CC BY
37
Посилання на статтю__________________________________________________________
Шаріпова О.С. Систематизація бізнес-процесів, що реалізуються при адміністративному управлінні в інтегрованих підприємницьких структурах / О.С. Шаріпова / / Управління проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. -Луганськ: вид-во СНУ ім. В.Даля, 2009. - № 4 (32). - С. 147-152._____________
УДК 658
О.С. Шаріпова
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ, ЩО РЕАЛІЗУЮТЬСЯ ПРИ АДМІНІСТРАТИВНОМУ УПРАВЛІННІ В ІНТЕГРОВАНИХ ПІДПРИЄМНИЦЬКИХ СТРУКТУРАХ
Розглянуто питання, присвячені систематизації бізнес-процесів, що реалізуються при адміністративному управлінні в інтегрованих підприємницьких структурах. Сформульовано загальні вимоги й підходи до здійснення адміністрування цим процесом. Рис. 1, дж. 4.
Ключові слова: бізнес-процес, адміністрування, адміністративне управління, інтегровані підприємницькі структури, систематизація, організаційна структура, посада, гармонійність.
О.С. Шарипова
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ, РЕАЛИЗУЕМЫХ ПРИ АДМИНИСТРАТИВНОМ УПРАВЛЕНИИ В ИНТЕГРИРОВАННЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКИХ СТРУКТУРАХ
Рассмотрены вопросы, посвященные систематизации бизнес-процессов, реализуемых при административном управлении в интегрированных предпринимательских структурах. Сформулированы общие требования и подходы к осуществлению администрирования этим процессом.
O.S. Sharipova
SYSTEMATIZATION OF BUSINESS PROCESSES UNDER ADMINISTRATIVE MANAGEMENT IN INTEGRATED BUSINESS STRUCTURES
Points devoted to systematization of business processes under administrative management in integrated business structures are considered. Common requirements and approaches are formulated to administration this process.
Постановка проблеми. Адміністративне управління спрямоване на те, щоб виконавці виконували свої посадові обов'язки й професійні функції в рамках установлених стандартів та пропонованих вимог. Це забезпечує успішність роботи як на рівні окремих груп виконавців, так і підприємства в цілому. Чим крупніше підприємство та складніша його організаційна структура, тим більша кількість об'єктів, які зусиллями адміністраторів повинні координувати й забезпечувати погодженість своїх дій, тобто забезпечувати гармонійність діяльності. Особливо це актуально для інтегрованих підприємницьких структур,
які поєднують різні диверсифіковані програми, що виконуються в рамках одного підприємства. Досягти погодженості дій окремих об'єктів адміністрування можливо, якщо формувати й управляти цілісними бізнес-процесами по адмініструванню діяльності інтегрованих підприємницьких структур. Цим визначається актуальність і важливість досліджуваної проблеми.
Аналіз останніх досліджень. Вивченню проблем документування, аналізу, регламентації та оптимізації бізнес-процесів реалізованих при управлінні на підприємстві присвячено роботи багатьох вчених. В першу чергу слід вказати роботи Дж. Харрінгтона, В.Г.Єліферова, В.В.Репіна, В.В.Єфімова, І.Ю.Ладико та інш. [1-4].
У цих роботах досить детально розглянуто теоретичні питання, які пов'язані з використанням бізнес-процесів при організації управління підприємством. Але питання адміністративного управління відповідних бізнес-процесів, а також систематизації цих процесів вивчено недостатньо.
Метою статті є дослідження й оцінка критеріїв, вимог по формуванню комплексу бізнес-процесів при адмініструванні діяльності інтегрованих підприємницьких структур.
Виклад основного матеріалу. Адміністративні бізнес-процеси мають ряд особливостей проти звичайних бізнес-процесів. Як правило, звичайні бізнес-процеси розробляються для однорідних управлінських робіт, які постійно повторюються і для виконання яких можна вибирати й оптимізувати певні управлінські дії та технології. Наприклад, бізнес-процеси в сфері замовлень і одержання товарів, бізнес-процеси що пов'язані з обробкою документації, з прийомом та звільненням кадрів, з виконанням окремих логістичних дій і т.д.
