CC BY
353
Л.Н. Герасимова Д.Э. Нигай
УДК 658.153
СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Аннотация. В статье рассматривается вопрос формирования системы внутреннего контроля в организациях, имеющих значительное количество дебиторов. Авторами предлагается методика учета дебиторской задолженности на предприятиях. Ключевые слова: дебиторская задолженность, дебитор, контроль, аудит.
Larisa Gerasimova
Daria Nigay
В современных условиях ведения предпринимательской деятельности контроль является гарантом достижения поставленных перед предприятием целей, а также необходимым для принятия рациональных и оперативных решений по вопросам развития предприятия. В процессе функционирования организаций могут возникать такие явления, как искажение информации о финансовом состоянии и состоянии расчетов, а также платежеспособности организации. Поэтому сегодня практически все организации большое внимание уделяют системе внутреннего контроля расчетов, в частности расчетам с покупателями и заказчиками [1].
Контроль дебиторской задолженности должен повысить уровень ответственности контрагентов по ее погашению и обеспечить своевременность движения денежных потоков в организации. Однако иногда отсутствует уверенность в полном и своевременном возвращении задолженности. Такая ситуация приводит к ухудшению финансового состояния субъектов хозяйствования. Поэтому особого внимания заслуживает контроль операций с дебиторской задолженностью, поскольку он обеспечивает защиту от ошибок и злоупотреблений и играет важную роль в обеспечении сохранности имущества предприятия.
Дебиторская задолженность — это сумма долга, причитающаяся предприятию от других юридических лиц или граждан. Дебиторская задолженность возникает из договоров между организацией, выступающей в роли кредитора, и другими физическими и юридическими лицами, выступающими в роли должников. В силу указанных договоров должники обязуются совершить в пользу организации-кредитора определенное действие, как то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги. Дебиторская задолженность в денежной оценке является составной частью оборотных активов организации [2].
С нашей точки зрения, в организации необходимо разработать эффективную политику управления дебиторской задолженностью, как элемент которой можно предложить систему ее внутреннего контроля. Система внутреннего контроля дебиторской задолженности включает несколько этапов.
На первом этапе осуществляется инвентаризация, цель которой в выявлении по соответствующим документам остатков дебиторской задолженности и тщательной проверке обоснованности сумм. В процессе инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия направляет запросы контрагентам, покупателям и заказчикам для подтверждения суммы их задолженности. Особое внимание инвентаризационная комиссия должна уделить проверке дат возникновения, сроков и форм погашения задолженности, оценке и признанию в бухгалтерском учете. Члены инвентаризационной
© Герасимова Л.Н., Нигай Д.Э., 2014
комиссии устанавливают сроки возникновения монетарной и немонетарной дебиторских задолженностей, их реальность, виновных в пропуске срока исковой давности, а также проверяют принятые меры по взысканию задолженности. По итогам проведения проверки фактического наличия сумм дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации, содержащий информацию о размерах сумм задолженности по данным бухгалтерского учета и результатам инвентаризации. Расхождения в этих суммах отражаются в акте инвентаризации.
После инвентаризации бухгалтер-аналитик применяет приемы документального контроля, в частности, формальную, арифметическую, логическую, нормативно-правовую, взаимную и встречную проверки [3]. С помощью вышеупомянутых приемов внутреннего контроля в первую очередь необходимо установить наличие всех договоров на поставку продукции, договоров на осуществление факторинговых услуг и бартерных договоров и установить факт регистрации их в журнале регистрации договоров. При анализе договоров необходимо проверить срок и форму оплаты дебиторской задолженности. Это необходимо для уменьшения рисков неплатежа, улучшения надежности выполнения своих обязательств сторонами договора и обеспечения скорости расчетов с контрагентами. Бухгалтеру-аналитику также необходимо проверить правильность оформления первичных документов на отпущенную на месте или отгруженную продукцию, своевременность предоставления в бухгалтерию для выставления счетов покупателям и заказчикам.
