CC BY
29Совершенствование внутреннего контроля расходов в организациях бюджетной сферы при реализации национальных проектов: на примере сферы образования
Божко Елизавета Андреевна,
студент, Департамент аудита и финансового консалтинга Финансового университета при Правительстве Российской Федерации
E-mail: [email protected]
В России насчитывается 13 национальных проектов, каждый из которых обладает своим паспортом, включающим в себя установленные цели, задачи, целевые показатели, необходимые к достижению в установленные периоды, и соответственно величину ежегодного финансирования. Проведение аудита национальных целей и национальных проектов возложено на Счетную палату Российской Федерации в целях контроля за эффективностью расходования средств федерального бюджета. Выполнение национальных проектов осуществляется организациями бюджетной сферы, от чего возникает необходимость контроля за учетом расходов в указанных экономических субъектах. В связи с ограниченностью ресурсов, последнее десятилетие особое внимание уделяется вопросам эффективности государственного управления, что в конечном итоге привело к изменениям в системе управления бюджетным процессом, а именно ужесточению требований к бухгалтерскому учету в государственном секторе. Расходы рассматриваемых учреждений должны быть строго обоснованы по экономическому содержанию и точно отражаться в бухгалтерском (финансовом) учете. В целях своевременного выявления и не допущения ошибок в бухгалтерском учете, государственные учреждения обязуются осуществлять внутренний контроль, направленный в том числе и на контроль расходов.
Ключевые слова: внутренний контроль, расходы, бюджетные учреждения, образовательные учреждения, контроль расходов.
LO S Ое
со см о см
03
Согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 27.12.2022 г. № 02-0607/128426, закрепляющим «Рекомендации по организации и обеспечению (осуществлению) внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, включая проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности» (далее - Рекомендации по организации внутреннего контроля) порядок проведения внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике учреждения.
В первую очередь целесообразно разработать Положение о внутреннем контроле согласно статье 19 Закона о бухгалтерском учете. Основными направлениями внутреннего контроля будут:
- отражение в учете только достоверных сведений о совершенных расходах;
- полнота отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни в том отчетном периоде, в котором они имели место;
- фактическое наличия активов и обязательств и их состояния.
Кроме того, систему внутреннего контроля можно систематизировать следующим образом (таблица 1).
Таблица 1. Предлагаемая система внутреннего контроля в ГБОУ СОШ № 41
Этап внутреннего контроля Характеристика Контрольные мероприятия
Предварительный контроль Данный этап предполагает реализацию мероприятий по предотвращению возможных ошибочных, в том числе незаконных действий до совершения фактов хозяйственной жизни Контроль за документарным оформлением
Текущий контроль На данном этапе реализуются мероприятия по предотвращению ошибочных, в том числе незаконных действий в процессе совершения фактов хозяйственной жизни Сверка данных Санкционирование
Последующий контроль На данном этапе выполняются мероприятия по выявлению ошибочных действий после совершения фактов хозяйственной жизни Инвентаризация
Источник: составлено автором
Рассмотрим каждое из указанных контрольных мероприятий более подробно. Согласно рекомендациям, контроль за документальным оформлением предполагает применение, графика документооборота. На основании вышеуказанного локального документа должны составляться первичные учетные документы, сопровождающие факты хозяйственной жизни, связанные с расходами рассматриваемого учреждения. При этом целесообразно разграничить полномочия между сотрудниками ответственными: за составление документа передачу и прием первичного документа.
Для контроля за качественным исполнением своих обязанностей предлагается открыть новую должность - внутренний контролер и возложить на него контроль за соблюдением графика документооборота первичных документов. Указанное контрольное мероприятие необходимо реализо-вывать сплошным способом, путем ежедневной проверки правильности составления первичных
учетных документов, результаты которого вносятся в карту контроля документарного оформления (таблица 2).
