CC BY
48
Системы управления корпоративным контентом как инструмент реагирования на
изменение банковского законодательства
Enterprise content management systems as a tool of reacting for banking laws changing
Лейфер А.А.
Магистрант 1 курса Факультет компьютерных технологий и управления
Университет ИТМО Россия, Санкт-Петербург e-mail: anastasiya-leyfer@yandex. ru
Leyfer A.A.
Master student 1 term School of Computer Technologies and Control
ITMO University Russia, Saint-Petersburg e-mail: anastasiya-leyfer@yandex. ru
Аннотация.
Целью данного исследования является изучение условия, к которым приходится приспосабливаться банкам, аспекты их внутренней работы, а также поиск эффективного механизма реагирования на постоянно изменяющуюся информационную среду. Государство стремительно повышает требования к функционированию банковских учреждений, стремясь сделать их деятельность более прозрачной и управляемой. Во то время как банкам все сложнее к ним адаптироваться в условиях постоянного повышения потока клиентов и непрерывной информатизации. Для решения проблемы управления большим объемом клиентских документов предложено использование ECM-систем. ECM-системы выполняют основные функции хранения, поиска и управления доступом к документам. На базе ECM-системы может быть построено прикладное решение, автоматизирующее процесс предоставления данных на отчуждаемых носителях по требованию Банка России. Данное решение позволяет повысить эффективность функционирования финансовых учреждений и сделать их деятельность более прозрачной.
Annotation.
The purpose of this research is to study the conditions that have to adapt to banks, aspects of their internal work, as well as the search for an effective mechanism to respond to constantly changing information environment. The government rapidly increases the demands on the functioning of the banking institutions to make their activities more transparent and manageable. At the same time, banks increasingly difficult for them to adapt in the conditions of constant increase of customer flow and continuous information. To solve the problem of managing a large volume of client documents suggested the use of ECM-systems. ECM-systems perform the core functions of storage, search and control access to documents. Based on the ECM-system can be built application solution that automates the process of providing data on a removable media, on demand of the Bank of Russia. This solution allows to increase the efficiency of functioning of financial institutions and to make their activities more transparent.
Ключевые слова: банковский сектор, нормативная среда, клиентские данные, ECM-система.
Key words: the banking sector, regulatory environment, customer data, ECM system.
Всех деловых людей можно разделить на две категории: на тех, кто овладеет высокими технологиями, и тех, кто скоро покинет деловую арену. Руководящий работник уже не может делегировать обработку информации специалистам, ведь бизнес и есть обработка информации
(Алан Купер «Психбольница в руках пациентов»)
You can divide all businesspeople into two categories: those who will master high technology and those who will soon be going out of business. No longer can an executive delegate information processing to specialists. Business is information processing.
(Alan Cooper «The Inmates Are Running the Asylum»)
Последние несколько лет регулирующие органы активно проводят реформирование финансового сектора. Банковское дело, как одна из его ключевых составляющих, претерпевает серьезные изменения. При этом политика реформирования преимущественно направлена на обеспечение прозрачности деятельности финансовых учреждений, особенно по части предоставления финансовой отчетности. Приоритетное направление политики вполне обосновано существующей обстановкой в банках. Рост документации, получаемой извне и создаваемой внутри банков, значительно снижает оперативность обработки информации на всех ее жизненных этапах и, как следствие, комплексную управляемость финансовым учреждением. Слабым местом при этом становится процесс обработки клиентских данных - источник поступления большого объема неструктурированной информации. Целью данного исследования является изучить условия, к которым приходится приспосабливаться банкам, аспекты их внутренней работы, а также предложить эффективный механизм реагирования на постоянно изменяющуюся информационную среду.