Адміністративні бізнес-процеси не мають такого стійкого, однорідного поля діяльності. Вони зорієнтовані більше на виникаючі мікроситуації в процесі виконання певних робіт. Головна особливість і відмінність адміністративних бізнес-процесів - це їхня ситуативність, тобто орієнтація на стандартизовані ситуації, які можуть із певною ймовірністю виникати в процесі здійснення адміністративного управління діяльністю об'єктів. Це визначає основні вимоги до розробки й здійснення адміністративних бізнес-процесів.
До таких вимог можна віднести:
1. Попередня систематизація й стандартизація ситуацій у поведінці об'єкта адміністрування при виконанні робіт певного виду.
2. Формування стандартизованих вимог до дій адміністратора й завдань, які їм вирішуються для кожного типу ситуації.
3. Формування набору технологічних прийомів і дій, які можуть використовуватися при здійсненні адміністрування в рамках заданої ситуації.
4. Збереження свободи вибору у використанні технологічних прийомів і дій за адміністратором з прив'язкою їх до окремих етапів реалізації адміністративного процесу.
5. Оптимізація витрат і зусиль на здійснення адміністративного процесу при обов'язковій умові досягнення поставлених завдань в рамках виниклої ситуації.
Виходячи з цих вимог питання організації бізнес-процесів трохи відрізняються від звичайних бізнес-процесів. Якщо у звичайних бізнес-процесах, головним є ресурсне забезпечення й строге дотримання встановлених дій виконавцями, то в адміністративних бізнес-процесах, головним є створення умов для раціонального виконання окремих дій адміністратором в рамках сформованої ситуації й виниклих проблем, завдань, на рішення яких спрямовані зусилля адміністратора.
Тому організаційні завдання включають завдання такого типу:
1. Підготовка необхідного інструментарію й інформаційного забезпечення для здійснення адміністративних дій певного виду.
2. Розробка й надання до користування технологій застосування різних інструментів, прийомів і методів вирішення виникаючих завдань перед адміністратором.
3. Організація надходження необхідної інформації про складну ситуацію й результати здійснюваного адміністративного впливу в реальному режимі часу.
4. Забезпечення координації дій, здійснюваних змін у виконуваних роботах об'єктів адміністрування при виникненні необхідності здійснення декількох адміністративних бізнес-процесів одночасно.
Таким чином, основними вимогами до організації й здійснення адміністративних бізнес-процесів зводиться до збереження певної гнучкості й свободи дій адміністратора при ретельному регламентуванні всіх супутніх дій по забезпеченню успішності адміністративних впливів на виникаючі відхилення в ході виконання робіт і дій виконавців.
Тільки на цій основі можливо досягти результативності адміністрування бізнес-процесів та їхнього гармонічного здійснення з раціональним використанням ресурсів.
Реалізовані бізнес-процеси при здійсненні адміністративного управління мають таку ж структуру, що й звичайна сукупність бізнес-процесів управління будь яким об'єктом. Зазвичай виділяють: основні, допоміжні й обслуговуючі бізнес-процеси.
Адміністративне управління розглядає в якості основного об'єкта свого управління функціонування певної посадової особи або структурного підрозділу. Тому у якості основних бізнес-процесів можливо розглядати роботи й дії, що виконуються у відповідності зі спеціалізацією даної посади або структурного підрозділу. Кількість основних бізнес-процесів залежить від кількості робіт, що виконуються, та напрямків діяльності. Тому здійснювані бізнес-процеси є основою для побудови й реалізації бізнес-процесів адміністрування. Це означає, що бізнес-процеси адміністрування включають сукупність дій та операцій, спрямованих на забезпечення досягнення поставлених цілей або результатів перед певним видом управлінських робіт на основі організації діяльності виконавців цих робіт. Здійснення моніторингу за виконанням заданих робіт і внесення змін у дії виконавців, ґрунтуються на існуючих методах та інструментах мотиваційного впливу, що дозволяють коректувати поведінку виконавців для досягненні заданого результату.
До допоміжних процесів адміністративного управління варто віднести ті процеси, які дозволяють адміністраторові здійснювати свої функції. До таких процесів можна віднести процеси: інформаційного та аналітичного забезпечення, ресурсне забезпечення, коректування нормативно-правової бази діяльності адміністраторів.
