CC BY
83
СОЗДАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ Н.Н. Кудрявцева, аспирант
Воронежский государственный технический университет, г. Воронеж
Эффективная система контроллинга бизнес-процессов на предприятии способствует повышению результативности и эффективности бизнес-процессов путем сокращения длительности принятия управленческих решений и повышения их качества в результате удовлетворения информационной потребности владельцев бизнес-процессов и руководства предприятия. В статье рассматриваются вопросы построения системы контроллинга бизнес-процессов, описывается процедура создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов, описывается процесс формирования системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, разрабатывается проектно-целевая группа контроллинга бизнес-процессов и осуществляется включение ее в организационную структуру предприятия
Система контроллинга бизнес-процессов призвана повысить результативность бизнес-процессов и улучшить управление предприятием. Наличие эффективно функционирующей системы контроллинга бизнес-процессов является конкурентным преимуществом в условиях кризиса.
Под контроллингом бизнес-процессов понимается ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно-аналитической и методической поддержки руководителя и владельцев бизнес-процессов в процессе планирования, учета, анализа, координации и регулирования, контроля и надзора, и принятия управленческих решений по всем ключевым бизнес-процессам предприятия.
Руководствуясь системным подходом, автор предлагает процесс создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, основными составляющими которого являются:
1. Построение системы контроллинга бизнес-процессов;
2. Описание процедуры создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов;
3. Описание процесса «формирование системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии».
4. Разработка проектно-целевой группы контроллинга бизнес-процессов и включение ее в организационную структуру предприятия;
Целесообразно рассмотреть эти положения более подробно.
1) Построение системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии.
Под системой контроллинга бизнес-процессов автор понимает совокупность участников, организационных структур и мероприятий по управлению, обеспечивающих реализацию комплекса действий по контроллингу бизнес-процессов.
Система контроллинга бизнес-процессов представляет собой совокупность функционально-
целевой, управляющей (субъекта управления), управляемой (объекта управления) и обеспечивающей подсистем, которая отдельным блоком включает подсистему научного сопровождения, реализация выделенных подсистем обеспечивает рациональное функционирование контроллинга бизнес-процессов.
Система контроллинга бизнес-процессов на
предприятии рассматривается, с одной стороны, как подсистема системы более высокого порядка - системы предприятия; с другой стороны, она представляет собой совокупность подсистем более низкого порядка - функционально-целевой, управляющей, управляемой и обеспечивающей подсистем. Деление системы на подсистемы связано с возможностью вычленения совокупностей взаимосвязанных элементов, способных выполнять относительно независимые функции, подцели, направленные на достижение общей цели системы - удовлетворение потребности руководства предприятия в своевременной управленческой информации.
На рис. 1 представлена модель структуры системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии. Будучи подсистемой, в управлении предприятием, роль контроллинга бизнес-процессов состоит в поддержке и оказании помощи руководителю и владельцам бизнес-процессов. Отсюда, вместе с руководством и владельцами бизнес-процессов составляет основу управления на предприятии и, таким образом, интегрируется в общую систему управления предприятием.
Задачами системы контроллинга бизнес-
процессов на предприятии являются:
- обеспечение формирования достаточного объема финансовых ресурсов;
- обеспечение наиболее эффективного использования сформированного объема финансовых ресурсов;
- оптимизация расходов на бизнес-процессы и управленческую деятельность.
В качестве субъекта управления системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, по
мнению автора, выступает руководство предприятия и сотрудники проектно-функциональной группы контроллинга бизнес-процессов.
Объектом управления системы являются приоритетные бизнес-процессы предприятия, например, снабжение, производство, сбыт, главным требованием процессов является ценность для потребителя. Каждое предприятие самостоятельно определяет приоритетные бизнес-процессы, например, на инновационном предприятии ключевыми бизнес-процессами могут быть инновационный и производственный.
ВНЕШНЯЯ СРЕДА
ВХОД
\
т/
Правовое и нормативное обеспечение системы. Информация о бизнес-
процессах и финансово-хозяйственной деятельности предприятия
Подсистема, обслуживающая управление бизнес-процессами Система управления
Управление как процесс принятия решений
КОНТРОЛЛИНГ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Руководство: отношения между людьми
Управленческий процесс -взаимодействие управляю щей и управ ляемой под системы
Требование: ценность для руководства и владельцев процессов
УПРАВЛЯЮЩАЯ ПОДСИСТЕМА
Руководство предприятия; сотрудники проектно-функциональной группы контроллинга бизнес-процессов
ФУНКЦИОНАЛЬНО-ЦЕЛЕВАЯ ПОДСИСТЕМА
Цели
Установление показателей результативности бизнес-процессов(планирование)
Сравнение план/факт бизнес-процессов
Корректировка отклонений, корректирующие мероприятия по — бизнес-процессам
УПРАВЛЯЕМАЯ ПОДСИСТЕМА
бизнес-процессы
ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ПОДСИСТЕМА
- Ресурсное обеспечение;
- Методологическое обеспечение;
- Правовое обеспечение;
- Организационное обеспечение;
- Психологическое обеспечение;
- Терминологическое обеспечение.
