовке студентов по специальностям «Менеджмент органи-122
зации», «Государственное и муниципальное управление», «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и «Мировая экономика» не предусмотрено Государственным образовательным стандартом и учебными планами. Необходимость изучения электронного документооборота будущими менеджерами, экономистами и юристами подчеркивает тот факт, что эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.
Еще одна проблема - подготовка и регулярное повышение квалификации профессорско-преподавагельс -кого состава, т.к. преподавание основ работы с электронными системами требует от преподавателя не только знания основ делопроизводства и методов работы в СЭД, но и знания современных информационных технологий. Проблема качественной подготовки специалистов со знанием СЭД усугубляется почти пол -ным отсутствием специальной учебно-методической литературы, электронных учебников, обучающих си:-тем и других необходимых современных материалов.
Но самой важной проблемой при освоении СЭД является не столько работа с диалоговыми окнами и освоение отдельно взятых функций системы (регистрация документа, вынесение резолюции, снятие документа с контроля и др.), а то, как применить полученные знания на практике, являясь, например, должностным лицом какого-либо отдела реального предприятия. Студентам, никогда не работавшим на предприятиях и знакомых со схемами движения входящих, исходящих и внутренних документов только теоретически, трудно представить, как из отдельных функций образуется законченная схема движения документа по различным подразделениям предприятия. В связи с этим хотелось бы рассмотреть некоторые пути преодоления указанных проблем и предложить способы повышения эффективности обучения методам работы с СЭД:
> занятия по изучению принципов работы с СЭД необходимо проводить в компьютерных классах, оснащенных проекторами, наглядно демонстрирующими возможности изучаемого программного обеспечения;
> в качестве самостоятельной работы студенты должны готовить проекты в виде мультимедийных презентаций на различные темы, например, проводить сравнительный анализ существующих СЭД;
> значительную часть занятий необходимо проводить в форме ролевых игр, когда обучаемый может взглянуть на ситуацию с разных сторон - побывать и в роли секретаря, и в роли директора предприятия;
> на практических занятиях студенты должны выполнять не абстрактные задания, а моделировать реальные жизненные ситуации, с которыми они могут встретиться в своей профессиональной деятельности;
> по результатам научно-исследовательской работы студентов, заслуживающей внимания, должны подготавливаться доклады для научно-практичес -ких конференций.
Опыт использования рассмотренных приемов показывает, что в результате значительно повышается интерес к изучению предложенного материала; участие в деловых и ролевых играх развивает алгоритмический стиль мышления; формируется умение принимать оптимальные решения, действовать вариативно (что немаловажно для будущих менеджеров, экономистов и юристов); растет творческая активность студентов, активизируется их научно-исследовательская деятельность.
Проблема повышения качества подготовки специалистов, умеющих работать с безбумажным документооборотом, заставляет искать новые методы и подходы для усиления мотивации обучающихся, активизации их познавательной деятельности. Один из таких подходов - использование мультимедийных обучающих сред. Использование основных особенностей обучающих сред (структуризация и визуализация информации) позволяет значительно повысить эффективность обучения, а их интерактивные возможности обеспечивают диалог обучаемого с преподавателем, становясь важным источником получения знаний.
В рамках научно-исследовательской работы студентов [1] была предпринята попытка создать обучающую систему, основанную на Web-тexнoлoгияx, включив интерактивные возможности. Разработанная обучающая система по курсу «Электронный документооборот с использованием системы Дело-Предприятие» организована таким образом, что весь материал разделен на три модуля: Справочник, Модель предприятия и Библиотека сценариев. Каждый модуль структурирован и представляет собой совокупность блоков, которые реализованы с использованием различных форм представления информации: от текстовых фрагментов до видеоклипов со звуковым сопровождением (рис. 1).
При проектировании обучающей системы важное внимание уделялось определению целей и уровней освоения материала. И если для первых двух модулей, содержащих теоретическую часть, цели обучения можно сформулировать как получение представления, ознакомление, то для модуля, содержащего сценарии практических задач, уровень цели обучения значительно выше: уметь использовать на практике. А это предъявляет более высокие требования к представлению материала.
При реализации теоретических модулей (Справочник «Модель предприятия») использован подход, рассмотренный в работах [2, 3], когда материал изложен в виде многослойной структуры, в которой на первом слое представлена информация, формирующая основные представления. Дополнительную информацию обучаемый получает посредством ссылок и кнопок различного уровня. Справочник позволяет получить краткую информацию о любой функции системы.
