CC BY
322
УДК 34.09
Валявина К.М.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ
Аннотация. В статье раскрывается ряд типичных проблем в организации документооборота. Автором подробно представлено сравнение обычного и электронного документооборота. В заключение сделаны выводы о том, что добиться эффективного документооборота в компании не представляет усилий. Автор утверждает, что внедрение графика документооборота, а также подключение к электронным сервисам позволит оптимизировать время сотрудников, а также решить ряд актуальных проблем.
Ключевые слова: документ, электронный документооборот, проблемы документооборота, график документооборота, организация документооборота.
* * * Valyavina K.M.
IMPROVING THE COMPANY'S DOCUMENT FLOW IN THE MODERN WORLD
Annotation. The article reveals a number of typical problems of document management. The author presents a detailed comparison of traditional and electronic document management. In conclusion, it is concluded that it is not difficult to achieve effective document management in the company. The author claims that the introduction of a document flow schedule and connection to electronic services will optimize the time of employees and solve a number of current problems.
Keywords: document, electronic document flow, problems document flow, workflow schedule, organization of document flow.
*
В любой компании необходимо придерживаться правильной организации документооборота. Это позволяет разработать оперативное управление документа, а также избежать его потери. Документооборот - это процесс движения документов в организации с момента их составления или получения до обработки и дальнейшей передачи в архив [1]. В современное время документообороту необходимо уделять максимум внимания. Это поможет работникам организации вовремя обрабатывать документы, и в результате полученных данных руководство компании сможет оперативно принять управленческие решения.
Четкий эффект документооборота может снизиться за счет каких-либо изменений предприятия, например, внедрение струк-
* *
турных подразделений, рост числа сотрудников, глобальное изменение организационной структуры и т.д.
В организации документооборота имеется ряд типичных проблем, с которыми сталкивается большинство компаний. Одной из актуальных является потеря важных документов (договоров, контрактов и т.д.) с поставщиками или покупателями. В таком случае можно сделать вывод, что на предприятии низкий уровень автоматизации и высокий уровень внутренних перемещений документов. Поэтому очень сложно, а в некоторых случаях даже невозможно отследить, в каком подразделении находится необходимый документ. Данная ситуация может крайне негативно отразиться на сроках согласования и вызвать ряд сопутствующих проблем.
Кроме того, не менее важной проблемой является высокий уровень затрат времени на подписание документации у руководства. Например, в некоторых крупных компаниях директор ежедневно может тратить порядка двух часов на подписание бумаг. Это существенно сокращает время на основную работу и решение важных вопросов. В таких организациях существуют неотлажен-ные бизнес-процессы, и вследствие этого низкий уровень делегирования полномочий на сотрудников.
В случаях несовершенства документооборота в компании необходимо выявить комплекс благоприятных условия для совершенствования автоматизированного документооборота с учетом специфики деятельности предприятия [5]. Выполнив анализ общих проблем, которые встречаются во многих фирмах, выделяют основные направления решений:
1) внедрение организационных перспектив;
2) разработка операционных улучшений;
3) грамотное ведение электронного документооборота.
Организационные перспективы предполагают пересмотреть распределение полномочий в компании, а также четко выделить зоны ответственности. Благодаря проведе-
нию такого рода работ на предприятии устранится дублирование рабочих функций, а также снизится уровень вовлеченности высшего руководства (например, при подписании документов), где это является необходимым.
Чтобы отслеживать срок исполнения документов, зоны ответственности, организации необходимо разработать график документооборота. На данном этапе, введя инструмент в рабочий процесс, в компании повысится уровень взаимодействия структурных подразделений, а также увеличится контроль действий сотрудников.
Операционные улучшения определяют уровень оптимизации бизнес-процессов, которые запущены в документообороте организации. Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо ввести единый шаблон для типичных документов (контракты, титульные листы и т.д.). Разработка регламентной документации позволит сократить трудозатраты работников, а также повысит уровень эффективности документооборота [2].
В современное время электронный документооборот является самым оптимальным решением многих актуальных проблем, связанных с ведением документации. Данная система позволяет отслеживать время на
подписание документов, а также это полностью снизит риск потери любого документа. Внедрение электронной системы реально для любого предприятия. Достаточно иметь любое устройство (компьютер, планшет, телефон) и доступ к программе. Согласование документации проходит во много раз быстрее, чем бумажный документооборот. На рисунке представлено сравнение организации обычного и электронного документооборота.
Проанализировав схему, можно сделать вывод, что введение электронного документооборота в компании существенно усовершенствует ведение документации, а также значительно снизит риск появления типичных проблем.
