CC BY
54
УДК 004
Чурабаева И. С. студент 3 курса, факультет «Информационных систем и технологий» Поволжский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики
Россия, г. Самара Научный руководитель: Бедняк С. Г. Доцент к.т.н. кафедры Информационных систем и технологий ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»,
Россия г. Самара СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Аннотация. В статье рассмотрен важный вопрос, который является важным для организации работы на предприятии. А конкретно осуществление хранения документов, их регистрация, отслеживание и исполнение. Также рассмотрено, что из себя представляет система электронного документооборота и ее задачи.
Ключевые слова: система электронного документооборота, работа предприятия, хранение документов, организация документооборота.
Churabaeva I. S. 3rd year student, Faculty of Information Systems and Technologies Volga State University Telecommunications and Informatics
Russia, Samara Scientific adviser: Bednyk S. G.
Associate Professor of the Department of Information Systems and Technologies FGBOU VO "Volga State University of Telecommunications and Informatics"",
Russia, Samara ELECTRONIC DOCUMENT TURNOVER SYSTEM Annotation. The article considers an important issue that is important for the organization of work in the enterprise. And specifically the implementation of the storage of documents, their registration, tracking and execution. Also considered is the system of electronic document circulation and its tasks.
Key words: electronic document management system, enterprise work, document storage, document management.
Еще несколько лет назад эксперты считали, что система электронного документооборота (СЭД) - это «светлое будущее» нашей страны. На данный момент такие системы активно применяются как на крупных, так и на средних предприятиях. Помимо них интерес к системам электронного документооборота возник также в государственных организациях.
Из открытых источников стало известно, что система электронного документооборота является неотъемлемой частью современной организации документации, организационной структурой, которая создает, обрабатывает, распространяет электронные документы по компьютерной сети и направляет необходимые документы в организацию. В организациях, которые существуют в современном мире системы электронного документооборота считаются обязательными компонентами ИТ-сферы. Они увеличивают действенность работы компаний и других промышленных предприятий. В государственных учреждениях на базе системы электронного документооборота (СЭД) решают управление коллективом внутри компании, а также то, как они в дальнейшем будут взаимодействовать между собой и с населением. В основном система электронного документооборота используется для повышения эффективности и контроля работы учреждений. [2]
Система электронного документооборота представляет собой средства для автоматизации делопроизводства и охватывает широкий спектр задач. На сегодняшний день разработчики этих продуктов участвуют в создании различных документов (регламенты, правила, дизайн и т.д). Ключевыми элементами, которые используются для решения задач внедрения системы электронного документооборота являются: взаимодействие с клиентами, обработка требований граждан, автоматизация обслуживания, организация проектов и т.д.
Сегодня система электронного документооборота является универсальной системой, которая может быть использована на постоянной основе.
Основной целью системы электронного документооборота является обеспечение хранения документов, контроль за их движениями внутри организации: их регистрация, результаты исполнения и т.д. [1] СЭД позволяет :
• обезопасить хранение документов;
• дать мгновенный доступ к документам уполномоченного персонала через интернет;
• открыть доступ нескольким пользователям к одному и тому же документу одновременно в любое время;
• управлять версиями документов для сведения к минимуму несогласованности и избыточности;
• увеличить скорость извлечения и редактирования документов.