Поскольку невозможно рассматривать документооборот в отрыве от структуры конкретного предприятия, в модуле Модель предприятия представлены структура предприятия (рис.2), общие схемы движения документов (разработанные для данной структуры предприятия) (рис.3), а также определены должностные лица - пользователи системы.
Электронный документооборот
с использованием системы ттДЕЛОИредприягіиет1
Справочник
Запуск системы
Регистрация документа
£
LZ
\Z.
Писем и оЬращ. (раждан
]
ие регистрац. карточки
J
Контропьносгь документа
[
Інид резолюции
J
енне резолюций
J
f Снятие резолюции с контроля |
Образовательная среда способствует салло образованию пользователя., практически работающего с электронным документо обор отож
Модель предприятия
Структура предприятия Схемы движения документов
(Z.
Н ХОДЯЩИХ
IZ
CZ
Внутренних
ватели системы
| Сцен
ггз
J
J
J
| Библиотека сценариев j
Рий і с itхидяш.им документи J
j Рай о і а и внуїриннимдикумнніим ^
I Сценарий 1
1^1 Готово I [ I I I Local intranet
Рис. 1. Выбор модуля в главном меню обучающей системы
Модуль практических задач (Библиотека сценариев) реализован с использованием технологии решения задач на примерах, которая не отслеживает каждый шаг обучаемого при решении задачи, а предоставляет ему готовые примеры решения аналогичных задач [4]. Модуль практических задач представ -ляет собой библиотеку сценариев, моделирующих различные ситуации, которые позволяют обучаемому взглянуть на ситуацию со всех сторон, т.е. побывать в роли любого должностного лица - директора, менеджера, секретаря и др. Сценарии представляют собой отдельные блоки и располагаются по нарастанию уровня сложности: в каждом следующем сценарии используются некоторые элементы и приемы предыдущих заданий, задействуется все больше подразделений и должностных лиц. На рис.4 представлена схема движения входящего документа (сценарий 1).
Каждый сценарий предусматривает несколько этапов выполнения задания, а каждый этап представляет собой структурную схему, состоящую из компонент двух типов: информационные блоки и блоки запуска мультимедийных клипов со звуковым сопровождением. Другими словами, схема представляет собой алгоритм, каждый пункт которого описывает определенный шаг сценария (рис.5).
Мультимедийные клипы иллюстрируют процесс заполнения диалоговых окон, сопровождая показ необходимыми пояснениями и комментариями. Для закрепления полученных знаний в системе предусмотрен блок заданий для самостоятельного выполнения, который содержит задания нескольких уровней сложности.
При самостоятельном изучении основ работы с СЭД (вне аудиторных занятий) в обучающей системе предусмотрена электронная записная книжка, которая является средством обращения к преподавателю. Окно записной книжки активизируется в начале работы и остается активным на протяжении всего сеанса обучения. Оно служит для записи результатов выполнения
практических заданий и вопросов, связанных с изучением курса, с последующей отправкой их преподавателю. Основной принцип, используемый при реализации записной книжки, - использование РНР-скрипгов, работающих на стороне сервера, и их включение в основной НГМЬ-код страницы. Поэтому, нажав кнопку «Отправить», пользователь обращается к серверу, где исполняетсяскрипт, отправляющий письмо.
Таким образом, использование обучающей среды позволяет:
> расширить информационную поддержку дисциплин, связанных с изучением СЭД, преодолеть «информационный голод», связанный с нехваткой учебно-методической литературы по СЭД;
> легко добавлять или обновлять существующие модули, что в итоге позволяет сформировать структуру учебного курса, оптимального для студентов;
> самостоятельно изучать принципы работы с СЭД в удобное время (особенно это актуально для студентов заочной формы обучения).
Поскольку информационные технологии - одна из наиболее динамично развивающихся отраслей рос -сийской экономики, то задача подготовки квалифицированных специалистов, умеющих использовать современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности, очень актуальна. Неуклонно растут потоки создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Поэтому для любого предприятия или организации вопросы оптимизации до -кументооборота и контроля над обработкой информации приобретают ключевое значение. В связи с этим особо актуальны в настоящее время вопросы подготовки специалистов, умеющих работать с системами ав-томатизированного документооборота. Главное подтверждение этого - постоянно растущий интерес студентов к данной теме, потребность в получении новых знаний и уверенность в необходимости их использования в дальнейшей профессиональной деятельности.