Политика реформирования банковского сектора отражена в Заявлении Правительства РФ «О стратегии развития банковского сектора РФ на период до 2015 года» (далее - Стратегия). Она дает оценку предшествующей государственной политики и отмечает основные траектории развития на будущее. Стратегия отмечает переход из кризиса на траекторию поступательного развития. Однако Правительство РФ и Центральный Банк РФ обращают внимание на необходимость дальнейшего повышения роста и устойчивости банковского сектора. Характерной чертой Стратегии является тенденция к комплексному повышению требований к банковским учреждениям, направленному на увеличение конкурентоспособности. Низкий показатель конкурентоспособности мешает переходу от экстенсивной модели развития к интенсивной, стремление к которой заложено в основу реформирования. Регулирующие органы активно отзывают лицензии у кредитных организаций (рисунок 1), демонстрируя серьезность своих намерений. На графике 1 приведена статистика по количеству кредитных организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации или отзыва лицензий Банком России с 2000 г. по сентябрь 2016 г.
120 100 80
60
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Рисунок 1 - Отзыв лицензии Банком России
Согласно Стратегии, одним из внутренних недостатков банковского сектора является существование непрозрачных для регулятора и рынка форм деятельности, недостоверность учета и отчетности, приводящие к искажению информации о работе кредитных организаций. Также отмечается недостаточная технологическая надежность информационных систем кредитных организаций, обусловленная, в том числе, неупорядоченностью в сфере применения информационных технологий в банковской деятельности. Использование информационных
технологий - основа модернизации банковского сектора. Сегодня все чаще встает вопрос об обеспечении конкурентоспособности банковской системы на международном уровне, а отсутствие соответствующего технологического сопровождения делает это мало возможным. Эти и другие факторы снижают авторитет банковского сообщества и уровень доверия к банковскому сектору, ухудшают возможности привлечения банками инвестиций, обуславливая необходимость дополнительных усилий со стороны Правительства Российской Федерации и Банка России в целях дальнейшего развития банковского сектора, направленного на качественные изменения в деятельности банков.
Также Стратегия делает акцент на внутренних управленческих проблемах в банках. Количество услуг, которые оказывают банки населению и предприятиям, значительно выросло в последние 10 лет. Однако рост количества услуг, к сожалению, совсем не означает рост качества их предоставления. Банки, и в частности их высшее руководство, ориентированы на получение краткосрочной прибыли, в то время как обеспечение высокого уровня качества уходит на второй план. Надежды руководителей падают на государственную поддержку в случае возникновения критических ситуаций. Низкая ответственность руководителей за качество и надежность функционирования учреждений - важный, можно сказать, фундаментальный вопрос, который нужно рассматривать наряду с проблемами внутрироссийской и международной экономической ситуации. Организационные проблемы, так или иначе, зарождаются внутри организация и начинать их решать также нужно изнутри.
Рассмотренные выше направления реформирования банковского сектора находят отражение в следующих нормативных актах:
1. Указание ЦБ РФ от 25 ноября 2009 г. №2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по внедрению бухгалтерского учета» (далее - Указание).
2. «Положение о порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях» от 21 февраля 2013 №397-П (далее - Положение).
В Указании говорится о праве организаций хранить установленный перечень документов в электронном виде, определяет организацию их хранения, а также ответственность руководителя кредитной организации. Согласно Указанию, кредитная организация вправе хранить приведенный перечень документов в течение установленных сроков (но не менее 5ти лет) при условии обеспечения неизменности и возможности предоставления на бумажном носителе. Также в Указании обозначены требования к срокам записи: формы синтетического и аналитического учета должны быть записаны не реже одного раза в месяц, другие документы - не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем. Для хранящихся в электронном виде документов должна быть обеспечена сохранность посредством использования механизма резервного копирования. Положение №397, как развитие Указания №2346, содержит в себе порядок создания резервных копий электронных баз данных по требованию Банка России. Требование Банка России направляется в кредитную организацию в случае возникновения у Банка России оснований для отзыва лицензии на осуществление банковских операций. Положение устанавливает ряд документов, подлежащих обязательному хранению, а именно документы, включающие в себя информацию об имуществе, обязательствах кредитной организации и их движении. Хранение ряда других сведений (о системе органов управления, распределении полномочий органов управления, учетной политики организации и др.) носит рекомендательный характер. При возникновении оснований на отзыв лицензии Комитет банковского надзора Банка России направляет запрос на создание резервной копии на отчуждаемом носители с целью анализа деятельности банка. При предоставлении таких копий должен быть приложен Паспорт резервных копий, содержащих информацию о включенных сведениях.
