CC BY
163
УДК 338.46 ББК У9(2)0-968
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ НА ОСНОВЕ СОВРЕМЕННЫХ WEB-ТЕХНОЛОГИЙ И СИСТЕМ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
С.А.Карцев
Санкт-Петербургский государственный университет
сервиса и экономики (СПбГУСЭ) 191015, Санкт-Петербург, Кавалергардская, 7, лит.А
В современном, динамично развивающемся мире информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, ее адекватное понимание и рациональное использование становится все более трудоемким делом, требующем времени, сил и средств, создания специальных систем, применения новейших технологий.
Работа с информацией превращается в массовое занятие людей, а сама информация выступает основным источником интенсификации и гармонизации общественного развития. Перед обществом стоит проблема быстрого получения адекватной информации, организации каналов её движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике.
Мы наблюдаем динамичные процессы развития глобальных информационно-коммуникационных технологий (ИКТ). Например, в течение всего нескольких лет широкое распространение получили системы электронного управления предприятиями, т.к. документы являются информационной основой деятельности предприятия. Именно в документах сосредоточено до 85% информационных ресурсов любой компании. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы компании и являются важнейшим управленческим ресурсом.
Система управления документооборотом - это ключевое звено в организации финансового и управленческого учета на предприятии, в том числе и с привлечением web-технологий.
Безусловно, негативную роль во внедрение новых технологий на предприятиях сыграл мировой экономический кризис. Однако, например, российский рынок систем хранения данных начал выходить из кризиса уже летом 2009 года. За 4-й квартал он показал рост продаж на 14,5%, хотя в целом по итогам года здесь зафиксирован ожидаемый спад - пусть и меньший, чем по продажам серверов. В 2010 году сектор сохранил положительную динамику и достаточно быстро восстанавливается, учитывая
накопившийся спрос на модернизацию (CNews Analytics по данным IDC, 2010г.).
Сегодня наиболее удачливыми становятся компании, которые смогли найти инновационные подходы к ведению бизнеса и своевременно отреагировали на изменившуюся на рынке. Речь идет не только о разразившемся экономическом кризисе, но и, например, об использовании маркетинга в качестве инструмента информационного менеджмента. Например, чистая прибыль Интернет-корпорации Google Inc. в 2009 году выросла на 54% и составила 6,5 млрд долларов. Доход Google в 2009 году достиг 23,65 млрд долларов. Следует напомнить, что финансовые показатели 2008 года были ниже: выручка компании составила 21,8 млрд долларов, а прибыль 4,22 млрд долларов.
В широком смысле информационный менеджмент - это процесс управления людьми, обладающими информацией, а информационный материал - основа предпринимательской деятельности. Обладая знаниями и методами из области информационных технологий (ИТ), менеджер способен выполнить качественный анализ и прогнозирование перспектив развития бизнеса, а также выявить объективные недостатки в уже применяемых методиках.
В сложившейся ситуации также не вызывает сомнения, что роль маркетинга в Интернете заметно вырастет. Более того, продолжится взаимное проникновение информационных систем и маркетинга. Исходя из того, что управление информацией является развивающейся отраслью, открытой разработке новых методик и применению приемов из других (в том числе математических и экономических) дисциплин, становится очевидной важность рассмотрения аспектов проблем управления в сфере создания и эксплуатации информационных ресурсов.
Информационный менеджмент представляет собой круг задач управления, прежде всего, производственного и технологического характера. Решение этих задач обеспечивает достижение целей организации в основной деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, процессами и ресурсами собственно информационных систем, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия, поскольку в этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в них информационные технологии.
Информационные технологии с позиции информационного менеджмента составляют технологическое ядро единого информационного пространства и информационного общества в целом.
Область профессиональной деятельности специалиста в области информационного менеджмента весьма обширна, а именно: обеспечение эффективной работы организаций на информационном рынке; управление и развитие электронных форм бизнеса; использование информационных технологий и систем для управления организацией, персоналом, процессами
и финансовыми потоками, автоматизированными системами управления; управления информацией как стратегическим ресурсом; разработка информационной стратегии фирмы и руководство ее реализацией; управление информационными системами на всех стадиях их жизненного цикла; оценка эффективности инвестиционных IT-проектов; организация эффективной деятельности IT-подразделений; организация и осуществление консультационных, образовательных и аудиторских услуг в области информационных технологий и систем.
Исходя из современных требований к ведению успешного бизнеса, особая роль отводится системам управления информационными потоками предприятия. Эффективный документооборот является обязательной составляющей результативного управления, т.к. документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, поэтому системы электронного документооборота становятся сегодня все более популярными.