До обслуговуючих процесів адміністративного управління відносять процеси створення умов для ефективної роботи адміністраторів, їх комунікаційне обслуговування та господарське обслуговування діяльності адміністраторів.
Сукупність всіх процесів дозволяє досягти потрібного рівня результативності й ефективності адміністративного управління як у цілому, так і в рамках інтегрованих підприємницьких структур.
За спрямованістю бізнес-процесів адміністрування й кількості контрольованих об'єктів бізнес-процеси можна підрозділити на локальні й інтегровані. При цьому розглядаються як основні, так і допоміжні обслуговуючі бізнес-процеси.
Локальні бізнес-процеси - це бізнес-процеси щодо адміністрування діяльності конкретної посади. Інтегровані бізнес-процеси - це процеси адміністрування діяльності підрозділу, який об'єднує кілька посад щодо вирішення конкретного виду завдань. Крім того, можна виділити комплекс бізнес-процесів, як локальних, так і інтегрованих.
Під комплексом бізнес-процесів розуміються процеси адміністрування діяльності конкретного об'єкта по всьому колу завдань і цілей, які ставляться та вирішуються. Якщо це окремі посади, то це комплекс локальних бізнес-процесів. Якщо це підрозділи, то це комплекс інтегрованих бізнес-процесів.
При цьому структури, як локальних, так і інтегрованих бізнес-процесів мають багато спільного. У комплекс бізнес-процесів повинні входити усі види бізнес-процесів: основні, допоміжні й обслуговуючі.
Будь-який процес адміністрування можна розбити на певні операції, такі як:
1. Постановка завдання.
2. Розподіл завдань між виконавцями.
3. Організація виконання поставлених завдань кожним виконавцем.
4. Вирішення питань створення умов для виконавців щодо рішення поставлених завдань.
5. Організація збору інформації про хід вирішення завдань кожним учасником процесу.
6. Обробка первинної інформації та її фіксація.
7. Підготовка аналітичних пропозицій адміністраторові щодо здійснення адміністративних дій.
8. Реалізація адміністративних дій.
9. Забезпечення виконання адміністративних дій.
10. Оцінка результатів адміністративних дій і постановка нових поточних завдань для адміністраторів.
Всю сукупність операцій щодо здійснення адміністрування яким-небудь об'єктом можна представити в наступній формі, табл.1.
Конкретний зміст операцій бізнес-процесів уточнюється виходячи з особливостей поставлених завдань, специфіки проекту адміністрування, рівня автоматизації виконання управлінських робіт і документообігу на підприємствах.
Таблиця 1
Формування комплексу бізнес-процесів адміністрування певного об'єкта
Операції процесу адміністрування Комплекс бізнес процесів щодо адміністрування певного об'єкта ( завдання 1...п)
Інтегровані бізнес-процеси щодо вирішення певного завдання № 1, поставленого перед об'єктом Інтегровані бізнес-процеси щодо вирішення певного завдання п, поставленого перед об'єктом
Локальний бізнес-процес виконання посадою А завдання 1 Локальний бізнес-процес виконання посадою Б завдання 1 Локальний бізнес-процес виконання посадою В завдання 1 Локальний бізнес-процес виконання посадою А завдання п Локальний бізнес-процес виконання посадою Б завдання п Локальний бізнес-процес виконання посадою В завдання п
І.Постановка завдання й розподіл між виконавцями Операція постановки і розподілу завдань (ОП і РЗ) ОП і РЗ 1 ОП і РЗ 1 ОП і РЗ п ОП і РЗ п ОП і РЗ п
2.Організація виконання поставлених завдань кожним виконавцем Організація виконання завдань (ОВЗ) ОВЗ 1 ОВЗ 1 ОВЗ п ОВЗ п ОВЗ п
3. Вирішення питань створення умов для виконавців щодо рішення поставлених завдань Забезпечення умов виконання завдань (ЗУВЗ) ЗУВЗ 1 ЗУВЗ 1 ЗУВЗ п ЗУВЗ п ЗУВЗ п
4.Організація збору інформації про хід вирішення завдань кожним учасником процесу Збір інформації (ЗІ) ЗІ 1 ЗІ 1 ЗІ п ЗІ п ЗІ п
5.Обробка первинної інформації і її фіксація Обробка первинної інформації (ОПІ) ОПІ 1 ОПІ 1 ОПІ п ОПІ п ОПІ п