При проверке документального оформления внутренний контролер рассматривает правильность составления первичных учетных документов в соответствии с пунктом 9 Закона о бухгалтерском учете, своевременность проведения факта хозяйственной жизни и соответственно передачи ПУД в бухгалтерию. Данное мероприятие относится к этапу предварительного контроля, следовательно, отчет по его результатам не составляется, а передаются замечания лицам, ответственным за составление первичного учетного документа в целях его корректировки. Благодаря осуществлению указанного контрольного мероприятия организациям бюджетной сферы представится возможность избежать ошибок и неправомерных действий до отражения в бухгалтерском (финансовом) учете фактов хозяйственной жизни.
Таблица 2. Карта контроля документального оформления первичных учетных документов за март 2023 года
Наименование первичного учетного документа Должностное лицо, ответственное за оформление Наличие необходимых реквизитов Дата проверки Должностное лицо, осуществляющее контрольное действие Нарушение выявлено/ не выявлено Отметка об устранении
Бухгалтерская справка № 301/03 от 06.03.2023 Бухгалтер Иванова И.Т. Присутствуют 30.03.2023 Внутренний контролер Костыгова А.Е. Не выявлено
Бухгалтерская справка № 306/12 от 07.03.2023 Бухгалтер Иванова И.Т. присутствуют 30.03.2023 Внутренний контролер Костыгова А.Е. Не выявлено
Источник: составлено автором
Однако каждый первичный документ является основанием для отражения бухгалтерской записи, которые необходимо подвергать проверке путем реализации контрольного мероприятия «Сверка данных».
Указанное мероприятие относится к этапу текущего контроля и согласно Рекомендациям организации внутреннего контроля предполагает сопоставление фактов хозяйственной жизни и первичных учетных документов. Для реализации данного контрольного мероприятия целесообразно разработать карты контроля отражения фактов хозяй-
ственной жизни в соответствии с КОСГУ (таблица 3). Так, после закрытия месяца и не позднее 10 дней по окончании, подвергающегося проверке периода, внутренний контролер будет проводить сопоставление между бухгалтерскими записями, а именно указанными в них КОСГУ, утверждёнными Инструкцией № 209н. При помощи разработанного документа внутренний контролер получает возможность аккумулировать данные о выявленных нарушениях и фиксировать их в карте внутреннего контроля.
Таблица 3. Карта контроля отражения фактов хозяйственной жизни в соответствии с КОСГУ, утвержденным Инструкцией № 209н
Факт хозяйственной жизни Бухгалтерская запись, отраженная сотрудником бухгалтерии Бухгалтерская запись, необходимая к отражению в соответствии с Единым планом счетом и Инструкцией № 209н Нарушение выявлено/ не выявлено
Дебет счета Кредит счета Дебет счета Кредит счета
Списание материальных запасов (продукты питания) на себестоимость дополнительной платной услуги 2 109 60 340 2 105 32440 2 109 60 272 2 105 32440 Выявлено
Начислена заработная плата учителю русского языка и литературы 4 109 60 211 4 302 11737 4 109 60 211 4 302 11737 Не выявлено
Источник: составлено автором
Предполагается, что в случае выявления нарушения внутренний контролер заносит данные в карту контроля отражения фактов хозяйственной жизни, согласно которой и аналогичным ей документам будет составлен журнал учета результатов внутреннего контроля, унифицированной формы (таблица 3). Информация о выявленных нарушениях передается в бухгалтерию и директору ГБОУ СОШ № 41 в целях составления корректировочных бухгалтерских записей и устранения выявленных ошибок. Более того, директор рассматриваемого учреждения на основании результатов контрольного мероприятия сможет принять решение о признании выявленного нарушения ошибкой или незаконным действием. Так, контрольное в полной мере может быть реализовано и позволит отражать
факты хозяйственной жизни наиболее достоверно и своевременно.