Система электронного документооборота предлагает средства добавления документов в онлайн-хранилище и связывание свойств с этими документами, чтобы упростить их поиск. Система предоставляет способ отслеживать входящие и исходящие документы, так что дополнительные версии могут создаваться и сохраняться без перезаписи предыдущих версий. Это облегчает сотрудничество, позволяя всем сторонам одновременно находить и использовать самую последнюю версию документа. Дополнительно, система поддерживает большое разнообразие документов и формат записи данных. Пользователи могут загружать, искать, просматривать, проверять и регистрировать документы в соответствии с пользовательской группой, к которой они принадлежат. Обычно доступ к СЭД предоставляется на основе группы потребителей. СЭД с точки зрения пользователя имеет две основные задачи: добавление и извлечение документов. Добавление документов включает в себя электронную версию загружаемого документа. В некоторых случаях документ может уже существовать на компьютере пользователя. Для того, что внести бумажные версии документов в систему электронного документооборота, их необходимо сначала отсканировать для создания электронной копии. После того, как документ создан, пользователь переходит на линию и загружает документ. Есть обычные поля данных, которые должен заполнить пользователь, а есть такие как метаданные или теги индексирования, связанные с конкретным загружаемым документом, которые облегчат поиск документа. Во время загрузки пользователь также назначает доступ к группам пользователей (например, права на просмотр документа, права на добавление новой версии и т.д.). На этом этапе, если указать все данные верно, проблем с получением документов не возникнет. Без указания верного имени и других метаданных документы могут потеряться в системе. Кроме того, возможность пользователя определить наличие последней версии ограничена. Пользователь начинает процесс извлечения, войдя в систему электронного документооборота, и либо производит поиск по вводу информации в соответствующие критерии свойств и выполнение поиска или просмотра через хранилище. Если пользователь имеет право на просмотр документа или его свойства, документ появится в результатах поиска или во время просмотра. Реальные преимущества СЭД возникают из-за дополнительных функций, которые система включает в себя. Она позволяет пользователям добавлять свои комментарии в документ без изменения самого документа и возможность объединения документов в единые коллекции для их распространения среди целевой аудитории. Эти функции описывают действия системы управления документами. В случае управления документооборотом, сделать такое простое преобразование было бы чрезвычайно дорого. Действительно, любая электронная система хранения может быть дорогостоящей тратой ресурсов. Необходимо приложить все усилия, чтобы понять, почему такие документы поданы в первую очередь. Приложения электронного документооборота
предназначены для "захвата" всей информации, чтобы сделать ее доступной, будь то бумажные, электронные или другие версии документа. СЭД - это эволюция управления информацией, которая распространяется на все формы знаний. Система теперь может хранить и индексировать отдельные знания, которые хранятся в документах, изображениях, электронных таблицах, других форматах файлов и самое большое: электронная почта. Затраты, связанные со сбором и хранением информации, были значительно сокращены, а инструменты для управления и поддержания информации созрели. Это делает СЭД более доступным для организаций. Организация нацелена на простую способность пользователей индексировать, хранить и извлекать информацию легко и быстро. Как упоминалось ранее, знания организации, как правило, проводятся в трех формах и каждой форме информация имеет свои собственные уникальные потребности в управлении и предоставлении. [2]
Чаще всего бумага является самой большой базой данных внутри любой организации и нуждается в функциональности, необходимой для управления и доступа к информации, хранящейся в бумажной форме. Это значит, что СЭД должна иметь возможность отслеживать бумажные документы и включать функционально необходимые инструменты для преобразования бумажного документа в электронный формат, то есть в изображение или текст, по мере необходимости. Рост электронной информации начался в начале 1980-х годов с появлением первого настольного компьютера. В первое время документы состояли из текста, подготовленного в Word. Сейчас электронные документы также могут быть веб-страницами, презентациями, базами данных и ссылками на другие приложения или даже другие организации. Решение СЭД должно включать все функции, необходимые для захвата, индексирования, хранения и доступа всех форм электронных документов, включая электронную почту. [2]
Реальная проблема заключается в том, как организовать систему так, чтобы сотрудники вводили свои знания в упорядоченном и структурированном виде, чтобы их могли искать и просматривать другие сотрудники. Решение системы электронного документооборота должно включать в себя функциональность для сотрудников, чтобы вводить, индексировать и хранить любые объемы негласных знаний по любой теме. Общее решение СЭД должно иметь полностью интегрированный пакет документооборота, чтобы могла происходить ручная доставка информации. При этом способность отслеживать объем этих процессов позволяет руководству анализировать производительность организации и предоставляет возможность управлять ресурсами правильно. Заключительный ключ, который соединяет различную информацию с работниками или клиентам - это способность предоставлять соответствующую информацию по запросу или заблаговременно. Этот процесс называется рабочим процессом или автоматизацией бизнес-процессов (АБП).
Для успешной установки СЭД необходимо выполнить несколько действий. СЭД является общеорганизационным приложением. Как вы можете сказать, что у вас есть система электронного документооборота (т. е. контроль и доступ для всех документов в вашей организации) если он установлен только в одной или двух частях организации на небольшом проценте ваших рабочих столов? Но соглашение об установке СЭД в масштабах всего предприятия требует "владения" проектом на самом высоком уровне. [1]
Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.
Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности. В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.
Использованные источники:
1. Смирнова, Г.Н. Учебное пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Г.Н. Смирнова. - М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. - 168 с.
2. Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс] http: //www.ixbt.ru [1]
3. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]
https://www.kp.ru [2]
