CC BY
452
Бизнес в законе
2’2014
2.3. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ПЛАНИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Зотова Александра Ивановна, к.э.н., доцент, доцент кафедры маркетинга, экономики и социологии труда
Место работы: РГСУ, г. Москва
Аннотация: В работе представлен системный подход к планированию деятельности предприятия, означающий, что на предприятии используется формальная процедура планирования, обеспеченная упорядоченной информационной базой, существуют организационные рамки планирования, четко определен выходной результат функционирования системы, которым является сложная взаимосвязанная система планов
Ключевые слова: планирование, системный подход, принципы планирования, эффективность планирования
SYSTEM APPROACH TO PLANNING OF ACTIVITY OF THE ENTERPRISE
Zotova Aleksandra Ivanovna, PhD of Economy, docent of
Marketing, economy and work sociology chair
Work place: the Russian State Social University. Moscow
Annotation: This work describes a systematic approach to the planning of enterprise activity, which means that the company uses the formal procedure provided by the orderly planning information base. There are organizational planning framework, clearly defined outcome of functioning of the system, which result is a complex of interconnected system plans
Keywords: planning, systematic approach for planning, performance planning, efficiency
Системный подход к планированию деятельности предприятия предполагает, что:
- планирование на предприятии рассматривается как отдельный, относительно самостоятельный объект - система;
- планирование представляет собой иерархическое образование, требующее многоуровневого изучения самого предмета - «собственный уровень»; изучение предмета как элемента более широкой системы «вышестоящий уровень» (предприятия); изучение предмета в соотношении с составляющими его элементами- «нижестоящий уровень» (подсистемы планирования);
- изучение интегральных свойств элементов и закономерностей системы планирования определяется, исходя из общего предназначения объекта;
- система планирования должна рассматриваться в динамике, что подразумевает исследование процессов саморегулирования, координации, принятия решений, процессов развития, адаптации, балансирования, «общего жизненного цикла» промышленного предприятия.
Слово «система» означает существование совокупности взаимосвязанных элементов и наличие единого направления их развития, ориентированного на цели будущего. Элементами планирования на предприятии являются отдельные подразделения, входящие в него, и отдельные части процесса планирования.
Понятия «система» может быть определено, как «множество составляющих единство элементов, связей и взаимодействий между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и направленность». [2]
Внутрифирменное планирование как подсистема управления предприятием может быть представлена в виде целостного единства элементов, которое обеспечивается классификационным признаком планирования, связей и взаимодействий между ними и внешней
средой (другие подсистемы предприятия - среда прямого воздействия, внешняя среда - среда косвенного воздействия). Качественная определенность и направленность такой системы определяется ее главной целью.
Системность в планировании означает, что на предприятии используется формальная процедура планирования, обеспечена упорядоченная информационная база, существуют организационные рамки планирования, четко определен выходной результат функционирования системы, которым является (должна быть) сложная взаимосвязанная система планов. Характеристика терминов и понятий, используемых при реализации системного подхода к планированию деятельности предприятия, приведена в табл. 1.
Таблица 1
Характеристика терминов и понятий,
используемых при реализации системного подхода _______к внутрифирменному планированию_____
№ п/ п Понятия Характеристики, комментарии
1 2 3
1 Система Целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой (другими подсистемами предприятия) и представляющий собой подсистему системы более высокого порядка -предприятия в целом.
2 Цель системы Обеспечение достижения генеральной цели предприятия посредством создания адекватной системы целей и способов их достижения
3 Задачи системы -Обеспечение экономического роста; -обеспечение экономической эффективности; -обеспечение полной. занятости в соответствии с трудовым договором; -обеспечение трудовой свободы работников; -обеспечение справедливого распределения доходов.
4 Структу- ра системы Упорядоченная совокупность компонентов системы, а именно: - функциональные подсистемы планирования; - подсистемы обеспечения планирования.
5 Содер- жание системы Вещественный субстрат системы: совокупность работников, занимающихся планированием, инструментов и средств для планирования.
6 Связи (в системе и с внешней средой) Связи, в которых участвуют: - подразделения, ответственные за комплексное планирование и подразделения - участники производственного процесса; - подразделения, ответственные за комплексное планирование и подразделения участник и управленческого процесса; - циклический характер связей.
7 Отноше- ние -По поводу распределения и кооперации труда и капитала; -потребления ресурсов, производства продукции, потребления дохода.
8 Вход системы Информация: -об общей массе трудовых, капитальных, материальных и нематериальных ресурсов предприятия; -о миссии и генеральной цели предприятия.
