CC BY
103
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИИ
А.К. Рубас, магистрант А.М. Тлеппаев, доктор PhD, профессор Казахстанско-Немецкий университет (Казахстан, г. Алматы)
DOI:10.24412/2411-0450-2022-5-3-28-33
Аннотация. В условиях современной конкурентной среды важным условием для того, чтобы компании могли оставаться конкурентоспособными, является достижение эффективной координации в работе всех элементов и звеньев организации. Коммуникация является основой функционирования каждой компании, являясь ключевым элементом всех предпринимаемых действий. Это связано с тем, что любое взаимодействие между сотрудниками всегда требует общения. Целью настоящего исследования является рассмотрение проблематики целей внутренних организационных коммуникаций, а также влияния их на отношения между сотрудниками, их мотивацию, удовлетворенность работой, целеустремленность и эффективность. Для придания практической значимости рассматриваемого вопроса, проводится анализ коммуникационной системы АО «Eurasian Foods Corporation», в частности, применяемые в компании инструменты и методы внутренних коммуникаций. На основе проводимого анализа были предложены новые инструменты внутренних коммуникаций и изменения в организационной структуре компании.
Ключевые слова: коммуникационный менеджмент, бизнес-стратегия, управление, организационные коммуникации, повышение эффективности управления, специалисты по коммуникациям, коммуникационная стратегия.
Введение. В большинстве современных научно-практических публикациях, касающихся анализа внутренней коммуникации, исследователи акцентируют внимание на конкретных областях ее использования. Поэтому коммуникация, как правило, рассматривается как инструмент и анализируется с точки зрения его применения во внутреннем маркетинге, кадровом маркетинге, внутренних связях с общественностью и управлении организационными коммуникациями. Однако все большее число авторов воспринимают внутреннюю коммуникацию как важный, сложный и независимый процесс, который включает в себя множество сфер влияния и решает целый ряд задач.
Одной из основных характеристик коммуникации является ее целенаправленность. В силу этого, организационная коммуникация должна иметь четко определенный набор целей, которые реализуются посредством коммуникационных
процессов, осуществляемых внутри организации.
Цели коммуникационного менеджмента. Для организации эффективной деятельности компании крайне важно уделять внимание формированию целей внутренней коммуникации. Они могут быть определены с разных точек зрения:
- бизнес-стратегии - поддержка реализации корпоративной стратегии или формирование приверженности;
- процессов - информирование, обучение сотрудников;
- деятельности - интеграция, создание открытого информационного потока [1].
В научно-исследовательской литературе, касающейся организационной коммуникации, выделяют различные подходы к систематизации ее целей. Они различаются по степени детализации, избирательности или полноты в отношении целей и функций внутренней коммуникации, а также по отправной точке для классификации. Тем не менее, цели организацион-
ной коммуникации, упомянутые в каждой из предложенных классификаций, попадают в одну из двух групп [2]: цели, связанные с информированием, и цели, связанные с коммуникацией.
Такое разделение обуславливает тот факт, что внутренняя коммуникация является инструментом управления, позволяющим реализовать организационные стратегии. Таким образом, основная цель коммуникационного менеджмента - это донести до персонала любую информацию, необходимую как для бесперебойного функционирования организации, так и для надлежащего выполнения сотрудниками своих обязанностей. Поток информации помогает сотрудникам в выполнении поставленных перед ними задач, а также способствует взаимодействию между ними.
С другой стороны, при анализе коммуникации в компании в контексте коммуникативных целей предполагается, что это приведет к развитию у сотрудников чувства идентичности с организацией и их работой, а также к пониманию занимаемого ими положения в компании и связанных с ним обязанностей. Таким образом, конкретные цели в этой области заключаются в следующем:
- развитие так называемого духа организации;
- мотивация работников;
- развитие организационной культуры и ценностей;
- содействие сотрудничеству;
- создание положительного имиджа компании среди сотрудников;
- повышение уровня интеграции сотрудников.
