CC BY
4
УДК 00.007.004
Суворова В.А., к.техн.н.
доцент
кафедра «Автоматизированные системы управления»
Демченко М.С. старший преподаватель кафедра «Автоматизированных систем управления»
Захарова А.С. студент магистратуры 2 курса факультет «Информатики и робототехники» Уфимский государственный авиационный технический университет Россия, г. Уфа
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КОМПАНИИ «РОКАДА МЕД»: РЕИНЖИНИРИНГ РАБОТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ
Аннотация:
В данной работе объектом исследования является реинжиниринг процесса работы с контрагентами торгового предприятия ООО «Рокада мед». В работе были изложены и проанализированы проблемы возникающие вследствие работы с новыми партнерами, заключения договоров, а так же сделаны выводы о необходимости разработки и внедрения автоматизированного программного модуля.
Ключевые слова: Управление, Работа с контрагентами, Заключение договоров, База данных, Отдел продаж.
Suvorova V.A., candidate of technical Sciences associate Professor of " Automated control systems» Ufa state aviation technical University
Russia, Ufa Demchenko M.S.
senior lecturer, Department of Automated control systems»
Ufa state aviation technical University
Russia, Ufa Zakharova A.S. master's student 2 course, faculty of Informatics and robotics» Ufa state aviation technical University
Russia, Ufa
MODERN TECHNOLOGIES IN THE COMPANY "ROCADA MED": A REENGINEERING OF WORK WITH CONTRACTORS
Annotation:
In this paper, the object of research is the reengineering of the process of working with counterparties of the trading enterprise Rokada Med LLC. The paper
outlined and analyzed the problems arising from working with new partners, entering into contracts, as well as conclusions were drawn about the need to develop and implement an automated software module.
Key words: Management, Work with contractors, Conclusion of contracts, Database, Sales Department.
Основой любого торгового предприятия является получение прибыли, которая сделала бы возможным успешное развитие и процветание компании. Ведь именно развитие и прогресс компании являются основными показателями успеха любого предприятия. Торговые предприятия получают прибыль от продуктивного взаимодействия с контрагентами. Но в современном мире даже добросовестный на первый взгляд партнер может оказаться мошенником. И в этом случае предприятие несет огромные убытки вместо того чтобы получать выгоду от взаимодействия с ним.
Объектом исследования данной научной статьи является предприятие ООО «Рокада мед». Компания «Рокада Мед» с 1991 - крупнейший в России поставщик стоматологических товаров и оборудования. Помимо поставок стоматологических материалов компания занимается обучением действующих и будущих врачей, а так же оказывает сервисные услуги. За время своей работы «Рокада мед» зарекомендовала себя как надежный поставщик, осуществляющий свою деятельность максимально открыто, не прибегая при этом к мошенническим действиям. Дерево функций предприятия показано на рисунке 1.
Рисунок 1 - Дерево функций ООО «Рокада мед»
Компания является одним из лидирующих поставщиков и официальным дистрибьютором как российских, так и зарубежных производителей стоматологических материалов. Предприятие имеет разветвленную организационную структуру, где каждый работник имеет свою зону ответственности. Во главе компании стоит генеральный директор, в его подчинении находятся несколько отделов: отдел продаж, кадровая служба, служба организации логистики, юридический отдел, сервисный отдел, финансово-экономический отдел, склад, ИТ-отдел. В свою очередь во главе каждого отдела стоит руководитель, в подчинении которого находится большое количество сотрудников.
Процесс, который рассматривается в данной научной работе - работа с контрагентами. Это один из основных процессов, приносящих прибыль компании и на данный момент стоящий наиболее остро. Ежедневно в данном торговом предприятии заключаются десятки договоров с новыми партнерами, десятки новых компании появляются в базе ООО «Рокада мед». Именно на основе этих договоров и происходит поставка стоматологических товаров партнерам, и стоит отметить, что в силу специфики отрасли, стоимость некоторого стоматологического оборудования может достигать 5 млн.руб. Но помимо добросовестных стоматологических клиник есть и мошенники. Многие контрагенты уже ликвидированы, многие клиники оформлены на несуществующее лицо или на украденные паспорта. И поставка товаров подобным юридическим лицам влечет за собой колоссальные денежные потери для компании. Сам процесс заключения договоров так же отнимает много времени и сил менеджера.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что выбранная тема является очень актуальной для ООО «Рокада мед», так как процесс взаимодействия с контрагентами в данной компании требует реинжиниринга.