6. Підготовка аналітичних пропозицій адміністраторові щодо здійснення адміністративних дій Підготовка аналітичних пропозицій (ПАП) ПАП 1 ПАП 1 ПАП п ПАП п ПАП п
7.Реалізація адміністративних дій Реалізація адміністративних дій (РАД) РАД 1 РАД 1 РАД п РАД п РАД п
8.Забезпечення виконання адміністративних дій Забезпечення виконання адміністративних дій (звАд) ЗВАД 1 ЗВАД 1 ЗВАД п ЗВАД п ЗВАД п
9.Оцінка результатів адміністративних дій і постановка нових поточних завдань для адміністраторів Оцінка результатів адміністративних дій і постановка нових поточних завдань для адміністраторів (ОРАД) ОРАД 1 ОРАД 1 ОРАД п ОРАД п ОРАД п
Запропонований підхід дозволяє стандартизувати розробку бізнес-процесів адміністрування й розробляти їх за єдиною технологією, що формує загальний стиль і зміст адміністрування, як по окремих програмах диверсифікації, так і по інтегрованим підприємницьким структурам в цілому. Одним з найважливіших критеріїв успішності бізнес-процесів є гармонійність їх здійснення.
Гармонійність здійснення адміністративних бізнес-процесів можна розглядати як критерій їхнього рівня організації. Чим вище гармонійність адміністративних бізнес-процесів, тим менше рівень невизначеності, що виникає після здійснення адміністративного впливу, особливо якщо цей вплив готує та реалізує декілька адміністраторів.
Дисгармонія адміністративного бізнес-процесу проявляється в запізнюванні реакції адміністратора на виникаючі проблеми та залученні ресурсів для їхнього вирішення понад встановлених нормативів. При регулярному виникненні дисгармонії в здійсненні адміністративних бізнес-процесів істотно зростає погроза запізнювання адміністративних впливів, збоїв і виходу виникаючих ситуацій зі стандартизованого ряду штатних ситуацій для адміністратора в позаштатну ситуацію. У позаштатній ситуації, розроблені адміністративні бізнес-процеси вже не придатні для застосування, вирішення цієї ситуації залежить від індивідуальних дій і підготовленості адміністратора. Це збільшує ризик “Управління проектами та розвиток виробництва”, 2009, № 4(32) 5
виникнення передкризових і кризових ситуацій при адміністративному управлінні в інтегрованих підприємницьких структурах.
Таким чином, гармонізація здійснення адміністративних бізнес-процесів, може розглядатися, як основне завдання для їхніх проектувальників. Чим вище рівень гармонійності здійснюваних адміністративних бізнес-процесів, тим вище стійкість і надійність функціонування даного об'єкта в цілому.
Висновок. Представлені матеріали показують, що гармонізація, як напрямок і вид розв'язуваних завдань, відіграють важливу роль для управлінні будь-якими об'єктами, починаючи від виробничих об'єктів і закінчуючи об'єктами адміністративного управління. Гармонізація виступає як загальний критерій і характеристика організаційного рівня управлінської культури й загального стану системи управління підприємствами та інтегрованими підприємницькими структурами.
Характер об'єкта, для якого вирішуються питання гармонізації, визначає зміст виконуваних робіт. З позицій адміністративного управління гармонізація може розглядатися глобальною метою, що стосується всього підприємства в цілому, і локальними завданнями по забезпеченню успішного функціонування всіх виконавців, що реалізують певні посадові обов'язки й функції.
ЛІТЕРАТУРА
1. Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: учебник /
В.Г. Елиферов, В.В. Репин. - М.: ИНФРА - М, 2004. - 319 с.
2. Ефимов В.В. Описание и улучшение бизнес-процессов / В.В. Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 84 с.
3. Райченко А.В. Административний менеджмент/ А.В. Радченко. - М.: ИНФРА-М, 2008. -416 с.
4. Харрингтон Джеймс. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация/ Джеймс Харрингтон, К.С. Эсселинг, Ван Нимвеген Харм. -СПб.: Азбука, 2002. - 328 с.
Стаття надійшла до редакції 18.11.2009 р.
