Научная статья на тему 'Современные способы автоматизации процесса инвентаризации'

Современные способы автоматизации процесса инвентаризации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
8958
970
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧёТ / ТОВАРНОМАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ / ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА / ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ / ACCOUNTING / MATERIAL ASSETS / PROPERTY INVENTORY / INVENTORY TECHNOLOGIES

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Гладышев Виталий Валентинович

В статье рассматриваются вопросы проведения инвентаризации на российских предприятиях. Отмечаются негативные моменты проведения инвентаризации ручным способом и приводятся доводы за автоматизацию инвентаризации. Автор приводит примеры современных технических устройств и программ для обеспечения автоматизированного процесса инвентаризации.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

MODERN MEANS OF INVENTORY PROCESS AUTOMATION

The paper deals with the problem of inventory making up at Russian enterprises. Negative factors of manual means of inventory making up are pointed out and the reasons in support of the inventorying process automation are adduced. The author illustrates by means of modern technical devices and software the advantages of automation in the process of inventory making.

Текст научной работы на тему «Современные способы автоматизации процесса инвентаризации»

Современные способы автоматизации процесса инвентаризации

В.В. Гладышев, аспирант, ГУ-ВШЭ

Инвентаризация — один из самых популярных методов внутреннего контроля, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества хозяйствующего субъекта и ориентировочную информацию о его состоянии и стоимости. С утверждением инвентаризации, как обязательного метода контроля, этот процесс невзлюбили многие, начиная от лиц, ответственных за товарно-материальные ценности, заканчивая сотрудниками бухгалтерии, документально оформляющими результаты инвентаризации и сверяющими документальные отчёты с действительностью. Основным недостатком данного процесса является трата большого количества времени. Однако процесс инвентаризации является весьма значительным и обязательным согласно ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 № 129-ФЗ. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [1].

Инвентаризацию имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от формы собственности. При осуществлении и оформлении её результатов экономические субъекты обязаны соблюдать требования Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом № 49 Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 г. Инвентаризации подвергаются различные объекты учёта и контроля, принадлежащие и не принадлежащие экономическому субъекту, числящиеся в учёте (например, на ответственном хранении, в арендном пользовании, полученные для переработки), а также не учтённые по каким-либо причинам [2].

По различным объектам учёт выделяют:

• инвентаризацию основных средств;

• инвентаризацию капитальных вложений, незавершённых капитального строительства и капитального ремонта;

• инвентаризацию незавершённого производства;

• инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

• инвентаризацию денежных средств;

• инвентаризацию расчётов и других статей баланса [3].

Среди основных задач проведения инвентаризации можно выделить следующие:

• определение фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объёмов незавершённого производства;

• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств (путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта);

• выявление товарно-материальных ценностей, полностью или частично потерявших своё первоначальное качество;

• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

• проверка реальности стоимости (оценки) учтённых на балансе объектов [4]. Инвентаризация — обязательный и недешёвый методологический приём последующего контроля. Поэтому проводить её надо именно тогда, когда в этом возникает необходимость. Хозяйствующие субъекты вправе устанавливать сроки проведения инвентаризаций самостоятельно, кроме случаев их обязательного проведения [5].

Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств. Любой экономический субъект обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для перевзвешивания и перемещения грузов и т.д.). Главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учёте её результатов [6].

Экономические субъекты нередко допускают ошибки при оформлении результатов инвентаризации, особенно если не пользуются при этом типовыми межведомственными формами первичной документации (ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов», ИНВ-19 «Сличи-

тельная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»), специально созданными для целей учёта таких результатов. Их применение и заполнение существенно облегчают чисто механическую работу и позволяют уделить больше времени специальным вопросам выявления и оформления содержательных элементов по результатам любой инвентаризации [5].

Итоговые результаты инвентаризации имеют количественное и стоимостное выражение. Их основа — выявленные при помощи сличительных ведомостей расхождения между документальными и фактическими остатками. Но это — всего лишь цифры, по которым нужно ещё получить и обобщить дополнительную информацию. При этом методический приём фактического контроля — собственно инвентаризация — может быть дополнен другими приёмами фактического контроля. В ряде случаев это может усилить структуру внутрихозяйственного контроля, дать качественно новую информацию. Среди таких приёмов чаще всего применяют осмотр и обследование, а также получение письменных объяснений и справок [6].