Согласно таблице 4 в Журнале учета результатов внутреннего контроля внутренний контролер ГБОУ СОш № 41 отражает результаты, проведенных контрольных мероприятий и выявляет причины возникновения недостатков или незаконных действий. После передачи информации о выявленных нарушениях должностным лицам, ответственным за выполнение задачи, в которой найдены ошибочные действия, и директору учреждения, внутренний контролер фиксирует способ устранения, выявленного негативного деяния. По истечении периода, выделенного на устранение нарушения, внутренний контролер проводит повторную проверку и в случае не обнаружения противоречий, делает пометку в рассматриваемом документе.
Таблица 4. Журнал учета результатов внутреннего контроля за январь 2023 года
Дата Наименование контрольного мероприятия Должностное лицо, ответственное за реализацию мероприятия Результаты контрольного мероприятия Сведения о причинах возникновения недостатков(нарушений) Предлагаемые меры по устранению недостатков (нарушений), причин их возникновения Отметка об устранении
11.01.2023 Контроль за документарным оформлением Внутренний контролер Не выявлено
31.01.2023 Сверка данных Внутренний контролер Выявлено неверное применение КОСГУ при списании материальных запасов на себестоимость платной образовательной программы Ошибка по невнимательности Отразить корректировочную бухгалтерскую запись Устранено
Источник: составлено автором
Каждое бюджетное учреждение санкционирует расходы, фактически проверяя соответствие расходов организации на установленные цели, что позволяет обеспечить прозрачность и контроль над отраженными фактами хозяйственной жизни, и соответственно предотвратить расходы, не установ-
ленные планом финансово-хозяйственной деятельности.
Несмотря на то, что санкционирование представляет собой одну из процедур контроля, оно все же предполагает формирование бухгалтерских записей, от чего целесообразно разработать карту контроля расходов (таблица 5).
Таблица 5. Карта контроля расходов ГБОУ СОШ № 41 на конец января 2023 г.
Утверждено сметное назначение по расходам за счет субсидии на выполнение государственного задания по КОСГУ Сумма, руб. Первичный учетный документ, дата Сумма, руб. Фактически использовано Остаток/ перерасход средств, руб.
211 403 140 277,48 Бухгалтерская справка № 1025-303 от 10.01.2023 387 156,80 732 280,21 402 407 997,27
Бухгалтерская справка № 1025-307 от 25.01.2023 345 123,41
213 114 945 172,91 Бухгалтерская справка № 1025-304 от 10.01.2023 116 921,35 116 921,35 114828 251,56
212 234 573,18 Бухгалтерская справка № 1025-312 от 11.01.2023 25 145,12 25 145,12 209 428,06
221 1 423 244,91 Бухгалтерская справка № 1025-313 от 11.01.2023 321 425, 31 321 425, 31 1 101 819,6
Окончание
Утверждено сметное назначение по расходам за счет субсидии на выполнение государственного задания по КОСГУ Сумма, руб. Первичный учетный документ, дата Сумма, руб. Фактически использовано Остаток/ перерасход средств, руб.
222 141 789,66 Бухгалтерская справка № 1025-314 от 11.01.2023 15 694,37 15 694,37 126 095,29
223 5 063 900,96 Бухгалтерская справка № 1025-324 от 19.01.2023 974 264,33 974 264,33 4 089 636,63
225 22 404 852,01 Бухгалтерская справка № 1025-314 от 12.01.2023 684 632,31 684 632,31 21 720 219,7
226 116 940 366,32 Бухгалтерская справка № 1025-322 от 17.01.2023 964 326,18 964 326,18 115976 040,14
266 2 038 486,81 Бухгалтерская справка № 1025-323 от 17.01.20213 129 715,33 129 715,33 1 908 771,48
Источник: составлено автором
Так, если утверждено поступление субсидии на выполнение государственного задания в размере 666 332 664,24 руб., то в первых двух графах таблицы 10 необходимо отразить величину планового назначения расходов, согласно плану финансово - хозяйственной деятельности. Ежемесячно, не позднее 10-го числа за окончанием прошлого месяца внутренний контролер заполняет данную карту, фиксируя факты хозяйственной жизни и порядок расходования средств. По окончании процедуры внутренний контролер подводит итог об остатке или перерасходе денежных средств, полученных на выполнение государственного задания по каждому КОСГУ. На основании предложенного документа внутренний контролер сможет определять фактическое соответствие производимых расходов и их санкционирования. В случае расхождения сумм внутренний контролер обязуется сообщить о выявленном нарушении директору ГБОУ СОШ № 41 и передать информацию о результатах контрольного мероприятия в бухгалтерию, таким образом, предотвратив ошибки и (или) незаконные факты хозяйственной жизни на этапе текущего контроля. Более того, расчет остатков позволяет определить возможность погашения запланированных в последующем расходных обязательств по данному КОсГу.