Системы электронного документооборота (СЭД) в последние годы стали широко обсуждаемой темой практического использования корпоративных ИТ. Одна из причин этого заключается в том, что именно СЭД широко используется госзаказчиками, вес которых как потребителей ИТ в последние десять лет неуклонно возрастает. Но есть и другое, не менее важное обстоятельство. Несмотря на то что СЭД относится к старейшему сегменту ПО, сегодня ситуацию здесь можно охарактеризовать, как и на протяжении всей его истории, словом «формирующаяся». Во многом такое положение дел объясняется тем, что в этом направлении корпоративных ИТ (фактически единственном) доминируют отечественные разработчики программного обеспечения (ПО).
Массовое применение вычислительной техники началось в нашей стране примерно двадцать лет назад с приходом персональных компьютеров (ПК), которые на первых порах использовались в основном для подготовки документов. Разумеется, бумажных, но именно тогда появилось понятие «электронный документ», который в то время имел сугубо вспомогательное назначение, но все же спустя некоторое время начал затяжное сражение (еще далекое от завершения) за признание своей юридической значимости.
Чуть позже в борьбе за право обозначать отрасль ПО управления документами вступило слово «документооборот». Точнее, оно оборонялось от других терминов, в том числе зарубежных (сначала workflow, потом -Enterpise Content Management, ECM). И это ему удалось, несмотря на то что почти все эксперты считали, что данный термин не очень адекватен реальному кругу решаемых задач (Ср.: «Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и/или направления в дело» - Википедия). И тем не менее - именно аббревиатура СЭД еще в середине прошедшего десятилетия утвердилась в качестве практически официального названия отрасли, хотя были у нее и конкуренты — СДО, САД, СУД...
Оценивая ситуацию в области СЭД, нужно отметить, что, по сути, только сейчас закончился этап автоматизации бумажного документооборота (электронный учет бумажных документов), и мы начинаем поворачиваться в сторону создания полноценных систем электронного документооборота, в том числе с использованием web-технологий.
За последние 15 лет российские СЭД-решения прошли путь от переноса в электронную форму регистрационно-учетных журналов до создания систем «сквозного документооборота» в масштабах крупных холдингов. Такие системы «научились» согласовывать документы в электронном виде, хранить образы, использовать ЭЦП, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. СЭД стали средством поддержки не только сотрудников канцелярии, а значительной части управленческого персонала. Но и задачи автоматизации намного возросли, и сегодня на пути развития российских СЭД возникают серьезные проблемы, требующие изменений в самой концепции их построения, архитектуре, методологии/метафоре работы с документами. Но речь идет не о революции, а о следующем этапе эволюционного развития СЭД.
Одна из важных тенденций - проникновение на российский рынок западных технологий и методов работы с документами. Это отражается в том, что, с одной стороны, наши разработчики СЭД-решений начинают шире использовать зарубежные ЕСМ-платформы, а с другой - международные поставщики активнее продвигают в России свои ЕСМ-системы.
Эксперты сходятся во мнении, что оба направления - российские СЭД и западные ЕСМ-решения - сегодня сталкиваются с серьезными проблемами, решение которых видится в либерализации и гармонизации СЭД, основанных на метафоре «бумажного» документооборота, в направлении западных принципов управления контентом и в развитии ЕСМ в сторону усиления учетных функций в управлении документами.
В целом можно сказать, что по мере роста функциональности и масштаба проектов интерес заказчиков смещается от использования решений к применению платформ. Несколько упрощенно говоря, клиентам сегодня важна не только прикладная функциональность предлагаемых продуктов, но и возможности развития системы, ее интеграции, масштабирования, расширения функциональности и т. д.
Тут стоит вспомнить, что дискуссии о применимости зарубежного термина (и концепции) ЕСМ в нашей стране и о соотношении понятий ЕСМ и СЭД начались еще лет десять назад. При этом было понятно, что в более широком плане обсуждение касалось возможностей применения западных подходов и средств для автоматизации российских организаций (причем в первую очередь - государственных структур). Некоторое время назад профессиональное СЭД-сообщество вроде достигло взаимопонимания: в российской практике ближе всего к понятию ЕСМ находятся именно СЭД. Сегодня порой эти слова используются даже как синонимы. Но самом деле
это, конечно, не так. И во многом различие между нашей СЭД и «их» ECM определяется достаточно просто: СЭД подразумевает автоматизацию
системы управления организацией (чаще всего на уровне аппарата канцелярии при руководстве), а ECM - автоматизацию деятельности предприятия в целом.
