CC BY
9УДК 658:004.9(470.345)
Глухова Т.В., канд. экон. наук, доцент кафедры статистики, эконометрики
и информационных технологий в управлении ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
Батршина Д.К., студентка 4 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
Лямзина Я.А., студентка 4 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИТ-ИНФРАСТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ГКУ «СОЦИАЛЬНАЯ ЗАЩИТА НАСЕЛЕНИЯ БОЛЬШЕБЕРЕЗНИКОВСКОГО РАЙОНА РМ»
Аннотация. В статье проводится анализ ИТ-инфраструктуры предприятия на примере ГКУ «Социальная защита населения по Большеберезниковскому району». В рамках исследования рассматривается роль ИТ-инфраструктуры в деятельности предприятия, выявляются основные проблемы и предлагаются пути решения для их устранения.
Ключевые слова: ИТ-инфраструктура, ИТ-услуги, информационная система, электронный документооборот, Wi-Fi роутер.
Abstract. The article analyzes the IT infrastructure on the example of the State Sate Institution "Social protection for Bolshebereznikovsky area." The study examines the role of IT infrastructure in the enterprise, identify key problems and suggested solutions to address them.
Keywords: IT infrastructure, IT services, information system, electronic documents, Wi-Fi router.
Социальная защита населения - это одно из важнейших направлений социальной политики государства, заключающееся в установлении и поддержании общественно необходимого материального и социального положения всех членов общества.
Принципами, которым следует социальная защита, осуществляя свою деятельность, являются комплексность, гуманность, обеспечение прав и свобод личности, адресность. Система обеспечивает реализацию мер социальной защиты населения, поддержки социально уязвимых слоев населения и включает в себя:
1. Социальное обеспечение.
2. Социальные гарантии.
3. Социальная поддержка.
ГКУ «Социальная защита населения Большеберезниковского района РМ» осуществляет свою деятельность самостоятельно в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. Учреждение строит свои отношения с государственными органами, другими предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности и гражданами во всех сферах на основе договоров, соглашений, контрактов.
ГКУ «Социальная защита населения Большеберезниковского района РМ» возглавляет директор, который принимается на должность и освобождается от должности приказом министра социального развития Республики Мордовия. Директор несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Учреждение задач и подчиняется непосредственно министру социального развития республики. [1]
Структура Учреждения включает отделы и подразделения, предназначенные для реализации функций Учреждения. Клиентская служба социальной защиты ведет ежедневный прием, дает подробные консультации, в том числе по сбору пакета необходимых документов. Служба назначения МСП рассматривает заявления, принимает решения по поводу назначения мер социальной поддержки, формирует личное дело на получателя МСП. Служба выплат МСП формирует заявку на выдачу социальных выплат и передает в Министерство социальной защиты населения РМ. Министерство социальной защиты распределяет денежные средства на основании заявки и перечисляет на основании расходного поручения в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь перечисляет денежные средства в выплатные организации. Аналитический отдел решает проблемы связанные с
информационными технологиями предприятия, способствует улучшению качества работы ГКУ.
Одним из основных видов деятельности ГКУ «Социальная защита населения по Большеберезниковскому району РМ» является предоставление МСП отдельным категориям граждан, осуществление назначения социальных выплат, оказание консультаций по правовым вопросам, относящихся к компетенции Учреждения. Если рассмотреть процесс предоставления мер социальной поддержки методом функционального анализа и моделирования IDEF0, то наглядно изучаемую систему можно представить в виде набора взаимосвязанных функций, которые в терминах IDEF0 называются функциональными блоками.
Должностные инструкции
Рисунок 1. Контекстная диаграмма предоставления мер социальной поддержки.
Исходя из этой диаграммы видно, что входом является заявка на получение социальных пособий, устав учреждения, должностные инструкции и Федеральные законы - управлением, специалист, главный специалист и бухгалтер - механизм, а социальная выплата либо отказ в получении социальной выплаты это выход.
Предоставление МСП состоит из четырёх этапов:
1. Регистрация заявки на получение социальных выплат;
2. Проверка достоверности данных;
3. Назначение социальной выплаты;
4. Выдача социальных выплат.
Клиент обращается в клиентскую службу с соответствующими документами на предоставление МСП. Клиентская служба регистрирует обращение, проверяет достоверность всех необходимых документов (совпадала дата, ФИО), формирует заявление и передает в службу назначения. Служба назначения вводит предоставленные документы в базу ЭСРН и делает назначения МСП. На основании назначенных МСП служба выплаты формирует заявку на предоставление социальной выплаты. На основание этой заявки бухгалтером производится выдача социальных выплат. Если недостаточно документов или недостоверны, то клиент получает отказ в предоставление социальной выплаты.
