CC BY
77
УПРАВЛЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫХ И КИБЕРНЕТИЧЕСКИХ
СИСТЕМАХ
УДК 004.056
СКЛАДСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ И АВТОМАТИЗАЦИЯ
Подповетная Ю.В., д.э.н., Челябинский филиал Финансового университета при Правительстве РФ; Южно-Уральский институт управления и экономики Орлова А.С., Челябинский филиал Финансового университета при Правительстве РФ
Аннотация
В статье особое значение уделено процессу автоматизации и разработки информационного обеспечения для системы управления складскими процессами в торгово-складском комплексе. Проведен анализ и моделирование существующих процессов компании на основе двух подходов бизнес-моделирования. Объектный подход дает возможность построить более устойчивую к изменениям систему, имеет больше соответствий с существующей структурой организации. Функциональное моделирование оптимально в тех случаях, когда организационная структура подвергается изменениям или находится в процессе корректирования. С помощью графического языка IDEF0 анализируемая система представлена как набор взаимосвязанных функций (функциональных блоков).
Ключевые слова: информационное обеспечение, автоматизация складских процессов, торгово-складской комплекс
Складские операции в деятельности любой компании очень важны и требуют большого внимания и исследования. Особенно в данной деятельности можно выделить процессы приема и сборки товара, так как каждый день необходимо непрерывно учитывать сотни и тысячи товаров. Сборка сложна тем, что разные виды товара необходимо комплектовать в один заказ. Если делать данные операции вручную, то это приводит к недостачам, задержкам и пересортицам. Прием товара вручную вызывает хищения, некорректное размещение по зонам хранения склада, и замедляет процесс работы. Эти ошибки приводят к потерям средств и времени компании, заставляют вновь и вновь возвращаться к их исправлению. Непосредственное влияние на них оказывает человеческий фактор, отсутствие автоматизации процессов приема и сборки товара, учета товара на складе. Поэтому решение проблемы усовершенствования и автоматизации процесса приёма и сборки товара в торгово-складском комплексе является актуальным вопросом1.
С целью решения обозначенной проблемы в статье поставлены и решены следующие
задачи:
1) проведен анализ деятельность компании, ее организационная структура, нормативно-правовые акты и процессы в отделе логистики;
2) построена модель AS-IS процесса логистика и диаграмма декомпозиции модели AS-IS приема и сборки товаров на складе;
3) с целью повышения эффективности складских процессов на основании модели AS-IS построена модель TO-BE и представлена оценка эффективности разработанной модели TO-BE;
4) обоснован метод автоматизации складских процессов приема и сборки товара, произведен выбор марки прибора ТСД и выбора программного обеспечения (ПО)2.
Подробнее остановимся на деятельности отдела логистики, которая осуществляется на территории торгово-складского комплекса (ТСК). Склады являются важнейшим элементом в ТСК. Рациональный подход к выполнению складских операций является
залогом рентабельности всего торгово-складского комплекса. Поэтому, организовывая логистический процесс, необходимо обращать внимание на такие факторы, как:
1) рациональная планировка складского помещения при выделении рабочих зон, которые способствуют усовершенствованию процесса сборки и приема товара;
2) эффективное использование места в складском помещении при расстановке стеллажей и полок для хранения;
3) использование специального оборудования, которое способно выполнять различные операции, что позволяет сократить количество подъемно-транспортных машин;
4) сокращение маршрутов перевозки внутри склада, что позволяет сократить пропускную способность склада и т. д.
Для построения функциональной модели AS IS принято использовать два подхода бизнес-моделирования. Каждый из них обладает своими преимуществами. Объектный подход дает возможность построить более устойчивую к изменениям систему, имеет больше соответствий с существующей структурой организации3. Функциональное моделирование хорошо подходит в тех случаях, когда организационная структура подвергается изменениям или находится в процессе корректирования. Подход от функций лучше понимается исполнителями при получении информации об их работе на данный момент.
