CC BY
102
персоналом). 2013. N 5. С. 76 - 81
8. Чижов Н.А. Кадровые технологии /Н.А.Чижов. — М.: Экзамен, 2007. — 351 с.
УДК 338.48
Елисеева О.В., к.э.н.
доцент
кафедра «Сервис, туризм и индустрия гостеприимства»
Вдовенко М.В. студент 3 курса
Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал)
ДГТУ
Российская Федерация, г. Шахты СОБЫТИЙНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ В ГОСТИНИЦЕ: ОСОБЕННОСТИ
РАЗРАБОТКИ И ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация: В статье рассмотрены особенности разработки и организации событийных мероприятий в гостиничном комплексе. Авторами обозначены основные преимущества, задачи и проблемы, с которыми сталкиваются отелъеры при организации данных мероприятий, а также предложены меры по увеличению «продаж» на событийные мероприятия. В статье отмечается, что в условиях жесткой конкуренции организация событийных мероприятий гостиничным предприятием является важнейшим условием поддержания конкурентоспособности, а анимационная деятельность рассматривается как процесс совершенствования качества предоставляемых гостиничных услуг.
Ключевые слова: гостиничный бизнес, событийные мероприятия, гостиничный комплекс, кейтеринг, анимационная деятельность.
Eliseeva O.V. Vdovenko M. V.
EVENTS IN HOTEL: FEATURES OF DEVELOPMENT AND
ORGANIZATION
Abstract: The article describes the features of the development and organization of events in the hotel complex. The authors identify the main advantages, challenges and problems faced by hoteliers in the organization of these events, as well as proposed measures to increase "sales" for event events. The article notes that in the fierce competition to organize events hotel company is essential to maintain competitiveness, and entertainment activity is considered as a process of improving the quality of hotel services.
Keywords: hospitality, events, hotel, catering, entertainment activities.
Рост культурного и образовательного уровня населения, благоприятные социально-экономические условия, внедрение новых технологий в туристской сфере, изменение форм и способов проведения
свободного времени, опыт развитых зарубежных стран и прочие факторы обусловили значительные изменения в организации досуга отдыхающих. Потенциальный потребитель услуг гостиничной индустрии, который выбирает и оплачивает место проведения своего досуга, ставит перед собой в качестве первоочередной задачи отдых, получение положительных эмоций и заряда энергии для дальнейшей жизни. Соответственно с этим, именно психологическое состояние, эмоции и настрой являются определяющими для чувства удовлетворенности от проведенного в данном гостиничном комплексе времени [1].
В современных условиях важнейшей частью многоплановой деятельности гостиничного предприятия выступает организация событийных мероприятий, которые занимают одно из главных мест в структуре отеля и представляют собой отдельную службу. Стоит отметить, что практика организации событийных мероприятий представляет собой условие преобразования потребности гостя в его удовлетворенность, что, в свою очередь, является завершающим звеном в процессе формирования комфортной среды гостеприимства.
Событийные мероприятия представляют собой один из видов прямой маркетинговой коммуникации, включающей в себя развлекательные мероприятия на больших открытых площадях, выставки, конференции, презентации, корпоративные праздники и вечеринки.
Рассмотрим наиболее часто организуемые событийные мероприятия в гостиничных комплексах:
Празднование нового года в гостинице
Многие люди сегодня предпочитают отмечать Новый год вне дома и доверяют его организацию и проведение специалистам. Подготовка к Новому году является ответственным процессом для всего персонала, как для линейного, так и руководящего. Перед отельером при подготовке данного мероприятия стоят следующие задачи:
1. Подготовка пакетных предложений с ценами для нескольких новогодних заездов: новогодние программы и планируемые мероприятия с гостями выступают в качестве конкурентных преимуществ гостиниц, показывая, что получит гость за свои деньги. Стоит отметить, что особо важно при формировании прайс-листов учитывать конкурентные цены, действующие на рынке гостиничных услуг, иначе гость выберет более выгодное предложение. Так, например, в 2018 г. цена на двоих в столичном отеле составляет от 25 до 120 тысяч рублей;
2. Составление перечня развлекательных новогодних программ: необходимым является распечатка и раскладка новогодней программы для информирования гостей о предстоящей развлекательной программе [2];
3. Своевременный заказ артистов, ведущего, салюта, светового и звукового оборудования;
4. Подготовка подарков для гостей;
5. Подготовка развлекательной программы для детей;
6. Согласование размещения гостей за столами на новогоднем банкете;
7. Организация работы по продвижению мероприятия на телевидении, радио, социальных сетях, на сайте отеля и пр.
Немаловажным аспектом для каждого гостя является предоставление скидки, что связано с высокими ценами на проведение новогодних праздников в связи с приглашением артистов, гостей, подготовкой конкурсов, подарков и пр. В связи с этим многие гостиничные комплексы применяют систему скидок для гостей, которые желают приобрести новогодние туры заранее. Стоит отметить, что подобная практика является выгодной для гостиницы, так как фактически гость кредитует гостиницу за несколько месяцев до мероприятия, что позволяет гостинице использовать эти деньги в операционной деятельности.
В качестве мер по увеличению продаж новогодних мероприятий можно выделить следующие:
1. Продажа новогодних пакетов за 4-5 месяцев до мероприятия;
2. Формирование пакета новогодних предложений за несколько месяцев;
3. Фиксирование входящих запросов в CRM гостиницы [3];
4. Активное сотрудничество с представителями «каналов продвижения» новогодних пакетов;
5. Реклама мероприятия путем освещения средств массовой информации, размещение фотографий и видео материалов проведенных мероприятий.