Анализ нормативных актов позволяет определить перечень общих функциональных требований к системе, осуществляющей хранение электронных документов. Система должна выполнять следующие функции: учет, прием,
поиск, предоставление, уничтожение, обеспечение сохранности и информационной безопасности единиц хранения. Вычислительные возможности аппаратного обеспечения и особенности архитектуры программной части должны обеспечивать высокую оперативность обработки документов. Скорость должна быть достаточной, чтобы сотрудники могли осуществлять загрузку для всего перечня установленных в Положении документов. С точки зрения оптимизации операционной деятельности, система должна упрощать процессы по работе с документами и увеличивать эффективность банковских сотрудников.
Объектом, на который направлены нормативные акты №2346-У и №397-П является банк как финансовый агент. При этом банк по сути своей - обслуживающая организация, основой деятельности которой являются отношения двух субъектов - банка и клиента. В соответствии с нормами ЦБ РФ банки обязаны хранить кредитные досье заемщиков, а также другие документы, отражающие вопросы кредитования и инвестирования физических и юридических лиц. Срок хранения кредитных досье составляет 10 лет после закрытия дела и окончания взаиморасчетов, для остальных документов варьируется от двух лет до бессрочного хранения. Таким образом, в процессе взаимодействия сторон со стороны клиента поступает большое количество неструктурированной и неформализованной информации. Документы, составляющие клиентские досье, могут быть представлены более чем 250 типами. В то время как рост счетов, открываемых учреждениями банковской системы, непрерывно растет, достигая на 2016 год 800 000 тыс. ед. ежеквартально (рисунок 2).
Рисунок 2 - Количество счетов, открываемых учреждениями банковской системы
Данные, извлеченные из клиентских досье, используются во всей дальнейшей деятельности банков. Они являются первоисточником, и поэтому так важно обратить пристальное внимание именно на этот этап жизненного цикла информации. Отсутствие автоматизации процессов ввода и хранения клиентских досье не позволяет обеспечить прозрачность и высокую управляемость операционного потока документооборота.
Обработка информации в банке осуществляется с использованием автоматизированных банковских систем (далее - АБС), представляющих собой набор программных модулей, функционально и информационно связанных между собой. В число функций АБС могут входить:
— Обеспечение внутрихозяйственной деятельности банка;
— Дистанционное банковское обслуживание;
— Осуществление межбанковских расчетов;
— Автоматизация работы на рынке ценных бумаг;
— Управление логистикой;
— Управление налоговым учетом;
— Управление рисками и стратегическое планирование и др.
Как мы видим, АБС предоставляют широкий перечень функциональных возможностей практически во всех сферах деятельности банка. Согласно требованиям, предъявляемым кредитной организацией, системы должны учитывать потребности все категории сотрудников: бухгалтеров, технологов, администраторов, сотрудников фронт-офиса и др. При этом усложняются требования не только на количественном, но и на качественном уровне. В частности, растет популярность такого явления, как индивидуализация банковских продуктов и формирование персонализированных клиентских предложений. Это демонстрирует сложность и высокую специфичность деятельности банковских учреждений, что не позволяет АБС стать комплексным и одновременно качественным во всех отношениях решением. Обычно одному или нескольким модулям отдается преимущество: модуль обработки межбанковских платежей становится «гибким» и сильным, а кредитный - запутанным и слабофункциональным. Существуют АБС, в рамках которых возможны доработки, но эти решения редко становятся экономически выгодными ввиду высоких трудозатрат прикладных специалистов и стоимости специализированных модулей. Потребность во внедрении продуктов, автоматизирующих банковскую деятельность, была принята и осознана руководителями банковских учреждений, ведь учреждение, не обладающее такими средствами, просто не сможет выйти на конкурентный рынок. Однако общий процесс управления клиентскими данными, по-прежнему воспринимается как вспомогательный.
