СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ОБОРОТА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

MEANS OF COMMUNICATION EQUIPMENT Iss. 1 (145). 2019

M. E. Ипатов

Кандидат технических наук, ПАО «Интелтех»

Д. В. Белоус

Кандидат технических наук, ПАО «Интелтех»

P.P. Сиразетдинов

Кандидат технических наук, доцент, ПАО «Интелтех»

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ОБОРОТА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

АННОТАЦИЯ. Статья посвящена назначению, составу и возможностям системы электронного документооборота, внедрённого в ПАО «Информационные телекоммуникационные технологии». Описывается порядок регистрации, рассылки, получения и контроля исполнения электронных документов (электронных копий документов).

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: система электронного документооборота, электронный документ, электронный журнал, рабочий процесс, задача.

Система электронного оборота распорядительных и информационно-справочных документов предприятия (далее система электронного документооборота или СЭД) — система, автоматизирующая процессы регистрации, доставки, исполнения, контроля доставки и исполнения распорядительных и информационно-справочных документов, а также формирования отчетов по документообороту. СЭД является элементом корпоративного портала [1], построенного с применением системы Desk-Work на платформе Microsoft SharePoint. Сотрудникам предприятия предоставлен доступ к системе электронного документооборота в соответствии с должностными полномочиями [2].

Основным техническим элементом СЭД является электронный журнал, содержащий регистрационные номера и данные о документах (электронных документах) в виде набора реги-страционно-учегных форм.

В электронных журналах канцелярии и структурных подразделений осуществляется обязательная регистрация всех документопо-токов предприятия за исключением докумен-

тов с грифом конфиденциальности. При этом на каждый регистрируемый документ заполняется регистрационно-учетная форма (карточка документа) и прикрепляется файл с электронным документом.

Для регистрации документов канцелярия использует следующие электронные журналы (рис. 1):

журнал входящих документов; журнал приказов; журнал приказов о премировании; журнал приказов по административно-хозяйственной деятельности; журнал указаний.

Состав электронных журналов в структурных подразделениях определяется руководителем структурного подразделения и зависит от специфики выполняемых подразделением задач.

Для регистрации документа в соответствующем электронном журнале (рис. 2) создаётся карточка документа, и заполняются её поля. СЭД автоматически выдаёт регистрационный номер документа, который указывается на бумажном документе.

Рис. 1. Электронные журналы канцелярии

После рассмотрения и подписания документа генеральным директором или руководителем структурного подразделения документ сканируется, и его электронная копия с резолюцией прикрепляется к карточке документа, текст резолюции вводится в соответствующее поле.

Для документа, находящегося на контроле генерального директора, заполняется соответствующее поле карточки документа и указывается срок исполнения документа. По исполнению документа в поле карточки документа вводится дата исполнения документа.

Все документы, зарегистрированные в электронных журналах канцелярии, подлежат обязательной электронной рассылке:

входящие документы — в соответствии с резолюцией генерального директора;

приказы и указания — в соответствии со списком рассылки.

Электронная рассылка документов внутри подразделения или в другие структурные подразделения является рекомендованной и выполняется при наличии технической возможности.

Документы с отметкой «Для служебного пользования» не сканируются и не подлежат рассылке в СЭД.

Для рассылки электронного документа необходимо в электронном журнале выбрать карточку (строку) с рассылаемым документом и запустить рабочий процесс, соответствующий адресату рассылки (рис. 3). Рабочий процесс — программа, привязанная к конкретному электронному журналу, запускаемая пользователями применительно к конкретной карточке документа, т. е. применительно к конкретному документу, как правило, для рассылки этого документа исполнителям. Рабочий процесс формирует последовательные или параллельные во времени задачи для сотрудников.