Следует принять во внимание, что внутренняя коммуникация должна вестись таким образом, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя ценным как сотрудник, так и как личность.
В первом случае разделения целей организационных коммуникаций, коммуникационная деятельность предназначена для предоставления информации, необходимой для повседневного функционирования компании, и распространения политики компании. Другая группа включает це-
ли, которые связаны с развитием чувства принадлежности к организации и позволяют сотрудникам выражать себя посредством общения. Следует отметить, что, иерархия этих целей за последние годы изменилась. Аспекты, связанные с информационным аспектом, по-прежнему остаются основной осью коммуникационной деятельности на предприятиях, но коммуникационный аспект становится все более важным [3].
Наравне с таким разделением имеет место разделение целей внутренней коммуникации на три группы: цели, связанные с информированием, мотивацией и объединением с организацией.
Первая группа целей касается передачи оперативной информации, рекомендаций, запросов и инструкций. Мотивационные цели, в свою очередь, реализуются в рамках управления человеческими ресурсами. Их основной задачей является создание позитивной рабочей среды, способствующей повышению вовлеченности сотрудников в выполнение своих обязанностей. Наконец, внутренняя коммуникация также выполняет задачи, связанные с укреплением привязанности людей к компании, в которой они работают, а также объединением их вокруг ее корпоративной миссии и ценностей. Таким образом, достижение информационных целей позволяет сотрудникам понять организационную стратегию, в то время как выполнение других задач повышает их готовность участвовать в ее реализации.
Практикующие специалисты по коммуникациям и стратеги выделяют четыре основные цели коммуникации [4]:
- разъяснение миссии и целей компании,
- формирование организационной идентичности и культуры,
- удовлетворение информационных потребностей сотрудников,
- развитие чувствительности сотрудников к целям компании.
Эти цели должны реализовываться в том порядке, в котором они перечислены, чтобы, с одной стороны, создать соответствующую атмосферу вокруг коммуникаций, а с другой стороны, развить хорошие
отношения с сотрудниками и их чувство принадлежности к организации. Это особенно важно в неспокойных условиях, в которых работают современные организации, и в результате возникает необходимость постоянных изменений.
При более детальном подходе к целям внутренней коммуникации отправной точ-
кой для анализа систематизации целей является направление потока информации внутри организации. Следовательно, можно различать цели, преследуемые нисходящей, восходящей и горизонтальной коммуникацией. Сводная информация об этих целях представлена в таблице ниже.
Таблица. Цели внутренней коммуникации в соответствии с направлением информаци-
Вид коммуникации Цели
Нисходящая коммуникация (сверху вниз) Информирование об организационной практике и процедурах
Передача подробных инструкций по выполнению задач
Выражение ожиданий по отношению к членам организации
Информирование сотрудников об их работе
Оценивание
Обеспечение мотивации
Консультирование, инструктаж
Поощрение сотрудников к выражению своих взглядов, мнений
Восходящая коммуникация (снизу вверх) Информирование о вопросах, связанных с работой
Информирование о технических, организационных и других недостатках
Предоставление обратной связи по информации, полученной в рамках нисходящей коммуникации
Выражение ожиданий и запросов сотрудников
Передача идей и предложений
Предоставление информации об отношениях между сотрудниками
Координация деятельности
Предоставление сотрудникам возможности расширять свои информационные ресурсы и обмениваться информацией
Распространение информации, на которую существует спрос
Горизонтальная коммуникация Удовлетворение потребности в принадлежности, понимании событий
Решение проблем, связанных с сотрудничеством между организационными подразделениями
Разрешение конфликтов между сотрудниками
Налаживание и укрепление связей между сотрудниками
Касательно потока информации от начальства к подчиненным, основной целью внутренней коммуникации является информирование о задачах, правилах поведения, процедурах и требованиях сотрудников. Кроме того, это служит для мотивации, оценки и поощрения сотрудников делиться своим мнением.
С другой стороны, коммуникация «снизу вверх» предоставляет начальству информацию о проблемах, с которыми сталкивается персонал при выполнении своих обязанностей, а также об ожиданиях и потребностях сотрудников. Кроме того, это позволяет передавать идеи и предложения руководству.
