CC BY
159
Современные технологии управления проектами в научной и
производственной сфере
11 2 Е.А. Зернин , К.И. Томас , М.В. Моисеенко
1Юргинский технологический институт (филиал) Национального исследовательского Томского политехнического университета, г. Юрга
2Synergetic GroupTM, г. Томск
Аннотация: В работе рассмотрены стандарты управления проектами как национальные так и с расширенной географией применения. Проанализированы современные инструментальные средства для управления проектами, используемые в мировой практике. Приведены применяемая в настоящее время концепция управления проектами и предлагающаяся методика управления на основе аппарата взаимосвязи между проектами.
Ключевые слова: управление проектами, программное обеспечение, функции системы управления проектами, методика проектного менеджмента.
«Неудачное планирование - планирование неудачи»
Б. Трейси
Многие компании в самых разных областях реализуют свою деятельность в форме проектов. Но, даже в не самых сложных проектах возникают проблемы, которые могут проявляются в неудовлетворенности заказчика и руководства компании, превышении смет, срыве сроков, конфликтах внутри команды, реализующей проект и др. Решение этих проблем является важной составляющей деятельности управленческого штата проекта и должны опираться на соответствующие методологии, инструментальные средства и стандарты, [1, 8-11].
Имеющиеся следующие стандарты управления проектами можно разделить на национальные и расширенной географией применения [2].
Национальные - это стандарты следующих стран: Франция (AFITEP), Великобритания (APM Body of Knowledge, BSI BS 6079, OSCEng), Германия (DIN 69901, V-Modell), США (NASA Project Management), Швейцария (VZPM).
В качестве примеров стандартов с расширенной географией применения можно привести следующие: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide); ISEB Project Management Syllabus; ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects; Microsoft Solutions Framework (MSF); Oracle Application Implementation Method (AIM); PRINCE2 (Puojects In a Controlled Environment) [2].
На текущей ступени развития применяют инструментальные средства, в частности, программное обеспечение для управления проектами. Автоматизировать услуги можно с помощью следующих продуктов [3]:
Agresso;
Augeo Software;
CA Clarity;
Epicor Software;
IRIS Software Group SharpOWL;
Lawson;
Maconomy;
Microsoft Project Professional.
В России наибольшее распространение получили программные продукты Project Professional фирмы Microsoft.
Также можно выделить прочие системы, например: бесплатная, открытая альтернатива Microsoft Project (OpenProj); OpenSource система управления проектами (DotProject); система управления задачами (TrackStudio Enterprise) [3].
Важно отметить, что практически все решения по проектной деятельности используются в работе и качественном функционировании бизнес-структур. В университетах уделяется не особо много внимания управлению проектами.
В проектной деятельности необходимо участвовать всем сотрудникам вуза, включая: административно-управленческий персонал, профессорско-преподавательский состав, учебно-вспомогательный персонал, инженерно-технических и научных работников. И безусловно, в обязательном порядке необходимо привлечение студентов к проектам различного характера.
Существенную стратегическую ошибку, которую допускают не только вузы, но и разные организации (предприятия), это то, что проекты пытаются «посадить» или включить в повседневную и текущую деятельность. Наоборот, все усилия необходимо прикладывать для того, чтобы в рамках проектов осуществлялась любая деятельность. При этом не важно, какая это работа - административная, образовательная, научная или хозяйственная. Главное чтобы имела место система, которая должна состоять из проектов, различного типа.
Основные функции, которые должна выполнять сама система управления проектами, следующие:
Информационное управление.
Управление структурой.
Управление составом.
Мотивационное управление.
Институциональное управление.
Но в то же время, при системном подходе требуется присутствие следующих, имеющих важное значение, позиций:
Проектная грамотность, дисциплина и культура персонала различных структурных подразделений вуза (здесь играет важную роль стимулирование к работе в проектах).
Идея проектной деятельности.
Общая (единая) методика управления проектами.
Параметры координирования проектов, несхожих по целям, характеру, ресурсам и времени.
Единая система управления проектами.
Управляя системой проектов в вузе, следует, прежде всего, мотивировать и стимулировать сотрудников к проектной работе и осуществлять информационную взаимосвязь между проектами.
Имеют не последнее значение возникающие при работе над проектами конфликтные ситуации, к тому же, выполняемые одними и теми же сотрудниками нескольких взаимодополняющих и взаимосвязанных проектов. И здесь очень важно управлять, возникающими, конфликтами.
