CC BY
18
Мухутдинова Д.Т. студент 4 курса
факультет информационных систем и технологий Поволжский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики
Россия, г. Самара СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация
Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота».
Ключевые слова
Электронный документооборот, документ.
Основой системы электронного документооборота является документ. Документ - определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, студента - без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических преград при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.
Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.
К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:
• Сокращение времени доступа к информации - электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов.
• Сокращение дублирования документов и информации - в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна
всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
• Упрощение доступа к данным - системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
• Оптимизация хранения документов и данных - единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов.
• Автоматизация бизнес процессов - системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов.
• Улучшение качества обслуживания клиентов - за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow. Однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота -четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.
Назаров А.Д. магистрант 1 курса кафедра «Бизнес-информатика» Уральский государственный экономический университет
Россия, г. Екатеринбург АНАЛИЗ СУЩНОСТИ ПОНЯТИЯ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ
ЛОЯЛЬНОСТИ
Аннотация: Статья посвящена анализу понятия потребительской лояльности. Приводится классификация понятия лояльности, а также программ лояльности.
Ключевые слова: анализ лояльности, лояльность, потребительская лояльность, программы лояльности.
