CC BY
654
Совершенствование документационного обеспечения организации Improvement of the organization's documentation support
Рыжкова Анастасия Александровна
Студент 2 курса Факультет Институт систем управления Самарский государственный экономический университет г. Самара, Самарская область, Россия e-mail: [email protected]
Ryzhkova Anastasia Aleksandrovna
Student 2 term Faculty of Institute of management systems Samara University of Economics Samara, Samara region, Russia e-mail: [email protected]
Аннотация.
В статье изучается сущность документационного обеспечения организации, рассматриваются методы усовершенствования документационного обеспечения. Особое внимание методам и видами совершенствования ДОУ, а также обосновывается актуальность автоматизации ДОУ, рассмотрены основные проблемы и способы совершенствования ДОУ в организациях.
Annotation.
The article studies the essence of the organization's documentation support, discusses methods for improving the documentation support. Special attention is paid to the methods and types of DOW improvement, as well as the relevance of Dow automation is justified, the main problems and ways to improve DOW in organizations are considered.
Ключевые слова: документооборот, делопроизводство, документационное обеспечение, ДОУ, автоматизация, информатизация.
Key words: document management, office management, documentation support, DOE, automation, Informatization.
Под документационным обеспечением понимается деятельность организации, направленная на обеспечение документирования и организацию работы с документацией предприятия. Документационное обеспечение - это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д. [1] Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов.
На документы возлагается важнейшая функция - обеспечение управленческих функций в рамках организации. Работа с документами - немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом [1].
Документационное обеспечение организации - неотъемлемый процесс ее функционирования. Основные задачи и функции документационного обеспечения управления представлены на рисунке 1.
В современных организациях работа с документация основывается на информационных и компьютерных технологиях. К функциям службы документационного обеспечения учреждений относится не только организация документооборота учреждения, но также и учет и контроль за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных
систем для работы с документами, а также принимает участие в обеспечении режима доступа к информации и ее защите, совершенствовании работы с документацией.
Служба ДОУ осуществляет в рамках своих полномочий следующие задачи:
- обеспечивает документационное управление деятельностью организации;
- организовывает работу с документами внутри организации;
- занимается учетом и совершенствованием процедур работы с документами.
Задачи ДОУ определяют и функции документационного обеспечения учреждения. Функции ДОУ представлены на рисунке 1.
Функции ДОУ
разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления
обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования
обеспечение контроля качества подготовки и оформление документов, соблюдение установленной процедуры согласия и удостоверение документов
Рисунок 1. Основные задачи и функции документационного обеспечения управления
Работой с документацией в крупных организациях осуществляется отделом (службой) ДОУ). Но далеко не в каждой организации численность и условия располагают к открытию специализированного отдела, поэтому часть работы с документами перекладывается на рядовых сотрудников, что заметно сокращает время на выполнение сотрудниками основных трудовых обязанностей. Работа с документацией сегодня у сотрудников организаций занимает почти 80% от рабочего времени, этим обусловлена необходимость постоянного совершенствования процедуры ведения документации. В современных условиях организации изыскивают пути для упрощения документационного обеспечения учреждения.
В условиях информатизации важное значение приобретает необходимость решения проблемы документационного обеспечения управления организации. Среди главных проблем, с которыми сталкиваются организации при документообороте являются следующие:
- несовершенство системы управления документацией и информационными ресурсами в целом;
- использование организациями устаревших методик обработки и хранения информации для формирования документации;
- несовершенство архивного хранения документации и недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в организации.
Несмотря на то, что сегодня принято говорить об автоматизации и информатизации учета и документооборота, все-таки на сегодняшний день автоматизация носит случайный и не поддающийся управлению характер. Главными направлениями, к которым применимо такое описание являются следующие:
- разработка нормативно-методических основ, принципов и правил документирования;
- стандартизация и унификация документов;
- обеспечение документационной безопасности и сохранности конфиденциальных данных и другие [2].