ПОДСИСТЕМА НАУЧНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ
- Научные подходы и принципы КБП;
- Методические основы оценки органи зации системы КБП;
- Инструменты и методы КБП;
- Исследование проблем формировани КБП.
ВЫХОД
Реко-менда-ции, советы, выработка решений по бизнес-процес-
Обратная связь
Рис. 1. Модель структуры системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии
Функционально-целевая подсистема предполагает установление целей и планирование, далее устанавливаются показатели результативности бизнес-процессов. Планирование, как правило, основывается на использовании имеющегося объема исходной информации.
Система информационного обеспечения, в свою очередь, ориентирована на улучшение имеющегося объема исходной информации. Эта информация включает сравнение плана с фактом бизнес-процессов, в ходе которого плановые цифры сопоставляются с фактически достигнутыми значениями. По результатам сравнения устанавливаются причины отклонений, устраняются ошибки и разрабатываются корректирующие мероприятия по бизнес-процессам. После этого снова начинается процесс планирования
— круг замыкается.
В состав функционально-целевой подсистемы входят следующие подсистемы: планирования бизнес-процессов, учета и анализа бизнес-процессов, координации и регулирования бизнес-процессов, информационная подсистема бизнес-процессов, контроля и надзора бизнес-процессов.
Обеспечивающая подсистема системы контроллинга бизнес-процессов (КБП) на предприятии состоит из следующих компонентов: ресурсное, методологическое, правовое, организационное, психологическое и терминологическое обеспечение. Наряду с этими компонентами выделяется подсистема научного сопровождения.
Структура обеспечивающей подсистемы системы контроллинга бизнес-процессов представлена на рис. 2.
ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ПОДСИСТЕМА СИСТЕМЫ КБП
Ресурсное обеспечение
^т~
трудовые финансовые ре- информационные ре- технологические
ресурсы сурсы сурсы ресурсы
Система отбора специалистов, требования к работникам, обучение специалистов, мотивация на ур о вне бизнес -процессов. Своевременное обеспечение и рациональное экономическое использование. От этого зависят все основные показатели деятельности п/п. Автоматизированная система учета и отчетности. Определение информационных потребностей, сбор обработка, передача информации и ее интерпретация, хранение и ее дальнейшая рациональная обработка. Программные продукты. Совокупность машинного оборудования, технологий и методов производства продукции, которые влияют на структуру методов калькуляции и на систему отчетности.
Правовое
обеспечение
Мате матические Стандарты, нормы
модели, нормативы, и нормативы
методики.
Организационное обеспе-
Целевая программа, структура, положения, процедуры, должностные инструкции,
функции, права, обязанности и ответственность контролле-
Психологическое обеспе-
Преодоление конфликтных ситуа-
ций, связанных с внедрением КБП
Терминологическое обеспече-
Внедрение и применение единой терминологии.
..........ПОДСИСТЕМА НАУЗНОСО.СОПРОВОЖДЕНИЯ СИСТЕМЫ.КБП .
- Научные подходы и принципы КБП;
- Методические основы оценки организации системы КБП;
- Инструменты и методы КБП;
- Исследование проблем организации КБП.
Л*
Рис. 2. Структура обеспечивающей подсистемы системы контроллинга бизнес-процессов
Целями ресурсного обеспечения системы являются: своевременное обеспечение потребителей фирмы необходимыми видами ресурсов (трудовые, финансовые ресурсы, информационные, технологические ресурсы) требуемого качества и количества.
Правовое обеспечение основано на положениях, стандартах, нормах, нормативах, внутренних рабочих документах предприятия.
Методологическое обеспечение основано на применении математических моделей, различного рода методических указаниях, методик.
Организационное обеспечение представлено целевыми программами, структурой, положениями, процедурами, должностными инструкциями, функциями, правами, обязанностями и ответственностью контроллеров.