С помощью графического языка IDEF0 анализируемая система представляется аналитикам и разработчикам как набор взаимосвязанных функций (функциональных блоков). Как известно, моделирование с помощью инструментов IDEF0, это первый этап в изучении любой системы организации4.
После построения контекстная диаграмма детализируется с помощью диаграммы декомпозиции первого уровня. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Декомпозировав основной блок диаграммы, выделены следующие важные процессы: управление компанией; логистика; бухгалтерский учёт и финансы; закуп; маркетинг и продажи. На рис.1 представлена диаграмма декомпозиции модели AS-IS.
Таким образом, на основе функциональной модели AS IS и модели декомпозиции AS IS в ходе анализа эффективности существующих процессов выявлены наиболее важные, требующие автоматизации, такие как прием товара и сборка товара, происходящие в отделе логистики. Кроме того, определены минусы модели AS IS в этих двух процессах, а именно:
1) в процессе приемки товара на этапе оформления приходной накладной в системе 1С вручную вводятся сроки годности, счёт-фактуры, даты, ФИО, номер документа ТТН (если она прилагается) и т. п.;
2) в процессе сборки товаров все сборочные накладные находятся на бумажных носителях, данные об исполнителях и перечень товаров в накладной отмечаются вручную, затем заносятся в программу оператором ТСК;
3) имеют место пересортицы и недостачи, т. к. большие объемы работы влекут ошибки при поиске нужного товара;
4) снижена скорость и производительность сборки товаров по накладным из-за присутствия человеческого фактора;
5) отсутствует контроль корректности размещения поступивших товаров на складе5.
USED AT: AUTHOR: Орлов a A DATE: 15.05.201 7 WORKING READER DATE CONTEXT:
PROJECT: Деятельность компании ООО "Канцбюро" REV: 16.05.201 7 DRAFT
RECOMMENDED
NOTES: 1 2345678910 PUBLICATION A-0
Трудовые договора, инф-ция о персонале
Конституция РФ
Документ ы правовою—
Управление компанией Ор. 1
характера
Сопроводительные(транспортные) документы
_Возврат от клиента _
Первичная документация
Товары от поставщиков
Рэгла мент .должностные инструкции
Судебные документы
Накладные на возврат клиенту, возврат
Отгруженный товар
Заказы от корпоративных и оптовых клиентов
Персонал-
Офисные программь
Информация от клиентов и поставщиков.предложения по акциям
гта до кое Ьборудование
эухгалтерскии уче ^
и финансы Ор._3 g
Документы на отгрузку
Оплата поставщикам.з/п
сотрудникам, получение прибыли
ч
Система Л С
Закуп Ор._4
Накладные претензии
постав щику
7—
Ор-
Маркетинг и продажи
W
Маркетинговые документы
GO нч
GO <
К
ч
к «
о
s s иг s
СО
о с
s
о и
к «
ей
ей &
ей
S «
«
О К
о
s
fin
NODE:
АО
TITLE
Деятельность компании ООО "Канцбюро"
NUMBER:
На основе выявленных недостатков далее предлагается решение и строится модель ТО ВЕ.
Проведенный анализ показал, что одним из вариантов решения выявленных проблем и самым экономичным с точки зрения автоматизации процессов приема и сборки товара будет внедрение в деятельность отдела логистики терминала сбора данных (ТСД). Основное предназначение устройства - быстрый и удобный сбор, обработка и передача сведений о грузе или товаре в информационную систему компании, а также использование штрихкодирования.
Существуют различные категории терминала сбора данных. Каждая из категорий терминалов для сбора данных имеет определенные конструктивные и функциональные особенности, делающие их оптимальным видом устройств в данных условиях. Выбирать тот или иной тип терминалов следует, четко представляя, в каких условиях он будет использоваться.
В ходе изучения модели ТО ВЕ были выявлены достоинства внедренного прибора для автоматизации процессов приема и сборки товара6:
1) уменьшается время работы сотрудников, с применением прибора ТСД;
2) увеличивается производительность труда;
3) с исчезновением бумажных носителей сокращаются затраты на бумагу;
4) при исключении человеческого фактора исчезают различные постоянные ошибки сотрудников.