Общий процесс управления первичными клиентскими данными подвергается постоянным изменениям под воздействием внешних факторов, одним из которых является изменение законодательства. Механизм реагирования на изменения нормативной среды в свою очередь должен включать в себя понимание следующих аспектов:
1. Нормативной базы, регулирующей отраслевую деятельность. Банковское законодательство является комплексной отраслью законодательства, регулирующей товарно-денежные отношения, связанные с реализацией деятельности кредитно-финансовых учреждений. Необходимо понимать, как структуру банковского законодательство в целом, так и конкретные нормативные акты, связанные с управлением электронными документами.
2. Внутренних документоориентированных процессов банков. В число банковских бизнес-процессов входят основные (обслуживание физических и юридических лиц, работа на финансовых и межбанковских рынках), обеспечивающие (ИТ-обеспечение, юридическое обеспечение, обеспечение безопасности и др.) и управляющие (управление финансами, рисками, маркетинг, стратегическое планирование и др.). При этом наибольшим количеством документации сопровождаются основные процессы по обслуживанию физических и юридических лиц.
3. Особенностей обеспечения соответствия внутренних процессов нормативной базе. Соответствие подразумевает соблюдение правил, законов и подзаконных актов, а также демонстрацию этого соблюдения.
Третий пункт объединяет два вышеприведенных. Далее рассмотрим его подробнее. Для полноценного понимания выделим основные особенности банка как объекта автоматизации:
1. Вовлечение большого количества подразделений со своими специфичными регламентами работы с документами. Подразделения выполняют различные функции, имеют разные показатели эффективности своей работы, и, соответственно, нуждаются в различных инструментах достижения целей. Отсюда возникают различные системы (модули), а также различные бизнес-процессы по подразделениям.
2. Использование различных видов клиентских документов для различных видов банковских услуг. Набор документов, которые должен предоставить клиент, дифференцируется в зависимости от типа клиента, типа и объема услуги, в которой клиент нуждается.
3. Использование различных программных средств, затрагивающих управление документацией. В процессе работы подразделений электронная документация распределяется по различным источникам: персональным компьютерам, сетевым папкам, файловым системам и прикладным системам.
Многообразие направлений деятельности банков, инструментов, обеспечивающих его деятельность, а также
типов клиентов демонстрирует потребность в консолидации разнородной информации из различных источников с целью повышения ее управляемости. Наибольшая управляемость достигается путем создания единого хранилища документов, обладающих различными свойствами, правилами и сроками хранения. Для обеспечения доступа к документации всем группам сотрудников хранилище должно быть интегрировано с уже используемыми на предприятии системами. Кроме того, сотрудники, имеющие к нему доступ, должны понимать и соблюдать нормы и правила хранения.
Управление электронными документами предприятия, как основную свою функцию, реализуют два класса систем - системы по управлению корпоративным контентом (иначе - Enterprise Content Management или ECM) и системы электронного документооборота (СЭД) Долгосрочное централизованное хранение корпоративных документов является основной функцией класса систем по управлению корпоративным контентом (иначе -Enterprise Content Management или ECM). Некоторые исследователи отождествляют эти два класса систем, однако, согласно первоначальной концепции ECM, они имеют фундаментальные различия. Ключевая цель СЭД -управление документооборотом на предприятии, ECM - создание единого информационного пространства на предприятии, обеспечение доступности и непротиворечивости информации. Сложность определения различий между ECM и СЭД обусловлена отсутствием стандартизации данного класса систем в России и неоднозначности интерпретации зарубежной терминологии.
Итак, под корпоративным контентом понимается разного рода неструктурированный контент: текстовые документы, таблицы, чертежи, макеты, изображения и др. Преимущество систем состоит в том, что для каждого типа контента существует возможность типизации. Для управления различными типами контента в ECM-системе создается контентная модель. В качестве объектов контентной модели могут выступать документы, пакеты документов, клиенты или сделки. Путем создания контентной модели для каждого выделенного типа контента могут быть выделены свои атрибуты, которые в дальнейшем используются для организации жизненного цикла документов, автоматизации документоориентированных процессов и поиска.