Среди главных проблем документационного обеспечения управления можно назвать:
- несовершенство законодательного регулирования документооборота и необходимость закона о документации (закон о документации позволит закрепить общие принципы и существенные положения документационного обеспечения, установит правила ведения документации организациями, формы и способы документирования и т.д.);
- необходимость разработки государственных нормативно-правовых актов (это позволит устанавливать стандарты и правила делопроизводства, документации и меры ответственности за нарушение стандартов);
- необходимость внедрения стандартов (необходимо для установления единых образцов заполнения документации и унификации элементов оформления документации, что позволит создать упростить автоматизацию, хранение и передачу документации [4].
Таким образом, можно сделать вывод, что главной проблемой документооборота в рамках государства является недостаточная разработанность законов и нормативно-правовых актов, регулирующим документооборот и делопроизводство. Для рационализации процесса необходимо внедрение в законодательную систему законов, нормативно-правовых актов и стандартов для упрощения документооборота.
Сегодня методы совершенствования документационного обеспечения в организациях делятся на два типа. К первому относятся методы, направленные на совершенствование технологии документооборота, ко второму - методы, целью которых является сокращение объема документации в организации. На рисунке 2 представлена классификация методов и основные виды [5].
Рисунок 2. Типы и виды методов совершенствования документационного обеспечения в организациях
[4, 5]
При применении методов первого типа организации часто начинают оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки. Большое значение в условиях информатизации играет автоматизация документооборота и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. При внедрении автоматизированных систем также важно своевременно проводить диагностику и выявлять недостатки функционирования систем, с целью рационализации документооборота (важно, чтобы программные обеспечения были достаточной мощности и производительности, в первую очередь для того, чтобы организации смогли окупить затраты на внедрение автоматизированных систем и снизить при этом издержки трудовых ресурсов персонала организации).
При использовании методов сокращения документооборота используются модели упорядочения процесса документирования, унификация отдельных видов документов, установление стандартов и регламентов при работе с документами. Это позволяет упорядочить образование документов и снизить объем документооборота в организации.
Чаще всего причинами усложнения процесса документооборота в организациях является некачественно построенная работа с документацией, это диктует необходимость постоянного контроля исполнения. Необходимо, чтобы в организациях были разработаны и применялись формы контроля, осуществлялось ведение картотеки и т.д. Это способствует снижению числа излишне созданных документов и, соответственно, сокращает время работы с «ненужной» документацией [4].
Что касается внедрения автоматизированных систем управления документацией, необходимо учитывать, что самостоятельные компьютеры делопроизводителей не решают проблему совершенствования документооборота. Для того, чтобы автоматизация документационного обеспечения была результативной, необходимо разрабатывать компьютерные сети, которые связывают компьютеры разных отделов организации (бухгалтерию с отделом продаж, маркетинговым отделом и т.д.).
Компьютерные сети позволяют отслеживать любые взаимодействия с документацией, а также хранить, передавать и изменять информацию с мгновенным изменением ее по всей сети автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Благодаря таким системам становится возможным отслеживание электронного документооборота, упрощается организация с документацией по сети. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота [5].
Для того, чтобы осуществлять качественный и своевременный контроль за документооборотом в организациях чаще всего создаются службы ДОУ (документационное обеспечение управления). Лучше, когда обязанности контроля и учета возлагаются на специальный отдел, находящийся в прямом подчинении руководителя организации. Управление и учет необходим при автоматизации документооборота, поскольку от качества контроля во многом зависит своевременность принятий решений, ответов на запросы и их рассылка, эффективное проведение мероприятий организации и система коммуникаций внутри отделов и в отношениях организации-клиента. Чем достовернее информация, чем быстрее скорость ее получения, тем быстрее могут быть приняты необходимые управленческие решения. Автоматизация документооборота повышает эффективность функционирования организации [4].
Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно -документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.
Список используемой литературы:
1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 222 с.
2. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2014. - 416
а
3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); М.: Управление персоналом - Москва, 2015. - 200 с.
4. Методы совершенствования документооборота. [Электронный источник]. - Режим доступа: https://studbooks.net/983175/pravo/metody sovershenstvovaшya dokumentooborota predpriyatii (дата обращения: 6.01.2019)
5. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. [Электронный источник]. - Режим доступа: https://www.directum.ru/blog-post/855 (дата обращения: 6.01.2019)
