Совершенствование аудита и анализа в управлении основными средствами организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Si

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ: ВОПРОСЫ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ

Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2007. № 4. С. 81-90.

© Е.Б. Свердлина, Г.В. Кузлякина, 2007 УДК 657.6 (075.8)

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АУДИТА И АНАЛИЗА В УПРАВЛЕНИИ ОСНОВНЫМИ СРЕДСТВАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Е.Б. Свердлина, Г.В. Кузлякина

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

This article is devoted to problems binding with management such kind of resources as basic assets. Primary attention is paid to working out system approach at management of assets in concrete business. Also the article describes methodises of audit and analysis this part of businesses property.

В современных условиях определяющими факторами экономического роста на микроуровне становятся конкурентоспособность и качество продукции, уровень производственной базы, эффективность использования всех видов ресурсов. Высокий научно-технический потенциал и интенсификация деятельности обеспечивают не просто прирост прибыли, но и высокое ее качество, что свидетельствует об устойчивости бизнеса и его меньшей рискованности. Одной из важнейших ресурсных составляющих хозяйственной деятельности традиционно являются основные средства. От того, какие средства труда используются, каково их состояние, интенсивность обновления, какому уровню технического развития они соответствуют, зависит в конечном итоге результативность деятельности. Важность данного актива определяется также тем, что основные средства составляют основу стоимости производственной компании, часто выступают как залоговое обеспечение кредита или доходное вложение.

В свете указанных нами закономерностей становится очевидной необходимость постоянного мониторинга наличия и состояния основных средств, эффективного управления данным видом активов.

В наиболее общем виде система управления активами предприятия предполагает интеграцию управленческих функций для достижения единой цели. Речь идет об интеграции планирования, учета, контроля и анализа с целью поддержания необходимой обеспеченности основными средствами, их сохранности и эффективного использования в рамках стратегических и тактических производственно-финансовых целей организации.

На данном этапе развития отечественного менеджмента создается видимость явного несоответствия и перекоса в значимости управлен-

ческих функций. Это прослеживается не только по основным средствам, но и в целом по активам и обязательствам предприятий. Так, бухгалтерский финансовый учет основных средств регулируется государством, имеется ряд нормативных документов, определяющих его порядок. На предприятиях в обязательном порядке должна быть сформирована учетная политика, одним из разделов которой является учет основных средств. В то же время другие, не менее важные с точки зрения управления функции, такие как планирование, контроль и анализ основных средств остаются объектом компетенции предприятия, вследствие чего зачастую не имеют четкой регламентации. В лучшем случае порядок и периодичность их осуществления определяются внутрифирменными документами, имеющимися в наличии далеко не на всех хозяйствующих субъектах.

С позиции государства данное обстоятельство вполне объяснимо, ведь в эффективном управлении, а соответственно и использовании, напрямую должны быть заинтересованы прежде всего собственники и руководство организаций. Но если совершенствование учетной функции мотивируется гнетом налоговых и аудиторских проверок и риском возможных санкций со стороны этих органов, то в целостном, системном виде управление основными средствами отсутствует на большинстве предприятий.

Учитывая относительную новизну рассматриваемой проблемы для российских бизнес-структур, попробуем сформулировать концептуальный подход к созданию на предприятии системы управления основными средствами. В современном контексте целесообразно придерживаться общих принципов, заложенных в системе менеджмента качества (СМК) по стандартам ИСО 9000-2001. Во-первых, в соответствии с идеологией СМК качество деятель-

ности (продукции) как способность удовлетворять требованиям и ожиданиям заказчика обеспечивается через качество системы управления предприятием. Во-вторых, в качестве базовых следует принять принципы системного и процессного подхода к менеджменту. Указанным принципам соответствует применение замкнутого цикла управления, известного как цикл Деминга РБСЛ (Р1ап-Бо-СЬеск-Лс1): планирование - выполнение - проверка - управление/исправление [1]. Управление основными средствами организации, на наш взгляд, правомерно рассматривать как один из управленческих подпроцессов. Он включает планирование, организацию выполнения операций с основными средствами, их учет, контроль, анализ и регулирующее воздействие. И, наконец, согласно требованиям ИСО 9000-2001 все процессы, которые могут существенно повлиять на качество готовой продукции, должны быть документиро-