9 Выход системы Разбитая по исполнителям, т.е. управленческим, заготовительным, вспомогательным и основным подразделениям, совокупность долгосрочных среднесрочных и краткосрочных планов
10 Способ функ- циони- рования системы Рыночное, индикативное, административное; последовательное или параллельное; дискретное или непрерывное; жесткое или гибкое т. д;
28
Зотова А. И.
СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ПЛАНИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Таблица 1(продолжение)
11 Обрат- ная связь Предъявление производственными подразделениями претензий друг к другу, влияющее на перераспределение ресурсов производства через систему планов и нормативов.
12 Факторы возрас- тающей роли системы Увеличение размеров фирмы и усложнение форм ее деятельности; динамичность внешней по отношению к организации среды; необходимость полного использования работников; усиление центробежных сил в крупных примышленных организациях.
13 Пределы системы (факто- ры, сдержи- вающие повыше- ние эффек- тивности системы) -Неопределенность рыночной среды; -величина издержек, на организацию и осуществление планирования; -масштабы деятельности предприятия; -необходимость сочетания формального планирования с другими способами принятия решений; -специфика российского рынка.
14 Инфор- мация -Плановые показатели для подразделений; -нормативная документация; -отчеты подразделений о выполнении плановых показателей; -претензии подразделений, оправдывающие невыполнение плановых показателей по вине других подразделений; -положения и инструкции по функционированию системы; -информация о внешней среде.
15 Органи- зация плани- рования Факторы влияния на организацию планирования на предприятии: -организация материального обеспечения; -организация труда; -организация управления. Подходы к организации планирования: “сверху-вниз”, “снизу-вверх”, “прогнозы и задачи сверху, планы -снизу”.
16 По- строение (форми- рование) системы Определение числа компонентов системы планирования ответственных за составление долго-, средне-, и кратко-срочных планов предприятия, отвечающих требованиям действительности.
17 Аппарат сравне- ния Головные подразделения предприятия, собирающие, систематизирующие и корректирующие на основе претензий отчетность подразделений в пределах установленных плановых заданий. Служит основой построения сводной оценки деятельности подразделений и определяет правомерность действий, их экономичность, что служит основной базой распределения ресурсов и определения плановых показателей.
18 Разви- тие системы Процесс совершенствования систем планирования и системы трудовой мотивации на основе изучения изменяющейся внешней среды и появления новых, наиболее эффективных форм функционирования указанных систем
19 Противоречия в системе -Различия в целях подразделений различных уровней управления и, соответственно, планирования. -несоответствие мотивов работников системе мотивации; -несоответствие системы показателей оценки деятельности производственных подразделений объективным условиям их выполнения
20 Обуче- ние системы Процесс накопления знаний и овладения навыками эффективной трудовой деятельности работниками и принятия рациональных управленческих решений -руководителями в построенной системе
Как любая система, система планирования подразделяется на составные элементы, которые определяются главной задачей планирования: разработка и постановка целей фирмы (предприятия), осознанное предупреждение будущих действий для достижения поставленных целей посредством различных мероприятий и решений для выбора благоприятного пути развития предприятия.[1]
Очевидно, что не любая система планирования, может считаться наиболее эффективной. В связи с этим, на основе изучения литературы авторы считают необходимым определить общие требования, предъявляемые к предмету исследования в современных условиях:
- структура системы (состав элементов и связей между ними) должна включать все элементы и возможности их взаимодействия, необходимые для достижения целей системы;
- связи и взаимодействия элементов системы должны отражать все процессы, происходящие на предприятии (планируемые процессы, процессы, воздействующие на планирование);
- количество горизонтальных и вертикальных связей между элементами должно быть минимальным, но достаточным для обеспечения нормальной работы системы;
- система должна быть организованной (эффект синергии), т.е. результат функционирования системы, в целом, должен быть выше, чем сумма одноименных результатов ее элементов;
- структура системы должна быть гибкой и адаптивной, что подразумевает наличие нежестких связей и способности реагировании на изменения среды;
- при установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует сначала формулировать параметры выхода системы планирования - совокупность планов предприятия, затем определить воздействие факторов макро- и микросреды, требования к входу (необходимой для планирования информации), каналы обратной связи и, наконец, проектировать параметры процесса функционирования системы.