Психологическое обеспечение необходимо для преодоления конфликтных ситуаций, связанных с сопротивлением внедрения контроллинга бизнес-процессов.
Т ерминологическое обеспечение необходимо для применения единой терминологии.
Подсистема научного сопровождения контроллинга бизнес-процессов в обязательном порядке включает научные подходы и принципы, инструменты и методы, методические основы оценки системы контроллинга бизнес-процессов и исследование проблем формирования системы контроллинга бизнес-процессов.
На систему контроллинга бизнес-процессов оказывают влияние внешняя и внутренняя среда, посредством внешних и внутренних факторов влияния, и факторов, обусловленных персоналом [8]:
- Внешние факторы влияния (обусловлены окружающей средой): общая экономическая ситуация, рынок труда и капитала, рынок снабжения и сбыта,
3. Описание процесса «формирование системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии»
Автором описан процесс «формирование системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, который заключается в выявлении требований рынка к системе контроллинга бизнес-процессов, осознании необходимости создания внедрения эффективной системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, привлечении необходимых ресурсов и создание условий для построения системы контроллинга бизнес-процессов,
конкурентные условия, изменения технологии.
- Внутренние факторы влияния (обусловлены
предприятием): величина предприятия, бизнес-
процессы, продуктовая программа, технологии производственных процессов и обработки информации, правовая форма и отношения собственности.
- Факторы влияния, обусловленные персоналом: уровень образования, профессиональный опыт, предпринимательское мышление сотрудников и готовность брать на себя ответственность, привязанность к предприятию.
2. Процедура создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии - это целый ряд взаимосвязанных и последовательных этапов по реорганизации системы управления на предприятии.
Процедура состоит из шести этапов: планирования, исследования, проектирования, утверждения, внедрения и последующих мероприятий. Более подробно этапы представлены в таблице.
привлечении внешних специалистов (или обучение персонала предприятия), формировании системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, осознании персоналом необходимости организационных изменений в условиях рынка, необходимости информационного обеспечения системы контроллинга бизнес-процессов
4. Разработка проектно-целевой группы контроллинга бизнес-процессов и включение ее в организационную структуру предприятия.
По мнению Н.Г. Данилочкиной развитие контрол-
Процедура создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии
Этапы Процедура создания и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов (СКБП) на предприятии
1. Планирование системы контроллинга бизнес-процессов 1.1 Выявление причин создания и внедрения СКБП. Определение целей, задач СКБП
1.2 Планирование и создание проектной рабочей группы исполнителей системы контроллинга бизнес-процессов
1.3 Выбор консультантов или внешних экспертов
1.4 Подготовка плана работ, объема, выбор методологии, составление графика выполнения работ
1.5 Доведение плана работ до руководителей низшего звена и информирование всей организации в целом
2. Исследования системы контроллинга бизнес-процессов 2.1 Анализ бизнес-процессов при формировании системы контроллинга
2.2 Бенчмаркинг
2.3 Определение требований к СКБП на основе опроса владельцев процессов, руководства и внешних консультантов
2.4 Оформление исходных документов
3.Проектирование системы контроллинга бизнес-процессов 3.1 Создание 2-5 моделей СКБП (разработка структуры, описание подсистем, компонентов, элементов)
3.2 Описание процесса СКБП
3.3 Разработка организационной структуры СКБП
3.4 Выбор программных продуктов
3.5 Определение краткосрочных и долгосрочных мероприятий
4. Утверждение системы контроллинга бизнес-процессов 4.1 Анализ затрат и результатов
4.2 Оценка восприимчивости и отношения к созданию и внедрению КБП
4.3 Подготовка и утверждение официальной документации для руководства
5. Внедрение системы контроллинга бизнес-процессов 5.1 Подбор персонала для проектной группы
5.2 Включение в организационную структуру предприятия СКБП
5.3 Разработка систем поддержки; информационное обеспечение, отладка документооборота
5.4 Внедрение разработанного поэтапного плана СКБП
5.5 План обучения сотрудников новым процессам и системе
6. Последующие мероприятия 6.1 Разработка мероприятий по оценке проектных решений; определение итогов процедуры; внедрение программы непрерывного совершенствования
6.2 Представление окончательного отчета по результатам процедуры создания и внедрения СКБП
линга должно быть поэтапным, при котором на начальной стадии достаточным станет включение в ее состав 34 сотрудников, наделенных соответствующими должностными обязанностями [4]. Поэтапное внедрение элементов контроллинга бизнес-процессов при минимальных начальных затратах оправдает в дальнейшем увеличение затрат на его развитие.