МБЛШ ОБ СОММиШСЛТЮМ Б((ШРМБ]ЧТ Iss. 1 (145). 2019

О введении режима комыерчеосоЯ

Рис. 2. Электронный журнал регистрации приказов

д. мгг . - :- - ■ ■ 15:. . у-:, .Ш49К-ИС( * ^р^цпрочем

<¿1 ¿Чслчкияиб-фм«' * ^РшмсчщмсиАт *

зле«ми» « Общество * Личмуй кабинет

ПАО "Интелтех" ► Переписка » Канцелярия * Канцелярия. Журнал 'Входящие' за 2017г Рабочие процессы письмо Ф

Запуск нового рабочего процесса

/меще«ие 2017 _на выбор ф | /яещемч ¿017 .Перечень 1А ф | /метем« 2017 .Перечес 1В ф | /звещеиие 2017 .Перечень 26

ф ] /мещеине 2017 .Ошсик. 1.2 ф | Иж*м» 2017 .Списос 2.1 ф | /звещем» 2017 д ня £емева нн 1

Ш'

2017 дм 60*0« И И

Имещеиие 3017 _Н| выбор в_2 | ^ | /ме»дение 2017 .Переден» 1Ь | ф | /метение 2017 .Перечень 2А

И жаден« 2017 .Спмах 1.1 | ф | /мещение 2017 .Спиах 1.3 Извещение 2017 _Спиес*2_2 | ф | Имещение 2017 дн Бтсметоеой СЛ | ф | /мвцение 2017 для Вербового СЛ

Рис. 3. Страница выбора рабочего процесса для отправки входящего документа

Задача представляет собой электронную форму (окно), доступ к которой сотрудник получает через ссылку в полученном им электронном письме (рис. 4), или через центр задач (рис. 5) [1, 2], являющийся разделом личного кабинета сотрудника на корпоративном портале. Задача содержит информацию о необходимости выполнить какое-либо действие, например, получить документ, передать подчиненным сотрудникам и т. д., и одну или несколько кнопок, которые необходимо нажать сотруднику, тем самым обозначить выполнение этого действия.

Задача (рис. 6) так же может содержать поля ввода резолюции и даты исполнения для подчиненных сотрудников, поле ввода фамилий подчиненных сотрудников для дальнейшей передачи документа или возможность их выбора. Эти поля получатель-руководитель заполняет, если хочет переадресовать этот документ для непосредственного исполнения его подчинёнными.

Для информирования канцелярии о получении документа получателю необходимо нажать соответствующую кнопку в окне своей задачи, при этом автоматически заполняется соответствующее поле карточки этого документа в электронном журнале канцелярии.

На получение документа отводятся одни сутки с момента отправки канцелярией. Если в течение этого срока документ не получен, задача на получение документа считается просроченной и окрашивается в красный цвет в центре задач.

Действия по получению электронного документа (электронной копии документа) могут выполнять как непосредственно получатель документа, так и по его указанию уполномоченный сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Если получатель-руководитель выбрал или указал подчиненных сотрудников для дальнейшего исполнения документа, автоматически формируются задачи по исполнению и электронные письма для этих сотрудников.

Доступ к своей задаче подчинённые сотрудники осуществляют так же через ссылку в полученном письме или через строку таблицы центра задач.

Подчинённые сотрудники информируют об исполнении документа нажатием соответствующей кнопки в окне своей задачи. Задача на

исполнение подчинённым сотрудником считается просроченной и окрашивается в красный цвет в центре задач, если просрочена дата исполнения, указанная руководителем (если эта дата была назначена).

При необходимости руководитель может контролировать факт исполнения документа подчинёнными. Окончательный факт завершения исполнения документа устанавливает руководитель, нажав соответствующую кнопку в окне своей задачи.

Для канцелярии СЭД автоматически заполняет ссылками на карточки отправленных и полученных документов следующие журналы (см. рис. 1):

журнал внешних отправленных (содержит ссылки карточек входящих документов, отправленных канцелярией по СЭД);

журнал внутренних отравленных (содержит ссылки карточек приказов и указаний, отправленных канцелярией по СЭД);

журнал внутренних поступивших (содержит ссылки карточек документов, полученных Канцелярией по СЭД).

Для структурных подразделений СЭД автоматически заполняет ссылками на карточки отравленных и полученных документов следующие журналы:

журнал внутренних отравленных (содержит ссылки карточек документов, отравленных структурным подразделением по СЭД).

