Системный подход к управлению информатизацией университета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

№ 2 (38) 2012

Е. В. Любимов, канд. техн. наук, начальник отдела Дальневосточного федерального университета, Владивосток

Г. П. Озерова, канд. техн. наук, доцент Дальневосточного федерального университета, Владивосток

Системный подход к управлению информатизацией университета

В статье обсуждаются вопросы построения эффективной системы управления процессами информатизации университета, учитывающей специфику его деятельности и масштаб проводимых работ. Предлагается расширить известные сервис-ориентированные механизмы и модели управления информационными технологиями, механизмами и моделями, объединяющими задачи и мероприятия программы информатизации в единую структуру и повышающими конечный эффект.

Введение

Информационные процессы, протекающие в современном обществе, оказывают существенное влияние на систему образования, особенно высшего.

Основным нормативным актом, регулирующим процессы информатизации в России, является «Стратегия развития информационного общества» [5]. Задача ускоренной модернизации экономики страны требует активного внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в повседневную жизнь. Университет как образовательное учреждение наделен, с одной стороны, социальной миссией и, с другой стороны, имеет черты, характерные для субъекта производственной сферы, продукт деятельности которого — образовательные и научные услуги, в том числе связанные с инновационными процессами в экономике. Учитывая разнообразие применяемых в университете информационных технологий (ИТ), целей, задач и направлений деятельности, процесс информатизации можно с уверенностью отнести к категории достаточно сложных.

Главной проблемой проведения информатизации для большей части российских

вузов является несовершенство механизмов управления этим процессом. Традиционно главными задачами информатизации считаются развитие инфраструктуры или сетевой вычислительной среды, компьютеризация и создание комплексной системы автоматизации процесса управления вузом [2, 4, 7, 8]. Однако результаты, получаемые при таком подходе, оказываются слабо интегрированными в среду университета и не образуют единого информационного пространства, поэтому эффект от внедрения ИТ оказывается минимальным. Наблюдаемый в реальной жизни процесс представляет собой, по сути, «неуправляемую информатизацию» и отличается непредсказуемостью конечного результата инвестиций в ИТ.

Переход к стадии управляемой информатизации требует применения усилий в области теоретических исследований, построения моделей, учитывающих множество факторов и параметров функционирования университета, направленных на формирование системного подхода к управлению информатизацией. Данная статья посвящена разработке методов, обеспечивающих достижение этой цели.

№ 2 (38) 2012

Применение ITIL подходов к управлению информатизацией университета

В качестве основных механизмов управления ИТ университета могут быть использованы рекомендации ITIL — библиотеки, описывающей лучшие из применяемых на практике способов организации работы подразделений, предоставляющих услуги в области ИТ [9]. Также можно применять и другие сервис-ориентированные подходы и стандарты управления ИТ (ISO, CobiT).

Предметом рассмотрения ITIL является предоставление и поддержка ИТ-сервисов, соответствующих потребностям организации. В отличие от «технологического» подхода, при котором ИТ-служба предоставляет системы, программы и модули, именно услуги (сервисы) считаются центральными компонентами модели ITIL. Сервисная ориентация определяет подход к взаимодействию и предоставлению услуг службой ИТ остальным функциональным подразделениям организации. Услуги при этом описываются и характеризуются в терминах и с точки зрения процессов и задач организации. Таким образом, создается основа для эффективного взаимодействия, при которой, с одной стороны, ИТ соответствуют требованиям и ожиданиям организации, а с другой — устанавливаются критерии оценки качества работы ИТ-службы.

Применение рекомендаций ITIL в организации возможно при выполнении трех основных условий:

1) определена структура задач, сформулированы цели внедрения ИТ и требования к их показателям, на основе которых могут быть построены сервисы;

2) с организационной точки зрения существует центральная вертикально интегрированная ИТ-служба, консолидирующая решение всех задач в сфере ИТ;

3) ресурсное и финансовое обеспечение ИТ осуществляется централизованно.

Выполнение указанных условий в университете не всегда возможно по объективным причинам. Во-первых, организационно-

правовая основа вузов часто имеет форму § холдинга, и подразделения обладают некоторой финансовой независимостью, что де- ^ лает соблюдение второго и третьего усло- и вий невозможным. Во-вторых, построение § структуры сервисов, учитывая масштабы та- ^ кой организации, как университет, является <2 сложной задачей, поскольку применение ИТ ^ в вузе характеризуется многообразием направлений [1, 6].