ИТ-инфраструктура в ГКУ представляет собой комплекс взаимосвязанных информационных систем и сервисов, которые обеспечивают функционирование и развитие средств информационного взаимодействия учреждения. [3]
Автоматизация Учреждения находится на достаточно высоком уровне. Административное здание учреждения оснащено компьютерами, объединёнными в локальную сеть. Некоторые сотрудники учреждения имеют подключение к глобальной компьютерной сети Интернет и используют для работы электронную почту.
Неотъемлемую роль в работе сотрудников играют используемые ими информационные системы, которые облегчают их деятельность, ускоряют их работоспособность.
Ядром ИС социальной защиты населения Большеберезниковского района является Центральная база данных Министерства социальной защиты, содержащая информацию о гражданах и правовую информацию, необходимую для назначения и предоставления социальной помощи, а также для проведения аналитической работы. В структуру заложена возможность работы как с одним человеком, так и с его семьей.
ИС поставляется с набором интерфейсов для создания автоматизированных рабочих мест специалистов социальной защиты в соответствии с
функциональными и должностными обязанностями. Все они взаимосвязаны между собой и обеспечивают работу в сетевом режиме с общим "банком данных".
ГКУ «Социальная защита населения по Большеберезниковскому району РМ» использует следующие информационные системы:
1) АИС «Электронный социальный регистр населения Республики Мордовия» (ЭСРН);
2) ИПО «Гарант - Профессионал»;
3) «СБиС++ Электронная отчетность» (Система Бухгалтерского и Складского отчета);
4) АИС «1С: Предприятие»;
5) ПК «Бюджет-WEB».
ГКУ пользуется услугами сторонних организаций. По сопровождению АИС «1С: Предприятие» заключен договор с ГБУ «ГосИнформ». Поддержку ИПО «Гарант - Профессионал» осуществляют специалисты из ООО «Гарант», в поддержке «СБиС++ Электронная отчетность» помогают специалисты из ООО «Компания Тензор». Ежеквартально ГКУ заключает договор c ООО ИТЦ «Базис» на оказание услуг по системно-техническому сопровождению и администрированию и модернизации программно-технического комплекса АИС "Электронный социальный регистр Республики Мордовия", а также услуг по устранению технических неполадок.
ИТ-инфраструктура это не просто фундамент для существования любой современной компании, в настоящее время ИТ-инфраструктура становятся стратегическим активом, который является движущей силой бизнеса.
ИТ-инфраструктура ГКУ включает в себя следующие звенья:
1. рабочие станции и мобильные устройства.
Всего в организации находится 43 рабочих станции, общая стоимость которых составляет 153562,71 руб.
2. сервера.
Сервер HP Proliant ML 150 G3; монитор SAMSUNG; ИБП APC SMART-UPS 1500; Коммутатор Switch TEG-S224; Коммутатор Switch TEG-S224. Через сервер осуществляются внутренние связи в учреждении, то есть подразделения,
министерство социальной защиты, бухгалтерия взаимодействуют между собой. В "Социальной защите" расположен всего один сервер. Его стоимость 475652,88 руб.
Рисунок 2. Схема передачи файлов по сети
3. оргтехника: принтеры, сканеры, копиры, факсовые аппараты, МФУ
Общая стоимость всей оргтехники составляет 326011,2 руб. Через факс происходит внешнее взаимодействие, организации (пенсионный фонд, загс и др.) присылают различные сведения, информацию. Через модем также ГКУ осуществляет внешнее взаимодействие с другими организациями, только уже данные отправляются в электронном виде.
4. СКС (Структурированная кабельная система): сети и коммуникации (10000 руб.), коммуникационные системы (7021 руб.)
5. Сетевое и телефонное оборудование: коммутаторы, маршрутизаторы, телефонные станции. Совокупная стоимость 313661,4 руб.
6. Бытовая техника (83372,77 руб.)
Общая стоимость ИТ-инфраструктуры ГКУ «Социальная защита по Большеберезниковскому району» составляет 1369281,8 руб.
