CC BY
40
4. Битнер В.И., Михайлова Ц.Ц. Сети нового поколения - NGN. Учебное пособие для вузов. - М.: Горячая линия - Телеком, 2011. - 226 с.
5. Бакланов И.Г. NGN: принципы построения и организации / под ред. Ю.Н. Чернышова. - М.: Эко-Трендз, 2008. - 399 с.
УДК 65.015 ВАК 08.00.05
«СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ РЕКРУТМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ
СИСТЕМ»
Г.А. Курушин, асп. кафедры «Менеджмента»
Тел.: (903) 185-5519, e-mail: [email protected] Евразийский открытый институт www.eoi.ru
Н.О. Токмакова, к.э.н., доцент зав. каф. Менеджмента, ЕАОИ проф. каф. Инновационного и производственного менеджмента Телефон: 8 (495) 276 0560 доб.7461 E-mail: [email protected] Московский государственный университет экономики, статистики и информатики http//www.mesi.ru
Most companies, carrying out search and training of employees, are still using outdated methods. Borrowing of university's experience of e-learning systems using will improve the efficiency and quality of the recruitment process, as well as reduce corporate costs.
Многие компании, осуществляя поиск и обучение сотрудников, по-прежнему используют устаревшие методы. Заимствование опыта высших учебных заведений в применении систем дистанционного обучения позволит повысить эффективность и качество процесса рекрутмента, а также сократить корпоративные издержки.
Ключевые слова: Дистанционное обучение, рекрутмент, развитие, повышение качества, сокращение расходов.
Keywords: E-learning, recruitment, development, quality improvement, cost savings.
Введение
С распространением компьютерных технологий и интернета дистанционное обучение стало широко применяться в России. Пионерами в этой области стали высшие учебные заведения, которые активно создают и внедряют обучающие программы дистанционного типа. Крупные коммерческие организации также начинают применять технологии дистанционного обучения для внутрикорпоративных целей. Тем не менее многие компании не осознают в полной мере того потенциала, которым обладают системы дистанционного обучения. В частности, область применения подобных систем может быть гораздо шире ее традиционного представления. В данной статье описан новый подход к использованию возможностей информационных систем (подобных тем, что существуют во многих современных высших учебных заведениях) для решения задач рекрутмента. Также в статье произведен краткий анализ экономической выгоды, которая может быть получена благодаря этому.
Практическая важность предложенного решения заключается в том, что его реализация способна привести одновременно к сокращению издержек, а также к развитию кадрового капитала компании и, как следствие, к повышению качества результатов работы персонала.
1. Текучесть персонала и система рекрутмента
Процесс развития компаний сопровождается расширением штата сотрудников. Помимо этого любая компания неминуемо сталкивается с текучестью кадров - процессом, представляющим собой замещение уволившихся сотрудников новым персоналом. [1] Далее (рис. 1) представлена схема зависимости динамики текучести персонала от таких условий, как: размер компании, стадия жизненного цикла и пр.
Текучесть
Высокая
Средняя
Низкая
Размер
компании
Крупная
Средняя
Мелкая
Стабильность
компании
Нестабильна
я
Умеренная
Стабильная
Уровень
персонала
Специалисты и сервис
Менеджмент сред.звена
Топ-
менеджмент
Сектор
Розница,
обслуживание,
сервис,
фриланс,
развлечения
Производство, финансы, опт, проф. услуги, образование, строительство
Стадия
жизненного
цикла
Бюрократиза ция, смерть
Рост,
бюрократизац
Рождение
ия
Рис. 1. Факторы, влияющие на текучесть персонала
Уменьшением текучести персонала, а также восполнением дефицита рабочей силы занимается система рекрутмента компаний. Рекрутмент (от англ. recruitment) - процесс поиска новых сотрудников и содействие в адаптации персонала. [2] В крупных современных компаниях подбором персонала занимаются профессиональные рекрутеры, отвечающие не только за поиск новых сотрудников, то также за их адаптацию. Во многом именно благодаря этим факторам (качеству поиска и процессу адаптации) возможно снизить уровень текучести персонала.