Согласно рекомендациям по организации внутреннего контроля, инвентаризация признается в качестве контрольного мероприятия, так как позволяет сверить остатки материальных запасов, а также проверить наличие и сохранность объектов основных средств, что необходимо в целях контроля за сопоставлением фактического расходования нефинансовых активов и их списания по данным бухгалтерского учета. В ходе исследования первичных учетных документов и фактов хозяйственной жизни ГБОУ СОШ № 41, выявлено, что данное мероприятие формально.
В целях совершенствования бухгалтерского учета и отчетности целесообразно реализовывать процедуру инвентаризации. Необходимо создать и утвердить приказом постоянную инвентаризаци-
онную комиссию, в которую не будут входить материально - ответственные лица. Рекомендуется привлекать в состав инвентаризационной комиссии сотрудников бухгалтерии. Кроме того, директором ГБОУ СОШ № 41 должен быть утвержден план инвентаризаций в отчетном году, а именно их количество и даты проведения.
Учитывая положения приказа Минфина России № 61н от 15 апреля 2021 года «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» необходимо сопоставить фактические и учетные данные, а именно: всем объектам основных средств, стоимостью более 10 000 руб. присвоить инвентарные номера. Так, каждому объекту основных средств необходимо открыть инвентарную карточку нефинансовых активов (ф.0509215), которая обязательна к применению с 1 января в 2024 года в соответствии с приказом № 61н.
Кроме того, данную форму целесообразно использовать при принятии к бухгалтерскому учету ГБОУ СОШ № 41 объектов: основных средств, стоимость которых превышает 10 000 руб.; непроизве-денных активов; нематериальных активов; библиотечных фондов со стоимостью более 100 000 руб. Карточка нефинансовых активов открывается при признании активов в учете на основании следующих первичных электронных документов: актов приема-передачи НФА (ф. 0510448), либо решений комиссии о признании НФА (ф. 0510441). В отношении библиотечного фонда рекомендуется приобретение программного обеспечения «Учет книг», и присвоение электронных инвентарных номеров книгам и соответственно создание личного кабинета читателя для каждого школьника.
Предполагая факт, что в штат принят контролер, данный сотрудник и будет формировать акт проверки финансово - хозяйственной деятельности, путем анализа результатов всех контрольных мероприятий. Результаты данного акта должны
сз о со от т Р от
от А ш
быть обоснованы и подтверждены картами финансового контроля и иными ранее указанными документами. Ответственные за внутренний контроль лица должны подписать акт, а в случае возражения представить его в письменном виде. Подписанный акт передается на утверждение директору ГБОУ СОШ № 41, после чего в случае необходимости виновные лица будут привлекаться к ответственности.
Таким образом, выдвинутые предложения по совершенствованию внутреннего контроля расходов позволят предотвратить ошибки в бухгалтерском учете и отчетности.