При всей неопределенности границ сегмента СЭД, можно довольно уверенно констатировать, что он активно развивается. Критикуя результаты независимых аналитических отчетов (в основном в плане достоверности долей рынка), все эксперты, включая представителей вендоров (со ссылками на собственные показатели), единодушны во мнении: во время кризиса направление систем электронного документооборота пострадало меньше других сегментов российского ИТ-рынка. Во многом это объяснялось большой долей государственных проектов, на реализацию которых кризис оказал не столь большое влияние. Более того, как раз 2009-2010 годы были отмечены повышенным вниманием руководства страны к вопросам автоматизации деятельности государственного аппарата, что должно стать дополнительным стимулом к развитию именно сферы управления документами. В этой ситуации еще в начале осени 2009 г. появились оптимистичные прогнозы о том, что уже к концу 2010 г. рынок достигнет докризисных показателей.
В то же время существует устойчивое представление о том, что российский рынок СЭД еще очень далек от насыщения. Точнее, реальный спрос и потребности клиентов, да и круг заказчиков даже опережают возможности поставщиков. Важным, хотя и косвенным подтверждением этому является отсутствие даже намеков на консолидацию в стане поставщиков (слияния, поглощения, уход с рынка). Более того, постоянно появляются все новые российские разработчики, заметно повышается активность западных вендоров (Oracle, Adobe). В этом плане очень показательным стали усилие корпорации Microsoft по продвижению в России платформы SharePoint и выход (точнее, возвращение) в конце прошлого года на этот рынок фирмы «1С» со своим новым СЭД-продуктом. Оба продукта используют web-технологии.
Как известно, для реализации прикладных ИТ-проектов используются два основных подхода - заказные разработки или тиражные решения. Как правило, одним из важных показателей уровня зрелости является соотношение этих вариантов: по мере «взросления» рынка неизменно повышается качество готовых продуктов. Так вот сегодня применение заказных разработок в сфере ERP (Enterprise Resource Planning System -система планирования ресурсов предприятия), тем более бухгалтерского учета, - это исключительные случаи, а вот в области управления
документооборотом - достаточно часто встречающаяся ситуация (по некоторым оценкам, не менее 30%).
Другой, но связанный с этим аспект. В работе с подавляющим большинством бизнес-решений давно действует четкая система разделения труда: вендор - интегратор - заказчик. Но в случае СЭД, как говорят аналитики, основная часть внедрений выполняется напрямую разработчиком программ.
К сожалению, достоверных статистических сведений относительно структуры СЭД-рынка как в отношении предложения, так и спроса просто нет.
Однако существующие данные о конкуренции показывают, кто является одним из крупнейших игроков на рынке СЭД (рис. 1).
Рис.1. Доли рынка СЭД по итогам первого полугодия 2009 г. по количеству
новых проектов внедрения
Особый интерес представляет динамика внедрения СЭД по федеральным округам на территории России (рис. 2.), а также динамика внедрений по отраслям (рис. 3).
Внедрения систем электронного документооборота по Федеральным округам на территории России за 2008 - 2009 года
6% .'’""-■■>,1 полугодие 2009 6%
5% 4% 10% 17%
1 полугодие 2008 11% ■ Дальневосточный ФО ■ Приволжский ФО
| 1 45% 12% АV 12% ■ Сибирский ФО ■ Ссосро Западный ФО ■ Уральский ФО ■ Центральный ФО
17% 13% Южный ФО
Рис.2. Внедрения систем электронного документооборота по федеральным округам
России
Рис.3. Динамика количества внедрений СЭД по отраслям
На современном этапе экономического развития государства мы наблюдаем динамичные процессы формирования глобальных информационно-коммуникационных технологий. Активно применяются web-технологии. В течение всего нескольких лет широкое распространение получили корпоративные системы управления информацией и, в частности, системы электронного документооборота, что свидетельствует о повышенном внимании высшего руководства страны к вопросам автоматизации деятельности государственного аппарата, что должно стать дополнительным стимулом к развитию именно сферы управления документами.
ЛИТЕРАТУРА
1. На выходе из кризиса. Обзор российского рынка СЭД в 2010 году. [Электронный ресурс]. Ц^: http://ecm.ict-online.ru/analytics/a76309 (Дата обращения: 24.03.11)
2. Колесов А. Рынок СЭД: формирование продолжается // Журнал СЯ№ ИТ-Бизнес, № 3, 2010, с. 29-32.
3. Система_автоматизации_документооборота [Электронный ресурс]. ИКЬ: http://ru.wikipedia.org/wiki/ а (Дата обращения: 24.03.11)
4. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006.
5. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Документооборот и делопроизводство». 2004. № 5. С. 10-19.
6. Симонов Ю.Ф., Бормотов В.В. Информационный менеджмент. Ростов н/Д: Феникс, 2006.