Почему необходимо снижать уровень текучести персонала? Текучесть персонала представляет для любой компании серьезную угрозу. В первую очередь, текучесть приводит к увеличению издержек компании, связанных с оплатой работы рекрутеров и с затратами на обучение новых сотрудников. Во-вторых, уход сотрудников представляет угрозу для информационной безопасности компании, даже обслуживающий персонал может обладать информацией о внутренних процессах, представляющей интерес для конкурентов. В-третьих, в период адаптации новых сотрудников неминуемым является падение эффективности работы и увеличение процента брака и ошибок.
Из вышесказанного можно сделать вывод о том, что текучесть персонала оказывает существенное влияние на благосостояние компании. Далее в статье описано, как применение системы дистанционного обучения способно улучшить систему рекрутмента и сократить издержки компании.
2. Интеграция дистанционного обучения в систему рекрутмента
2.1. Целесообразность применения
Применение системы дистанционного обучения способно значительно улучшить процесс поиска персонала и упростить его адаптацию. Дистанционное обучение (от англ. distance learning, e-learning) - это система, состоящая из текстовых и видео материалов, а также специализированных компьютерных программ, которые предназначены для осуществления удаленного обучения. [3]
Не смотря на высокий уровень развития информационных технологий и широкое распространение интернета (в настоящее время уже порядка 20 тыс. почтовых отделений России оснащены каналами интернет-связи [4]), процесс рекрутмента во многих компаниях по-прежнему осуществляется традиционными методами. Далее (рис. 2) схематично представлено типичные составляющие процесса поиска и найма новых сотрудников.
Этапы
Пассивный (объявления) или активный поиск Первое собеседование Второе собеседование Тестовое задание Заключительное собеседование
Участники
Нет или рекрутер Рекрутер Рекрутер и руководитель Рекрутер и руководитель Рекрутер, руководитель, рук. отд. перс.
Рис. 2. Распространенная схема процесса рекрутмента
Из иллюстрации, представленной выше, видно, что процесс рекрутмента имеет существенный недостаток - необходимость рекрутера принимать непосредственное участие в каждом из этапов. Таким образом, специалист по найму тратит на каждого из потенциальных кандидатов время на встречи (от трех до пяти), оказание информационной поддержки (предоставление данных, инструкций, пр.) а также проведение тестовых мероприятий и проверку присланных кандидатами заданий.
Первичный отбор кандидатов и такая сложная, многоэтапная система из собеседований и тестов должны обеспечивать высокую эффективность процесса рекрутмента. Однако на практике компании сталкиваются с тем, что большая доля кандидатов отсеивается на каждом из этапов. Важно понимать, если кандидат, к примеру, не прошел тестовое задание, он уже встречался (возможно, несколько раз) с рекрутером, а иногда и с руководителем. Следовательно, компания, не приобретя ничего взамен, понесла убыток в виде оплаты работы рекрутера, оплаты помещения (аренда, коммунальные платежи, пр.) и времени потраченного руководителем.
Процесс рекрутмента напоминает попытку найти в большом ящике нужную деталь - компания знает, какими характеристиками должен обладать кандидат, но часто оказывается не способна «на глаз» определить, соответствует ли человек этим требованиям. Сами же кандидаты, особенно если речь идет о перспективной вакансии, могут изначально не соответствовать требованиям, но при этом скрывать это и пытаться «подтасовать карты», представляя прошлый опыт работы в выгодном свете или заручившись фиктивными рекомендациями. С другой стороны, кандидаты, рассматривая ту или иную вакансию, также соотносят предлагаемые условия с собственными требованиями. Следовательно, процесс рекрутмента есть не что иное, как обмен информацией между компанией и сотрудником. Проводником в этой системе обмена является рекрутер, который благодаря собственным навыкам, опыту и знаниям, а также применению различных инструментов (интервью, интернет, тесты, ролевые игры и пр.) должен максимизировать качество коммуникативного процесса и защитить компанию от неподходящих кандидатов.
Ответ на вопрос «как сделать процесс рекрутмента более эффективным» очевиден - необходима автоматизация. За последние десять-двадцать лет процесс рекрутмента уже претерпел серьезные изменения: благодаря интернету первичный обмен информацией между компанией и кандидатом смог выйти на новый уровень. Сервисы трудоустройства в интернете сделали возможным ускорить первичный поиск кандидатов за счет применения поисковых фильтров, возможности размещения подробной информации, примеров и пр. Традиционные сервисы трудоустройства, например, объявления в газетах, значительно уступают сервисам в интернете, так как позволяют ознакомиться лишь с краткой информацией, а выбор кандидатов возможен только после прочтения текста всех объявлений. Таким образом, интернет позволил в значительной степени упростить первичный отбор вакансий и кандидатов, однако изменения практически не затронули остальные этапы процесса рекрутмента. Если принять во внимание нынешний уровень развития информационных технологий, это можно расценить как упущенную выгоду. Возможно, дело заключается в том, что решение проблемы лежит в области, которая напрямую не связана с процессом рекрутмента. Этой областью является обучение.