На основе изучения модели ЛБ К и обработки её недостатков сформирована модель ТО ВЕ, которая представлена на рисунке 2, декомпозиция процесса «Логистика» модели ТО ВЕ отображается на рисунке 3.
В результате сравнения моделей ЛБ 1Б и ТО ВЕ выявлены достоинства новой модели, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1- Сравнение моделей AS IS и TO BE
Показатели ЛБ К ТО ВЕ
Время работы 50 сборочных накладных за рабочий день (8 часов) 50 сборочных накладных за 6 часов
Производительность труда 50 накладных за 8 часов 66 накладных за 8 часов
Затраты на бумагу 44 650 руб. 23 825 руб.
Количество ошибок при сборке товара (пересорт, недостача) На 50 накладных в среднем совершается 5 ошибок Отсутствие ошибок
Количество персонала требуемого для сборки 10 человек 5 человек
USED AT:
AUTHOR: Орлов a A
PROJECT: Деятельность компании ООО "Канцбюро"
NOTES: 1 2345678910
DATE: 15.05.2017 REV: 16.05.2017
■ WORKING READER DATE CONTEXT:
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION A-0
Трудов ые договора, инф-ция о персонале
Конституция РФ
Документ ы правовою—
Управление компанией 0р._1
ха ра кт ера 'tiiitititititiiititii
Сопроводительные(транспортные) документы
Возврат от клиента
Первичная документация
Товары от поставщиков
Заказы от корпорат ив ных и оптовых клиентов
Персонаг
Ожидания и стратегии владельцев
Вэгла мент, должностные "инструкции
Судебные документы
Накладные на возврат клиенту, возврат
Логистика
0р.
Офисные программ
Информация от клиентов и постав щиков .предложения по акциям
Î кладе борудов ание
Отгруженный товар
ухгалтерский учф£ и финансы
Документы на отгрузку
Оплата поставщикам.з/п
сотрудникам, получение прибыли
Система С
Закуп
0р.
Накладные претензии
постав щику
-»7
0р.
Маркетинг и продажи
Прибор ТСД
Маркетинговые документы
W
m
о н
s ч
к «
о
(N И О К
о S fin
NODE:
АО
TITLE:
Деятельность компании ООО "Канцбюро"
NUMBER
AUTHOR: Орлова A
PROJECT: Деятельность компании ООО "Канцбюро"
NOTES: 1 2345678910
DATE: 15.05.2017 REV: 16.05.2017
WORKING RKDER DATE CONTEXT:
DRAFT = — =
RECOMMENDED
PUBLICATION AO ■=
w m
о
H
s ч
(L) Ct О
ев И S H о
s
l-H
о
ев О О К
ИГ о
Он
с «
s иг
И! со О И
s
о и
к «
m «
О К
о И! Рн
Конституция РФ Товары от поставщиков..
Возврат от клиенте
Ож идания и стратегии -в ла дельце в
Fte гламент.должностные "инст ру кции_
Прием товара Ор._1
Заказы от корпоративных и оптовых клиентд
Сопроводительные документы
Первичная документация
Прибор ТСД
То в ар на
сборку
Сборка тов аров на складе 0р. 2 -ш.
:#Собранный товар
i
Бра кованный ^товар
Брак и возврат товара
0р.
'I &&Ï &
^Персонал
Складское оборудование
Накладные на в озв рат клиенту, в озв рат
Отгруженный товар
Отгрузка ^ ■
и доставка Щ,
товаров клиенту Документы на отгрузку 0р. 4|Ц
истема 1 С
—
Офисные программы
А2
Логистика
Таким образом, внедрение модели AS IS позволит повысить производительность труда, снизить затраты на бумагу в два раза (т. к. пропадают бумажные носители для сборки), исключить человеческий фактор (что снижает вероятность ошибки при сборке товара по накладным), сократить требуемое количество персонала (что позволит сотрудников переквалифицировать на другие виды работ в организации) и самое главное преимущество - это повышение управляемости склада.