Выход из сложившейся ситуации — внедрение в деятельность университета дополнительного механизма, обеспечивающего выполнение первого условия, т. е. позволяющего сформулировать цели и задачи внедрения ИТ и требования к ним. Этот механизм включает в себя систему задач информатизации (СЗИ) — некоторую абстракцию, отражающую как всю специфику и требования эффективного обеспечения деятельности университета, так и конечные цели или ориентиры применения ИТ.

СЗИ становится в этом случае ключевым элементом процесса управления информатизацией (рис. 1). Введение такого слоя позволяет ослабить условия 2 и 3, связанные с внутренними организационными, ресурсными и финансовыми процессами, и создать формализованный механизм управления информатизацией на всех уровнях от целей развития университета в целом до управления конкретными ИТ-процессами и сервисами.

Предлагаемый подход формализует как цели и задачи деловых процессов университета, так и цели построения ИТ-процессов в соответствии с принципами, заложенными в !Ж. Подход направлен не только на решение текущих задач управления ИТ, но и на развитие новых перспективных направлений в сфере информационных технологий.

Процесс управления информатизацией

Рассмотрим, из чего состоит слой процесса управления информатизацией (рис. 1). По мнению авторов, необходимо наличие

№ 2 (38) 2012

Рис. 1. Обобщенная процессная модель управления информатизацией университета

5

I I

I

К

I

I |

I

I

I

Й £

как минимум трех элементов: СЗИ, концептуальных ориентиров и механизма управления информатизацией.

Элемент 1. СЗИ определяет структуру, в которой классифицируются и кодифицируются виды деятельности, осуществляемые в сфере ИТ. Для достижения эффекта, получаемого в результате информатизации требуются ресурсы, планомерное и систематическое выделение которых возможно только в условиях организационной структуры, сохраняющей достаточную стабильность. Однако для университета характерна высокая динамика целей и задач, что осложняет планирование ресурсов для применяемых ИТ. Поэтому целесообразно ограничить перечень направлений деятельности (задач информатизации) наиболее существенными, обеспечив тем самым возможность эволюционного и планомерного развития ИТ.

Но СЗИ не определяет направления развития информатизации, поэтому необходимо сформулировать концептуальные ориентиры, которые образуют элемент 2. Они регламентируют цели и направления развития ИТ в долгосрочном плане (например, на 10 лет) или возможное направление развития на ближайшую перспективу. Формирование концептуальных ориентиров по разным аспектам и процессам деятельности университета должно осуществляться

с учетом их взаимодействия, т. е. образовывать систему концептуальных ориентиров.

Элемент 3 представляет механизм управления работой подразделений университета, связанных с внедрением и применением ИТ. Для построения данного механизма требуется решение следующих вопросов:

• построение организационной структуры подразделений и регламента их взаимодействия;

• организация распределения задач информатизации по подразделениям, необходимых для их решения ресурсов;

• документационное обеспечение информатизации и взаимодействия подразделений;

• планирование работ, проводимых в рамках программы информатизации, и управление реализацией программы информатизации;

• оценка эффективности достигнутых результатов информатизации.

Эти три элемента формируют концепцию информатизации — документ, определяющий развитие университета с применением ИТ на запланированный период.

Практическая реализация концепции информатизации осуществляется на основе программы информатизации, объединяющей на основе системы задач широкий спектр мероприятий и проектов, направленных на достижение концептуальных ориентиров

48

№ 2 (38) 2012

(рис. 2). В отличие от концепции информатизации, имеющей стратегический характер, программа представляет собой документ, преследующий тактические цели и определяющий состав мероприятий на относительно короткий период (2-3 года).

