Современная автоматизированная система документационного обеспечения управления Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

УДК 005.92

СОВРЕМЕННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

И. А. Ухванова1, О. С. Кудрявцева2 Научный руководитель - Е. Л. Вайтекунене

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31

2Сибирский государственный технологический университет Российская Федерация, 660049, г. Красноярск, просп. Мира, 82.

E-mail: ies_vel@mail.ru

В настоящее время наблюдается бурный прогресс в использовании технологий автоматизации работы с документами. При этом весь спектр потребностей организаций лишь отчасти покрывается конкретными, отдельно взятыми, системами и технологиями, с учетом реальных возможностей их приобретения и использования. Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами.

Ключевые слова: автоматизированная технология, документооборот, электронные документации, организация, технология.

MODERN AUTOMATED SYSTEM FOR DOCUMENT MANAGEMENT

I. A. Ukhvanova1, O. S. Kudryavtseva2 Scientific supervisor - E. L. Vaitekunene

1 Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation

2Sibirsky State Technological University 82, Mira Av., Krasnoyarsk, 660049, Russian Federation.

E-mail: ies_vel@mail.ru

Currently, there is rapid progress in the use of automation technology to work with documents. The entire spectrum of needs of organizations only partly covered by specific, individual, systems and technologies, taking into account the real possibilities of their acquisition and use. Urgent requirement for office automation system is the availability of other systems of interaction c.

Keywords: automated technology, workflow, electronic documentation, organization, technology.

В современном мире плохо развита электронная коммуникация, тем самым различные организации не могут взаимодействовать между собой с минимальными потерями во времени на документооборот.

Наиболее существенные потребности организации, прежде всего, автоматизированная технология, которая нужна для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому необходимы технологии электронного документооборота.[1] Если еще несколько лет назад такие средства как электронная почта или электронный архив использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то сейчас все осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой свя-

Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2015. Том 2

зи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Пользователями могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. В качестве примера можно рассмотреть разработку Государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр» системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док», которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины [2].

Следует отметить, что, не смотря на столь широкий спектр требований и многообразие более или менее приемлемых предложений на рынке, реальный прогресс в этой области в очень существенной степени зависит от организационной и технологической готовности организаций к восприятию новых технологий.

Электронная коммуникация по документообороту между организациями позволяет с минимальными затратами по времени производить те или иные операции для обеспечения реализации производства.

В современном мире плохо развита электронная коммуникация, тем самым различные организации не могут взаимодействовать между собой с минимальными потерями во времени на документооборот.

Наиболее существенные потребности организации, прежде всего, автоматизированная технология, которая нужна для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства как электронная почта или электронный архив использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то сейчас все осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Пользователями могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и др. [3]. В качестве примера можно рассмотреть разработку Государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр» системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док», которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации [4]. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Следует отметить, что, не смотря на столь широкий спектр требований и многообразие более или менее приемлемых предложений на рынке, реальный прогресс в этой области в очень существенной степени зависит от организационной и технологической готовности организаций к восприятию новых технологий.

Электронная коммуникация по документообороту между организациями позволяет с минимальными затратами по времени производить те или иные операции для обеспечения реализации производства.

Библиографические ссылки

1. URL: http://www.rftr.ru (дата обращения: 03.04.2015).

2. URL: http://www.xserver.ru/user/ffpmp (дата обращения: 03.04.2015).

3. URL: http://www.fasie.ru/fund/about.aspx (дата обращения: 03.04.2015).

4. URL: http://i-gorod.ru/about/ (дата обращения: 03.04.2013).

© Ухванова И. А., Кудрявцева О. С., 2015