Документы в ECM-системе хранятся в преднастроенной структуре папок, которая может быть изменена в случае необходимости. Доступ к структуре папок осуществляется на основании действующих на предприятии политик безопасности. Поиск, наряду с хранением, является основной функцией ECM-систем. Существует несколько видов поиска:
1. Атрибутивный. Атрибуты - это, иначе говоря, свойства документа. Они могут содержать любую информацию о документе, как системную (автор, дата создания, дата изменение, вес файла), так и пользовательскую (ответственный сотрудник, идентификатор сделки, статус сделки и др.). Для облегчения атрибутивного поиска используются справочники значений, которые содержат возможные варианты значений атрибутов.
2. Контекстный. Контекстный поиск осуществляется среди содержательной части документа (текста) и его атрибутов с использованием ключевых слов. В отличие от атрибутивного поиска, который используется, когда пользователь точно знает, что ему нужно найти, поиск по ключевым словам обладает большей гибкостью.
При использовании обоих типов поиска могут быть использованы поисковые операторы, позволяющие установить точное или подобное совпадение, включить или исключить указанные свойства. Для хранящихся в системе документов может быть настроен жизненный цикл, предполагающий изменение правил хранения и свойств документов.
Рынок ECM-систем предлагает, как внедрение систем со стандартным функционалом, так и прикладные решения. Прикладные ECM-решения создаются на основе программных платформ и учитывают специфику работы конкретной организации. Ниже приведены примеры прикладных решений, являющихся реакцией на
законодательные акты, выпущенные в процессе реформирования банковского сектора и позволяющих обеспечить «прозрачность» документооборота как одну из первостепенных целей регуляторов.
Прикладное решение «Архив клиентских досье» предназначено централизованного хранения клиентских досье в электронном виде с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников. Решение включает в себя оцифровку бумажных клиентских документов, снижающую временные затраты на заполнение хранилища. При этом устраняется необходимость многократного дублирования документов, что, в свою очередь, снижает операционные издержки и риск появления неактуальных документов. Объединение информационного пространства для управления документами на основе корпоративного хранилища документов и использование гибких инструментов поиска повышает оперативность взаимодействия центрального офиса и филиалом, а также снижает временные затраты на поиск информации по клиенту.
Прикладное решение «Архив - 397П» позволяет консолидировать документы, содержащие факт произведения списания денежных средств со счета или приходно-кассовые ордера, а также «общехозяйственные документы» такие как приказы, распоряжения, положения и т. п. «Архив - 397П» дает возможность оперативно сформировать запрошенный регулятором архив за любой период времени и по различным атрибутам, таким как автор, дата создания, изменения, основание и другие, согласно положению № 397-П. К сформированному архиву система автоматически генерирует необходимые документы и записывает данные на отчуждаемые носители с использованием систем резервного копирования, которые уже используются в банке.
Технологическая надежность внедряемых ЕСМ-систем (на недостаточность которой обращают внимание регулирующие органы) обеспечивается за счет:
1. Построения отказоустойчивой архитектуры решения, которая прорабатывается в зависимости от требований к доступности системы и существующей инфраструктуры заказчика.
2. Надежности технических средств (серверное оборудование, сетевое оборудование, рабочие станции пользователей), обладающих действующей гарантией и сопровождением.
3. Надежности программных средств (системное программное обеспечение, прикладное программное обеспечение) с обеспеченной целостностью компонентов и действующей технической поддержкой. Информационная безопасность программных средств должна быть подтверждена соответствующими сертификатами.
Предложенная концепция реагирования на изменения, предполагает постоянное развитие и совершенствование существующей инфраструктуры следующее за изменением внешних условий, в то время как стратегия развития банковского сектора до 2020 года сохраняется тенденции предшествующей. Поэтому в завершение хотелось бы сделать акцент на таком свойстве ЕСМ-систем как масштабируемость. Масштабирование системы производится как путем увеличения ресурсов для хранения возрастающего объема хранимых данных, так и путем автоматизации различных документоориентированных процессов. Необходимо заранее закладывать потенциал роста платформы: правильно спроектированная платформа позволит реализовывать новые пользовательские функции для пользователей, возникающие с ростом бизнеса, максимально эффективно при минимальных финансовых вложениях.