Процесс управления информатизацией обеспечивается периодическим распределением и перераспределением задач, которые необходимо решать в процессе инфор-

матизации, между подразделениями универ- § ситета на основе оценки эффективности

выполнения мероприятий, проектов и задач ^

за предыдущий период. Задачи и направле- и

ния СЗИ (утверждаемые, например, на пять §

лет) можно распределять между подразде- ^

лениями университета ежегодно на конкурс- <3

ной основе с последующим выпуском со- ^ ответствующих приказов. Таким образом, построение механизма документационного

Концепция информатизации

Программа информатизации

Направление 1 Мероприятие 1.1 Мероприятие 1.2

Направление 2 Мероприятие 2.1 ._-->• Мероприятие 2.2 _ - ~ _ Мероприятие 2.3

Направление 3 Проект 1 Проект 2

Проект М

Система задач информатизации

Направление 1

задача 1.1 задача 1.2

Направление 2

задача 2.1 задача 2.2 задача 2.3

Направление N

задача N.1 задача N.1.1

Механизм управления:

— организационная структура;

— документы;

— планирование;

— показатели;

— отчеты

Концептуальный ориентир

1 - переход на облачные технологии

/

Концептуальный ориентир

2 - внедрение электронного образования

Концептуальный ориентир К - реализация новых миссий университета

^__У

Рис. 2. Пример взаимосвязи элементов слоя управления информатизацией с документами «Программа информатизации» и «Концепция информатизации»

49

№ 2 (38) 2012

«

I I

I

К

I

I

I

I

Ьс

I

¡1 Й

I

обеспечения процесса информатизации позволит обеспечить динамичное и управляемое развитие университета.

Место процессов в управлении информатизацией

Несмотря на то, что задачи информатизации предполагается решать совместно силами нескольких подразделений, решение некоторых задач необходимо сосредоточить в одном центральном подразделении (центре информатизации). В их число входит общее управление информатизацией, которое на практике сводится к работе с документами по учету, распределению и оценке результатов выполнения задач информатизации. На центр информатизации целесообразно также возложить задачи, результат решения которых используется всеми подразделениями (например, создание и поддержание вычислительной сети университета, телефонная связь и т. п.), а также задач поддержки функционирования автоматизированных систем управления, используемых в университете. Решение остальных задач предполагается осуществлять на основе распределенной сервис-ориентированной архитектуры.

В состав функций центра необходимо включить администрирование 1Ж процессов всех подразделений, участвующих

в программе информатизации (рис. 3). Учитывая, что они являются административно независимыми от центра информатизации, нужно четко регламентировать порядок взаимодействия различных подразделений по техническим и организационным вопросам. С учетом формируемого механизма управления информатизацией часть процессов должна быть изменена.

Построение модели, системы задач информатизации

Рассмотрим построение структуры слоя управления процессом информатизации на примере синтеза системы задач. С этой целью необходимо осуществить проецирование задач информатизации на различные плоскости, отображающие подсистемы предприятия (организационную, финансовую, учебную, научную и т. д.). Для этого нужна модель, одинаково понятная специалистам всех направлений деятельности университета. На рисунке 4 отражены аспекты, которые являются наиболее важными при разработке модели.

СЗИ представляется некоторой иерархической структурой со сквозной нумерацией по уровням. Предполагается, что введение новых задач (присвоение номеров) осуществляется с периодичностью не менее 3 - 4 лет, что обеспечивает необходимое

Центр

информатизации Отдел 1

Отдел 2

Группа

Диспетчерская

Управление информатизацией

задача ------>•

Отдел

проект

мероприятие '--------ч

I Лаборатория ( | Кафедра _!_1_1_

Процесс управления релизами

Процесс управления конфигурациями

Процесс управления инцидентами 1-\

Рис. 3. Взаимодействие управления информатизацией и процессов

50

№ 2 (38) 2012

оо о

Л 3

со о

¿3

Рис. 4. Аспекты, учитывающиеся при построении слоя управления информатизацией

для планирования постоянство их состава. В таблице 1 приведен фрагмент кодирования СЗИ.

При формировании первого и второго уровней иерархии (первый и второй столбцы табл. 1) используется понятийная модель — модель информатизации, которая воспроизводит однотипные задачи по направлениям деятельности университета. Например, эксплуатация компьютеров в учебных классах и в административном секторе вуза формулируется как две самостоятельные задачи. Таким образом, удается сформировать понятную для специалистов различного профиля систему задач, используемую для распределения ресурсов и оценки полученного результата.

