CC BY
41
Л. Э. Петросян
СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ ПРОЦЕССА ДВИЖЕНИЯ КОНТИНГЕНТА ЧИСЛЕННОСТИ СТУДЕНТОВ В ВУЗАХ
Аннотация
В статье рассматриваются современные подходы к вузам Ростовской области. Движение контингента численности студентов дает такие преимущества, как отслеживание движения приказов. Информационная система движения контингента численности студентов должна быть применима на всех этапах работы с приказами, а именно: подготовка, согласование, исполнение.
Ключевые слова
Контингент, студенты, эффективность, согласование, приказы, документы, бизнес-процессы.
L. E. Petrosyan
MODERN APPROACHES OF PROCESS OF MOVEMENT OF THE CONTINGENT OF NUMBER OF STUDENTS IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS
Annotation
This article considers current approaches to higher education institutions of the Rostov region. Movements contingent numbers student give also advantage how tracing movements command. Information systems movements contingent numbers student due be applicable on all stage working with command, the just: preparation, concordance, implementation.
Keywords
Contingent, student, efficiency, concordance, command, document, business-process.
Современное развитие вузов в последнее время предполагает необходимость улучшения управляемости и стабилизации институтов: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов. Эффективным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющей вышеуказанные функции.
В учебном процессе вузы Ростовской области могут столкнуться с неко-
торыми существенными проблемами: отсутствием стандартного подхода к процессу ведения работы с документами отчетами; невозможностью оперативного доступа к оригиналу документа и сопровождающим данным; длительным процессом является контингент численности студентов; отсутствием единой базы, обеспечивающей хранение всей информации, связанной с движением контингента численности студентов.
2014 № 2 (46) Вестник Ростовского государственного экономического университета (РИНХ)
Для решения этих задач перед руководством вуза встает вопрос о необходимости внедрения автоматизированной системы, предназначенной для управления движениям контингента численности студентов и сопровождающими документами на всех стадиях их жизненного цикла.
Эффективная работа с движениями контингента численности студентов дает такие преимущества, как отслеживание движения приказов, четкое распределение и закрепление ответственности за составление, заключение и исполнение отчетов, сохранность приказов и сопутствующих документов, оперативную оценку целесообразности отчетности.
Разработка и сопровождение приказов сами по себе являются непростыми задачами для кафедр и факультетов, в целом ответственных за каждый приказ. Однако с еще большими трудно-
стями сталкиваются исполнители такого документа.
Структурное подразделение готовящее проект Приказа, согласует его со следующими отделами:
• администрация вуза;
• юридическим отделом;
• студенческий отдел кадров;
• бухгалтерским отделом.
Такое согласование оформляется в виде стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа. Если при согласовании возникают замечания, то они указываются в самой визе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа («Замечания прилагаются» рядом с визой). Подписи собираются на последнем листе проекта Приказа.
На рисунке 1 показаны основные уровни данного этапа, прохождение которых необходимо для согласования и подписания приказов.
Рисунок 1 — Схема этапа согласования приказа
Информационная система движения контингента численности студентов должна быть применима на всех этапах работы с приказами, а именно: подготовка, согласование, исполнение. Нужно решать следующие основные задачи.
1. Ведение электронной базы приказов, содержащей всю необходимую для контроля и анализа информацию (основные реквизиты, сроки, суммы обязательств).
2. Автоматизированный контроль порядка оформления и согласования приказов.
3. Динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию процесса приказа из числа сотрудников, обладающих нужной ролью, непосредственно перед исполнением этой стадии. Данная возможность необходима для исключения простоев, связанных с болезнью или командировками сотрудников.
4. Ролевая организация процессов. В зависимости от ситуации, сотрудник может быть ответственным исполнителем, согласующим или подписантом, поэтому ему должен быть предоставлен необходимый набор прав.
5. Моделирование процессов движения контингента численности студентов с помощью визуальных средств.
6. Формирование статистической отчетности по движению контингента численности студентов.
