CC BY
35
Посилання на статтю_
Кармазина Л.Л. Создание специальных шаблонов с учетом установленных условий как метод обеспечения качества проектного документа/Л.Л. Кармазина// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2007 - №2(22). С.80-83.___
УДК 65.007.658.284
Л.Л. Кармазина
СОЗДАНИЕ СПЕЦИАЛЬНЫХ ШАБЛОНОВ С УЧЕТОМ УСТАНОВЛЕННЫХ УСЛОВИЙ КАК МЕТОД ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА ПРОЕКТНОГО ДОКУМЕНТА
Рассмотрены основные свойства, определяющие качество проектного документа. Определен эффективный метод достижения качества документа по проекту путем создания специальных шаблонов документов с учетом условий, которые определяют их качество. Рис. 3, табл. 1, ист.3.
Ключевые слова: документ проекта, качество документа, свойства документа, шаблоны документов.
Л.Л. Кармазша
СТВОРЕННЯ СПЕЦ1АЛЬНИХ ШАБЛОН1В З УРАХУВАННЯМ ВСТАНОВЛЕНИХ УМОВ ЯК МЕТОД ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЯКОСТ1 ПРОЕКТНОГО ДОКУМЕНТУ
Розглянуто основы властивост1, що визначають яюсть проектного документу. Визначено ефективний метод досягнення якост1 проектного документа шляхом створення спец1альних шаблоыв докуменпв з урахуванням умов, що визначають Тхню яюсть. Рис. 3, табл. 1, дж. 3.
L.L. Karmazina
CREATION OF SPECIAL TEMPLATES BASED ON PRESCRIBED CONDITIONS AS A METHOD OF PROVIDING THE PROJECT DOCUMENT QUALITY
The main features defining the project management document quality are considered. The effective method of the project management document quality achievement by means of creation special document templates taking into account conditions, which define their quality, is determined
Постановка проблемы в общем виде и анализ последних публикаций.
Представление о качестве документа, как любого другого продукта, основано на принципе наиболее полного выполнения требований и пожеланий его "потребителя", и этот принцип должен быть заложен в основу создания каждого документа проекта.
Для удовлетворения участника проекта качеством документа, документ должен иметь определенные свойства, а степень соответствия между
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
1
свойствами документа и удовлетворяемыми с его помощью потребностями получателя определяет качество документа [1].
Постановка задачи и изложение основного материала исследования. Задача исследования состоит в определении эффективного метода достижения качества документа по проекту. В данной статье предлагается решить эту задачу путем создания специальных шаблонов проектных документов с учетом условий, которые определяют их качество: понятность, завершенность, структурированность, полнота, осмысленность, самоопределенность, идентифицируемость [2].
Определим условия, которые должны выполняться для обеспечения документа проекта (далее ДП) выше перечисленными свойствами, выражающими его качество (табл.1).
Изобразим достижение качества документа в виде причинно-следственной диаграммы Исикавы (рис. 1), где попытаемся определить методы выполнения выше установленных условий с помощью создания специальных шаблонов.
Таблица 1
Свойства документа проекта, выражающие его качество
Свойство документа Условие
Понятность ДП обладает данным свойством, если изложенный в документе материал, понятен его получателю.
Завершенность ДП должен быть завершенным с точки зрения содержания.
Осмысленность Это свойство присуще ДП, если он не содержит избыточной информации.
Согласованность ДП является согласованным, если он содержит единую терминологию, реквизиты, смысловую связь с другими документами.
Самоопределенность ДП должен быть самоопределенным, т.е. содержать только необходимую для понимания получателем информацию.
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
Продолжение таблицы 1
Структурированность ДП является структурированным в том случае, если его разделы и подразделы взаимосвязаны определенным образом.
Полнота Данное свойство присуще ДП, если он составлен в соответствии с требованиями к структуре и содержанию документа.
Идентифицируемость ДП является идентифицируемым, если он содержит все необходимые реквизиты и информацию о проекте (название проекта, дата начала и окончания проекта, руководитель проекта, и т.д.