ваны, за выполнение этих правил должна быть назначена персональная ответственность, регулярно должна проводиться проверка соответствия реальных процессов документированным требованиям. Все это в равной степени относится к процессам управления, т. е. прямо транслируется и на управление основными средствами. Формой документирования, т .е. регламентации управленческого процесса, является внутрифирменный стандарт. Одновременно с типовыми принципами внутрикорпоративная регламентация должна учитывать, что каждое предприятие является уникальным с точки зрения сочетания отраслевых, организационно-управленческих и других особенностей.

Основываясь на изложенных выше моментах, можно предложить общий концептуальный подход к совершенствованию управления основными средствами организации, изображенный на рис. 1.

Рис. 1. Алгоритм постановки подсистемы управления основными средствами

Нами была проведена апробация предложенного подхода на примере проектной организации ОАО «Спецпроект». С учетом проблематики статьи рассмотрим данный алгоритм в части функций аудита и анализа.

В современной экономической литературе достаточно полно раскрыты методологические основы аудиторской проверки операций с основными средствами и их анализа [2-8]. На рис. 2 и 3 представлены блок-схемы методик

соответственно аудита и анализа, разработанных для проектной организации.

В развитие блок-схемы аудита была разработана также программа аудиторской проверки операций с основными средствами ОАО «Спец-проект» (см. приложение).

Проведение аудиторской проверки и анализа основных средств позволило разработать ряд существенных мер по совершенствованию политики управления данным активом в ОАО «Спецпроект».

Рис. 2. Блок-схема аудита операций с основными средствами

Рис. 3. Блок-схема анализа основных средств

Полученные результаты убедительно доказали необходимость и экономическую целесообразность постановки функций внутреннего аудита и анализа на регулярной основе. Существующую в ОАО систему управления основ-

ными средствами необходимо дополнить процессами постоянного мониторинга и контроля правильности ведения учета на данном участке, соблюдения действующего законодательства, наличия, состояния и эффективности использо-

вания основных средств. С данной целью был разработан проект внутрифирменного стандарта (регламента) «Внутренний контроль (аудит) и анализ основных средств», который органично дополнит действующую в ОАО «Спецпроект» систему корпоративных стандартов, установленную на предприятии еще в 2002 г. в рамках внедрения Международных стандартов качества серии ИСО-9000.

В ходе создания проекта регламента решались проблемы методологического, информационного и организационного характера. Процедуры аудиторской проверки и анализа основных средств должны быть интегрированы в системы планирования (бюджетирования) и бухгалтерского учета основных средств, существующие в ОАО «Спецпроект». Это горизонтальный аспект интеграции. Кроме того, эти процедуры должны транслироваться на иерархическую систему центров ответственности данной организации, что позволит эффективно поддерживать функцию управленческого контроля в части основных средств (вертикальный аспект интеграции).

Методика аудита и анализа, заложенная в регламент, не нарушает действующую в акционерном обществе методологию планирования и учетную политику по основным средствам.

Существующая информационная инфраструктура менеджмента в организации должна обеспечить процесс бесперебойного обмена информацией как по горизонтали (между функциями управления), так и по вертикали (между уровнями управления в системе центров ответственности). Программа проведения систематического внутреннего аудита основных средств как элемент предложенного регламента показывает наличие необходимой информации в системе бухгалтерского учета предприятия. Определена также ее достаточность для проведения анализа обеспеченности, состояния и эффективности использования основных средств. Специальным разделом регламента уточнен перечень пользователей аудита и анализа основных средств, периодичность их проведения и форма представления результатов. Структура и содержание разделов внутрифирменного стандарта приведены в таблице.