Литература
1. Приказ Минфина России от 16.12.2010 № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» // [Электронный ресурс]. - URL: https://www.consultant.ru/docu-ment/cons_doc_LAW_108766/ (дата обращения: 21.05.2023)
2. Письмо от 27 декабря 2022 года № 02-0607/128426 Министерства финансов Российской Федерации «Рекомендации по организации и обеспечению (осуществлению) внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, включая проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности» // [Электронный ресурс]. - URL: https://minfin.gov.ru/
5. Михалюк А.А., Эффективность использования бюджетных средств в зарубежной практике // Научный журнал молодых ученых. 2021. № 3 (24). - С. 64-70.
IMPROVING INTERNAL CONTROL OF EXPENDITURES IN PUBLIC SECTOR ORGANIZATIONS IN THE IMPLEMENTATION OF NATIONAL PROJECTS: ON THE EXAMPLE OF THE EDUCATION SECTOR
Bozhko E.A.
Financial University under the Government of the Russian Federation
There are 13 national projects in Russia, each of which has its own passport, which includes the set goals, objectives, targets necessary to achieve in the specified periods, and, accordingly, the amount of annual funding. The audit of national goals and national projects is entrusted to the Accounts Chamber of the Russian Federation in order to monitor the efficiency of spending federal budget funds. The implementation of national projects is carried out by public sector organizations, which makes it necessary to monitor the accounting of expenditures in these economic entities. Due to limited resources, over the last decade, special attention has been paid to the issues of public administration efficiency, which ultimately led to changes in the budget process management system, namely, stricter accounting requirements in the public sector. The expenses of the institutions in question must be strictly justified in terms of economic content and accurately reflected in accounting (financial) accounting. In order to timely identify and prevent errors in accounting, state institutions undertake to carry out internal control, including aimed at controlling expenses.
Keywords: internal control, expenses, budgetary institutions, educational institutions, cost control.
References
1. Order of the Ministry of Finance of the Russian Federation № 174n dated 16.12.2010 "On approval of the Accounting Plan of budgetary institutions and Instructions for its application" // [Electronic resource]. - URL: https://www.consultant.ru/docu-ment/cons_doc_LAW_108766 / (accessed: 05/21/2023) Letter dated December 27, 2022 № 02-06-07/128426 of the Ministry of Finance of the Russian Federation "Recommendations on the organization and provision (implementation) of internal control of the facts of economic life and accounting and preparation of accounting (financial) statements, including inventory for the purpose of preparing annual accounting (financial) statements" // [Electronic resource]. - URL: https://minfin. gov.ru/ru/document/?id_4=301141 (accessed: 05/21/2023) Order of the Ministry of Finance of the Russian Federation № 256n dated December 31, 2016 "On Approval of the Federal Accounting Standard for Public Sector Organizations "Conceptual foundations of accounting and reporting of public sector or-ganizations"// [Electronic resource]. - URL: https://base.garant. ru/71586636 / (accessed: 05/21/2023)
Order of the Ministry of Finance of the Russian Federation № 209n dated 29.11.2017 "On approval of the Procedure for applying the classification of operations of the public Administration sector" (ed. dated 08.09.2022) // [Electronic resource]. -URL: https://base.garant.ru/71835192 / (accessed: 05/21/2023) Mikhalyuk A.A., Efficiency of the use of budgetary funds in foreign practice // Scientific Journal of Young scientists. 2021. № 3 (24). - pp. 64-70.
ru/document/?id_4=301141 (дата обращения: 2 21.05.2023)
3. Приказ Минфина России от 31 декабря 2016 г. N 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности ор- 3. ганизаций государственного сектора»// [Электронный ресурс]. - URL: https://base.garant. ru/71586636/ (дата обращения: 21.05.2023)
4. Приказ Минфина России от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения клас- 4. сификации операций сектора государственного управления» (ред. от 08.09.2022) // [Электронный ресурс]. - URL: https://base.garant. ru/71835192/ (дата обращения: 21.05.2023) 5.
LO S Q.
e
со
CM
о
CM CD