Различные программы развития организаций и предприятий и планы научно-технического характера как правило состоят минимум из двух проектов. Составляющие программу проекты, зачастую непосредственно связаны определенным способом, несмотря на то, что в них используются совместные ресурсы. Некоторые логические зависимости относятся к похожим взаимосвязям, например, когда для начала (окончания) иной задачи или операции необходим результат проведенных испытаний или продукт.
При применении принципов проектной деятельности в вузе, важно сказать о ,так называемых, мультипроектах. Мультипроект обычно состоит из множества проектов имеющих ресурсные, логические либо иные взаимосвязи.
Проектный менеджмент, в общем виде, отображается в виде структурной модели сфер знаний и составляющих основных процессов (рис. 1).
Несмотря на все достоинства данной концепции и с учетом специфики деятельности вузов, предлагается целесообразным дополнить ее такой важной составляющей, как управление, возникающими, конфликтами либо конфликтными ситуациями. Практика показывает, что, если оставить
конфликт без внимания, то это может обернуться для руководителя проектом срывом выполнения как отдельных задач, так и даже всего проекта вообще.
Проектный менеджмент
Составляющие проектного Управление Основные процессы менеджмента изменениями проектного менеджмента
Управление предметной областью Управление временем Управление стоимостью Управление качеством Управление персоналом Управление коммуникациями Управление риском Управление поставками, контрактами
Рис. 1. Современная концепция управления проектами (за основу взята «Структура знаний и компонентов проектного менеджмента» [4, 5])
Есть довольно много определений, понятия конфликт. Вот одно из таких определений: «Конфликт - отсутствие согласия между двумя или более сторонами, которые могут быть конкретными лицами или группами. Каждая сторона делает все, чтобы была принята ее точка зрения или цель, и мешает другой стороне делать то же самое» [6].
При выполнении проектов часто случается, что конфликт помогает выявить разнообразные точки зрения, дополняет новой информацией, помогает найти большее количество альтернатив. Что делает более действенным процесс принятия решений группой и, в том числе, дает сотрудникам право высказать свои мысли и удовлетворить, таким образом, личные интересы в уважении и амбициях. Это может также привести к более эффективной реализации проектов, так как обсуждение разнообразных мнений на документы проекта происходит до фактического исполнения их. Конфликт, в свою очередь, может быть функциональным, что может привести в целом к увеличению эффективности отдельного проекта или в
целом всей группы проектов. Но конфликт может быть и дисфункциональным, и тогда он может привести к снижению как личной удовлетворенности исполнителей, так и к снижению коллективного сотрудничества и эффективности самой организации. По большей части, роль конфликта зависит от того, как эффективно данным конфликтом управляют.
В свою очередь для гарантии полноценной жизнедеятельности системы управления проектами, необходимо дополнить концепцию (рис. 1) таким понятием как «управление взаимосвязью с другими проектами». Такой компонент, при этом, обязательно должен быть взаимосвязан со всеми управляющими компонентами. В таком случае модифицированная и дополненная концепция управления проектами, примет следующий вид (рис. 2).
Рис. 2. Модифицированная и дополненная концепция управления проектами:
сферы знаний и основные процессы
Здесь появляется необходимость прокомментировать компоненты, которые отраженны в концепции.
Составляющие проектного менеджмента содержат [4]:
- предметная область и жизненный цикл проекта;
- участники и координация проекта;
- окружение проекта.
Управление изменениями состоит в [4]:
- предвидении, определении, контроле изменений и стоимостной оценке;
- мониторинге воздействия;
- подготовке соответствующих мер реагирования. Процессы проектного менеджмента [4]:
- планирование;
- выполнение плана;
- контроль и аудит.
Инициатива на открытие проекта
Инициация проекта
Задание на проект
___
- Планирование проекта
►
Приказ об открытии проекта
Методика ведения проекта
План проекта
Бюджет проекта
Приказы о создании и составе рабочих групп
. _ х>___
Исполнение и контроль проекта
. _ .г__
Завершение I-проекта
Материалы проекта (архив)
Итоговый отчет по проекту
Пресс-релиз по результата м проекта
Приказ о закрытии проекта
Рис. 3. Одна из классических методик управления проектами [7]
Анализ проектной деятельности
Инициация проекта
Задание на проект
Анализ взаимосвязи
_t1___
Планирование I проекта
Методика ведения проекта
Бюджет проекта
План проекта
Аппарат связи с другими проектами
. _ з
Исполнение и контроль проекта
План корректирующих действий
Отчет о
ходе выполнения проекта
___7__
Завершение I проекта
корректировки во взаимосвязь
Рис. 4. Методика управления на основе аппарата взаимосвязи между
проектами
Управление каждого из процессов подразумевает учет десятков различных факторов, а при реализации крупных проектов и сотни факторов. Для придания этим процедурам и процессам системности и целостности необходима методика управления проектами. Одна из таких классических методик представлена на рис. 3.