Структура и содержание внутрифирменного регламента «Внутренний контроль (аудит) и анализ основных средств»

№ п/п Наименование раздела Содержание раздела

1 Назначение регламента Цель документа, что определяет регламент

2 Область применения Указываются должностные лица, на которых распространяются положения регламента

3 Срок действия Отражается либо конкретный срок, либо наступление какого-либо события, которое повлечет прекращение действия документа

4 Термины и сокращения Приводится трактовка основополагающих терминов для единого понимания пользователями и указываются общепринятые сокращения

5 Ответственность Указываются структурные подразделения и конкретные должностные лица, которые несут ответственность за разработку, проверку содержания, утверждение регламента, за соблюдение его требований, за соблюдение порядка хранения документа и за внесение изменений

6 Описание методики Обозначаются цели и задачи проведения как аудита, так и анализа основных средств, приводятся методики осуществления аудита и анализа основных средств, определяются сроки их проведения, права и обязанности лица, проводящего исследование основных средств

7 Указания и примечания Определяются документы, в соответствии с которыми был составлен данный регламент, и требования, которым он соответствует

8 Предоставление пользователям Обозначаются пользователи регламента, порядок рассылки документа и порядок его хранения

9 Внесение изменений Субъекты, имеющие право предлагать изменения и порядок их внесения

10 Приложения Приложение 1. Программа аудиторской проверки операций с основными средствами в ОАО «Спецпроект». Приложение 2. Содержание этапов методики анализа основных средств ОАО «Спецпроект»

Для координации функций контроля и анализа в системе менеджмента ОАО «Спецпро-ект», обеспечения действенности процедур, закрепленных регламентом, нами обоснована целесообразность введения должности внутреннего аудитора-аналитика с закреплением его функционала в виде должностной инструкции. Данным документом за внутренним аудитором-аналитиком закреплен целый ряд обязанностей, связанных с внутренним контролем эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработкой рекомендаций по их улучшению; проведением комплексного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основе данных бухгалтерского учета, отчетности и внеучетных данных; подготовкой предложений по устранению недостатков в расходовании средств, повышению эффективности деятельности предприятия, последовательному осуществлению режима экономии. Как видим, должностная инструкция внутреннего аудитора-аналитика дополняет и делает более целостной систему внутренней стандартизации процесса управленческой деятельности. Дополнительно обратим внимание на общую формулировку функций аудитора-аналитика. Это означает, что по мере разработки регламентов аудита и анализа по другим активам и обязательствам предприятия компетенция данного специалиста будет расширяться. Со временем мы не исключаем целесообразность создания в такой достаточно крупной и иерархичной организации структурного подразделения по внутреннему аудиту и анализу.

К сожалению, рамки статьи не позволяют раскрыть детально все актуальные аспекты совершенствования внутреннего аудита и анализа основных средств в организации. Так, на наш взгляд, стандартизация управленческих функций позволяет оценить качество самой системы

управления основными средствами, увязать ее с персональной ответственностью менеджеров, усовершенствовать действующую в организации систему стимулирования.

В заключение отметим, что стандартизация процессов, происходящих в организации, всегда положительно отражается на качестве производственно-хозяйственной и управленческой деятельности в целом и приводит к укреплению конкурентных позиций экономического субъекта на рынке товаров и услуг.

1. Алексеев В. Использование цикла РБСЛ при анализе СМК со стороны руководства // Методы менеджмента качества. 2006. № 11. С. 50.

2. Бычкова С.М., Фомина Т.Ю. Аудит операций с основными средствами // Аудиторские ведомости. 2005. № 10. С. 25-31.

3. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. 3-е изд., пере-раб. и доп. М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. 472 с.

4. Кочинев Ю.Ю. Аудит. 3-е изд. СПб.: Питер, 2005. 400 с.

5. Протасов В. Ф. Анализ деятельности предприятия (фирмы): производство, экономика, финансы, инвестиции, маркетинг. М.: Финансы и статистика, 2003. 536 с.

6. Скобара В.В. Аудит: методология и организация. М.: Дело и Сервис, 1998. 576 с.

7. Савицкая Г.В. Экономический анализ: учебник. 11-е изд., испр. и доп. М.: Новое знание, 2005.651 с.

8. Экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности: учеб. для среднего проф. образования / под общ. ред. М.В. Мельник; Финансовая акад. при Правительстве Рос. Федерации. М.: Экономистъ, 2004. 320 с.