2.2. Заимствование опыта высших учебных заведений
Именно высшие учебные заведения, а также различные курсы сегодня активно автоматизируют образовательный процесс благодаря внедрению систем дистанционного обучения. Такие системы позволяют не только осуществлять процесс обучения за счет удаленного присутствия и доступа к архивам материалов, но также предоставляют ряд вспомогательных функций, таких как: ведение статистики, контроль, тестирования, общение и пр.
Опыт применения учебными заведениями систем дистанционного обучения может быть заимствован и интегрирован компаниями в процесс рекрутмента. Рассмотрим подробно, какие этапы процесса поиска и найма персонала (рис. 2) подвергнутся изменениям и какие возможны улучшения.
Во-первых, качество отбора на предварительном этапе будет улучшено благодаря применению электронного тестирования. В число вопросов должны быть включены те, что позволят оценить профессиональные качества кандидата (специализированные вопросы, на которые способен ответить лишь человек, обладающий необходимым опытом и знаниями), а также его человеческие достоинства (целесообразно применить психологические методики). Применение подобных тестов способно в значительной степени повысить качество предварительного отбора (особенно пассивного), отсеять некомпетентных кандидатов. В настоящее время группа компаний HeadHunter уже применяет подобные тесты, встроив их в свой портал интернет-рекрутмента. Подобные модули могут быть разработаны и установлены на сайт любой компании, заинтересованной в повышении качества рекрутмента.
Во-вторых, применение систем дистанционного обучения позволит в значительной степени расширить территориальные границы поиска. Так как личное собеседование по-прежнему остается важнейшим фактором выбора и во многом позволяет принять итоговое решение, особенно когда важными являются такие качества, как умение грамотно и точно выражать свои мысли, открытость, коммуникабельность. Подобные качества практически невозможно оценить с помощью тестов. Современные учебные заведения с помощью компьютерных технологий и интернета успешно применяют удаленный контакт между двумя собеседниками (например, индивидуальное обучение иностранному языку с носителем по Skype), между группой и ведущим (например, вебинары), и даже между несколькими группами (например, межрегиональные и международные конференции). Адаптируя этот опыт, компании получают возможность нанимать сотрудников, не ограничивая себя, локальным рынком труда. Благодаря проведению собеседований с применением программ обмена видео-сообщениями, такими как Google Talk, Skype, Windows Live Messenger и пр. компании способны нанимать сотрудников, проживающих в любой точке земного шара. Это дает невероятные возможности для развития кадрового капитала компании благодаря тому, что теперь компании способны отыскивать и проводить собеседования с кандидатами, обладающими специфическими навыками и знаниями, которые они получили в определенном высшем учебном заведении, компании, городе или стране. Преимущества данного метода рекрутмента проиллюстрированы далее (рис. 3).
Современный подход
Традиционный подход
І І І I
Рекрутер
Личный Печатные издания
И 0
Ml ullllI
Канал связи
Охват
кандидатов
Масштаб
Группа Локальный рынок Глобальный рынок
Рис. 3. Сравнение территориальных границ традиционного и современного методов рекрутмента
В-третьих, компания получает базу, содержащую информацию о кандидатах и обладающую рядом преимуществ в сравнении с той, что обычно формируется сотрудниками одела кадров. Благодаря тому, что база данных и система дистанционного обучения в данной модели представляют собой единую информационную среду, это даст сотрудникам отдела персонала возможность осуществлять автоматизированные обращения с целью получения необходимой информации об отдельном кандидате или консолидированные отчеты о нескольких претендентах. Подобная система позволит быстро и эффективно производить статистический анализ, а также выводить полученные результаты в виде наглядных моделей: графиков, диаграмм и сравнительных таблиц. Таким образом, рекрутер получит мощный инструмент обработки информации, поступающей от кандидатов. К тому же данные будут накапливаться, что позволит сформировать «кадровый резерв» - список потенциально интересных кандидатур для вновь открываемых вакансий.