Говоря о процессах планирования, следует добавить:
- планирование целей предполагает описание основных направлений - описание на качественном уровне нынешних и будущих сфер деятельности и желаемый кодекс поведения; желаемые цели - степень достижения предпринимательского успеха (прибыль, рентабельность, окупаемость и т.п.);
- стратегическое планирование предполагает анализ сфер деятельности, анализ состояния (сильные и слабые стороны), формулировку стратегий (предприятия в целом, рыночной стратегии, функциональных стратегий), расстановку приоритетов;
- тактическое планирование предполагает составление пяти - (трех) летних и ежегодных планов, общих для предприятия, в целом, и специальных - для подразделений предприятия.
Выходной массив системы используется для осуществления функций организации, контроля и стимулирования.
Таким образом, система планирования - это подсистема организационной системы управления предприятием, представляющая собой совокупность средств формирования целей предприятия и наиболее эффективных способов их достижения, служащих основой осуществления экономических, организационных, управленческих, социальных и других функций на предприятии.[3]
Однако кроме общих требований системности необходимо обратить внимание на требования других систем предприятия, внешних по отношению к системе планирования, но являющихся равноправными с планированием элементами системы управления систем организации, контроля и стимулирования. Следует уточнить:
- организация, как функция управления, предъявляет к планированию требования о структурной совместимости системы планирования и организационной структуры предприятия;
- контроль - требование к качеству планов и показателей с позиции понятности, точности, непротиворечивости и наличия эталона для сравнения;
29
Бизнес в законе
2’2014
- стимулирование ставит во главу возможность четкой идентификации ответственности исполнителя за выполнение тех или иных планов.
Для полной идентификации системных характеристик планирования в рыночных условиях рассмотрим табл. 2 .
Таблица 2
Системные характеристики планирования_________
№ п/ п Класси- фикаци- онный признак Значение признака в системе планирования Комментарии
1 2 3 4
1 Природа элемен- тов Реальная Система состоит из материальных элементов: объектов и субъектов планирования; людей, механизмов, материальных и нематериальных ресурсов
2 Проис- хождение Искусст- венное Планирование на предприятии, также как и само предприятие- результат созидательной целенаправленной деятельности человека
3 Длитель- ность сущест- вования Временная Период существования системы планирования определен целями предприятия и сроками его существования
4 Измен- чивость Динамиче- ская Свойства и состояния системы изменяются под воздействием внутренних и внешних воздействий непрерывно
5 Степень сложно- сти Сложная, иногда большая Свойство системы преобладают над свойствами ее элементов. Система становится большой, если она приобретает сложную пространственно распределенную структуру, где каждая из подсистем относится к категории сложных, например, на предприятии со сложной корпоративной структурой
6 Отношение к среде Открытая Обменивается с подсистемами предприятия, имеется обратная связь
7 Реакция на возмущаю-щие воздействия Активная Предполагается способность противостояния на воздействия среды предприятия посредством использования административных или экономических рычагов
8 Характер поведе- ния С управлением Реализуется процесс целеполагания и целеосуществления
9 Степень связи с внешней средой Открытая диссипа- тивная Система в ходе развития и под воздействием внешней среды или объекта управления способна к переходу на новые качественные ступени в отличие от равновесной
10 Степень участия людей в реализации управляющих воздействий Сочетание человекомашинного и организационного воздействия Целесообразно использование автоматизированных систем, управляемых человеком, а также организационных рычагов
11 Границы системы Четкие Определены границами предприятия и его уровней
На построение системы планирования оказывает влияние множество факторов, к которым можно отнести следующие: внешняя и внутренняя среда предприятия, горизонт планирования, тип производства, специализация предприятия и др.
На построение системы планирования влияет также размер предприятия и ориентация на определенные типы рынков. В абсолютном большинстве предприятий она существует на уровне интуиции предпринимателя, то есть недостаточно формализована. В процессе формализации возможно выявление тех проблем или узких мест предприятия, которые можно нивелировать с помощью системы комплексного планирования.
Внедрение системы планирования в практику управления предприятием может происходить различными путями. Для вновь создаваемых предприятий контур стратегического планирования закладывается в качестве одного из исходных, соотнесенных с оперативным управлением. Необходимость определять перспективу своего развития становится философией предприятия, исходя из этого, подбираются кадры, происходит их расстановка и обучение.
Плановая система обосновывается обширными исследованиями и фактическими данными. Такая система придает предприятию определенность, индивидуальность и позволяет привлекать для реализации планов только определенные типы работников. Наконец, плановая система должна быть сформирована таким образом, чтобы она действовала, с одной стороны, длительное время (5-10 лет), а с другой стороны, была достаточно гибкой в целях ее модификации и модернизации.