На первом уровне иерархии задач используются абстракции: «инфраструктура информатизации», «подсистемы информатизации», «информационнаясреда», «новые направления информатизации». Предлагаемая понятийная модель условна, но позволяет на верхнем уровне объединить разнородные направления применения ИТ. Понятие « инфраструктура информатизации» объединяет спектр задач, связанных с поддержкой базового функционала, включающего телекоммуникационные сети, низкоуровневые сетевые сервисы, веб, почтовые сервисы, подсистему безопасности, серверное оборудование и т. д. (задачи, решаемые центральным ИТ-подразделением университе-

та). Подсистемы информатизации реализуют сервис-ориентированный подход, охватывающий сервисы, применяемые в разных направлениях деятельности университета. Информационная среда включает задачи, связанные с поддержкой и развитием учебного, научного, инновационного процессов (за исключением задач «инфраструктуры» и «подсистем информатизации»).

Принципы подхода к управлению процессом информатизации университета

Основа предлагаемого подхода к управлению информатизацией, в том числе 1Т1Ц — формирование моделей, описывающих и структурирующих предметную область в различных понятийных плоскостях. В частности аспекты, отраженные на рис. 4, могут быть описаны и смоделированы с применением различных методик и графических нотаций. Предлагаемая в работе СЗИ является моделью, структурирующей деятельность в сфере ИТ. Ниже изложены базовые принципы, которых следует придерживаться в процессе построения слоя управления информатизацией при формировании моделей:

• Системность. Исследование предметной области необходимо осуществлять с использованием системного подхода, предусматривающего проведение этапов анали-

№ 2 (38) 2012

Таблица 1

Направление информатизации

Направление деятельности

Задача информатизации

1. Инфраструктура информатизации

1.1. Все направления

1.2. Административный процесс

1.3. Образовательный процесс

1.4. Научный процесс

1.5. Инновационный процесс

2. Подсистемы информатизации

3. Информационная среда

4. Перспективные направления информатизации

1.1. Эксплуатация общеуниверситетских инфраструктурных технических средств

1.1.2. Эксплуатация общеуниверситетских инфраструктурных сервисов и программного обеспечения

1.1.3. Организационные мероприятия, управление информатизацией

1.1.3.1. Разработка и поддержка организационных, нормативных, программных документов информатизации;

1.1.3.2. Реализация единой технической политики университета;

1.1.3.3. Реализация комплекса мер по защите персональных данных

1.2.1. Техническая поддержка, эксплуатация компьютерного парка и программного обеспечения административно управленческого состава университета всех уровней

1.3.

1.4.

1.5.

52

№ 2 (38) 2012

за и синтеза моделей. Разработка моделей должна быть направлена на структурирование предметной области и фиксацию используемого терминологического аппарата.

• Целостность. Создаваемые модели должны формировать целостную картину процессов, учитывать все аспекты и факторы, влияющие на цели и характер процесса информатизации университета. Такое влияние иногда трудно идентифицировать, поскольку оно бывает опосредованным или проявляется с большим запаздыванием. Типичной ошибкой осуществления информатизации университета, демонстрирующей отсутствие целостности, является выбор в качестве главной цели информатизации не цели развития университета, а обеспечение уровня возможностей ИТ в университете, достигнутого в результате технического прогресса в этой сфере [3].

• Обоснованность. Построение моделей должно проводиться с учетом реальных процессов и перспектив, ограничений на финансовые и другие ресурсы. Разрабатываемые модели, механизмы управления информатизацией должны учитывать связи с другими процессами деятельности университета, например, совокупность целей развития университета должна представлять собой систему, элементами которой являются концептуальные ориентиры информатизации. Таким

Программа развития университета

Цель 1 Ц Ц

/х.;

Задача 1 ЗадгЯ 2

Мероприятие 1

I...................Г

образом, предлагаемые подходы управления информатизацией должны иметь обоснование, в частности, экономической эффективности, полезности, тесным образом связанное с обоснованиями, показателями, индикаторами развития университета.

• Управляемость. Основная задача разработки программно-целевых документов информатизации — управление имеющимися ресурсами для достижения поставленных целей. Цели (концептуальные ориентиры) не могут носить абстрактный характер, они должны выбираться с учетом возможности построения механизма их достижения. Другими словами, необходимо увязывать процессы достижения цели с конкретными механизмами управления информатизацией.