Рис. 1. Причинно-следственная диаграмма Исикавы достижения качества документа
Исходя из причинно-следственной диаграммы для обеспечения качества документа и адекватного его понимания необходимо создавать специальные шаблоны документов с учетом всех условий, которые устанавливают свойства качественного документа. Что определяет следующие задачи для достижения качества проектной документации:
1. Создание описательных статей к специфическим терминам по управлению проектами;
2. Создание шаблонов с необходимыми элементами содержания (название документа, фаза проекта, в которой данный документ используется, название проекта, проектный менеджер, кем составлено, дата составления, спонсор проекта, утверждено, кем проверено, дата проверки, определение проблемы и т.д.);
3. Согласование терминологии и символики документа с участниками проекта;
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
3
4. Создание шаблонов со взаимосвязанными разделами (разделы должны быть логически взаимосвязанными между собой;
5. Создание шаблонов согласно требованиям к структуре и содержанию;
6. Создание шаблонов с полями только для необходимой информации;
7. Создание шаблонов только с необходимыми полями (во избежание того, что создатель документа сможет включить информации, которая будет препятствовать адекватному пониманию документа получателем);
8. Создание шаблонов с полями для идентифицируемой информацией.
Создание таких шаблонов возможно с помощью различных офисных
программ, например, таких как Microsoft Word, Microsoft Excel и т.д.
Кроме традиционных информационных средств существуют также новые, которые имею много своих преимуществ для создания шаблонов документов. К таким системам принадлежит бизнес-приложение ARS e-People, которое предназначенное для поддержки управления организацией и персоналом компании.
Одним из инструментов данного приложения является конструктор форм, позволяющий создавать и поддерживать формы шаблонов.
Конструктор форм представляет собой универсальное средство по сбору информации и сохранению ее в базе данных системы. Конструктор форм позволяет создать, используя пользовательский интерфейс, форму шаблона с набором требуемых полей и организовать в нее ввод данных. Набор созданных шаблонов хранится в формах, которые группируются по назначению. На рис. 2 показан пример возможной организации шаблонов документов и группирования их по фазам проекта.
Денисенко Евгений
Project Team: Проект внедрения ИС. Руководитель проекта
+ Фаза инициализации проекта »+ + Фаза планирования проекта + Фаза реализации проекта
Перечень операций по закрытию проекта. Аудит ©ÖV^i
Аудиторское заключение ¿f ÖÖ'-vJi
АУЛ ИТГ1ПГКГ1Р ^¡ДКПЮЧРНИР. РрЗУПЬТДТЫ nnnRpriKH ÖÖ^wJt
Рис.2. Панель работника с набором шаблонов и их группировкой по фазам
Рисунок 3 иллюстрирует пример шаблона проектного документа «Лист проверки для составления рабочего задания» с набором необходимых полей, созданный в приложении ARS e-People.
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
Лист проверки для составления рабочего задания
Фаза планирования Лист проверки для составления рабочего задания
3f Filter
Managing Название проекта Проектный менеджер Кем составлена Дате составления
¿т оо»
Спонсор проекта Утверждено Кем проверено Дата проверки
N0
Определение проблемы Анализ альтернативы Реализация Включено
,-т QQ4 N0
Add new record to the form *r
Update all records Return to the previous page Independent form list
Рис. 3. Пример шаблона проектного документа
Выводы и перспективы дальнейших исследований в данном направлении. Приложение ARS e-People позволило создать шаблоны документов по управлению проектами, выполняя установленные условия, которые определяют качество документа. На данном этапе разработок шаблонов удалось выполнить основную часть условий достижения качества документа, а также осуществляется внедрение в бизнес-приложение тезауруса предметной области «Управление проектами», создание которого описано в [3]. Также планируется дальнейшее изучение шаблонов документов по управлению проектами на полноту их количества с целью полного обеспечения ними всего жизненного цикла.
ЛИТЕРАТУРА
1. Фомичев С.К. и др. Основы управления качеством: Учеб. пособие / С.К. Фомичев, А.А. Старостина, Н.И. Скрябина. - К.: МАУП, 2002. - С. 14.
2. Методика оценки качества программной документации. http://www.ofap.ru/test_ofap.htm.
3. Песиголовец Л.Л., Г.В. Морозов. Подход к выполнению терминологического анализа предметной области на примере «Управления проектами» // УправлЫня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2005. - № 4(16). - С. 32-37.
Стаття надмшла до редакцп 30.05.2007 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
5