Даже самая лучшая система планирования может устареть, если изменятся условия. Внешние факторы: экономическая ситуация в стране, новые требования потребителей, появление новых технологий, изменение политики конкурентов, а также события внутренней жизни предприятия, в частности, изменения в руководящем составе могут вызвать необходимость пересмотра планов. Плановики должны уметь улавливать новые тенденции во внутренней жизни, в отрасли, в рыночной конъюнктуре и вносить соответствующие корректировки в планы. Корректировка долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планов дает возможность, не изменяя целей, менять пути их достижения и, следовательно, повышать шансы предприятия на успех. В случае глобальных изменений во внешней и внутренней среде возникает необходимость пересмотреть всю систему планирования, включая миссию и цели.
Системный подход к управлению предприятием и осуществлению его функций является наиболее сбалансированным и жизнеспособным для современных предприятий.
Многие предприятия сегодня осуществляют планирование на месячной основе, даже стратегическое. Кроме того, они работают не по плану, а берутся за работу от случайного заказчика, решая, таким образом, проблему выживания.
Становится очевидным, что предприятия действуют путем составления определенных планов для реализации конкретной управленческо-производственной функции, тем самым игнорируя системный подход в управлении. Стратегия не подкрепляется тактическими разработками, а существует сама по себе, как дань времени. Нередко искаженно воспринимается сама суть стратегического планирования, а потому разработка стратегии не дает таким предприятиям преимуществ, а лишь становится дополнительной статьей затрат. Более того, в основном, были сохранены структуры и методы, осуществляющие текущее и оперативно-производственное планирование при централизованно-плановой системе экономики, и они были надстроены системой стратегического планирования, либо этим структурам было вменено в обязанность осуществлять ту или иную деятельность по выработке стратегии.
На многих предприятиях отсутствует система сбора и представления достоверной внутренней информации в нужное время, в нужном месте, для нужных лю-
30
Зотова А. И.
СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ПЛАНИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
дей. Необходимо ввиду объемности и сложности информации в современном бизнесе тщательное выстраивание информационных потоков на предприятии с обязательным привлечением информационных технологий.
Процесс планирования затянут по времени, что делает его непригодным для принятия оперативных управленческих решений. На тех предприятиях, где был сохранен аппарат планирования со времен централизованно - плановой системы продолжают заполнять традиционные плановые формы, реальной потребности в которых уже нет, что значительно отягощает этот процесс. Что опять же предопределяет необходимость реорганизации системы планирования.
Плановые данные значительно отличаются от фактических. Иногда процесс планирования по традиции начинается от производства, а не от сбыта продукции. Нередки ситуации, когда, планируя производство на основе потребностей сбыта, руководство придает первостепенное значение последнему в результате чего полностью игнорируется эффективность в производственном процессе (ассортимент чрезмерно расширяется, имеет тенденцию к частым незапланированным переменам, страдает ритмичность производства, соответственно излишне возрастают затраты в производстве). Необходимо увязать прогнозы сбыта потенциально производимой продукции с эффективностью в производственном процессе, то есть со стремлением снизить производственные издержки.
Таким образом, отсутствие опыта, квалифицированных кадров и финансовых ресурсов не позволяет создать эффективной единой системы планирования, которая ориентировала бы предприятие на рост и долговременное процветание.
На основе выявленных проблем рассмотрим возможные принципы построения эффективной системы планирования, которыми могли бы руководствоваться менеджеры отечественных предприятий с целью совершенствования управленческой функции в производственных процессах. Приоритетной проблемой является необходимость обеспечения процессов прогнозирования на предприятиях всех форм и размеров в адекватном для них объеме и уровне точности. Учитывая отсутствие какой-либо поддержки в этом плане со стороны внешних структур, уровень сложности данного процесса, отсутствия сбыта в данном специфическом виде деятельности у наших предприятий, представляется необходимым рассматривать данный процесс как функцию предприятий и осуществлять его на базе соответствующего функционального отдела, на высшем уровне менеджмента.
Большую проблему для осуществления планирования и прогнозирования представляет степень неопределенности в развитии российской экономики. Но именно в применении планирования и кроется возможность ее решения - снижения неопределенности. С одной стороны, в процессе планирования, особенно стратегического, предприятия предпринимают конкретные действия по сознательной адаптации внешней среды к потребностям предприятия, с другой, улавливая направления ее изменения, стараются подстроить свое поведение. И, наконец, систематически осуществляя планирование фирмы, обучаются согласно теории «обучения организаций» прогнозировать ее изменения с большей точностью при меньших затратах, то есть все более эффективно.