журнал внешних поступивших (содержит ссылки карточек входящих документов, полученных структурным подразделением по СЭД);

журнал внутренних поступивших (содержит ссылки карточек приказов, указаний и служебных записок, полученных структурным подразделением по СЭД).

Организацию, ведение с использованием СЭД, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляют сотрудники канцелярии.

Непосредственное ведение делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях осуществляется руководителями этих подразделений и уполномоченными сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Организационно-методическое и техническое сопровождение СЭД осуществляется администратором корпоративного портала [2].

MEANS OlF COMMUNICATION EQUIPMENT. Iss. 1 (145). 2019

J У * * :

Й (Vjn бдение

л Пропустить ^^ ^ ^ ^ C^CDöpsHW

^ HtxUmjWMt ■ Чвииь OTiemib Опять Пексшь i, SudJt •

Ницмюия. Siiaamit ¡итг дли Еемт ин, »(¡ьПйнф (n ii.ii,JMT от (П6. Fyinn но цгбнцт б

Удалить

Опетть

Userinfo FycBOftuTi*»

-J сообщение w... Готою + OntTwib и -Л" ' Создать ною с Быстрые дейгтайа

"-J $OneNote

Перемсакть Пометить КЗ к Вы

Действия ^ -te.-;: пчнпнмго . п'|

Г(рм£1гиТв Теге

Вегчи -»»х hiorowem; Пкиич ЮгыА CflcwBHi; Дв«оы Татьвч бориоое^; Цыпиа 1фшаи-аревна

Tina: Йщьирш. Щрщ И17г да Ееиси hlH. № от 21.ШШ от Oli.Fyiin АО UTP (3/2-2»|ф от 21Ц.»17)

Канцелярия. Входящее 2017г для Беляева H.H. Ns В*-7135/4ф от 21.12.2017 от СПб, Рубин, АО ЦКБ MT(Ns 63/2-2280Ф от 21.12.2017)

Краткое содержание: Замечания го Программам н методикам парно-стыковочных испытаний изд. Свиязь-ПМ и Р-783-09852

Сайка на входящий документ: http://srvwork/Correspondenсa/COO/Lists/CIn 2C17/DisoForm.aipii?H>7i3S Ссылка нам гвещенн e о документе: htic: /fsrvwoA /Со rres po ndent e/C30/Li st s/2017%2011 /Di sc F arm. as рл D=J 175

Рис. 4. Электронное письмо со ссылками на регистрационную карточку входящего документа и на извещение о документе — задачу получения (во вложении скан-копия входящего документа)

Рис. 5. Задачи по получению входящихдокументов в центре задач

Рис. 6. Форма задачи по получению документа и ее дальнейшей отправке непосредственному исполнителю

Сроки хранения электронных документов (электронных копий документов) соответствуют срокам хранения документов, аналогичного вида на бумажном носителе.

В СЭД имеется возможность автоматизированного формирования отчётов по документообороту для канцелярии.

Для входящих документов формируются следующие отчёты:

обработанные документы; исполненные документы; невернувшиеся документы;

исполнители, просрочившие и не исполнившие документы;

документы на контроле; документы с просроченной датой контроля; документы, неисполненные на сегодня; исполнители, не исполнившие документы; объём документооборота; список организаций; все документы с контролем. Для остальных документов формируются следующие отчеты:

внутренняя опись документов; объём документооборота.

МБЛШ ОБ СОММиШСЛТЮМ ^(^Т1:Г1:Р>М1Е]>чП:. Iss. 1 (145). 2019

ЛИТЕРАТУРА

1. Ипатов М. Е., Белоус Д. В., Сиразетдинов Р. Р.

Вариант корпоративного портала и системы электронного документооборота предприятия. // Новые информационные технологии в системах связи и управления: материалы XV (ежегодной) Российской научно-технической конференции. — Калуга.— 2016. - С. 245-247.

2. Ипатов М. Е., Белоус Д. В., Сиразетдинов Р. Р.

Организация работы с корпоративным порталом и системой электронного документооборота предприятия. // Новые информационные технологии в системах связи и управления: материалы XV (ежегодной) Российской научно-технической конференции. — Калуга,— 2016. — С. 242-244.