Крайне важно при применении системы управления проектами опираться на единую методику управления и характеристики взаимосвязей, также, в виду специфики отдельных проектов вузов, предлагается методика, представленная на рис. 4.
Предложена концепция и методика управления проектами, в которой присутствие таких элементов как «управление конфликтами» и «управление взаимосвязью с другими проектами» является характерной особенностью концепции. Методика управления сформирована на основе аппарата взаимосвязи между проектами.
Литература
1. Открытые системы URL: osp.ru.
2. Методика управления проектами, программное обеспечение // Библиотека управления URL: cfin.ru/itm/project/.
3. Проект "ТЕХНОЛИГА" URL: project.t-liga.ru.
4. Дульзон А.А. Управление проектами: учебное пособие - 2-е рус. изд., перераб. и доп. - Томск: Изд-во ТПУ, 2006. - 330 с.
5. М.Л. Разу и др. Модульная программа для менеджеров. Модуль 8: Управление программами и проектами: 17-я модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации» - М., 1999. - 240 с.
6. Конфликты в коллективах URL: bbb7.ru/konflikty / (дата обращения: 10.04.2015).
7. Исаев Р. Организация и управление проектами развития в коммерческом банке. URL: betec.ru / (дата обращения: 10.04.2015).
8. Миньков Д.В., Зотов В.В., Белоусов М.Н., Башкиров О.М., Седин Е.Б. Автоматизированная система подготовки производства инновационной продукции // Инженерный вестник Дона, 2008, №3 URL: ivdon.ru/ru/magazine/archive/n3y2008/91.
9. В.И. Богуславский. Особенности построения корпоративной инновационной подсистемы промышленного предприятия // Инженерный вестник Дона, 2008, №2 URL: ivdon.ru/ru/magazine/archive/n2y2008/68.
10. Martin J. Enterprise Engineering. - The Key to Corporate Survival / -V.1 - V - UK: Savant Institute, 1994, pp. 24-26. 3. Commercializing High Technology: Eastand West, Rowman& Littlefield Publishers, Inc., 1997.
11. Birker K. Projektmanagement. - 2.Aufl. - Berlin, 1999. - 183 p.
References
1. Otkrytye sistemy [Open Systems] URL: osp.ru.
2. Metodika upravleniya proektami, programmnoe obespechenie. Biblioteka upravleniya [Project management methods, software. Management library] URL: cfin.ru/itm/project/.
3. Proekt "TEKhNOLIGA" ["Tehnoliga" project] URL: project.t-liga.ru.
4. Dul'zon A.A. Upravlenie proektami: uchebnoe posobie [Project management: tutorial]. 2-e rus. izd., pererab. i dop. Tomsk: Izd-vo TPU, 2006. 330 p.
5. M.L. Razu i dr. Modul'naya programma dlya menedzherov. Modul' 8: Upravlenie programmami i proektami: 17-ya modul'naya programma dlya menedzherov «Upravlenie razvitiem organizatsii» [The modular program for managers. Module 8: Program and Project Management: 17 th modular program for managers "Organization development managment"] M., 1999. 240 p.
6. Konflikty v kollektivakh [Conflicts in teams] URL: bbb7.ru/konflikty.
7. Isaev R. Organizatsiya i upravlenie proektami razvitiya v kommercheskom banke. [The organization and management of development projects into commercial bank] URL: betec.ru.
8. Min'kov D.V., Zotov V.V., Belousov M.N., Bashkirov O.M., Sedin E.B. Inzenernyj vestnik Dona (Rus), 2008, №3 URL: ivdon.ru/ru/magazine/archive/n3y2008/91.
9. V.I. Boguslavskiy. Inzenernyj vestnik Dona (Rus), 2008, №2 URL: ivdon.ru/ru/magazine/archive/n2y2008/68.
10. Martin J. Enterprise Engineering. The Key to Corporate Survival. V.1 V. UK: Savant Institute, 1994, pp. 24-26. 3. Commercializing High Technology: Eastand West, Rowman& Littlefield Publishers, Inc., 1997.
11. Birker K. Projektmanagement. 2.Aufl. Berlin, 1999. 183 p.