Таким образом, инвентаризация представляет собой пересчёт тех или иных предметов, материалов, товаров либо иных ценностей, является не только важным общехозяйственным мероприятием для любой организации, но и внутренним элементом учётной политики.

Многие организации, в силу специфики хозяйственных процессов, проводят инвентаризацию ежемесячно и даже чаще. Процесс инвентаризации зачастую требует много времени и человеческих ресурсов, а общее ежемесячное количество листов всех документов инвентаризации может исчисляться тысячами и даже десятками тысяч. В средних и крупных организациях инвентаризация представляет собой сложный и длительный процесс.

В настоящее время для решения таких проблем многие российские компании переходят к автоматизации процесса инвентаризации. В п. 4 Приказа Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» оговорено, что документальное оформление инвентаризации может быть подготовлено с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Для решения проблем, связанных с учётом основных средств и материальных ценностей, используется технология, основанная на штриховом кодировании.

По своей сути автоматизация процесса инвентаризации сводится к трём этапам. На первом этапе производится печать и маркировка объектов товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально ответственное лицо или

бухгалтер на специальном принтере печатает штрих-коды, затем наклеивает их на каждый конкретный объект учёта. Стоит отметить, что печатают штрих-коды на специальной клеящейся бумаге, что не только сокращает время нанесения инвентарного номера на каждый объект основного средства и товарно-материальной ценности, но и делает данный процесс белее эстетичным и разумным, заменив нанесение номеров краской, которая должна не размазаться, не смыться и не повредить объект учёта.

Первый этап — подготовительный и занимает много времени лишь в случае перехода от ручного способа нанесения маркировок к автоматизации данного процесса. В дальнейшем будет достаточно при поступлении объекта основного средства или товарно-материальных ценностей лишь распечатать штрих-код и приклеить его к конкретному объекту.

Второй этап — это уже непосредственно сама инвентаризация. На данном этапе члены инвентаризационной комиссии с помощью сканера считывают штрих-коды с объектов основных средств и товарно-материальных ценностей. На третьем этапе — выгрузки и анализе проведённой инвентаризации — произойдёт автоматическое формирование всех документов. Например, по автоматически сформированной сличительной ведомости можно сравнить фактическое наличие объектов основных средств и товарно-материальных ценностей с их документальным наличием и данными бухгалтерии.

Экономия времени очевидна. Это основное и самое значимое преимущество автоматизированного процесса инвентаризации. Среди прочих положительных сторон автоматизации процесса инвентаризации можно выделить следующие:

• минимизация трудозатрат при проведении инвентаризации и другого учёта имущества;

• уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества;

• своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;

• повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств и товарноматериальных ценностей;

• избавление от неточностей при приёме или выбытии основных средств;

• выявление прямых злоупотреблений материально ответственных лиц;

• выявление неправильного отражения документальных данных в аналитическом и синтетическом учёте;

• обработка и проведение анализа дополнительных данных об имуществе.

Еще пять лет назад компании опасались ставить процесс на автоматические рельсы, предпочитая полностью ручную работу. Этому есть несколько объяснений.

Во-первых, сам процесс перехода к различным инновациям на первых порах идёт достаточно медленно. Во-вторых, руководство компаний с опаской исключает роль человека из данного процесса, особенно на третьей стадии, где автоматически формируются документальные результаты инвентаризации. Стоит отметить, что это является неоспоримым плюсом, потому в целях экономии времени имущественные объекты визуально не досматриваются, а лишь делается предположение, что они имеются в тех или иных местах хранения. При автоматизации инвентаризации необходимо считывать штрихкод с каждого объекта, то есть непосредственно идентифицировать каждый объект, иначе система в результате обнаружит отсутствие того или иного имущества.