Несмотря на хорошо развитую и находящуюся на достаточно высоком уровне ИТ-инфраструктуру организации, возникают некоторые неудобства в работе. Это связано с тем, что в организации находится всего лишь один модем и не все сотрудники имеют доступ в интернет. В таком случае, если необходимо отправить информацию в Министерство социальной защиты населения или в другие организации, сотрудник должен обратиться к администратору, который имеет доступ в интернет, чтобы отправить данные. Это создает неудобства и затрачивается гораздо больше времени. Мы предлагаем подключить Wi-Fi роутер в
организации (например, ASUS RT-N16, стоимость которого составляет 4000р). Необходимо будет осуществить единоразовую выплату за настройку Wi-Fi роутера, и каждый месяц оплачивать доступ к Интернету в зависимости от провайдера и тарифа, который выберет учреждение. При подключении Wi-Fi роутера в ГКУ интернет-соединение сможет устанавливаться автоматически после включения роутера и может оставаться в активном состоянии так долго, сколько угодно. Не нужно проявлять заботу об обрыве связи и совершать повторные дозвоны. А также не будет необходимости инсталлировать и запускать какое-либо ПО или драйвера, не возникнет проблема совместимости модемов с операционной системой. Это связано с тем, что WiFi поддержка встроена в Windows Vista и Windows XP, Linux и Mac OS. Нужно просто включить компьютер, который автоматически подключится к беспроводной сети. И конечно же, у сотрудников не будет необходимости обращаться к администраторам, чтобы отправить данные по электронной почте. Еще одним важным преимуществом Wi-Fi роутера для ГКУ является безопасность соединения. Все роутеры имеют встроенный файервол (firewall, брандмауэр) для защиты от внешней атаки из интернета.
Несмотря на высокую степень автоматизации деятельности учреждения, было выявлено, что делопроизводство ведется вручную. Входящие документы вручную регистрируются в журнал входящей корреспонденции, исходящие документы регистрируются вручную в журнал исходящей корреспонденции. Ежемесячно сотрудником составляется отчет об объеме документооборота в ГКУ «Социальная защита населения по Большеберезниковскому району РМ» путем подсчета в журналах исходящей и входящей корреспонденции, что занимает много времени.
Мы рекомендуем установить в учреждении систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Данная система разработана компанией ЭОС и представляет собой комплексное решение, которое обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных сфер деятельности и масштабов, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая выдачу поручений, связано с передачей оригинала
документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое перемещение документа или действие над ним фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку (РК) документа либо регистрационный журнал.[4] С момента регистрации РК документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел, следует обратиться к картотеке, найти карточки документов, и на основе внесенной в них информации, сделать выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).
При исполнении документа, в системе электронного документооборота «Дело» возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа. Сначала документ поступает в канцелярию для его регистрации, затем документ из канцелярии передается руководителю для выдачи поручения (резолюции или пункта). После выдачи поручения и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям. В итоге исполненный документ списывается в дело. [5]
Второй информационный поток замкнут на регистрационной карточке документа. В момент регистрации документа в его карточку вносятся такие реквизиты как регистрационный номер, присвоенный документу, краткое содержание документа, информация о корреспондентах поступившего документа и другие данные общего характера (например, комментарий). В РК добавляется текст поручения, информация об авторе резолюции (если это резолюция), фамилии исполнителей документа, назначенный срок исполнения документа, фамилии контролера исполнения (если поручение - контрольное). Таким образом, фиксируется факт выдачи поручения по документу. После этого в РК добавляются фактическая дата исполнения документа и тексты отчетов исполнителей. Списание документа в дело сопровождается добавлением в РК номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа. [2]
Система призвана обеспечить электронный документооборот в организации, повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, что в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации.
Исходя из вышеизложенного, мы считаем, что внедрение предложенных мероприятий позволит увеличить производительность труда сотрудников и скорость информационных потоков в организации. Таким образом, усовершенствованная ИТ-инфраструктура ГКУ положительно повлияет на функционирование бизнес-процессов организации и будет способствовать непрерывности её деятельности.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Глухова Т.В., Лямзина Я.А. Проблемы информационного обеспечения системы управления предприятием (на примере ГКУ «Социальная защита населения по Большеберезниковскому району РМ»). - [Электронный ресурс] -Режим доступа: http ://sisupr.mrsu.ru/2012-2/PDF/Glukhova Lyamzina.pdf
2. Глухова Т.В., Батршина Д.К., Альбекова Р.Р. Проблемы автоматизации управленческой деятельности (на примере ГКУ «Социальная защита населения по Лямбирскому району РМ»).- [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://sisupr.mrsu.ru/2012-2/PDF/Glukhova Batrshina Albekova.pdf
3. Ефремова Л.И., Глухова Т.В. Автоматизированный офис (проектирование баз данных в среде СУБД AS ACCESS). - Саранск, 2009 (2-е изд., перераб. и доп.).
4. Зинина Л.И., Глухова Т.В. Введение в информационный менеджмент . -Саранск, 2009.
5. Ефремова Л.И., Глухова Т.В. Разработка реляционных баз данных. -Саранск, 2006.