Наиболее эффективным подходом, воплощающим описанные принципы, является подход на основе программных и концептуальных документов университета, в частности, программы развития университета и информатизации в их тесной взаимосвязи. На рисунке 5 показана типовая структура документов «Программа развития университета» и «Программа информатизации», в которой мероприятия и проекты программы развития связаны с СЗИ (светлая линия на рисунке). Темной стрелкой показана реализация некоторого направления развития от целей и задач до конкретных мероприятий и проектов.

Программа информатизации

Система задач информатизации

М

оо о

Л 3

со о

¿3

С; 1-.:

а) б)

Рис. 5. Связь программы развития и информатизации университета

53

№ 2 (38) 2012

Таким образом, становится возможным построить программу информатизации университета, направленную на достижение целей его развития. Формально взаимосвязи задач программы развития и информатизации представимы в виде матрицы, в которой строками являются задачи программы развития, а столбцами — задачи информатизации. Такие матрицы могут быть построены для каждого проекта и мероприятия.

Выявление взаимосвязей также необходимо для оценки результатов выполнения программы информатизации. Программа развития университета, как правило, строится с применением индикаторов и показателей эффективности (рис. 5 а), поэтому выявление взаимосвязей позволяет связать мероприятия информатизации с индикаторами программы развития и тем самым обосновать эффективность распределения ресурсов при реализации программы информатизации университета.

Заключение

Предложенный подход реализует системные принципы управления процессами информатизации университета. Его особен-Е ностью является создание дополнительного ¡г слоя управления информатизацией, учиты-& вающего специфические особенности деятельности университета и позволяющего создать понятный для широкого круга спеЦ циалистов эффективный механизм назна-§ чения исполнителей задач информатиза-I ции и распределения ресурсов для их ре-.Ц шения.

Л Практической основой предлагаемого 1 подхода служит комплекс документов, имею-§ щих разные сроки жизненного цикла и под-^ держиваемых в актуальном состоянии в со-^ ответствии с целями развития университета. § Возможность и эффективность предлагае-Ц мого подхода остаются неизменными по мере роста числа задач, решаемых в рамках | программы. Подход может также применять-К ся для управления информатизацией в орга-¿1 низациях холдингового типа или в организа-

циях, имеющих географически распределенную структуру подразделений, эксплуатация ИТ в которых осуществляется независимыми службами.

Список литературы

1. Агеева Т. И., Балдин А. В., Барышников В. А. Информационная управляющая система МГТУ им. Н. Э. Баумана «Электронный университет»: концепция и реализация / под. ред. И. Б. Федорова, В. М. Черненького. М.: изд-во МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2009. — 376 с.

2. Дальневосточный федеральный университет [Электронный ресурс] Программа развития на 2010 - 2019 гг. Электронные данные — Владивосток ДВФУ — Режим доступа: http://dvfu.ru. — Загл. с экрана.

3. Данилин А., Слюсаренко А. Архитектура и стратегия. «Инь и Ян» информационных технологий предприятия. М.: Интернет университет информационных технологий, 2005. — 504 с.

4. Сибирский федеральный университет [Электронный ресурс] Программа развития на 2011 - 2021 гг. — Электронные данные — Красноярск: СФУ [2007 - 2011] — Режим доступа: http://www.sfu-kras.ru/. — Загл. с экрана.

5. Постановление Правительства от 7 февраля 2008 г. № Пр-212 «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации».

6. Тихомирова Н. В. Управление современным университетом, интегрированным в информационное пространство: концепция, инструменты, методы: научное издание. М.: Финансы и статистика, 2009. — 264 с.

7. Уральский федеральный университет [Электронный ресурс] Программа развития Уральского федерального университета. Электронные данные — Екатеринбург: ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина» [2008 - 2011] — Режим доступа: http://www.ustu.ru/ home/documents, свободный. — Загл. с экрана.

8. Южный федеральный университет [Электронный ресурс] Концепция развития ЮФУ. — Электронные данные — Ростов-на-Дону: «Лаборатория web-разработки ЮФУ» — Режим доступа: http://sfedu.ru, свободный. — Загл. с экрана.

9. Iqbal M., Nieves M. Service Strategy Book (Itil). London: The Stationery Office, 2007. — 264 p.