Проверку расчетов с разными дебиторами целесообразно проводить по отдельным балансовым счетам. При этом необходимо выяснить соответствие сумм задолженности на момент проверки по регистрам аналитического и синтетического учета расчетов, а выявленные расхождения оформить в разработанный рабочий документ контролера «Ведомость по проверке показателей синтетического и аналитического учета дебиторской задолженности». Данную ведомость необходимо составлять в конце каждого месяца, что обеспечит полную регистрацию фактов хозяйственной жизни и позволит установить сумму отклонений по задолженности (платежеспособности) дебиторов и причины их возникновения.
На четвертом этапе бухгалтер-аналитик осуществляет проверку показателей дебиторской задолженности в регистрах бухгалтерского учета предприятия, в частности, ему необходимо осуществить ряд процедур, которые будут включать формальную и аналитическую проверки каждой из форм, арифметическую проверку и проверку соответствия показателей финансовой отчетности с данными главной книги [4]. Нарушения должны быть подтверждены документально. Поэтому предлагаем рабочий документ - «Ведомость по проверке показателей главной книги и финансовой отчетности по операциям с дебиторской задолженностью». Ведомость позволит установить различия, а именно: задолженность с помощью свернутого сальдо, наличие сумм фальсифицированной задолженности в регистрах аналитического учета. Свернутое сальдо в балансе некоторые бухгалтеры иногда неправильно отражают для искусственного уменьшения сумм задолженности и искажения действительного состояния расчетов на предприятии. Поэтому фактические остатки дебиторской задолженности на момент проверки необходимо сопоставлять с регистрами бухгалтерского учета, что позволит обнаружить не только отклонения, но и их причины.
Итак, вышеупомянутые нарушения при проверке операций по дебиторской задолженности должны приниматься во внимание для предоставления предложений по их решению. По результатам проведенной проверки бухгалтер-аналитик должен составлять итоговый документ. Наиболее точно этим целям подходит документ «Отчет о результатах внутреннего контроля операций с монетарной и немонетарной дебиторскими задолженностями», в котором отражается информация о видах нарушений, об ответственности лиц за проведение контроля, период, в котором были допущены ошибки и нарушения, а также их причины, как и кем обнаружены ошибки, последствия установленных нару-
шений, принятие мер по устранению нарушений и ошибок. Такой отчет направлен на получение учетной информации о ходе проведенной проверки любого предприятия [5].
Рассмотрим систему внутреннего контроля дебиторской задолженности на примере ООО «Коттон Вэй». Состав и структура дебиторской задолженности организации представлена в таблице 1.
Таблица 1
Анализ состава и структуры задолженности ООО «Коттон Вэй»
Показатель 2012 2013 Отклонения (±)
тыс. руб. уд. вес, % тыс. руб. уд. вес, % тыс. руб. уд. вес, %
Расчеты с кредиторами 20346 100,0 22274 100,0 1928,0 8,7
- товары, работы, услуги 19788 97,3 21965 98,6 2177,0 1,4
- оплата труда 219 1,1 2 0,0 -217,0 -1,1
- государственные внебюджетные фонды 62 0,3 - - -62,0 -0,3
- бюджет 109 0,5 190 0,9 81,0 0,3
- прочие кредиторы 168 0,8 116 0,5 -52,0 -0,3
Расчеты с дебиторами 12047 100,0 10011 100,0 -2036,0 -16,9
- покупатели и заказчики 10671 88,6 8010 80,0 -2661,0 -24,9
- прочие дебиторы 1376 11,4 2001 20,0 625,0 45,4
Данные таблицы 1 показывают, что в составе и структуре дебиторской задолженности произошли небольшие изменения: в 2013 г. отмечается снижение расчетов по дебиторской задолженности по сравнению с 2012 г. на 2036 000 руб., что составляет 16,9 %. Это можно охарактеризовать как положительно, так и отрицательно. С одной стороны наличие денежных средств у дебиторов сократилось, с другой стороны наблюдается уменьшение объема продаж и денежных средств в обороте [6].