Экономическая сущность исследуемой проблемы
На данный момент процесс работы с новыми клиниками происходит таким образом: менеджер начинает сотрудничество с новой клиникой, которой еще нет в базе компании, но для того чтобы компания «Рокада мед» могла поставлять товары в новую клинику, необходимо заключить договор и завести клинику в базе компании. На практике, под видом директора клиники может оказаться мошенник, который предоставит неверные данные (ИНН, расчётный счет, сведения о регистрации клиники и т.д.). Вслед за этим, этим же мошенником будут подписаны договора, содержащие неверные или несуществующие данные и поставлены печати. То есть юридически, этот договор не имеет силы т.к. заведен на несуществующего партнера, и партнер вправе не выполнять обязательства по оплате полученного товара[1]. Для того чтобы этого не происходило, необходимо проверять новых партнёров на легальность, загружать данные о них на сайте федеральной налоговой службы, контролировать статус стоматологических клиник, но это не всегда возможно т.к. менеджеры работают в режиме многозадачности и большее количество времени проводят на выездах и в командировках.
Помимо этого, процесс создания и заведения договора так же отнимает огромное количество времени и сил: менеджеру необходимо вручную занести все данные о клиенте в шаблон договора, проверить правильность внесенных данных, в этом случае играет роль спешка и человеческий фактор. После этого договор необходимо отнести на подпись руководителю ООО «Рокада мед», это так же может занять большое количество времени ввиду его занятости, выездов и командировок. После этого необходимо подписать договор со стороны контрагента и только потом, когда договор будет подписан и проверен с обеих сторон, менеджер может начинать работу с новым партнером.
Разработка и внедрение модуля, который позволит проверять легальность нового партнера, прямо во время работы в программе «Маркет», в которой менеджеры оформляют заказы и работают с клиентами. Необходимо чтобы данная проверка осуществлялась по нажатию кнопки мыши, и данные о партнере в рабочей базе «Рокада мед» синхронизировались с данными на сайте Федеральной налоговой службы, и в течении нескольких секунд менеджер видел всю информацию о клинике, взятую из проверенного источника.
Кроме этого, необходимо упростить процедуру заключения договоров о сотрудничестве, необходимо разработать и внедрить в программу «Маркет» модуль, который по нажатию клавиши будет формировать договор с факсимиле руководителя и печатью и отправлять его на почту контрагента. Тем самым будет полностью пропущен этап подписания договора со стороны «Рокада мед», что повлечет за собой высвобождение времени у менеджера, руководителя и клиники-партнера.
Процесс занесения нового клиента в базу данных и заключение договора с ним представлен рисунке 2. Данный процесс представлен в виде мнемосхемы, она показывает движение документов между менеджером, руководителем и контрагентом.
Процесс начала работы с новым партнером происходит следующим образом: контрагент предоставляет все данные о своей стоматологической клинике: ИНН, юридический адрес, данные расчётного счета и т.д., после чего они заносятся в базу данных программы «Маркет», где и происходит работа со всеми контрагентами Далее менеджер вручную заносит данные партнера на сайт проверки «Федеральной налоговой службы», где партнер проверяется и выводится результат: существует ли такая стоматологическая клиника, есть ли у нее лицензия, соответствуют ли ИНН и прочие данные. Если стоматологическая клиника действительно существует и юридически верно зарегистрирована, то на следующем этапе необходимо заключить с ней договор. Менеджер вручную заносит данные из карты партнера в шаблон договора, где поочередно заполняет все необходимые поля. После этого необходимо проверить правильность внесенных данных, так как в спешке менеджер может ошибиться и внести неверную информацию. После подготовки договора необходимо отнести его на подпись руководителю и поставить печати. Этот этап так же может занять некоторое количество времени ввиду занятости или отсутствия руководителя на месте, так как специфика работы подразумевает частые выезды и командировки. После того как договор подписан со стороны «Рокада мед», его необходимо подписать со стороны клиники-партнера для того чтобы приступить к работе и осуществлять поставки товаров. Менеджер направляет договор на подписание к руководителю клиники, после чего подписанный с обеих сторон договор должен быть передан в «Рокада мед».
Рисунок 2 - Мнемосхема процесса «Работа с контрагентами»
Разработанный программный модуль позволит избежать трудностей, возникающих при заведении новых партнеров и заключении договоров, а так же таких проблем как:
- большие затраты времени на заведение новых партнеров;
заполнение договоров на бумажных носителях;
большие потери времени при подписании договора в случае занятости руководителя;
- возможные ошибки при заполнении шаблона договора вручную.
Подводя итог, можно сделать вывод о необходимости разработки и внедрения программного модуля автоматизации работы с контрагентами. Т.к., устранение всех вышеперечисленных проблем вследствие ввода в действие программного модуля в значительной степени повлияет на работу компании ООО «Рокада мед».
Использованные источники: 1. Витко, В. С. Гражданско-правовая природа лицензионного договора / В.С. Витко. - Москва: РГГУ, 2018. - 304 с.
