CC BY
116
ГУМАНИТАРНЫЕ И ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОГО
ОБЩЕСТВА___________
УДК 316.42
О.Н. Долинина
СОЦИАЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ
Компьютерные технологии значительно изменили все сферы человеческой деятельности. В статье рассматриваются социальные аспекты применения современных информационных технологий в управлении. Компьютерные технологии, в том числе Интернет, оказывают влияние на формирование новых инфраструктур управления, мотивацию персонала. Отдельно рассматриваются вопросы управления ИТ-персоналом, приводится сравнительный анализ мотивации сотрудников ИТ-служб.
O.N. Dolinina
SOCIAL ASPECTS OF USING INFORMATION TECHNOLOGIES
IN MANAGEMENT
Computer technologies have greatly changed all spheres of human activities. Here are considered social aspects of using IT in management. Computer technologies, including Internet, influenced creation of new management infrastructure, staff motivation. The problems of IT-staff management and comparative analysis of IT- personnel are also given here.
Проблема организации и становления современного информационного общества на основе доступных и эффективных технологий электронной коммуникации в настоящее время является одной из актуальных тем отечественных социологических исследований. Окружающая повседневность показывает, насколько сильно в нашу жизнь проникает все, что связано с информационными технологиями: компьютеры, базы данных, образовательные компьютерные программы, Интернет, компьютерные игры. Информационные технологии не только являются технологическим феноменом, но и отражают структуру социальных процессов и одновременно влияют на эти процессы. Процессы объединения человечества в едином информационном пространстве, формирование нового общественного устройства, фундаментом которого является
информационная инфраструктура, а основным ресурсом - информация, не позволяют относиться к проблеме отечественной информатизации как к второстепенной.
Сегодня уже не подвергается сомнению, что внедрение информационных технологий (ИТ) в управление значительно повышает эффективность управления. Наша страна уже миновала этап «первоначального накопления компьютерной техники» и активно вошла в следующую стадию: автоматизации информационных процессов. В практике управления в последние годы наблюдаются значительные изменения. Длительное время управленческие усилия были направлены на процессы оптимизирования, администрирования, системного анализа различных ситуаций в организациях. Считалось, что правильно выстроенные процессы управления практически исключают возможность совершения крупных ошибок. Однако в настоящий момент возросли объемы информации, перерабатываемой организациями, требования к скорости и качеству ее обработки, и в результате прежние управленческие подходы оказались недостаточно эффективны. Уровень менеджмента в некой критической точке принятия решения из важного фактора успеха организации превратился в определяющий [1, с.21].
Современный уровень информатизации бизнеса предопределяет использование новейших технических и программных средств в различных социально-экономических системах. Сегодня предприятия ориентируются на разработку и внедрение комплексных информационных систем (КИС), которые представляют собой совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией для производства вычислений [2]. Создание и функционирование систем в управлении экономикой связаны с развитием информационной технологии, которая является главной составляющей автоматизированной информационной системы. Интегрированные информационные системы создаются с учетом того, что они должны осуществлять согласованное управление данными в пределах предприятия (организации), координировать работу отдельных подразделений, автоматизировать операции по обмену информацией как в пределах отдельных групп пользователей, так и между несколькими организациями, отстоящими друг от друга на десятки и сотни километров. Основой для построения подобных систем служат распределенные вычислительные сети, характерной чертой которых является предоставление возможности пользователям работать в универсальной информационной среде с функциями коллективного доступа к данным.
В зависимости от степени централизации вычислительных ресурсов роль пользователя и его функции меняются. При централизованных формах, когда у пользователя нет непосредственного контакта с ЭВМ, его роль сводится к передаче исходных данных на обработку, получению результатов, выявлению и устранению ошибок. При непосредственном общении пользователя с ЭВМ его функции в информационной технологии расширяются. Он сам вводит данные, формирует информационную базу, решает задачи, получает результаты, оценивает их качество. У пользователя открываются реальные возможности решать задачи с альтернативными вариантами, анализировать и выбирать с помощью системы в конкретных условиях наиболее приемлемый вариант и все это реализуется в пределах одного рабочего места [3].