Приложение

Программа аудиторской проверки операций с основными средствами в ОАО «Спецпроект»

№ п/п Аудиторские процедуры Информация для проверки Норма- тивные докумен- ты Методы контроля Рабочие документы аудитора

Первичные документы Регистры аналитического и синтетического учета Отчет- ность Прочие документы

1 Проверка эффективности учетной политики в части основных средств

1.1 Проверка учетной политики в части основных средств на соответствие действующим нормативным актам Приказ об утверждении учетной политики Приказ № 91н, ПБУ 6/01, ПБУ 1/98, Налоговый кодекс РФ Изучение докумен- тов

1.2 Проверка учетной политики на наличие элементов налоговой оптимизации Приказ об утверждении учетной политики Налоговый ко-лекс РФ Изучение докумен- тов

2 Проверка наличия и сохранности активов

2.1 Проверка создания комиссии по приемке основных средств Приказы, распоряжения, доверенности на получение ОС Приказ № 91н, ПБУ 1/98 Изучение, запрос РД-1

2.2 Ознакомление с порядком ведения картотеки основных средств и инв. списков по мат-отв. лицам, организацией аналитического учета Картотека инвентарных карточек Приказы, договоры о материальной ответственности Приказ № 91 н, ПБУ 6/01, ГК РФ, Приказ № 34н, Приказ № 94н Изучение, проверка наличия договоров о мат. ответственности РД-2, РД-3, РД-4

2.3 Проверка материалов по инвентаризации основных средств и правильности отражения ее результатов Инвентар. описи, сличи- тельные ведомо- сти Распечатка оборотов по сч. 01, Главная книга Приказ о проведении инвентаризации, акт о результатах инвентаризации Приказ № 49, ПБУ 6/01, приказ № 91н Изучение, сравнение описи инвентарных карточек с фактическим наличием основных средств РД-5

2.4 Выборочная проверка наличия инвентарных номеров Проверка инвен- тарных номеров РД-6

Продолжение таблицы

2.5 Соответствие данных отчетности, синтетического и аналитического учета Инвентарные карточки учета ОС Распечатка по сч. 01, 02, 08, Главная книга Ф. № 1, ф. № 5 Приказ № 94н, приказ № 67н, ПБУ 6/01 Сопос- тавление РД-7, РД-8

3 Проверка правильности постановки на учет основных средств и их оценки в учете

3.1 Аудит правильности отнесения предметов к основным средствам, их классификации Инвентарные карточки учета ОС Приказ об утверждении учетной политики, технические паспорта ОС Приказ № 34н, приказ № 91 н, ПБУ 6/01, Постановление Правительства № 1 Проверка выполнения условий отнесения объектов к ОС, изучение РД-9, РД-10

3.2 Проверка оформления договоров купли-продажи активов Договоры купли-продажи ОС, протоколы Гражданский кодекс РФ Установление наличия документов, их изучение РД-11

3.3 Проверка правильности формирования первоначальной стоимости основных средств при их оприходовании Акты (накладные) приемки-передачи ОС, счета- фактуры, накладные, пл. поручения Договоры купли- продажи ОС Приказ № 91 н, ПБУ 6/01 Изучение, пересчет РД-12

3.4 Проверка результатов проводимой на предприятии переоценки основных средств и определения их рыночной стоимости (в случаях безвозмездной передачи, оприходования излишков) Распечатка по сч. 01, 83 Ф. № 3 Приказ, экспертные заключения Приказ № 91 н, ПБУ 6/01, приказ № 94н, письмо МФ РФ № 07-0506/295 от 10.11.2005 «О переоценке» Устный опрос

4 Аудит движения активов

4.1 Аудит оформления первичных документов по поступлению и выбытию основных средств Акты (накладные) при-емки-пе-редачи ОС, акты на списание ОС, счета-фактуры, накладные Приказ на списание ОС Приказ № 94н, ПБУ 6/01, приказ № 34н, приказ № 91 н, Постановление Госкомстата № 7 Изучение докумен- тов РД-13