Третьим моментом, который послужил тормозом для перехода к автоматизации процесса инвентаризации, стал скудный выбор компьютерных программ и самих устройств для проведения и подготовки инвентаризации. Но и при столь малом выборе имевшиеся программы были не проработаны, иногда выдавали ошибки и не могли выгружаться в широко используемое бухгалтерское программное обеспечение (1 С: Предприятие, MS Dynamics).

Сейчас уже можно утверждать, что российские компании постепенно переходят на следующую ступень в процессе автоматизации инвентаризации. Всё больше компаний предпочитают автоматизацию ручному способу учёта имущества.

В современном мире отличительной чертой успешного ведения бизнеса является стремление взять на вооружение лучшие программные разработки и технические средства, которые значительно повышают производительность и качество работы.

В качестве примера автоматизированных систем инвентаризации можно привести технические средства и программное обеспечение компании «Саотрон» (Saotron), программный продукт «Инвентаризации имущества» аудиторской фирмы МКПЦН, модуль «Электронная инвентаризация» корпорации «Парус», программное обеспечение «Клеверенс: Инвентаризация имущества» от компании Клеверенс Софт, автоматизация ввода бумажных документов инвентаризации, заполненных от руки, в учётные системы от группы компаний «Эффективные решения» и т.д.

Автоматизация процесса инвентаризации должна либо уменьшать размер издержек на контроль, либо изменять качественные характеристики ревизионного процесса, влияющие на величину экономической выгоды. Таким образом, эффект от внедрения автоматизированного процесса инвентаризации подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке

целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования контрольно-ревизионных процессов. Цена достижения таких целей, как повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств и материальных ценностей, выявление неправильного отражения документальных данных в аналитическом и синтетическом учёте, более точная и быстрая обработка данных во время проведения инвентаризации, своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества, не поддается точному денежному измерению.

Исчисляемый эффект можно определить путём сопоставления затрат на инвентаризацию автоматизированным способом и без применения автоматизированной системы, то есть «ручным» способом. В общем случае затраты на контрольно-ревизионные мероприятия состоят из фонда оплаты труда внутренних аудиторов, ревизоров, контролёров и стоимости информационного обеспечения их деятельности. Для того, чтобы рассчитать трудозатраты при проведении инвентаризации, необходимо общее количество часов, затрачиваемое на проведение инвентаризации, умножить на количество человек, задействованных в ней, и почасовую стоимость труда каждого привлечённого сотрудника. При автоматизированном процессе инвентаризации затраты увеличатся на стоимость оборудования, программного обеспечения и внедрения проекта автоматизации. Однако количество человекочасов при этом заметно уменьшится. В этом и будет выражаться исчисляемый эффект от проведения автоматизированной инвентаризации.

Основной принцип современной инвентаризационной технологии —нанесение штрих-кода на единицу имущества, чтобы затем считать его и перенести в базу данных. На Западе в данный момент активно используется технология «нового поколения» — метод автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в метках, прикрепляемых к объектам. Использование данных технологий позволяет не сканировать штрих-код каждой единицы, а сканировать сигнал всех радиочастотных меток в том или ином помещении.

На сегодняшний день в России эта технология не распространена. Всё больше отечественных компаний заинтересовано в проведении быстрой и честной инвентаризации, поэтому современная технология инвентаризации обязательно придёт в Россию в течение ближайших лет. Использование автоматизированных систем даёт возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а

также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность ведения бухгалтерского учёта.

Литература

1. О бухгалтерском учете: федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ // Российская газета. 1996. 28 ноября. № 228.

2. Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 // Российский Налоговый курьер. 2000. № 11.

3. Об утверждении Положенияио ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ: приказ Министерства финансов РФ от 29.07.1998 № 34н // Российская газета (Ведомственное приложение). 1998. № 208. 31 октября.

4. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин A.JI. Ревизия и контроль: учебное пособие. М.: КНОРУС, 2009.

5. Методические рекомендации по получению аудиторских доказательств в конкретном случае (инвентаризация) [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».

6. Терехов А.А., Терехов М.А. Контроль и аудит: основные методические приёмы и технология. М.: Финансы и статистика, 2001.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.