Современные технологии хранения ценных и уникальных документов Текст научной статьи по специальности «Право»

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018

УДК 006.011

Скреля Константин Юрьевич, студент, исторический факультет Таврической академии (структурное подразделение) ФГАОУ ВО «КФУ им. В.И. Вернадского»

e-mail: kostya_skrelya@mail.ru

Латышева Елена Владимировна, доктор исторических наук, профессор, зав. кафедрой документоведения и архивоведения Таврической академии (структурное подразделение) ФГАОУ ВО «КФУ им. В.И. Вернадского» e-mail: elenakfu@yandex.ru

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ХРАНЕНИЯ ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Аннотация: в настоящее время перед государственными архивами стоит актуальный вопрос совершенствования работы по отбору, учету и сохранности особо ценных документов и почти как его части - уникальных документов.

Сохранение уникальных документов - одна из важнейших на сегодня задач архивов, поскольку особо ценные документы - это историческое, культурное, научное наследие нашей страны. Кроме того, среди актуальных задач - сохранение документов на новых типах носителей, хранение информации в электронном виде и аудиовизальной информации, что требует не только специфических подходов к технологии хранения, но и новых систем защит. Так, в ходе исследования мы выяснили, каковы основные технологии хранения ценных и уникальных документов в наше время, стандарты, применяемые к технологиям хранения и перспективы развития.

Ключевые слова: архивное дело, экспертные системы, ценный документ, уникальный документ.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 Skrilya Konstantin, student, historical faculty of the Taurida Academy (structural subdivision) KFU them. IN AND. Vernadsky, Simferopol, Russia e-mail: kostya_skrelya@mail.ru

Latysheva Elena Vladimirovna, doctor of historical sciences, professor, department chair of document science and archive science of department of history ofthe Taurian academy, The Crimean federal university of V.I. Vernadsky", Simferopol, Russia e-mail: elenakfu@yandex.ru

MODERN STORAGE TECHNOLOGIES VALUABLE AND UNIQUE DOCUMENTS

Abstract:at present, the state archives are faced with the urgent issue of improving the work on the selection, recording and preservation of valuable documents and almost as part of it - unique documents.

Preservation of unique documents is one of the most important tasks of archives today, as especially valuable documents are historical, cultural and scientific heritage of our country. In addition, among the urgent tasks - saving documents on new types of media, storage of information in electronic form and audiovisual information, which requires not only specific approaches to storage technology, but also new protection systems. Thus, during the research we found out what are the main technologies of storage of valuable and unique documents in our time, the standards applied to storage tenologies and development prospects.

Keywords: archival business, expert systems, valuable document, unique document.

В системе мер по повышению безопасности и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает страховое копирование.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018

Законодательной основой проведения этой работы является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи, порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Перспективы работ по страховому копированию связаны с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно-микрографических технологий.

Как известно, для создания страхового фонда и фонда пользования могут применяться:

- СОМ-системы, с использованием которых изготавливаются электронные копии документов, с которых затем производятся микрофильмы;

- гибридные системы, которые предоставляют возможность одновременно изготавливать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования;

- оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.

На данном этапе в фондах одновременно хранится оригинал бумажного документа и его электронная копия. Благодаря созданию электронных копий уровень защиты документов необходимо рассматривать в иной плоскости, а именно как проблему интеллектуального права, государственной тайны идоступа к электронным копиям документов. Если есть те ценные и уникальные документы, которые составляют государственную тайну и доступ к ним становится объектом защиты современных ИТ-специалистов, то иные документы, напротив, стали доступными широкой аудитории без опасности повреждения документа при выдачи его для пользования [3].

Кроме того, для хранения ценных и уникальных документов различных типов носителей используют Экспертные системы (далее ЭК), которые

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 являются одним из удачных проектов по использованию искусственного интеллекта.

Так, благодаря Экспертным системам стало возможным не только поддержание определенного микроклимата в помещении, подбор режимов освещения и определение условий хранения индивидуально, зависимо от типа документа, его качества, возраста, прежних условий хранения, но также реализуется программа защиты документов от возможных повреждений и старения, которая автоматически реагирует на опасные ситуации и подключает систему защиты.

Согласно связям с реальным временем ЭС делятся на:

Статические;

Квазидинамические;

динамические.

