Современные информационные решения используемые для автоматизации управленческой деятельности Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 658.5

Денисенко В.В., Евтеева К.С.

Воронежский государственный университет инженерных технологий

Р01: 10.24411/2520-6990-2019-10595 СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕШЕНИЯ ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Denisenko V. V., Evteeva K.S.

Voronezh state university of engineering technologies MODERN INFORMATION SOLUTIONS USED TO AUTOMATE MANAGEMENT ACTIVITIES

Аннотация

Описываются управленческий функционал, который в современных реалиях автоматизируется. Представлены примеры и описание современных программных продуктов по автоматизации управленческой деятельности, отраслевые особенности продуктов. Описаны стадии реализации автоматизированных управленческих решений, место автоматической системы управления в общей структуре управления.

Abstract

Describes the management functionality, which in modern realities is automated. Examples and description of modern software products for automation of management activities, industry-specific features of the products are presented. The stages of the implementation of automated management decisions, the place of the automatic control system in the overall management structure are described.

Ключевые слова: информационные технологии, автоматические системы управления (АСУ), программные средства, автоматизация, менеджмент, системы управления базами данных (СУБД).

Key words: information technology, automatic control systems (ACS), software, automation, management, database management systems (DMS)

Управленческая деятельность в современных реалиях остро нуждается в автоматизации ввиду большого количества структур на предприятиях, которым нужно уделять внимание, в тоже время характер возникающих проблем нередко имеет типовой характер. В то же время, руководители, имея большой объём задач, не могут сформулировать стратегию как адаптировать стандартные решения под свои нужды, также и организации в своей деятельности накапливают чрезмерно большие объемы данных, делегируя работу с которыми вертикальная и горизонтальная структуры управления также усложняются, замедляется коммуникация, искажаются изначальные идеи руководителей по регулированию вопросов. Поэтому разработаны универсальные решения, воплощенные в современных компьютерных программах. [1]

Автоматизация управленческой деятельности - это совокупность мероприятий, обращенных на разработку и внедрение программной платформы, которая даст возможность увеличить результативность функционирования и принятия решений за счет освобождения от типовых поточных задач и максимально грамотного распоряжения временем, тайм-менеджмент это одна из мета-задач существования подобных программных решений.

Прежде чем перейти к функционалу современных продуктов и их функционала опишем, какие же

задачи в принципе возможно и нужно переносить в автоматическое управление. Не будем упоминать что это позволит исключить дублирования работы, распределить нагрузку, структурировать документооборот, быстро реагировать на проблемы - это и так понятно. В целом это общий контроль (механизм последовательного, конвейерного выполнения задач, регламент и качество), мотивация (список текущих задач, результирующие показатели работы), организация (описание бизнес-процессов организации с детализацией до задачи), планирование (стратегическое и оперативное).

Системы управления можно распределить по функционалу на разные уровни. Начальный уровень - общие бухгалтерские, складские и торговые системы; системы среднего уровня - бухгалтерский учет, управление производством, материально-техническое снабжение и сбыт, планирование, производство; системы высшего уровня - планирование и управление всеми ресурсами организации, число разных параметров настроек доходит до нескольких тысяч, такие информационные решения зачастую требуют привлечения специальных консультантов для определения мест адаптации программ в фирме. На рис. 1 представлена важность роли автоматической системы управления деятельности предприятием в совокупной управленческой структуре.

MEDICAL SCIENCES /

Рисунок 1. Место автоматической системы управления

Автоматизация призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.

Каждая современная система должна руководить такими параметрами: персональные компьютеры, объединенные в сети; текстообрабатываю-щие и текстоанализующие системы; коммуникационные средства, телефонную технику; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации; средства для обмена данными; видеоинформационные системы; локальные компьютерные сети; интегрированные сети компаний.

В наше время на российском IT-рынке предлагается масса отечественных и иноземных программных продуктов. Среди таких продуктов есть как «коробочные» и «локальные» варианты, так и ERP-системы.

«Коробочные» комплексы, безусловно, располагают большей дешевизной и быстротой настроек под специфику деятельности. Но при этом функциональные возможности, включая интеграцию с прочими бизнес-системами в организации, сильно урезаны.

Актуальные ERP-системы, чаще всего, состоят из платформы (снабжающей базовые возможности для функционирования подключаемых модулей и компонентов), а также базы данных, обеспечивающей хранение и обработку приходящих данных. Прочий функционал напрямую зависит от вида подсоединенных модулей и вектора деятельности организации.