Однако, предприятие, ориентирующееся на внедрение комплексных информационных систем, то есть рассматривающее ИТ не только как средство повышения производительности, но и как основную идеологию, рано или поздно встает перед проблемой управления непосредственно ИТ-персоналом. Директорам информационных служб сегодня нередко предлагают места в совете директоров компаний, тем самым определяя приоритетное отношение ко всем процессам информатизации компании. Информационную службу предприятия относят к числу подразделений, деятельность которых не связана непосредственно с получением доходов. Однако это подразделение необходимо для решения основных задач предприятия, поскольку оно либо непосредственно разрабатывает информационные системы, либо обеспечивает поддержку реализации проектов при их выполнении, либо выполняет
все функции, касающиеся разработки и внедрения ИТ-проектов. Работники этой службы -прежде всего ответственные исполнители внутреннего заказа функциональных подразделений. В то же время они должны обладать неординарными способностями для эффективного выполнения своих обязанностей. Это определяет необходимость учитывать в управлении персоналом как особенности функциональных обязанностей информационной службы, так и социально-психологические особенности ее работников [4].
Говоря о мотивации сотрудников информационной службы, надо иметь в виду, что речь идет о достаточно немногочисленной группе работников, в руках которых сосредоточено большое количество разнородных функций, то есть эти специалисты должны обладать универсальными способностями выполнять эти функции, причем выполнять регулярно. Отметим, что по сравнению с прошлым десятилетием значительно изменилось отношение наемных работников к ценностям своего предприятия. Ослабла их готовность поддержать свою организацию. Это проявляется в зафиксированном российской индустриальной социологией падении мотивации труда. Таким образом, проблема мотивации очень сложна, и было бы ошибкой рассчитывать, что ее можно решить лишь за счет нестандартных приемов менеджеров, стремящихся пробудить у сотрудников заинтересованность в работе. Рассмотрим данные социологических исследований персонала компании, являющейся одним из крупнейших в РФ системных интеграторов, проведенных издательством «Открытые системы» [5]. Основным мотивом для работников компании является достижение признания и уважения. На втором месте - обеспечение будущего, то есть мотив, связанный с материальным обеспечением, профессиональным развитием, повышением уровня мастерства и компетентности. На последнем месте у опрошенных сотрудников - стремление избежать неприятностей, что свидетельствует о наличии мотива достижения успеха. Большое влияние на продуктивность и качество работы ИТ-персонала оказывает осознание смысла и важности реализуемых проектов. Можно отметить высокий уровень стремления работников компании к свободе и независимости. Об этом свидетельствует желание принимать участие в выборе проекта и недовольство, если их включение в проектную группу осуществляется без согласования с ними. Проведенный автором социологический опрос сотрудников ИТ-предприятий Саратовского региона, а также сотрудников информационных или компьютерных служб предприятий другого профиля показал, что имеется различие лишь в определении первых двух видов мотивации: для нашего региона на первом месте - получение высокого стабильного дохода, то есть материальное обеспечение, на втором, соответственно, повышение профессионализма. По данным опроса 500 учащихся международного образовательного центра (МОЦ) АРТЕСН Саратовского государственного технического университета (СГТУ), пришедших для получения профессионального ИТ-образования, являющегося вторым образованием у 95% учащихся, этот же мотив преобладает и у респондентов, чей возраст лежит в диапазоне 18-30 лет, для более старшей возрастной группы, уже имеющей значительный практический опыт, на первое место выходит мотив, связанный с карьерным ростом и, соответственно, достижением признания и уважения. Для сравнения, по данным подобного опроса, проведенного в 1999 году, первое место среди видов мотивации занимал страх быть уволенным в связи с отсутствием навыков работы за компьютером. Причем только 10% женщин по всем возрастным группам на первое место в желании получить ИТ-образование поставили получение признания, для 80% основным мотивом была возможность повысить свой материальный доход, для 10 оставшихся процентов - желание самореализации. Среди 150 безработных, пришедших на профессиональную переподготовку в МОЦ АРТЕСН по направлению центров занятости населения, 145 человек определили основной мотив выбора ИТ-специальности как возможность повысить свой материальный уровень на будущей работе после окончания обучения. Рейтинг выбираемых безработными специальностей и специализаций представлен на рисунке. Условные обозначения: дизайнер - дизайнер компьютерной графики, 1С - специалист по 1С бухгалтерии, ПК - пользователь персонального
компьютера, веб - специалист по разработке Интернет-приложений, сервис-инженер - сервис-инженер по обслуживанию и ремонту персональных компьютеров и офисной техники.