Особую роль в определении и поддержании физического состояния ценных и уникальных документов играют динамические ЭС. Именно они работают в сопряжении с датчиками объектов (температурными, влажности, освещения и т. др.) в режиме реального времени с непрерывной интерпретацией данных, поступающих в данную систему [5, с. 7].

В базу знаний такой ЭС должны входить предельные показатели температур, влажности и освещения, которые система сравнивает с данными, которые получает от электронных датчиков, расположенных непосредственно в помещениях фондов. На основе правил, которые также содержащихся в базе знаний ЭС может быстро реагировать на изменения микроклимата как целых зданий, так и отдельных комнат [5, 9-12; 3, с. 22-24].

Также на основании наблюдений, Экспертная система способна прогнозировать будущее документов, определять, какой срок хранения в конкретных условиях выдержат документы. Этим можно достичь значительного увеличения продолжительности хранения ценных и особо ценных документальных материалов.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 Например, с помощью специальных сенсоров система может анализировать состав воздуха внутри помещения на наличие химического или биологического загрязнения и с помощью базы прецедентов (примеров) находить научно-обоснованное решение проблемы. Если же система никогда не сталкивалась с данным случаем или сценарий действий не заложен на начальных этапах ее программирования, она обстоятельно оповестит специалиста о ненадлежащих или даже критических условия хранения документов, что также является значительным достижением. [1, с. 47-51]

Кроме того важным достижением современной науки является расширение возможностей реставрации документов с целью продления сроков их хранения. Благодаря высокоинтеллектуальным компьютерным системам стало возможным устранение дефектов и продлежние срока службы фотоизображений при помощи реставрации. Алгоритм реставрации для печатных и фото-носителей следующий:

- визуальный анализ и оценку дефекта, выбор его математической модели;

- оцифровка и запись фотоизображения его в память компьютера;

- машинный анализ дефекта и оценка параметров его математической модели;

- выбор или разработка алгоритма устранения дефекта;

- устранение дефекта с помощью программы, которая реализует выбранный алгоритм;

- визуальная оценка восстанавливаемого документа на экране дисплея и повторения отдельных операций в том случае, если не получено необходимых результатов;

- обратное преобразование оцифрованного изображения на фотографическое [4, с. 130-131].

Однако, к сожалению, в процессе внедрения новых технологий ученые сталкиваются с рядом проблем, среди которых дороговизна новых систем, необходимость их постоянного совершенствования и замены в связи с тем, что

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 Экспертные системы не способны в новых или нестандартных ситуациях предложить алгоритм действий, что требует всякий раз при возникновении внештатной ситуации внедрять в программу Экспертной системы новые алгоритмы.

Создание фонда пользования архива - это одна из возможностей сохранить уникальные документы.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, и даже копии отдельных документов имеются в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так изготовление копий по заявке пользователей.

Однако ряд проблем в области автоматизации архивного дела так и остается нерешенным:

- сосуществование электронной и бумажной систем делопроизводства;

- проблема отсутствия единой нормативно-правовой базы;

- разрозненность архивных фондов в разных областях и регионах страны по финансовому обеспечению и укомплектованности

- необходимость обучения архивистов нового типа, владеющих ИТ, способных обслуживать, развивать и совершенствовать систему;

- разработка методов проверки соответствия информационной системы органа власти требованиям архивных органов;

- вопросы конвертации и страхового хранения форматов электронных документов;

- организация хранения БД, видеофайлов;

-. организационные вопросы формирования электронного архива.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018

Список источников:

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учеб. 7-е изд., доп. М.: Academia, 2012.

2. Беляева Ю. Сканирование описей и заведение заголовков дел в программу «Архивный фонд» (часть 1) [Электронный ресурс] // Архивные информационные технологии. - 2012. - Режим доступа : http://www.aiteh.ru/blog/2012/zavedenie-zagolovkov-del-v-af/

3. Гедрович Ф. А. Новые национальные стандарты на создание и хранение страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации// Отечественные архивы. 2010. №1.

4. Дмитриева М.Б., Ефимова Э.Б., Калашникова К.А.Метод сублимационного высушивания архивных документов: зарубежная и отечественная практика // Отечественные архивы. 2014. № 1.

5. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. 2011. №1.