Электронный документооборот
с использованием системы ДЕЛО:Предприятие
Структура предприятия
Руководстве Директор предприятия Васильев С П. ШИР)
Первый зам директора Смирнов М В (ЗД1)
Второй зам директора Захаров П Б.(ЗД2)
Секретарь директора Мельникова С Н <р)
Канцелярия Зав канцелярией Лихачева С.Л ДО
Пдіне»ын отдел Н ач. планового Толкачев О.Е
отдела (НПО)
Экономист Жур4£ПЄВ& М . Б
Планового отд (ЭПО)
Производственный отдел Начальник произв. отдела Королев А Н. (НПРО)
Зам. начальника произ. отдела Пронин П.И. (ЗНПРО)
Секретарь про ИЗ* отдела Звягинцева Н П. (С ПРО)
Юркдкческнн отдел Нач кэрнднч отдела ”1
яТт™
ЕЙ І
Ч 1_к Кабинет руководства 1 г В I Центральная картотека 1
_£?а Кабинет 1 —планового | отдела ! |'~Д Картотека ^ 1^1 планового г отдела 1
Кабинет 1 Ь-ч. произвол | отдела 1 __ Картотека | 31 производ. 1— отдела 1
™ Кабинет I ЯйЯюридического отдела I .—, Картотека юридического 1—9 отдела І
[^1 Г отово
І_осаІ іпЬгапеЬ
Рис. 2. Структура предприятия
Электронный документооборот
с использованием системы ДЕЛО:Предпрпятие
Схема движения входящих документов
1. Поступившей входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде, так и по электронной почте.
2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа.
3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, можно создать контрольные карточки на исполнителей по документу.
4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудникиг указанные в резолюции, получают возможность работать с документом.
5. После исполнения документ списывается в электронный архив.
6. Если на пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий и отправляется либо в бумажном виде либо непосредственно из системы по электронной почте (документ можно подписать ЭЦП).
"Гггг
І.осаІ іпЬгапеЬ
Рис. 3. Общие схемы движения документов
Библиотека сценариев сценарий 1 / І ft Схема движения входящего документа
Содержание: Ha имя директора предприятия получен входящий документ - письмо-приглашение принять участие в работе семинара по внедрению новых информационных технологий
Регистрация
документа
!
Вход от имени секретаря директора
•ule
чг
Вынесение
резолюции
Вход ОТ имени директора
Л
чг
Кабинет -Jfll-py к о в о д ст н а <^Jj| Кабинет -^Р-руководства лв Кабинет Sfll произвол, отдела
j^Jl Центральная картотека L^JI Центральная LzJJ картотека Картотека [ -|| производ. отдела
Исполнение резолюции ОТ лица отв. исполнителя
Вход от имени секретаря ПО
А
ЧГ
Исполнение резолюции от лица исполнителя
Снятие
резолюции
Вход от имени зам начальника по *
чг
: : І |
Кабин»!
проиэвод.
отдела
Картотека
лроизаод.
отдела
Вход от имени секретаря директора
«ill
чг
Кабинет
руководства
Г-ГІІЦентральная Llil картотека
<1
|>Й°| Г отово
[ № Local intranet
Рис. 4. Работа с библиотекой сценариев
ШШШШШШШ €JI
Библиотека сценариев
сценарий 1
v -
Схема движения входящего документа
Цель: Научиться выносить резолюцию по документуг оформлять от лица директора контрольную резолюциюг исполнителями которой назначены начальник и зам. начальника Производственного отдела
Вынесение резолюции от имени директора предприятия
Вкад от имени —1 Ha
г* исполнении
*
-Ml
<1
1^1 Готово
I
Local intranet
Рис. З. Структурная схема одного из этапов сценария
ЛИТЕРАТУРА
1. Николенко A.M., Якущенко ДА., Богданенко А.И. Проектирование информационно-образовательной среды с использованием современных информационных технологий //Матер. IV Всерос. конф. молодых ученых, аспирантов и студентов: Информационные технологии, системный анализ и управ -ление. Таганрог: ТРТУ, 2006.
2. Тимкин С. Л. Структурирование материала электронного учебника на примере мультимедийного курса «История естествознания» //Матер. II Все-
3.
4.
рос. науч.-практ. конф.: Информационные технологии в управлении и учебном процессе вуза 2001. Омск: ОГУ, 2001.