Система планирования предприятия должна опираться на все возможные государственные, отраслевые и прочие механизмы снижения неопределенности в экономике. Более того, в силах предприятий создавать определенные группы, ассоциации и союзы, берущие на себя функции аккумулирования и обработки информации для плановой работы, а также налаживать долгосрочные связи с поставщиками и потребителями.
Важным моментом при формировании системы планирования является определение источников информации и направления ее прохождения в процессе составления планов. Нельзя пренебрегать ни одним из внутренних источников информации (данные учета, информация всех функциональных подразделений), более того, применение современных информационных систем позволяет сделать этот процесс автоматизированным и систематическим с одновременной обработкой собранной информации. Актуальным направлением развития систем управления можно назвать применение информационных систем управления, что будет подробно обосновано далее.
Учитывая это системы планирования должны строиться, исходя из следующего:
- планирование развития предприятия должно опираться на макроэкономические показатели развития страны, региона, отрасли;
- система планирования должна строиться на основе гибкой стратегии развития бизнеса, тактически развернутой в виде долгосрочного (среднесрочного) и текущего (годового) плана. На основе последнего формируются оперативно производственные планы всех функциональных подразделений;
- исходной точкой выработки стратегии и планов сбыта, производства НИОКР должны быть научно обоснованные прогнозы сбыта и других показателей деловой активности, которые должны учитывать разработанную политику маркетинга;
- качество плановой работы должно определяться не степенью выполнения планов организации, а по финансовым результатам деятельности; наибольший объем работы по планированию должен лечь на непосредственных исполнителей соответствующих планов, что даст возможность их оперативной корректировки.
Таким образом, главные требования к процессу планирования можно сформулировать в соответствии с принципами планирования: системность, непрерывность, точность, целенаправленность, управляемость, эффективность и т.д., которые реализуются в выборе и формировании системы планирования.
Также необходимо придерживаться принципа: не система определяет планы предприятия, а цели бизнеса определяют систему планирования.
Список литературы:
1. Мыльник В.В., Титаренко Б.П. Исследование систем управления. М.: Деловая книга,2008.
2. Попов С.А., Стратегическое управление. Модуль 4. В 17модульной программе для менеджеров «Управление развитием организации». - М.: Инфра-М, 2009.
3. Управление проектами: Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетенции специалистов (под ред. В.И. Воропаева). - М.: СОВНЕТ, «Кубс Групп», 2010.
4. Body of Knowledge. Fourth Edition - UK: APM Association for Project Managers. - Edited by Miles Dixon - Cambridge Publishing Management, England, 2010.
31
Бизнес в законе
2’2014
РЕЦЕНЗИЯ
на научную статью «Системный подход к планированию деятельности предприятия» Зотовой А.И.
Актуальным направлением развития систем управления можно назвать применение информационных систем управления, учитывая это, системы планирования должны строиться, исходя из следующего:
- планирование развития предприятия должно опираться на макроэкономические показатели развития страны, региона, отрасли;
- система планирования должна строиться на основе гибкой стратегии развития бизнеса, тактически развернутой в виде долгосрочного (среднесрочного) и текущего (годового) плана. На основе последнего формируются оперативно производственные планы всех функциональных подразделений;
- исходной точкой выработки стратегии и планов сбыта, производства НИОКР должны быть научно обоснованные прогнозы сбыта и других показателей деловой активности, которые должны учитывать разработанную политику маркетинга;
- качество плановой работы должно определяться не степенью выполнения планов организации, а по финансовым результатам деятельности; наибольший объем работы по планированию должен лечь на непосредственных исполнителей соответствующих планов, что даст возможность их оперативной корректировки.
Таким образом, главные требования к процессу планирования можно сформулировать в соответствии с принципами планирования: системность, непрерывность, точность, целенаправленность, управляемость, эффективность и т.д., которые реализуются в выборе и формировании системы планирования.
Также необходимо придерживаться принципа: не система определяет планы предприятия, а цели бизнеса определяют систему планирования.
Данные обстоятельства обусловили научную и практическую значимость исследований по проблеме системного подхода к планированию деятельности предприятия. В этой связи данная статья заслуживает внимания и рекомендуется к изданию.
Доктор экономических наук,
профессор, заведующий кафедрой
Экономики, «Центр-ИПК»
Орлов В.И.
32