Продолжение таблицы

4.2 Отражение операций поступления и выбытия основных средств в регистрах синтетического учета Акты (накладные) приемки-передачи ОС, акты на списание ОС, инвентарные карточки учета ОС Распечатка оборотов по сч. 01, 08, 02, Главная книга Приказы Приказ № 94н, приказ № 34н, ПБУ 6/01, приказ № 91 н, письмо МФ РФ от 27.10.2005 г. № 0705-06/281 «Об отражении в бухгалтерском учете объекта основных средств» Проверка соблюдения правил учета данных операций, прослеживание РД-14, РД-15

4.3 Проверка отражения в отчетности движения основных средств Главная книга, оборотная ведомость по сч. 01 Ф. № 5 ПБУ 6/01, приказ № 67н Пересчет, сопостав- ление РД-16

5 Проверка начисления амортизации и затрат на ремонт основных средств

5.1 Проверка соответствия применяемых методов начисления амортизации учетной политике, правомерности применения ускоренной амортизации Ведомость начисления амортизации Приказ об утверждении учетной политики Приказ № 91 н, ПБУ 6/01, ПБУ 1/98, Налоговый кодекс РФ Изучение докумен- тов

5.2 Проверка правильности установления срока полезного использования Инвентарные карточки учета ОС, акты (накладные) приемки-передачи ОС Приказ № 91 н, ПБУ 6/01 Изучение докумен- тов Данные РД-10

5.3 Проверка сроков начала и окончания начисления амортизации Ведомость начисления амортизации Распечатка оборотов по сч. 02 Налоговый кодекс РФ, ПБУ 6/01 Изучение документов, со-поставле-ние дат, устный опрос

5.4 Проверка правильности применения норм амортизации и правильности расчетов амортизационных начислений Инвентарные карточки учета ОС, акты (накладные) Налоговый кодекс РФ, ПБУ 6/01, приказ № 91н Изучение документов, пересчет РД-17

Продолжение таблицы

приемки-передачи ОС, ведомость начисления амортизации

5.5 Проверка правильности отнесения амортизационных отчислений на соответствующие счета Ведомость начисления амортизации Главная книга, распечатка оборотов по сч. 02, 20, 26 Приказ № 94н Изучение

5.6 Проверка отражения в отчетности начисленной амортизации активов Главная книга Ф. № 5 Приказ № 67н, ПБУ 6/01 Пересчет, изучение Данные РД-7

5.7 Проверка применяемого организацией варианта учета затрат на ремонт на соответствие учетной политике Приказ об утверждении учетной политики, приказы ПБУ 1/98 Изучение

5.8 Проверка правильности списания затрат по ремонту основных средств Распечатка оборотов по сч. 20 Служебные записки на проведение ремонта, акты выполненных работ по ремонту Налоговый кодекс РФ (ст. 260), приказ № 91н, ПБУ 6/01, письмо МФ РФ от 23.06.2004 № 07-0214/144, письмо МФ РФ от 14.01.2004 № 16-0014/10 «Об основаниях для определения видов ремонта» Проверка соблюдения правил учета данных операций РД-18

6 Аудит налогообложения по операциям с основными средствами

6.1 Проверка правильности расчетов по НДС Платежные документы, выписки Распечатка оборотов по сч. 68 Налоговый кодекс РФ, гл. 21 Изучение докумен- тов РД-19

6.2 Проверка правильности отражения для целей бухгалтерского учета и налогообложения финансовых результатов при выбытии и списании основных средств Распечатка оборотов по сч. 91 Налоговые деклара- ции Налоговый кодекс РФ, гл. 25 Проверка соблюдения правил учета данных операций, пересчет, устный опрос РД-20

Окончание таблицы

6.3 Проверка правильности начисления амортизации для целей налогообложения Приказ об утверждении учетной политики для целей налогового учета, налоговый регистр по начислению амортизации Налоговый кодекс РФ, гл. 25, Постановление Правительства № 1 Пересчет Данные РД-17

6.4 Проверка правильности расчетов по налогу на имущество юридических лиц Оборотные ведомости по счету 01 Налоговая декларация по налогу на имущество Налоговый кодекс РФ, гл. 30, ПБУ 6/01, письмо ФНС РФ от 17.02.2005 № ГИ-621/136 «О налоге на имущество» Пересчет, сопоставление данных налоговой декларации и оборотных ведомостей по счету 01 РД-21

Внутренний аудитор-аналитик