Основной целью горизонтальной коммуникации, в свою очередь, является ко-
ординация действий, выполняемых сотрудниками, а также получение, обновление и распространение информации. Горизонтальная коммуникация приводит к удовлетворению потребностей сотрудников в аффилиации, помогает решать проблемы и разрешать конфликты, возникающие в контексте сотрудничества между различными подразделениями организации, а также выстраивать и укреплять связи между людьми на рабочем месте. Все конкретные цели, преследуемые в рамках основных каналов коммуникации, могут быть классифицированы в одну из двух групп, как и в предыдущих систематизациях, связанных либо с информацией, либо с коммуникацией [6].
Вышеизложенное совершенно очевидно показывает, что диапазон целей в организационной коммуникации многомерен и сложен и выходит далеко за рамки информационного аспекта, то есть предоставления сотрудникам информации, необходимой для надлежащего выполнения их обязанностей. Коммуникационные процессы на предприятиях формируют и изменяют поведение сотрудников таким образом, чтобы обеспечить лучшее сотрудничество. Хорошая коммуникация способствует пониманию действий, предпринимаемых руководством, повышает лояльность и чувство идентификации с компанией. Это также может положительно или отрицательно повлиять на мотивацию, а также создать или разрушить уникальную корпоративную культуру.
Анализ деятельности предприятия и применения коммуникационных инструментов. В качестве примера того, как управление коммуникациями и система коммуникаций в целом влияют на управление предприятием, было взято акционерное общество «Eurasian Foods Corporation» (далее АО «EFC»). АО «EFC» является лидером в Казахстане и странах Центральной Азии по производству и реализации масложировой продукции. Предприятие имеет в собственности одни из самых популярных брендов на рынке Казахстана: «3 желания», «Шедевр», «Златые горы» и «Золотой стандарт». Линейка продуктов представлена свыше 230 видов продукции.
Для проведения анализа состояния коммуникационного менеджмента, первоочередно было проведено исследование организационной структуры предприятия и систему внутренних бизнес-процессов. Организационная структура АО «EFC» состоит из 18 отделов, которые представлены 153 административными сотрудниками. Помимо типовых видов коммуникаций, для АО «ЕФК» характерны диагональные коммуникации, которые обеспечивает взаимосвязь сотрудников и руководителей разных подразделений. Компания успешно реализовала и использовала собственную разработанную сеть Интранет, встроенную в рабочее место. Интарнет позволяет реализовать коммуникации и
осуществление эффективной работы сотрудников с помощью следующих прикладных программ:
- Mozilla Thunderbird, представляющая собой корпоративную электронную почту, предназначенную для официальной деловой переписки и обмена электронными документами;
- Origami и Origami GUI, в которых используется тикетная система для просмотра реестра договоров, списка задач и согласования договоров, а также для обращения в IT-поддержку, в учетно-финансовый отдел, налоговый департамент и создание, и рассмотрение полученных служебных записок;
- Miranda EFC, предназначенная для неформального общения между сотрудниками компании.
Недавним нововведением руководства является метод под названием «Круг качества» (QC). В рамках данного метода работники разных подразделений регулярно встречаются для рассмотрения «узких мест» в производстве или производственной документации, а затем сформированные решения направляются руководству в качестве предложений.
Разработка предложений по улучшению коммуникационного менеджмента компании. Рассматривая вопрос об эффективности коммуникационного менеджмента на предприятии был проведен опрос среди сотрудников, который показал следующие результаты.
Несмотря на всю эффективность используемых прикладных программ, работники компании хотели бы располагать единой системой многофункциональных приложений. Поэтому в качестве рекомендации можно предложить использовать Outlook, который позволит одновременно получать электронную почту, просматривать новостную ленту и текущие списки задач и организовывать свою работу. Кроме того, данная система позволяет интегрировать ее с другими программными продуктами, тем самым еще больше повышая производительность работников.