Автоматизация работы склада позволяет обеспечить максимально эффективное управление всеми его процессами. Такой подход служит залогом стабильного развития бизнеса. Универсальная система автоматизации управления складом обеспечивает оперативный учет продукции и детализацию размещения товаров на территории складов. В перечень реализуемых ей задач также входит контроль запасов и корректности списания продуктов, управление резервированием. Подобная программа разработана специально для управления складской логистикой.
Автоматизация управления складом обеспечивается посредством внедрения специализированных программных продуктов. Программный продукт позволит в сжатые сроки автоматизировать все существующие процессы. Для выбора программного обеспечения проведен анализ существующих операционных систем (драйверов). Результаты анализа показали, что возможности драйвера WI-FI терминала сбора данных наиболее подходят для работы на складе, т. к. это единственный драйвер, который работает с 1С:Предприятием 8. Вместе с программным обеспечением производители предлагают комплект обработок обслуживания для поддерживаемой конфигурации7.
Достоинства программного обеспечения:
1) не требуется вносить изменения в конфигурацию 1С;
2) адресное хранение. Вместе с каждым драйвером поставляется конфигуратор (среда разработки мобильных операций), который позволяет изменять логику обработки документов и пользовательский интерфейс ТСД, а также разрабатывать новые операции;
3) удаленная работа. Для работы с ТСД, не подключенными к тому конкретному компьютеру, на котором работает 1С, в проводной версии драйвера предусмотрена специальная утилита синхронизации, которая копирует файлы с ТСД на компьютер с 1С и наоборот. В беспроводных версиях драйвера обмен происходит прямо через Интернет, путем подключения по WI-FI или локально через кредл (при вставке в кредл ТСД начинает видеть сеть);
4) автоматическая загрузка и выгрузка документов в 1С. Можно самим настроить отбор для работы на ТСД и автоматическую загрузку, выгрузку, заполнение любых складских документов 1С;
5) коллективная работа с документами. Одновременная работа на нескольких ТСД с одни документом;
6) всё конфигурируется. Вместе с каждым драйвером поставляется бесплатный конфигуратор (среда разработки мобильных операций), который позволяет изменять логику обработки документов и пользовательский интерфейс ТСД, а также разрабатывать новые операции;
7) благодаря использованию платформы Mobile SMARTS 2008, вместе с драйвером поставляется среда разработки мобильных операций, которая позволяет изменять логику обработки документов и пользовательский интерфейс ТСД, а также разрабатывать новые операции;
8) драйвер защищен программной лицензией, которая выдается отдельно для каждого терминала в соответствии с его уникальным кодом.
Дополнительные функциональные характеристики драйвера приведены в таблице 2.
Таблица 2 - Функциональные характеристики драйвера
Необходимость вносить изменения в конфигурацию 1С: Не требуется
Выгрузка документов на радио-терминал Для автообмена документами нужен модуль автоматической загрузки, выгрузки
Удаленный доступ к 1С Не требуется. Все работает онлайн, через сервер терминалов
Поддерживаемые объемы справочника Вся номенклатура берется с базы 1С
Много документов на одном терминале Возможно
Коллективная работа с документами Для совместной работы с документами нужен модуль коллективной работы
Мобильная печать Для печати нужен модуль печати
Поддержка весового товара, характеристик, серий, серийных номеров Возможно
На основании анализа недостатков модели ЛБ 1Б для автоматизации отдела логистика и процессов приема и сборки товара построена модель ТО ВЕ, в которой предлагается внедрить терминал сбора данных. Проведено сравнение моделей ЛБ 1Б и ТО ВЕ. Внедрение процесса ТО ВЕ позволит повысить производительность труда, затраты на бумагу уменьшатся в два раза, ошибки при сборке пропадают, потому что убирается человеческий фактор, сокращается время работы, также внедрение позволит сократить количество персонала. Самое главное преимущество - это повышение управляемости склада.
Среди оборудования на рынке, на основе технических характеристик и требований к прибору, выбран наиболее подходящий для использования в складской деятельности организации. Также произведен выбор программного обеспечения для интеграции терминала сбора данных с системой 1С используемой в работе компании. Описаны возможности выбранного драйвера, его преимущества и функциональные свойства.