Проведение свадебного торжества в гостиничном комплексе
Современные гостиницы обладают необходимым перечнем услуг для проведения свадеб: большинство гостиниц снабжены соответствующими интерьерами, которые придают торжеству неповторимость и уникальный шарм. Организация свадеб в гостиничных отелях включает ряд мероприятий:
1. Оформление зала: интерьер банкетных залов в таком случае разрабатывается дизайнерами и декораторами. Особо часто используется для проведения свадебной церемонии оформление зала оригинальными цветочными композициями, которые создают атмосферу торжества. Если отель имеет в распоряжении прилегающую парковую территорию, то летом церемонии могут проходить на свежем воздухе, в парках и пр.
2. Организация свадебного кейтеринга: услугами кейтеринговых компаний можно воспользоваться в случае необходимости проведения выездного свадебного банкета или фуршета. При отеле имеется свой персонал, который оказывает полное сопровождение свадебной церемонии. В том числе, сотрудники помогают невесте и жениху составить меню, подобрать алкогольные напитки и т.д. Комплекс услуг, предоставляемый отелем, также включает следующие мероприятия:
- разработка тематического сценария;
- музыкальное сопровождение вечера;
- оформление банкетного зала;
- составление развлекательной программы;
- бронирование свадебного кортежа;
3. Оформление гостиничного номера молодоженам: как правило, в отеле - это лучший номер. Персонал при украшении номера использует живые цветы, драпировочные ткани, составляют композиции и т.д.
Проведение деловых мероприятий в гостинице
Проведение конференций, деловых форумов с привлечением большого количества, а также организация бизнес-совещаний является экономически выгодным для гостиничного комплекса. При привлечении заказчиков на подобные мероприятия отели исходят из своих возможностей: номерного фонда, количества залов, вместимости, наличия вспомогательных помещений. Организация и проведение конференции является сложным процессом для всего персонала, который требует решения следующих задач:
1. Подготовка конференц-зала: предпочтительным является, чтобы помещение для проведения находилось в некотором отдалении от гостиничных номеров, гостиничных баров и других мест скопления людей. Более правильным является вариант, когда конференц-центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы. Место проведения конференции должно соответствовать требованиям заказчика, иметь возможности для подключения технического оснащения и оборудования.
2. Создание комфортной атмосферы, отвечающей формату мероприятия: исходя из бюджета может быть организован кофе-брейк, ланч, обеды и прочие услуги, необходимые для проведения мероприятия;
3. Обеспечение участников конференции номерами в гостинице: при необходимости предварительно бронируются номера. В случае размещения иностранных и иногородних участников конференции осуществляется бронирование номеров по усмотрению заказчика непосредственно в случае оплаты им стоимости номера. В случае, если каждый участник оплачивает размещение самостоятельно, то подбор средств размещения осуществляется на основании их личных предпочтений;
4. Подготовка культурно-массовых мероприятий: при желании заказчика может осуществляться организация экскурсий, культурной программы, иных туров для участников конференции, исходя из бюджета заказчика или может быть предложен в качестве опциона непосредственно самим участникам конференции.
Организация праздников является важнейшим моментом в построении анимационных программ в гостиничном предприятии. В крупных гостиничных комплексах, куда приезжают туристы из различных стран, менеджеры организуют развлекательные программы на основе традиций страны, ставя перед собой задачу, познакомить отдыхающих с культурой, нравами, традициями страны. Стоит отметить, что это могут быть национальные, государственные или религиозные праздники. При
разработке такого формата мероприятий обязательно должны учитываться национальные особенности культуры, религии, колорит и менталитет народа, и другие определяющие факторы. Так, например, в последнее время популярным стало празднование в отечественных гостиничных комплексах праздника Масленицы. Этот праздник организуется зрелищно, со сжиганием фигуры Масленицы, катанием на тройках, включением элементов фольклора. Подобная организация праздника привлекает отдыхающих, о чем свидетельствует рост числа туристов, желающих посетить данное событие в гостиничном комплексе.
В условиях жесткой конкуренции организация событийных мероприятий гостиничным предприятием является важнейшим условием поддержания конкурентоспособности. На сегодняшний день нельзя представить гостиничный комплекс без организации в нем анимационной деятельности, с использованием новых форм и видов. Для того, чтобы максимально удовлетворять потребности гостей разных национальностей, возрастов, достатка и возможностей, необходимо постоянное совершенствование и улучшение деятельности служб по организации мероприятий гостиничного сервиса, как по содержанию, так и по интенсивности, времени, масштабу и другим параметрам.
Использованные источники:
1. Морева С. Н. Система подготовки кадров как основа профессиональной компетентности специалистов сферы сервиса и туризма // Социально-экономические явления и процессы. Тамбов, 2011. № 12.
2. Иванова Е.В., Вдовенко М.В. Инноватизация гостиничного бизнеса: международный опыт и российская практика // Современные технологии: актуальные вопросы, достижения и инновации: сборник статей XVI Международной научно-практической конференции. - Пенза: МЦНС «Наука и Просвещение». - 2018. - 294 с.
3. Т.В. Дегтярёва [и др.] Инновационное развитие отраслей сферы услуг : монография; под общ. ред. к.э.н., доц. О.С. Мысовой; Ин-т сферы обслуж. и предпринимательства (филиал) федер. гос. бюдж. образоват. учреждения высш. образования «Донской гос техн. ун-т» в г. Шахты Рост. обл. (ИСОиП (филиал) ДГТУ в г. Шахты). - Шахты: ИСОиП (филиал) ДГТУ в г.Шахты, 2018. - 171 с.