В целях внутреннего контроля дебиторской задолженности в ООО «Коттон Вэй» проводится ее инвентаризация. Результаты инвентаризации оформляются приказом директора и следующими бухгалтерскими записями (см. табл. 2).
Таблица 2
Записи на счетах бухгалтерского учета ООО «Коттон Вэй» по результатам инвентаризации
расчетов с покупателями и заказчиками
Хозяйственная операция Документ-основание Дебет Кредит
Включены в состав прочих доходов суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности Акт инвентаризации (ф. № ИНВ-17) Приказ 62 91
Списана за счет резерва по сомнительным долгам сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности Акт инвентаризации (ф. № ИНВ-17) Приказ 63 62
Списана на прочие расходы сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности Акт инвентаризации (ф. № ИНВ-17) Приказ 91 62
Хозяйственная операция Документ-основание Дебет Кредит
Списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов Приказ 007 -
Оплачена дебиторская задолженность, раннее списанная в убыток Выписка из расчетного счета или приходный кассовый ордер 51(50) 91
Списана дебиторская задолженность в связи с поступлением денежных средств от дебитора Приказ - 007
Все операции по контролю дебиторской задолженности автоматизированы с помощью собственной программной разработки компании. Информационная система автоматизации позволяет контролировать более 200 дебиторов компании ежедневно, затрачивая на это около 20 мин в день. За время использования данной системы количество дебиторов выросло более чем в два раза, но управляемость не снизилась.
В большинстве случаев причиной просрочки платежей становится не сложное финансовое положение клиента, а желание использовать средства продавца для финансирования собственной деятельности. При этом сотрудники компании могут ссылаться на неэффективную работу казначейства, а также на забывчивость и отсутствие ключевых сотрудников. В большинстве случаев избежать подобных ситуаций можно, направив клиентам письмо с уведомлением о необходимости погасить задолженность.
В ООО «Коттон Вэй» можно разработать типовые формы писем, сроки отправки и содержание которых зависят от категории клиента (новый, надежный, VIP), а также от длительности просрочки оплаты. Письма могут рассылаться по требованию финансового директора, но при этом учитывается мнение коммерческого директора. Письма могут направляться клиентам до наступления срока платежа (за 3 дня — напоминание), спустя 3 и 5-10 дней после наступления срока оплаты.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что на современных предприятиях часто отсутствует четкая методика внутреннего контроля операций с дебиторской задолженностью, вследствие чего усложняется соблюдение основных методических принципов ведения бухгалтерского учета, искажается информация о состоянии расчетов предприятия, снижается эффективность принятия управленческих решений [7]. На предприятиях должны разрабатываться формы рабочих документов бухгалтера-аналитика, использование которых позволит обосновать суммы дебиторской задолженности, правильность отражения на счетах бухгалтерского учета и в финансовой отчетности, а также принимать эффективные решения на основе полученной учетной информации, необходимой для осуществления экономического анализа.
Библиографический список
1. Герасимова Л.Н. Аспекты учетно-аналитического механизма управления дебиторской задолженностью // Финансы и учет. - 2011. — № 2. - С. 45—52.
2. Герасимова Л.Н. Управление дебиторской задолженностью на основе факторинга // Инновационное развитие экономики. - 2014. - № 2 (19). - С. 125—132.
3. Герасимова Л.Н. Учет резервов в международной практике // Международный бухгалтерский учет. -2012. - № 43 (241). - С. 18—26.
4. Герасимова Л.Н. Учетно-аналитические особенности управления дебиторской задолженностью // Финансы и учет. - 2011. — № 1. - С. 13—18.
5. Герасимова Л.Н., Нигай Д.Р. Внутренний контроль дебиторской задолженности в организации // Экономика и управление: проблемы и решения. - 2014. - № 10. - С. 34—39.
6. Герасимова Л.Н., Нигай Д.Р. Исследование методов дебиторской задолженности с целью повышения качества ее анализа // Проблемы современной экономики: материалы XIV Международной научно-практической конференции, 31 июля 2013 г. - Новосибирск: ЦРНС, 2013. - С. 128—135.
7. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочно-правовая система «КонсультантПлюс».