Услуги электронного документооборота в Российской Федерации осуществляют более 30 компаний. Проанализировав официальные сайты, отзывы пользователей за последний год, были выделены самые популярные в Челябинской области: СБИС, Контур.Диадок, Астрал. Были выделены основные критерии, по которым можно оценить конкурентов. Данные приведены в таблице.
Таким образом, исходя из данных, можно проанализировать, что любое предприятие может подобрать для себя электронную систему с учетом финансовых возможностей. Электронный документооборот способен оптимизировать затраты на хранение, передачу документации в рамках времени.
В любой организации должно существовать общее понимание наиболее важных проблем документооборота, а именно в каких подразделениях и у каких руководителей [3]. Проанализировав данные, выдвигается ряд решений, далее руководители должны выбрать наиболее эффективные и значимые с точки зрения временных и финансовых затрат.
На сегодняшний день самым актуальным внедрением в эффективность документооборота становится искусственный интеллект. Такое новшество позволит изменить роль сотрудника в компании. Работник сможет заниматься более интересной работой, а рутинные дела, связанные с документами, перейдут к искусственному интеллекту.
В итоге предприятию необходимо определить проблему и поставить четкую гипотезу по оптимизации документооборота. Такой способ позволит оценить эффект от каждого направления по совершенствованию [6]. Безусловно, для каждого внедрения необходимы затраты, как временные, так и финансовые. Такую работу можно провести с помощью инструмента SWOT-анализ. Он подходит для проектирования новой стратегии, эффективен для любой коммерческой деятельности, а также прост в реализации [1].
Осуществив данный анализ, фирма сможет ощутить выгоду от внедрения улучшений по документообороту. Для более глобального результата необходимо проводить
Критерии СБИС Контур.Диадок Астрал
Удобство интерфейса Разнообразный, удобный в использовании Однотипный, удобный в использовании Однотипный, всплывают ненужные уведомления
Хранение документов Облачное хранилище СБИС Электронный архив На сервере у оператора
Обмен документами Со всеми сервисами при подключении роуминга С контрагентами, у которых Диадок, либо если настроен Роуминг с другими сервисами Со всеми сервисами при подключении роуминга
Стоимость, руб. От 5000 до160 000 От 900 до 68 400 От 1200 до 25 000
^-улучшения. Учитывая все особенности специфики деятельности, у компании появится комплексный подход для получения оптимального управленческого решения.
Таким образом, можно сделать вывод, что для данных внедрений необходимо учитывать размер и возможности компании, объем
документации за определенный период, организационную структуру, корпоративную культуру и т.д. Поэтому ведение эффективного документооборота в современное время должен быть обязательным процессом в каждой организации, нацеленным на повышение эффективности деятельности.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Арутюнова Д.В. Стратегический менеджмент: Учебное пособие. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2010. 122 c.
2. Деловое производство и документооборот: Учебное пособие / А.А. Белов, А.Н. Белов. М.: Эксмо, 2007. 560 с.
3. Кондюкова Е.С. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие. Екатеринбург. : ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2006. 116 с.
4. Макович Г.В. Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: Академия Естествознания, 2010. 104 c.
5. Саттон М.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. М.: Азбука, 2002. 448 с.
6. Системы электронного документооборота: Учебное пособие / Н.Ф. Алтухова, В.В. Лосева, А.Л. Дзюбенко, А С. Бобкова. М.: КноРус, 2019. 202 с.
REFERENCES
1. Arutyunova D.V. Strategicheskij menedzhment: Uchebnoe posobie.Taganrog: TTI YUFU, 2010. 122 c.
2. Delovoe proizvodstvo i dokumentooborot: Uchebnoe posobie / A.A. Belov, A.N. Belov. M.: Eksmo, 2007. 560 s.
3. Kondyukova E.S. Osnovy dokumentacionnogo obespecheniya upravleniya: uchebnoe posobie Ekaterinburg.: GOU VPO UGTU-UPI, 2006. 116 s.
4. Makovich G.V. Menedzhment znanij: dokumentacionnoe obespechenie upravleniya: Uchebnoe posobie. M.: Akademiya Estestvoznaniya, 2010. 104 c.
5. Satton M.D. Korporativnyj dokumentooborot: principy, tekhnologii, metodologiya vnedreniya. M.: Azbuka, 2002. 448 s.
6. Sistemy elektronnogo dokumentooborota: uchebnoe posobie / N.F. Altuhova, V.V. Loseva, A.L. Dzyubenko, A.S. Bobkova. M.: KnoRus, 2019. 202 s.
Дата поступления статьи: 13.11.2020