50 п
Рейтинг специальностей ИТ-направления, выбираемых безработными в 2000-2003 гг.
По данным опроса поступающих в СГТУ (возраст 16-18 лет) для получения высшего образования на ИТ-специальности: «Информационные системы и технологии», «Программное обеспечение вычислительных систем», «Прикладная информатика», проведенного в 2002, 2003 гг., основным мотивом выбора специальности также является возможность высокого стабильного дохода после окончания обучения.
Переход к информационному обществу накладывает особый отпечаток на структурирование регионального пространства - на смену иерархии территорий приходит так называемая «сетевая организация». По мнению Мануэля Кастельса, сетевые структуры являются одновременно и средством и результатом глобализации общества [6, с.15]. В условиях масштабных трансформаций социальных и экономических отношений актуализируется необходимость повышения эффективности управленческих решений в сфере труда и менеджмента современных российских организаций, повышается роль информационных технологий.
Проблемы, которые предстоит решать новой генерации менеджеров, уже сейчас могут быть осознаны как ориентиры для обучения и создания обучающих программ. Неоднократная смена карьеры, занятие «новых ниш», регулирование собственных навыков и умений - к этим процессам должен быть готов менеджер уже сегодня. Знание реальных нужд организации и потребителей, участие в бизнес-процессах, а не только в управленческой (распоряди-тельно-контролирующей) деятельности, потребует изменения менеджерских компетенций. Эти изменения могут быть охарактеризованы следующим образом: от специализации - к комплексу умений и навыков; от специфичных производственных процессов - к клиент/сервис-ориентированному процессу; от иерархической структуры - к вертикальной конвергенции; от копирования - к управляемым инновациям [7, с.3].
Еще одной ключевой компетенцией менеджера нового столетия становится умение работать в сфере электронной коммерции, в электронном бизнесе. В первом приближении под электронной коммерцией понимается ведение дел с потребителями с помощью электронных средств. Перевод внутрифирменных процессов на сетевую основу (интранет) дает возможность сотрудникам любой организации лучше использовать накопленную базу данных, осуществлять активный обмен знаниями со своими коллегами и более эффективно выполнять свои обязанности. Экстранет - операции с партнерами с помощью электронных
средств, - дает возможность оптимизировать сотрудничество, позволяет снизить издержки и повысить эффективность.
Уровень информатизации российского общества, несмотря на высокие темпы роста, все же отстает от развитых стран. В настоящий момент Россия находится в четвертом десятке стран с очень серьезным количественным отставанием от лидеров по основным показателям информационного общества [8, с.39]. Отметим, что отставание в распространении Интернета может серьезно сказаться на производительности и конкурентоспособности российской экономики, а также на качестве образования и обработке информации. Компания Intel заказала Comcon исследование рыночного потенциала информационных технологий. Исследователи опросили менеджеров по информационным системам в различных секторах российской экономики, включая финансы, информационные технологии и телекоммуникации. Согласно результатам исследования, был выявлен факт того, что устаревшее компьютерное оборудование существенно затрудняет работу менеджеров и снижает производительность работников. 80% российских менеджеров по информационной технологии выразили недовольство по поводу траты значительного количества времени из-за низкой работоспособности компьютеров. 88% менеджеров считают Интернет очень важным инструментом для работы, повышающим конкурентоспособность компании; однако, при этом они отмечали единичное и неэффективное использование Интернета на своих фирмах. 85% менеджеров утверждали, что имеют доступ в Интернет, однако 84% считали, что используют его неэффективно. Треть опрошенных менеджеров отметили в качестве основного фактора, препятствующего более эффективному использованию Интернета, низкую скорость подключения и передачи информации. Хотя 82% респондентов считали Интернет-сайт важным активом компании, только 50% сообщили о наличии Интернет-сайта у своих фирм. Другими словами, хотя российские менеджеры по информационным системам кажутся осведомленными о потенциале Интернета и проявляют желание использовать его, несовершенные телекоммуникации, отсутствие обучения персонала и устаревшие структуры компаний, по-видимому, мешают потенциальному росту производительности, который может принести Интернет [9].