Наконец, компания получит систему дистанционного обучения. Обучение персонала является неотъемлемым фактором развития кадрового капитала любой компании, этот процесс охватывает всех сотрудников, начиная с руководителей и заканчивая обслуживающим персоналом. Каждый сотрудник может проходить несколько этапов обучения, первый из которых начитается, как правило, еще во время найма или сразу после него - в период адаптации. Наличие собственной системы дистанционного обучения позволит сократить расходы (подробно речь об этом пойдет далее, в пункте 2.3) и автоматизировать процесс развития персонала. В результате, компания получит более квалифицированных сотрудников, что положительно отразится на качестве выполняемой работы.
2.3. Примерная структура интегрированной системы рекрутмента
В зависимости от особенностей компании, таких как организационная структура, территориальное разделение и размещение, специфика деятельности, интегрированная система рекрутмента может иметь различную структуру. Тем не менее, возможно выделить общие черты, которые будут объединять подобные системы. Далее представлена общая схема построения интегрированной системы рекрутмента.
Компания
33
Л
> І 11 І 11 І 11 І 11 І I
І Г~1ГТ~1ЩЦІ І ІГТП
ІНШ
1. Запрос на разработку курсов
2. Предоставление необходимой информации о компании и направлениях, в рамках которых будет проводиться обучение
1. Запрос на разработку системы дистанционного обучения
2. Техническое задание
1. Разработка курса дистанционного обучения
^2. Проведение вебинаров и курсов ^повышения квалификации 3. Индивидуальные обучающие курсы для «топ» сотрудников
1. Вакансии
2. Информация о компании
1. Разработка системы дистанционного обучения
2. Интеграция системы
3. Обучение 1Т сотрудников компании заказчика
4. Техническая поддержка
ІТ компания
1. Отклик ►2. Информация о кандидате
ІМтМІ
Кандидаты
ИИ ^
Рис. 4. Интегрированная система рекрутмента
Таким образом, в основе структуры интегрированной системы рекрутмента лежит объединение трех ключевых элементов: компании-заказчика, разработчика системы дистанционного обучения (1Т-компания) и высшего учебного заведения, обеспечивающего разработку дистанционных курсов в соответствии с требованиями компании. В случае успеха подобного сотрудничества возможно будет рассматривать ВУЗ в качестве источника кандидатов на новые вакансии за счет привлечения студентов старших курсов и выпускников. В случае с крупными компаниями возможна даже разработка специализированных программ обучения, позволяющих сделать сотрудничество компании и высшего учебного заведения максимально эффективным и взаимовыгодным.
2.4. Экономическая эффективность
Внедрение системы дистанционного обучения и ее доработка в соответствии с потребностями существующей в компании системы рекрутмента - это процесс, сопряженный с серьезными затратами.
Для небольшой компании разработка собственной системы дистанционного обучения может быть нецелесообразна, так как даже при высокой текучести количество вакансий и кандидатов будет незначительно. Разработка собственной системы обучения для подобной компании превратится в безвозвратные инвестиции, а необходимость оплачивать труд специалистов 1Т-поддержки может стать серьезным обременением. Поэтому молодым компаниям выгоднее будет использовать услуги современных рекрутмент сервисов.
В случае с крупными компаниями ситуация будет противоположной. Значительный штат сотрудников, расширение и открытие новых подразделений, внутрикорпоративные перестановки - все это приводит к тому, что затраты на использование услуг внешних рекрутеров становятся слишком высокими. К тому же появляется широкая прослойка обслуживающего персонала, для найма и обучения которого не требуются рекрутеры и тренеры высокого класса.
Стоимость разработки или приобретения системы дистанционного обучения находится в пределах 150-300 тыс. рублей, эта цена, как правило, включает обучение нескольких 1Т-сотрудников компании. Так как в большинстве крупных компаний есть собственные подразделения 1Т-поддержки, внедрение системы дистанционного обучения само по себе не приведет к расширению штата сотрудников.