Поэтому далее рассмотрим современные информационные решения, встречающиеся в актуальных продуктах. Представим решения последовательно в виде фаз.

Ввод информации в систему. Хранение информации в виде графических образов или системы распознавания символов (OCR). Классификация может осуществляться также автоматически с помощью особых атрибутов или ключевых слов. Поиск документов тоже должен поддерживать не только навигацию по названию, но и по внутренним атрибутам документа.

Хранение может осуществляться на внутренних серверах или облачных хранилищах с онлайн доступом и автоматическим распределением данных, которые требуют дублирование в офф-лайн или наоборот содержат конфиденциальную информацию и хранятся внутри предприятия. Система управления регулирует уровни доступа к программам в зависимости от специализации работника или должности управленца (технологии класса «workflow»). Иногда может быть воплощена технология нечеткого поиска по полному содержанию документа на основе адаптивного распознавания содержимого.

«Система графов» отображающая связь документов с ответственными лицами и стадиями выполнения заданий.

Программы финансового анализа. Наряду с сугубо бухгалтерскими программами все большую роль имеют программы финансового менеджмента, анализа и планирования.

В более детализированном виде это может выглядеть как на рис.2.

Рисунок 2. Структура системы программных средств по автоматизации управленческой деятельности

организации

Далее рассмотрим конкретные программные продукты, представленные на рынке.

Автоматизация бизнеса с помощью комплексов 1С. 1С:Предприятие - это программный продукт компании «1С», предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. Часто применяют «1С:Предприятие», «1С: Управление нашей фирмой», «1С: Управляющий», «1С:Ком-плексная автоматизация», они разработаны для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов (в том числе начисление зарплаты и управление кадрами), экономической, организационной и прочей деятельности организации.

Мегаплан - интуитивно понятная система для планирования, контроля и управления всеми популярными задачами. Также является дочерней разработкой компании 1С. Мегаплан помогает раздать поручения и контролировать сотрудников. Возможен перенос задач и клиентов, включена система уведомлений и напоминаний, доступна настройка системы автоматических отчётов и настройка автоматических бизнес-процессов

Neaktor - система для управления деятельностью компании по бизнес-процессам. Подходит для компаний от 20 до 5000 сотрудников. Процессное управление помогает избежать частых и характерных проблем растущей компании. Позволяет выстроить работу компании в виде логичных схем бизнес-процессов. В итоге подчинённые намного меньше ошибаются, становятся взаимозаменяемыми.

БЭСТ-5 - программный комплекс для автоматизированного управления малыми и средними предприятиями. Предназначен для использования в коммерческих организациях и государственных учреждениях с бюджетным финансированием.

TeamWox (MetaQuotes Software Corp.). Подходит для малых компаний до 10 человек. Доступны модули документооборота и заданий, клиентская

база, система автоматических отчетов, поисковая система, почта, форум и чат.

HansaWorld Enterprise представляет комплексное бизнес-решение, поддерживая управление финансами, планирование бизнес-ресурсов, управление взаимодействием с клиентами, розничную торговлю и производство.

Возможны и более доступные и простые программы - «Контроль исполнения поручений», «Управление проектами» и т.п. от малоизвестных разработчиков, многие из них бесплатные или с онлайн доступом (что делает использование подобных программ автоматизации возможным и для малых компаний).

Представленные программы, это, в основном, отечественные разработки, а потому и финансово доступные, адаптированные к среде. А в целом, подобных решений на рынке представлено большое множество.

Глобально, вся управленческая деятельности и решения, которые передаются от руководства, исходит из соответствующей документации, поэтому системы должна уметь правильно ими оперировать, современные решения связаны с такими фазами структурирования информации: ввод информации в систему, хранение, навигация, поиск и фильтрация документов, коллективная работа с документами, вывод информации из системы. Можно подытожить, что все современные информационные решения связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени и направлены, во многом, на экономию времени.

Список литературы

1. Любавин А.Ю., Любавина Т.В. О роли автоматизации управленческой деятельности предприятия // КПЖ. 2015. №4-1. С.207-210.

2. Попов Р.А. Современные системы управления деятельностью: Учебник / М.: Инфра-М, 2017. - 384 c.