Таким образом, мною было проведено исследование внешних и внутренних факторов, влияющих на банковскую деятельность. Банковских сектор характеризуется высокой сложностью внутренних процессов и регулирующей среды, поэтому решение проблемы реагирования на изменения внешней среды должно быть комплексным и технологичным, каким и является внедрение ЕСМ-системы. ЕСМ-система позволяет организовать хранение, поиск и контроль доступа к клиентским досье, обеспечить информационную безопасность хранимых данных и масштабируемую архитектуру. В совокупность функции позволяют обеспечить соответствие законодательным требованиям, обеспечить прозрачность процессов, эффективное функционирование организации и,
кроме всего прочего, снижение аппаратных затрат на хранение документации и операционных затрат на ее поиск.
Список используемой литературы:
1. Распоряжение Правительства РФ от i7.ii.2GGS N 1662-р (ред. от iG.G2.2Gi7) «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2G2G года»
2. Заявление Правительства РФ и ЦБР от 5 апреля 2Gii г. «О Стратегии развития банковского сектора Российской Федерации на период до 2Gi5 года»
3. Положение Банка России от 2i февраля 2Gi3 г. № 397-П "О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях"
4. Указание Банка России от 25 ноября 2GG9 г. N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета"
5. Стандарт MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами»
6. Кэмерон С. Управление контентом предприятия: вопросы бизнеса и ИТ // Логика бизнеса, 2Gi2 г. i76 с.
7. Вайцель Т.Г., Зайцева И.В. Прикладные аспекты использования банковских автоматизированных информационных систем // Будущее науки - 2Gi3, материалы Международной молодежной научной конференции. 2Gi3 г.
S. Криворотов К.В. ECM-системы как инструмент повышения конкурентоспособности предприятия // Конкурентоспособность территорий, материалы XIX Всероссийского экономического форума молодых ученых и студентов: в S частях. 2Gi6 г.
9. Малых М.С. Использование автоматизированных информационных систем в банках // Северо-Кавказский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова» (Минеральные Воды). 2Gi6^ №i
10. Майорова Е.С., Ошурков В.А., Макашова В.Н. Анализ функций внутренних структурных подразделений коммерческого банка // Сборник научных трудов международной научно-практической конференции. Под редакцией С.Г. Журавина, В.Н. Немцева. 2Gi6 г.
11. Сосунова М.В., Дюге Н.В. Тенденции российского рынка СЭД/ ECM-систем // Проблемы формирования единого пространства экономического и социального развития стран СНГ, материалы ежегодной международной научно-практической конференции. 2Gi6 г.
12. Филяк П.Ю., Бартов М.О., Красномовец А.В. Обеспечение информационной безопасности при использовании систем электронного документооборота/ ECM-систем // Информация и безопасность. Воронежский государственный технический университет. 2Gi5 г. Том i №4
13. Ассоциация по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM) [Электронный ресурс] - URL: http://www.aiim.org
14. Интернет-журнал «ECM-journal» [Электронный ресурс] // URL: http://ecm-journal.ru/d TCs/SEhD-v-banke-plan-rabot-po-otdelam.aspx
15. Интернет-журнал «PC Week» [Электронный ресурс] // URL: https://www.pcweek.ru/ecm/artïcle/detaïl.php?ID=186083
16. Интернет-журнал «Банковское обозрение» [Электронный ресурс] // URL: http://bosfera.ru/bo/banki-perevodyat-klientskie-dose-v-elektronnyy-vid-0
17. Информационное агентство «Банки.ру» [Электронный ресурс] // URL: http://www.banki.ru/banks/memory/
1S. Официальный сайт ЦБ РФ [Электронный ресурс] // URL:
http://www.cbr.ru/statistics/p sys/print.aspx?file=sheet003.htm