Норенков И. П. Концепция модульного учебника. М.: Информационные технологии, 1996.
Brusilovsky P. (1996) Methods and techniques of adaptive hypermedia // In P. Brusilovsky and J. Vassi-leva (eds.), Spec. Iss. on Adaptive Hypertext and Hypermedia, User Modeling and User-Adapted Interaction. 6 (2-3).
Требования к оформлению материалов
• Материалы представляют в редакцию в печатном и электронном виде. Авторы высылают в редакцию 2 экз. статьи, отпечатанных на принтере, и идентичный вариант на CD-R/RW диске в виде doc, docx или rtf-файла, созданного с помощью Microsoft Word 1995 - 2007. Название файла должно быть информативным. В целях уменьшения вероятности сбоев рекомендуется создать копию файла статьи в папке «Копия 1». Возможна передача статьи по электронной почте по адресу nich@tmei.ru.
• К статье прилагают (на отдельном листе и отдельным файлом на диске) сведения об авторах: фамилия, имя, отчество, место работы, должность, ученая степень, звание, домашний и служебный адреса, телефоны, адрес электронной почты (если имеется). Если авторов несколько, указать, с кем из них вести переписку.
• Объем статьи не должен превышать 16 страниц машинописного текста (вместе с таблицами, списком литературы (не более 15 наименований) и рисунками.
- Параметры страницы: размер бумаги - А4 (29,7x21 см); ориентация - книжная; все поля страницы равны 2 см; расстояние от края до колонтитула - 1 см.
- Шрифт Times New Roman; размер шрифта текста - 12 пт, сносок - 10 пт, заголовков и подзаголовков -13 пт.
- Заголовки, подзаголовки, подписи к рисункам и таблицам выравниваются по центру, текстовая часть - по ширине с отступом первой строки - 1 см.
- Междустрочный интервал - полуторный во всем тексте.
- Страницы не нумеровать, не использовать автоматическую расстановку переносов слов, не добавлять дополнительные пробелы в тексте, не выделять текст цветом, не применять опции «границы» и «заливка».
- Для записи формул следует использовать только редактор формул, встроенный в Microsoft Office 1993/2007. Большие формулы необходимо разбить на несколько строк, причем каждая новая строка -новый объект. Формулы не масштабировать. При наборе формул необходимо придерживаться следующих размеров: текст - 10 пт, крупный индекс - в пт, мелкий индекс - б пт, крупный символ - 12 пт, мелкий символ - 11 пт. Разрешается и приветствуется запись простых формул с использованием единой системы написания математических формул без использования редактора формул.
2
Пример: x = — соответствует x=2/rcs .
т
- Необходимое качество иллюстрации - наглядность, графическая выразительность, ясность. Небрежные рисунки неприемлемы. Не рекомендуется иллюстрировать текст рукописи с помощью опции «Рисование» MS Word. Ссылка на рисунок в тексте обязательна. Файлы рисунков, иллюстраций, схем и графиков дополнительно располагаются на дискете в папке «Рисунки» в формате:
- *.wmf, *.gif, *.рсх, *.tif, *.jpg;
- графического редактора Corel Draw (*.cdr).
- Ввод таблиц осуществляется с помощью встроенных средств для создания таблиц текстового редактора MS Word. Нумерация таблиц сквозная.
- Литература приводится в порядке упоминания в конце статьи со сквозной нумерацией. В тексте статьи ссылки на литературу даются в квадратных скобках с указанием номера из списка и страницы. Фамилии авторов выделяются курсивом.
Приме ры:
Для книг:
ПетровА.И. Поведение потребителей. СПб.: Питер, 1999.
Для многотомных изданий:
Смертин Л. Л. Избранное. М.: Наука, 1978. Т.2.
Для журналов:
Овчаров И. С. Принципы построения образовательных программ и личностное развитие учащихся //Вопросы психологии. 1999. №3. С. 39.
Для газет:
Карельский В.Н Новое вбухучете //Российская газета. 2001. 15 июня.
Для авторефератов диссертаций:
ИгнашенкоЕ.В. Стилістическийаспектсовременшйпунктуации: Автореф. дж. ... кавд. филол наук. М, 1994.
Для материалов конференций:
СемченкоА.И. Россия и мировойрынэк: структурный аспект //Социальные приоритеты и механизмы преобразова-нийвРоссии: Материалы Междунар. конф. 12-13 мая 1998 г. М, 1998. С.19-25.