На первый взгляд, стоимость системы дистанционного обучения достаточно велика, однако ее внедрение позволит компании сократить расходы на подбор персонала и, возможно, полностью отказаться от услуг тренеров. Средняя зарплата рекрутера составляет 25 тыс. рублей, однако опытный менеджер по подбору и развитию персонала может получать 80-100 тыс. рублей в месяц. [5] Услуги рекрутинговых агентств обходятся в 50 % от размера месячной заработной платы сотрудника, в поиске которого заинтересована компания. В день специалист по подбору персонала способен провести максимум 8 собеседований или около 4 групповых собеседований. Для «топ» вакансий (руководящие должности, специалисты высокого класса) временные затраты на каждого кандидата увеличиваются, так как собеседование может сопровождаться объемным тестированием. Если исходить из пессимистичного прогноза и предположить, что система дистанционного обучения позволит сэкономить лишь 15 % времени рекрутера, даже при этом условии окупаемость затрат на внедрение (при работе только одного рекрутера) наступит уже через два года. В действительности может быть достигнута большая экономия времени, а для некоторых категорий сотрудников (например, специалисты по продаже, отдельные направления сервиса) участие рекрутеров может быть вообще сведено к минимуму.
Также необходимо учесть затраты на обучение новых сотрудников. К примеру, на вакансию специалиста по кредитованию в крупном банке набирается группа из десяти и более кандидатов. До того как проводится итоговое тестирование, каждый из кандидатов проходит курс базового обучения, который длится около недели. В итоге на работу принимают лишь одного-двух человек. Без учета стоимости аренды помещений, затраты на оплату работы менеджера по обучению и развитию составляют в среднем 30-50 тыс. рублей в месяц. [5]
Таким образом, внедрив систему дистанционного обучения компания может отказаться от постоянных затрат на оплату тренеров, вместо этого обращаясь лишь периодически (для разработки новых курсов) к более компетентным специалистам подготовительных центров при высших учебных заведениях, которые обладают не только знаниями, но и опытом разработки курсов для систем дистанционного обучения. Примерами подобных центров в России являют-
ся: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ) и Евразийский открытый институт (ЕАОИ), которые обладают многолетним опытом успешного применения систем дистанционного обучения, а также предоставляют широкий спектр корпоративных образовательных курсов.
Заключение: нововведения и результаты
В данной статье проанализированы возможности решения проблем, с которыми сталкиваются компании в процессе подбора и адаптации сотрудников, за счет использования новой системы рекрутмента, совмещающей в себе достоинства традиционной модели и системы дистанционного обучения.
Принципиальные отличия новой системы заключаются в том, что использование системы дистанционного обучения позволит автоматизировать процесс поиска и отбора кандидатов, что способно существенно повысить эффективность работы менеджеров по подбору персонала.
Во-вторых, новая модель позволит объединить два процесса - поиск и адаптацию благодаря созданию единой информационной среды. Потенциальные сотрудники начнут работать в ней еще в период рассмотрения их кандидатуры, когда они будут проходить тестовые задания и виртуальные собеседования. Благодаря этому кандидаты, отобранные для прохождения испытательного срока, смогут быстрее адаптироваться в компании - они уже будут знать, где найти необходимую информацию и смогут оперативно получать консультации наставников или руководителей. Вместе с внедрением подобной системы пропадет необходимость содержать в штате тренеров и менеджеров по развитию.
В результате описанных нововведений компании удастся не только сократить расходы, но и развить свой кадровый капитал благодаря следующим факторам: автоматизация процесса и удаленный характер работы позволит расширить охват (территориальный и количественный) рассматриваемых кандидатур; менеджеры по персоналу, освободившись от технических задач (проверка тестов, оцифровка и анализ анкет) смогут более внимательно подходить к изучению кандидатур, что сделает выбор более объективным и обоснованным; новые и старые сотрудники смогут обмениваться опытом, что не только позволит новичкам быстрее освоить новую информацию, но также ускорит принятие их коллективом.
Литература
1. Википедия. Свободная универсальная интернет-энциклопедия. URL: http://www.wikipedia.org (дата обращения: 10.02.12).
2. Oxford Dictionaries. Официальный электронный словарь Оксфордского университета. URL: http://oxforddictionaries.com (дата обращения: 11.02.12).
3. Collins English Dictionary. Официальный электронный словарь компании HarperCollins. URL: http://www.collinsdictionary.com (дата обращения: 11.02.12).
4. Почта России. Официальная лента новостей ФГУП «Почта России». 17.10.2011. URL: http://www.russianpost.ru (дата обращения: 16.02.12).
5. HeadHunter. Крупнейший в РФ онлайн рекрутмент-портал. URL: http://hh.ru (дата обращения: 12.02.12).