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности, и прежде всего, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов информационных систем. На российском рынке появилось несколько десятков видов новых услуг сотовой, пейджинговой и транковой связи, сетей передачи данных и мультимедиа, цифрового спутникового вещания, созданы цифровые линии волоконно-оптической связи, замкнувшие мировое телекоммуникационное кольцо через Россию. Эти процессы способствовали быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному их применению и большому многообразию.
Новая информационная технология основывается на применении компьютеров при активном участии пользователей-непрофессионалов в области программирования в информационном процессе, высоком уровне удобного пользовательского интерфейса (способа общения с вычислительной системой), широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, доступе пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.
Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить сравнительно недавно. Последние пять лет производители программного обеспечения начали в массовом порядке переориентироваться с систем кадрового учета на системы управления персоналом. Пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала «human recourses management» [10, с.61].
Распространение в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации системы управления персоналом. Служба управления персоналом, являясь неотъемлемой частью единого процесса управления предприятием, призвана вносить значительный вклад в улучшение результативности деятельности предприятия в целом. Однако в начале третьего тысячелетия, в век Интернета и мобильных технологий, электронных цифровых подписей встречаются организации и предприятия, специалисты управления персоналом которых по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Сегодня всевозрастающие требования к оперативности, повышению качества выполнения поставленных перед службой управления персоналом задач, с одной стороны, и степень готовности службы к нововведениям, связанным с массовой компьютеризацией, - с другой, приводят к необходимости обучения работе на персональном компьютере как сотрудников службы, так и ее руководства. Современный руководитель должен быть не только квалифицированным организатором, специалистом по межличностным отношениям, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения [11, с.63].
Программное обеспечение руководителя и специалистов по персоналу сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность предоставления информации из базы данных. Что касается программных средств, то они должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, то есть обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений. Как справедливо отмечает М. Черныш, руководитель может принимать эффективные решения, если умеет использовать всю информационную базу информационной структуры [11]. Совершенно очевидно, что для уверенной и грамотной работы с автоматизированными системами руководителям и специалистам по управлению персоналом необходимо освоить основные приемы работы с офисными программами фирмы Microsoft.
В чем же преимущества офисных программ для современного руководителя? Прежде всего, офисные программы помогают выполнять руководителям наиболее типичные виды работ в любой организации: обрабатывать различную текстовую документацию; производить расчет данных, представленных в табличной форме, в графическом виде; составлять расписание встреч, телефонных переговоров; обеспечивать оперативную связь между сотрудниками; оказывать помощь в подготовке к совещаниям, выступлениям руководителя (например, с помощью текстового редактора Word, электронной таблицы Excel, органайзера (планировщика) Outlook и электронной почты Интернет, презентационного пакета PowerPoint, системы управления базами данных (СУБД) Access [10, с.60].
Г. Серова, рассматривая многообразие функций по управлению персоналом, выделяет наиболее значимые: оперативное и полное удовлетворение потребности предприятия в трудовых ресурсах; формирование и поддержание комплекса организационных условий, необходимых для исполнения работниками возложенных на них функций; обеспечение оптимального уровня взаимодействия кадровых служб с другими структурными подразделениями предприятия [10, с.60].
Необходимо отметить, что в большинстве своем в службе управления персоналом имеется развитая информационная структура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обеспечение, о чем свидетельствует большой спрос на автоматизированные кадровые системы, разработкой которых занимаются многие известные отече-
ственные фирмы, позволяющие реализовывать основные функции по кадрам и делопроизводству. Эти системы обеспечивают оперативность контроля и гибкость управления; возможность получения полных данных о структуре предприятия; позициях штатного расписания и сотрудниках; контроль за деятельностью дочерних предприятий; разработку отчетной документации; переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда.
Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления персоналом можно разделить на два направления. Первое ориентируется на разработку систем автоматизации учетных кадровых функций, включающих следующие задачи: учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности; возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках. Второе направление включает в себя разработку экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом; анализ и управление мотивацией, построение карьеро-грамм, психологическое тестирование, планирование расходов на персонал [10, с.61].
Отметим, что значимую роль в повышении эффективности, оперативности управления персоналом играют автоматизированные системы по делопроизводству, которые предоставят информацию, находящуюся в базе данных системы. При интеграции системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства, когда внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, система документооборота сама обеспечивает проведение процесса визирования. При необходимости визирования на бумажном носителе система по делопроизводству позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследить сроки согласования и подписания, что крайне важно для подготовки приказов по персоналу.
При использовании системы по делопроизводству все изменения, внесенные в документ визирующим, фиксируются в электронной карточке. При утверждении документа руководитель может (при желании) просмотреть этапы внесения изменений в документ на стадии визирования. При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, специалисту по проведению приказов службы управления персоналом остается только контролировать прохождение документа.
Особо следует отметить, что с выполнением вышеописанных функций может справиться далеко не каждая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее, обеспечивают рассылку информации, нежели управляют реальным бумажным документооборотом, что при большом количестве приказов по личному составу может привести к существенным проблемам.
Отдельный вопрос - передача в службу управления первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в службу в электронном виде, тем меньше усилий необходимо затратить на их обработку. Традиционно для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям. Использование системы делопроизводства для приема первичных данных из подразделений позволяет решать все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запросы на документы по подразделениям, но и проверит подлинность электронных цифровых подписей на документах, а также автоматически загрузит их в банк данных. Процесс бумажной передачи данных (вместо электронной) необходим лишь для подтверждения подписи ответственного лица. Использование электронной подписи позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников управления [10, с.62].
Появление виртуальных офисов, основанных на использовании Интернет-технологий, открыло возможность работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации в домашних условиях, в гостинице, в транспортных средствах. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть [12].
В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» практически идентична и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Однако, как отмечает В. Баласанян, при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией [13, с.22].
Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации. Например, какие решения принимались организацией, какие документы находятся в работе, каковы предыстория и состояние решения конкретных вопросов, чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Нельзя не согласиться с В. Баласаняном [13, с.22], что источник большинства возникающих проблем - изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной технологией учета. Традиционный картотечно - журнальный учет работы с документами, естественно, ведется автономно в каждом подразделении. Для того же, чтобы обеспечить эффективный контроль за документационной деятельностью в целом, необходимо централизованно отслеживать и фиксировать сведения о каждом шаге рассмотрения и исполнения документа в подразделениях. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и соответствующим образом подготовленный персонал. В настоящий момент ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии. В лучшем случае контроль осуществляется не систематически, а «по отклонению». То есть при возникновении вопросов по конкретному документу приходится повторять весь маршрут его движения по организации.
Альтернативный путь решения проблемы - максимальное делегирование прав управленческому персоналу и, как результат, максимальная децентрализация и упрощение управленческих функций. Такой подход к делопроизводству до последнего времени был широко распространен во многих промышленно развитых странах. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых компьютерных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию во всем мире централизованных технологий управления документационной деятельностью организаций независимо от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений [13, с.23].
Иными словами, децентрализация учета и контроля за документационной деятельностью не только вступает в противоречие с отечественными нормами и традициями, но и с сегодняшними мировыми тенденциями, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. Компьютерные сети, охватывающие весь персонал государственного учреждения или компании независимо от их территориального размещения, являются основой для создания более эффективных методов управления. Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в канцелярии вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала [13, с.24].
Отметим, что если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления деятельностью. Кроме того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Чем большее число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае - при минимизации дополнительных трудозатрат - обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени [13, с.24]. Необходимо отметить, зарубежные поставщики программного обеспечения работы с документами предлагают целые наборы подобных продуктов, комплексное применение которых позволяет создавать полнофункциональные решения для управления работой с документами в организации. При использовании этих продуктов, как правило, предполагается, что создание комплексного решения осуществляется индивидуально для каждой конкретной организации.