Необходимо сформировать состав команды, выполняющей функции контроллинга бизнес-процессов. Команда создается из высококвалифицированных специалистов предприятия, которые могут быть объединены в 3 группы: группа контроллеров-специалистов по планированию, учету и анализу, группа контроллеров-консультантов, группа контроллеров-специалистов по информационным технологиям. Команда, функционирующая на временно-постоянной основе, это обусловлено необходимостью проектирования и внедрения системы контроллинга бизнес-процессов на предприятии, по завершению этих работ часть сотрудников, занимающихся этими вопросами, возвращается к выполнению своих прямых обязанностей. Команда обменивается информацией и взаимодействует в процессе выполнения функций. Руководителем группы является главный контроллер по бизнес-процессам, который отвечает за разработку и создание системы контроллинга бизнес-процессов, контроль хода выполнения работ, устраняет отклонения в работе группы.
Одной из главных проблем организационной структурой управления является проблема гибкости. Эту проблему пытались решить, создавая варианты комбинированных структур путем внедрения в основной костяк (например, линейно-функциональной структуры) новых элементов, что вызвало появление новых организационных структур управления с временными (создаваемыми на срок) органами, с комитетами, управление по проекту, матричные структуры и т.д. Все эти варианты организационных структур управления получили общее название программно-целевых структур, принципиальное отличие которой заключается в управлении всей системой как единым объектом, ориентированным на определенную цель.
Ряд авторов [1] анализирующих эволюцию организационных структур управления пришли к выводу, что универсальной структуры нет, и процесс поиска таковой будет продолжаться. Однако, существует и другая точка зрения, состоящая в том, что идеальной организационной структурой управления вообще быть не может. Последователи этой концепции считают, что особую важность приобретает самоорганизация и само-контроллинг. Преимущество самоконтроллинга состоит в существенном сокращении времени на реагирование при возникновении отклонений, [8, с. 242] поскольку в таких условиях важные задачи контроллинга бизнес-процессов по планированию, учету, анализу, координации и регулированию, контролю и надзору выполняются носителями управленческих решений.
Изучив организационные формы контроллинга
[2,3,4,5,6,7,8] остановим свой выбор на создании проектно-целевой группы контроллинга бизнес-процессов и идеи самоконтроллинга. Проектно-целевая группа создается в составе подразделения контроллинга, однако при его отсутствии может создаваться и в составе одной из центральных служб предприятия, например, в планово-экономическом отделе. Привлекаемые сотрудники для работы в проектной команде освобождаются от своих прямых обязанностей на время работы в проектно-целевой группе. Проектно-целевая группа контроллеров бизнес-процессов подчиняется руководителю предприятия - это ставит контроллеров в привилегированное положение и поднимает статус контроллинга бизнес-процессов.
Таким образом, на основе системного подхода автором разработана система контроллинга бизнес-процессов на предприятии, которая состоит из управляемой и управляющей, функционально-целевой, обеспечивающей подсистемы и подсистемы научного сопровождения.
Литература
1. Абдикеев Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, С.В. Ильдеме-нов, Ф.Д. Киселев. - М.: Изд-во Эксмо, 2005. - 592 с.
2. Дайле А. Практика контроллинга: Пер. с нем / Под ред. и с предисл. М. Л. Лукашевича, Е.Н. Тихонен-ковой. - М.: Финансы и статистика, 2004, - 336 с.
3. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях / А.М. Карминский, Н.И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 256 с.
4. Контроллинг как инструмент управления предприятием / Е.А. Ананьина, СВ. Данилочкин, Н.Г. Дани-лочкина и др.; Под ред, Н. Г. Данилочкиной. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.279 с
5. Майер Э. Контроллинг как система мышления и управления / Э. Майер. - М.: Финансы и статистика, 1993.
6. Манн Р. Контроллинг для начинающих / Р. Манн, Э. Майер / Пер. с нем. Ю.Г.Жукова/ Под ред. и с предисл. д-ра экон. наук В.Б.Ивашкевича. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 304 с.
7. Хан Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга: Пер. с нем. / Под ред. и с предисл. А. А. Турчака, Л.Г. Головача, М. Л. Лукашевича. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 800 с.
8. Хорват П. Концепция контроллинга: Управленческий учет. Система отчетности. Бюджетирование / П. Хорват.- М.: Издательство Альпина БизнесБукс, 2005.269с.
® (4732) 43-76-67
Ключевые слова: Контроллинг, Бизнес-
процессы, Эффективная система контроллинга, Система контроллинга бизнес-процессов