Важным моментом при подписании тех или иных видов приказов является определение центров ответственности. С точки зрения контроля финансовых ресурсов вуза важно, чтобы все ключевые приказы проходили через Бухгалтерию (УБУ), которая таким образом контролирует соответствие бланку приказа и выданным номером заложенным планам и лимитам, , а также договоры по многочисленным мелким делам (в масштабах конкретного вуза). Подписание приказа может быть отдана другим факультетам в том случае, если студент относился к обоим факультетам (например,
студент отчислился по специальности «менеджмент организации» и зачислился на специальность «перевод и пе-реводоведение») с условием четкого вписывания в приказ дату зачисления и отчисления.
Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку к приказам (с указанием даты, факультета, очной, заочной форм обучения, коммерческой или бюджетной основы). Кроме того, для каждого вида приказа необходимо определить (Ф.И.О. зав. кафедрой) имеющего право на его подписание. Структура и перечень реализованных видов приказов представлены на рисунке 2.
Для минимизации рисков при выборе студентов на систему автоматизации приказов целесообразно возложить функцию ведения списков студентов. Некоторым вузам требуется тщательная проверка студентов и создание единой базы их списков. Для вузов, имеющих филиалы, совместное ведение личных данных просто необходимо. В личных данных отражается информация, характеризующая самого студента: личные данные (Ф. И. О., номер моб., e-mail, номер зачетки, номер группы, специальность, форма обучения, прописка (гражданин РФ или иностранец), учится на коммерческой или на бюджетной основе).
После окончательного подписания и согласования приказа на фирменном бланке документа должны фиксироваться сроки действия приказа, номер приказа. Номера приказов фиксируются на кафедрах в отдельный журнал (Регистрация номера приказа).
Таким образом, полностью разработаны модели информационной системы движения контингента численности студентов в вузах с точки зрения прецедентов и проектирования. Для разработки информационной системы была использована среда 1С: Предприятие 8 и технология ASP.NET.
Перечень реализованных видов приказов
выписка отпуск перевод академ.отп стипендия смена зачисление отчисления вьпшаты
■ Выписка о ■ Отпуск ■ Перевод ■ Продление ■ Назначен ■ Смена ■ Госбюджет ■ Защита ■ Единовремв
переводе без внутри академичвек ие категории ныв места; диплома; иная выплата
вновь посещен формы ого отпуска стипендии; возмещен ■ Сверх ■ По (поощрительн
поступивш ия обучения, без ■ Снятие ия затрат контрольных собственном ая выплата; ■ Единовремв
его; занятий; внутри посещения стипендии. на цифр, по у желанию;
■ Выписка о ■ Отпуск одного занятии; ■ Продление обучение; ■ Смена договорам; ■ По иная
переводе с факультета, ■ Госбюджет семейным социальная
вновь посещен ■ Перевод академичвек фамилии; ныв места обстоятапьс поддержка;
поступивш иен на другую ого отпуска ■ Перенос (иностранные тъам, ■ За ■ Единовремв
его на занятий; форму с срока граждане); иная выплата
первый ■ Выход обучения, с посещением защиты ■ Сверх академичвек (нвраспределв
курс; из факультета занятий ДИПЛОМЫ) контрольных уво нныв
■ Выписка отпуска. на го цифр, по нвуспвваемо средства;
во факультет; проекта; ■ Предаст договорам (иностранные стъ; ■ Освобожде
изменение ■ Перевод ■ В связи с ние от оплаты
приказа; ■Восстанов на другой авление граждане; переводам
факультет, индивиду ■ Зачисление
ленив; ■Выговор. ■ Переводе апьного в ■ В связи с
курса на курс графика; ■ Продпв магистратуру, госбюджетны призывом в ряды ВС;
(внутри ние е места; ■ Зачисление ■ По
факультета, сессии. состоянию
■ Перевод в в сверх здоровья, ■ По уходу
другую контрольных
группу; ■ Перевод цифр по за ребенком.
договорам
на другую магистратуру.
специально
стъ (внутри
факультета;
■ Перевод
на другую
кафедру.
Рисунок 2 — Перечень реализованных видов приказов
Рисунок 3 — Архитектура информационной системы
Одной из наиболее существенных функций 1С: Предприятие 8 является реализация трехуровневой архитектуры «клиент-сервер». На одном из серверов компании устанавливается сервер 1С: Предприятие 8. Программа, работающая у пользователя, взаимодействует с сервером 1С: Предприятие 8, а сервер при необходимости обращается к базе данных.