Выявлены требования к внедряемому оборудованию, такие как:
1) демократичная стоимость оборудования;
2) легкость в использовании;
3) надежность и качество;
4) устойчивость к внешнему воздействию;
5) современность (поддержка 'Ш -Б1)
6) быстрота действия.
В результате создана автоматизированная система для складского учета товаров, которая обеспечивает повышение эффективности работы логистического отдела в торгово-складском комплексе компании. Установлено, что внедрение терминала сбора данных позволяет решить четыре главные проблемы в складском учете товара: хищение товара; недостачи, пересорт; потеря времени; низкая эффективность работы сотрудников.
Таким образом, автоматизирование процессов приема и сборки товара позволяет:
- вносить данные о выполненных заявках в систему 1С автоматически;
- вносить данные о принятом товаре в систему 1С автоматически;
- собирать товар на заявки клиентов без бумажных носителей;
- проводить счёт товара и нормаупаковок автоматически;
- выполнять корректное зонирование товара на складе.
Примечания
1 Волгин, В.В. Склад: организация, управление, логистика. - М.: Дашков и К., 2015. 724 с.
2 Клюев, А.С. Автоматизация настройки систем управления. - М.: Альянс, 2015. 272 с.
3 Подповетная, Ю.В. Анализ коммерческой деятельности крупных розничных сетей магазинов бытовой техники /Подповетная Ю.В., Булгакова М.В. // Управление в современных системах. - 2014. - № 4 (4). - С. 55-59; Информационное обеспечение малого инновационного бизнеса: коллективная монография / под ред. проф. П.П. Переверзева. - М.: Перо, 2016. - 164 с.; Автоматизация бизнес-процессов компаний в соответствии с концепцией CRM: коллективная монография / под. ред. Е.В. Буновой. - М.:Перо, 2017. - 134 с.
4 Дастин, Э. Тестирование программного обеспечения. Внедрение, управление и автоматизация - М.: Лори, 2013. 567 с.
5 Современная логистика - М.: Вильямс, 2015. 624 с.
6 Podpovetnaya, Yu.V. The features of the information support development for the product lifecycle management system. - Вестник ЮУрГУ. Серия «Компьютерные технологии, управление, радиоэлектроника». - 2017. - Т. 17, № 2. - С. 127-133; Информационное обеспечение. Проект по автоматизации управления средним предприятием [Электронный ресурс] - URL: http://kit-project.narod.ru/4.6.htm - (Дата обращения: 05.09.2018).
7 Lubnina, A.A. et al. Innovative strategy for improving the efficiency of industrial enterprises management // Revista ESPACIOS. - 2018. - Vol. 39. - №. 09; Zijm, H. et al. Operations, Logistics and Supply Chain Management: Definitions and Objectives //Operations, Logistics and Supply Chain Management. - Springer, Cham, 2018. - С. 27-42; Richards, G. Warehouse management: a complete guide to improving efficiency and minimizing costs in the modern warehouse. - Kogan Page Publishers, - 2017. - 513 pp.
WAREHOUSE ACTIVITY: IMPROVEMENT AND AUTOMATION
Podpovetnaya Yu.V., Financial University under the Government of the Russian Federation (Chelyabinsk branch); South Ural Institute of management and Economics Orlova A.S., Financial University under the Government of the Russian Federation (Chelyabinsk
branch)
Abstract
The article pays special attention to the process of automation and development of information support for the management system of warehouse processes in the trade and warehouse complex. The analysis and modeling of existing processes of the company on the basis of two approaches of business modeling is carried out. The object approach makes it possible to build a system that is more resistant to changes, has more correspondences with the existing structure of the organization. Functional modeling is optimal when the organizational structure undergoes changes or is in the process of adjustment. With the help of the graphical language IDEF0 the analyzed system is presented as a set of interrelated functions (function blocks).
Keywords: information support, automation of warehouse processes, trade and warehouse complex