Помимо этого, для того, чтобы предоставлять сотрудникам актуальную информацию, которая необходима для их надле-
жащего функционирования в организации, объединить сотрудников вокруг миссии, ценностей и стратегии организации и создать позитивную атмосферу на рабочем месте, можно разработать и ежегодно публиковать онлайн-журнал компании. Такого рода журнал является отличным инструментом внутренних коммуникаций, который позволит сформировать положительный имидж компании среди сотрудников и мотивировать их работать на благо компании.
К тому же, для поддержания надлежащего уровня коммуникационного менеджмента в компании, можно порекомендовать добавить отдел коммуникаций. Данный отдел может быть сформирован как штатными работниками, так и сотрудником, предоставляющий услуги другой организации в соответствии с положениями аутстаффинга или аутсорсинга. В функциональные обязанности данного специалиста будет входить системный анализ всех бизнес-процессов и их сопутствующих коммуникационных процессов. По результатам проводимого анализа будут разрабатываться и реализовываться преобразования в коммуникационной стратегии компании.
Библиографический список
1. Isomura K. Management Theory by Chester Barnard. Singapore: Springer Nature Singapore Pte Ltd., 2021. - 119 p.
2. Rogala, A., Bialowas S. Communication in Organizational Environments Functions, Determinants and Areas of Influence. London: Palgrave Macmillan UK, 2016. - 277 p.
3. Coppin A. The Human Capital Imperative: Valuing your talent. Palgrave Macmillan, Springer International PU, 2018. — 270 p.
4. Tench R., Vercic D. Communication Excellence: How to Develop, Manage and Lead Exceptional Communications. Cham: Palgrave Macmillan, 2017. — 238 p.
5. Maiorescu-Murphy, Roxana D. Corporate Diversity Communication Strategy: An Insight into American Mncs' Online Communities and Social Media Engagement. Cham, Switzerland: Palgrave Macmillan, 2020. - 210 p.
6. Mayfield M. Fundamental Theories of Business Communication: Laying a Foundation for the Field. S.l.: PALGRAVE MACMILLAN, 2021. - 271 p.
Заключение. В рамках настоящего исследования были рассмотрены основополагающие цели внутренней коммуникации компании. Кроме того, были сформулированы особенности каждого из видов коммуникаций, а также разделение целей организационных коммуникаций с учетом определенного вида. К тому же, изучив имеющиеся в компании инструменты для осуществления внутренней коммуникации и принимая во внимание результаты проведенного анкетирования среди работников, были предложены инструменты и методы, способствующие повышению коммуникативного вовлечения сотрудников, благодаря которому они с большей вероятностью будут мотивированы и преданы своей работе в компании.
Разработанные предложения изменений в организационной структуре, в свою очередь, позволят наглядно показать пути повышения качества и эффективности работы сотрудников АО «Eurasian Foods Corporation». В следствие предложенных улучшений возможен наблюдаемый рост прибыли предприятия и повышения уровня продаж выпускаемой продукции.
IMPROVING THE COMMUNICATION MANAGEMENT SYSTEM
IN THE ORGANIZATION
A.K. Rubas, Graduate Student A.M. Tleppaev, PhD, Professor Kazakh-German University (Kazakhstan, Almaty)
Abstract. In today's competitive environment, an important condition for companies to remain competitive is to achieve effective coordination in the work of all elements and links of the organization. Communication is the basis of the functioning of each company, being a key element of all actions taken. This is due to the fact that any interaction between employees always requires communication. The purpose of this study is to consider the problems of internal organizational communication goals, as well as their impact on employee relationships, motivation, job satisfaction, commitment and efficiency. In order to give practical significance to the issue under consideration, the analysis of the communication system of Eurasian Foods Corporation JSC is carried out, in particular, the tools and methods of internal communications used in the company. Based on the analysis, new internal communication tools and changes in the organizational structure of the company were proposed.
Keywords: communication management, business strategy, management, organizational communications, management efficiency improvement, communication specialists, communication strategy.
