CC BY
59Программные средства и информационные технологии
УДК 004.4
СОВРЕМЕННЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Н. В. Дуба
Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660014, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: fluffy38@yandex.ru
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, т. е. отправки и (или) направления в дело. Переход к электронному документообороту создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.
Ключевые слова: управление предприятием, документооборот, автоматизация, программные средства.
MODERN SOFTWARE USED IN SYSTEMS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
N. V. Duba
Siberian State Aerospace University named after academician M. F. Reshetnev 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660014, Russian Federation E-mail: fluffy38@yandex.ru
Document management is the movement of documents in the organization since their creation or receipt to complete execution: sending and (or) in the direction of the case. The transition to electronic document brings the preconditions for the development of electronic archives with effective mechanisms for reference and analytical work on the set of documents in a variety offorms of representation.
Keywords: enterprise management, document management, automation, software tools.
Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений, доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения. Документооборот -движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, т. е. отправки и (или) направления в дело.
Компьютеризация офиса - оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети - привело к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота и появлению в этой области большого числа систем автоматизации документооборота. Их функция состоит в обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений. Например, современное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или карточек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих карточек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа, создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления [1].
С документами (независимо от их содержания) необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать
по назначению, контролировать ход их исполнения, давать правки по документам [3]. В российских учреждениях традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
Документ, поступивший в организацию извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - вносят в резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Кроме того, документ в своем тексте уже может содержать поручения конкретным исполнителям с указанием того, что необходимо сделать и в какие сроки.
Исполнители по мере выполнения резолюций по документу (либо пунктов самого документа) возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам и контролерам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии [2].
Документ, созданный на предприятии, также сначала регистрируется. При этом если документ предназначен для использования в организации, он регист-
Решетневскуе чтения. 2014
рируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и исходящих документов, как правило, одинаковый [4].
Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
Библиографические ссылки
1. Абдикеева Н. М. Корпоративные информационные системы управления : учебник. М. : Инфра-М, 2011.
2. Ильин В. В Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика. М. : Вильямс, 2006.
3. Куняев Н. Н., Фабричнов А. Г., Дёмушкин А. С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот i учебник. М. i Логос, 2011.
4. Яковленко В. А. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело». М. i Copyright, 2009.
References
1. Abdikeeva N. M. Corporate information systems management; a textbook. M. i Infa-M 2011.
2. Ilyin V. V. Business Process Modeling. Practical experience Developer. M. i Williams, 2006.
3. Kunjaev N. N., Fabrichnov A. G., Demushkin A. S. Confidential records management and secure electronic document tutorial. Logos, 2011.
4. Yakovlenko V. A. System of office automation and document management "Delo". M. i Copyright, 2009.
© Дуба Н. В., 2014
УДК 004.75
ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОБМЕНА ИНТЕРАКТИВНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ
А. В. Дьяконов
Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660014, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: AntXXI@mail.ru
Рассмотрены и проанализированы основные проблемы существующих информационных систем для совместной работы над проектом. Обосновывается необходимость разработки информационной системы для совместной работы над проектом, рассматриваются требования, предъявляемые к ней, а также особенности разработки.
Ключевые слова: информационная система, совместная работа над проектом.
DESIGN OF INFORMATION SYSTEM FOR TEAM WORK AT A PROJECT
А. V. Dyakonov
Siberian State Aerospace University named after academician M. F. Reshetnev 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660014, Russian Federation E-mail: AntXXI@mail.ru
The main problems information systems for a team work at a project are studied and analysed. The necessity of information system development for team work at a project is substantiated, and the requirements to them, as well as features of further development are founded.
Keywords: information system, team work at a project.
В настоящее время Интернет представляет собой одино из самых активно развивающихся средств обмена информацией. Речь идет не только об обмене данными (текстовыми, графическими или звуковыми), но и об обмене информацией как коммуникационной составляющей процесса общения людей в рамках совместной работы над проектами [1].
В настоящее время существует немало порталов совместной работы над проектом, созданных с целью поддержки (упрощения) взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач.
Однако несмотря на количество порталов, специфика проектов, ориентированная под конкретные задачи, под конкретную отчетность, под конкретные коллективы, не всегда в полной мере реализуется данными системами, в связи с чем изучение данных систем, модификация их или разработка новых становится актуальной задачей. Кроме того, актуальность данной тематики поддерживается высокой занятостью современного человека, принципами организации трудовой деятельности, наличием устройств коммуникации, обеспечивающих мобильный доступ к web-ресурсам совместной работы.