Традиционные же российские термины - «делопроизводство» и «документооборот» -относятся к общему порядку и системе правил работы с документами персонала организации, независимо от используемых при этом технологий. При этом важной особенностью отечественного делопроизводства является то, что сложившаяся в течение столетий система работы с документами и связанная с нею управленческая культура были тиражированы в национальном масштабе, закреплены в традициях, нормативных документах, кадрах и системе их подготовки.
Отметим, что в настоящий момент возможны различные пути создания САДД для отечественных предприятий. Практический опыт последнего десятилетия показал, что на российских предприятиях реальную перспективу имеют САДД, построенные на основе отечественных традиций и стандартов документационной деятельности. При этом, конечно, в качестве основы или отдельных компонент этих САДД могут использоваться (и используются) те или иные зарубежные программные компоненты, обеспечивающие реализацию различных технологических функций работы с документами.
Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Попытаемся проанализировать основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации. В организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства и при этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами. Организация становится управляемой, появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществ-
лять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориальноудаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
Подведем некоторые итоги. Автоматизированные системы делопроизводства и документооборота позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшим прохождением (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления. В настоящий момент создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Отметим, что правильно построенная автоматизированная система позволит направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохранять полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный процесс позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. САДД позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть до мобильных (конечно, при наличии линий связи). Они создают основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов. Отметим некоторые приоритетные направления формирования информационного общества в России. Необходимо развитие информационной экономики, включая информационные технологии, коммуникации и средства массовой информации, стимулирование частных инвестиций, формирование информационной инфраструктуры российского рынка. Представляется важным совершенствование правового регулирования создания и использования информационных ресурсов и технологий, реализации прав граждан на информацию и интеллектуальную собственность. Кроме того, необходимо обеспечение информационной безопасности и защиты информации.
ЛИТЕРЛТУРЛ
1. Косячков Р. Инструмент управления // Компьютерра. 200І. № ІІ. С.2І-23.
2. Русско-английский глоссарий по информационному обществу: Сто базовых терми-
нов // Совместный проект Британского Совета в России, Института развития информационного общества и проекта «Российский портал развития». 200І.
http://www.iis.ru/glossary/index.html. Обращение к ресурсу ІІ.02. 2004.
3. http:// www.ovsem.com. Обращение к ресурсу І5.02. 2004.
4. Смакотина Н. О проблеме мотивации в информационной службе предприятия // Директор ИС. 2003. № І. С.2І-23.
5. Смакотина Н., Фридман Л., Харитонова Е. Мотивация отечественного ИТ-персонала под микроскопом // Директор ИС. 2003. № 5. С. Іб-І8.
6. Кастельс М. Информационная эпоха. Экономика, общество, культура. М.: ГУ ВШЭ, 2000. І48 с.
7. Инновационная методика бизнес-образования в области Интернет-технологий: Учеб. пособие / Л.Л. Большаков, Л.Л. Бороздюхин, О.Н. Долинина и др.; Под ред. О.Н. Долининой, Ю.Л. Корсакова. Саратов: СГТУ, 2002. І50 с.
8. Яковлев И.П. Социология. СПб.: Знание, 2000. 39 с.
9. Кастельс М., Киселева Э. Россия и сетевое общество // Мир России. 2000. № І. Статья опубликована на информационном портале «История Интернета в России» http:// www. NetHistory.ru. Обращение к ресурсу І9. 02.2004.
10. Серова Г. Компьютеризация службы управления персоналом // Управление персоналом. 2003. № 4. С.бІ.
11. Черныш М. Новая социальная группа - «информационные» работники // Социологические исследования. 2002. № ІІ. С.б3-б7.
12. Чернов В. Информационные технологии // Коммерческий вестник. 2000. № 7-8. С.25-27.
13. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Управление персоналом. 2002. № 2. С.22-24.
Долинина Ольга Николаевна -
кандидат технических наук,
заведующая кафедрой «Прикладные информационные технологии», начальник управления международного сотрудничества Саратовского государственного технического университета