Когда запрашивается доступ к данным, для которых разработчик не предусмотрел специальных форм, то web-расширение содержит такой набор типовых форм «по умолчанию».
Выбранный набор программных средств отвечает следующим требованиям.
1. Система позволяет вести журнал и аудит производимых пользователем действий.
2. Трехзвенная архитектура позволяет применить сложные алгоритмы масштабирования для удовлетворения практически произвольной нагрузки.
Система движения контингента численности студентов создана как для применения в многопользовательском режиме через глобальную сеть Internet, так и для использования внутри локальной сети вуза. Возникает проблема защиты обрабатываемых и передаваемых данных. Разработанная модель безопасности и защиты информации подразумевает:
1) аудит действий пользователя;
2) использование криптографических методов защиты информации;
3) использование методов разделения доступа;
4) обеспечение целостности хранимых и обрабатываемых данных.
В качестве платформы для разработки информационной системы была выбрана система 1С:Предприятие 8 и технология ASP.NET, благодаря чему часть вышеописанных требований реализуется автоматически.
1С:Предприятие 8 реализуется в двух вариантах:
1) файловый;
2) клиент-серверный.
Файловый вариант нельзя считать
обеспечивающим информационную безопасность системы по следующим причинам:
- данные и конфигурация хранятся в файле, доступном для чтения и записи всех пользователей системы;
- авторизация системы легко обходится;
- целостность системы обеспечивается только ядром клиентской части.
Система клиент-сервер. Учетная запись создается для каждой информационной базы, используемой пользователем. Далее выполняется запрос к рабочему процессу кластера, расположенному на сервере 1С:Предприятие 8. При подключении к информационной базе пользователь указывает свой логин и пароль. Если учетная запись соответствует всем параметрам, то доступ разрешается.
После подключения сервер отсылает свой сертификат. Сервер также может послать и некое ключевое сообщение, в случае отсутствия сертификата. Если сервер авторизирован, то он может потребовать и клиентский сертификат, если того потребует выбранный способ шифрования данных.
Построена диаграмма прецедентов для описания функционального назначения системы. Выбранная модель безопасности обеспечивает высокий уровень защиты информации в сети Internet, что существенно снижает затраты на внедрение и эксплуатацию системы в условиях территориальной удаленности пользователей. Архитектура информационной системы служит для сбалансирования нагрузки на разные ее функциональные компоненты, в конечном счете позволяет сохранить гибкую масштабируемость в зависимости от количества пользователей.
Библиографический список
1. Сизов В. С. Управление внут-ривузовской системой оценки качества знаний // Роль негосударственных учебных заведений в системе образования России: моногр. —Киров, 2008.
2. Экономическая библиотека [Электронный ресурс]. — URL: http:// economy-lib. com/upravlenie-negosu darstvennym-vysshim-uchebnym-zavedeniem-v-usloviyah-reformirovaniya-obrazovaniya#ixzz317RwBxrP
3. Хубаев Г. H., Щербаков С. М. Особенности использования языка UML для имитационного моделирования // Проблемы федеральной и региональной экономики : уч. зап. — Ростов н/Д : РИЦ РГЭУ «РИНХ», 2006. — Вып. 9.
4. http://www. problem.m/publications.
5. Визуальное моделирование с помощью Ration Rose 2002 и UML. — М. : Вильяме, 2003.
Bibliographic list
1. Sizov V. S. management of intra high school system of an assessment of quality of knowledge // Role of non-state educational institutions in an education system of Russia: monograph. — Kirov, 2008.
2. Economic library [Electronic resource], — URL: http://economy-lib. com/upravlenie-negosudarstvennym-vysshim-uchebnym-zavedeniem-v-usloviyah-reformirovaniya-obrazovaniya#ixzz317RwBxrP.
3. Khubaev G. N., Scherbakov S. M. Features of use language UML for simulation modeling // Problem federal and regional economic : scientist note. — Ros-tov-on-Don : EPC RSUE «RINH», 2006. — Publ. 9
4. http://www.problem.ru/publications.
5. Visual modeling using Rational Rose 2002 and UML. — M.: Williams, 2003.
